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Ville de Portneuf
Politique
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 573.3.1.2
de la Loi sur les cités et villes.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion
contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer
une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la
municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation
clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir
minimalement deux mesures spécifiques.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou
bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi
ou de gestion de contrats municipaux.
1- Objet
La politique de gestion contractuelle vise à assurer une saine concurrence entre les personnes
voulant contracter avec la municipalité.
Elle traite des mesures :
1- visant à assurer que tout soumissionnaire, ou l'un de ses représentants, n'a pas
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres
du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a
présenté une soumission;
2- favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres;
Politique numéro : G -2010-12
Objet : Politique de gestion contractuelle
Date de sanction : 13 décembre 2010 Rés. no. 1249-12-2010
Date de modifications : Rés. no. ___________
3- visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
4- ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de
corruption;
5- ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
6- ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité
et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui
en résulte;
7- visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification
d'un contrat.
1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a
pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des
membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour
laquelle il a présenté une soumission.
1.1
Un responsable en octroi de contrat doit être nommé pour chaque appel d'offres
afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant
toute procédure d'appel d'offres aux soumissionnaires potentiels.
1.2
Tout appel d'offres doit prévoir que le soumissionnaire doit, pour tout
renseignements, s'adresser uniquement au responsable en octroi de contrat dont les
coordonnées apparaissant à l'appel d'offres.
1.3
Tout soumissionnaire doit affirmer solennellement, par un écrit qu'il doit joindre à
sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou
tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection, dans le but de
l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres. Le
défaut de produire cette affirmation solennelle a pour effet d'entraîner le rejet de la
soumission.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le
truquage des offres.
2.1
Informer et sensibiliser les employés et les membres du conseil relativement aux
normes de confidentialité.
2.2
Assurer la formation des employés et des membres du conseil relativement aux
normes de confidentialité.
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de
cette loi.
3.1
Prévoir dans tout appel d'offres et contrat :
-
une déclaration dans laquelle le cocontractant ou le soumissionnaire affirme
solennellement que si des communications d'influence ont eu lieu pour
l'obtention du contrat, elles l'ont été conformément à la Loi sur la transparence et
l'éthique en matière de lobbyisme, au Code de déontologie des lobbyistes. Tout
appel d'offres doit prévoir que le défaut de produire cette déclaration a pour effet
d'entraîner le rejet de la soumission.
-
une clause permettant à l'organisme municipal, en cas de non respect de la Loi ou
du Code, de résilier le contrat si le non respect est découvert après l'attribution du
contrat et ce, pour autant que le manquement soit lié à des événements
directement liés à un contrat ou un appel d'offres de l'organisme municipal
concerné.
3.2
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni
lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence
aux fins de l'obtention du contrat ou si telle communication d'influence a eu lieu
joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été
faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes
ait été faite.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence
ou de corruption
4.1
Dans le cas d'un appel d'offres par voie d'invitation écrite, favoriser l'invitation
d'entrepreneurs différents afin de maximiser la concurrence, par exemple en
invitant des entreprises provenant d'autres régions.
4.2
L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de
l'ouverture des soumissions.
4.3
Toute soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni
lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption.
4.4
Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre
des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera
automatiquement rejetée.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêt
5.1
Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration,
l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat.
5.2
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il
n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en
raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
6.1
Tout appel d'offres doit prévoir qu'aucune personne qui a participé à l'élaboration
et au suivi de l'appel d'offres ne peut soumissionner, ni contrôler directement ou
indirectement une entreprise soumissionnaire.
6.2
Tout appel d'offres doit prévoir que tout soumissionnaire doit produire une
déclaration par laquelle il affirme solennellement qu'à sa connaissance et après
vérifications sérieuses, ni lui ni aucun collaborateur ou employé n'a accompagné
ou communiqué avec un membre de l'organisme municipal dans le but de
l'influencer ou d'obtenir, sauf dans le cadre d'une communication avec le
responsable en octroi de contrat, des renseignements relativement à cet appel
d'offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet
de la soumission.
6.3
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout
employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement
à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne
responsable.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la
modification d'un contrat
7.1
La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute
autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est
possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature.
7.2
La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des
réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le
suivi de l'exécution du contrat.