Politique sur l'acces aux documents et la protection des renseignements personnels
Preissac, Quebec
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POLITIQUE SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS ET
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Adoptée le 14 novembre 2023
POLITIQUE SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS ET
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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TABLE DES MATIÈRES
I - PRÉAMBULE ............................................................................................................................ 3
II - OBJET .................................................................................................................................... 3
III - CADRE NORMATIF ................................................................................................................. 4
IV - DÉFINITIONS ......................................................................................................................... 4
V - CHAMP D'APPLICATION ......................................................................................................... 5
VI - TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ............................................................... 5
VII - REGISTRES ........................................................................................................................... 7
VIII - ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ..................................................... 10
X - DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ................................................................................ 11
XI - TRAITEMENT DES PLAINTES ................................................................................................. 12
XII - SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .................................................................. 12
XIII - INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ....................................................................................... 12
XIV - COMITÉ SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS ............................................................................................................................. 13
XV - RÔLES ET RESPONSABILITÉS ............................................................................................... 13
XVI - ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ......................................................................................... 16
XVII - SANCTIONS ...................................................................................................................... 16
XVIII - MISE À JOUR ................................................................................................................... 17
X - ENTRÉE EN VIGUEUR............................................................................................................ 17
ANNEXE 1 .................................................................................................................................. 18
ANNEXE 2 .................................................................................................................................. 22
ANNEXE 3 .................................................................................................................................. 23
POLITIQUE SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS ET
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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I - PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Municipalité de Preissac traite des
Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses
employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les
Renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Municipalité de Preissac s'est dotée de la
présente Politique. Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la protection des
Renseignements personnels que la Municipalité de Preissac détient tout au long du Cycle de vie de
ceux-ci et aux droits des Personnes concernées.
La protection des Renseignements personnels détenus par la Municipalité de Preissac incombe à
toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes
de protection des Renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui
découlent de sa relation avec la Municipalité.
II - OBJET
La Politique a pour objet de préciser la gouvernance à l'égard des Renseignements personnels
collectés et conservés par la Municipalité de Preissac dans le cadre de ses opérations et de
renforcer la protection de la vie privée des personnes visées par ceux-ci, de favoriser la
transparence et de moderniser l'encadrement applicable à la protection des renseignements.
La Politique vise notamment les objectifs suivants :
1.1
Énoncer les principes encadrant la gouvernance de la Municipalité de Preissac à l'égard des
Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice des droits des
Personnes concernées ;
1.2
Prévoir le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
Renseignements personnels ;
1.3
Définir les rôles et responsabilités en matière de protection des Renseignements
personnels à la Municipalité de Preissac ;
1.4
Décrire les activités de formation et de sensibilisation que la Municipalité de Preissac offre
à son personnel.
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III - CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-
2-1.). Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site Internet de la
Municipalité de Preissac
IV - DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
CAI
Commission d'accès à l'information du Québec
Cycle de vie
L'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement
personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la
conservation et la destruction de celui-ci.
Évaluation
des
facteurs
relatifs à la vie privée
ou
ÉFVP
La démarche préventive qui vise à mieux protéger les Renseignements
personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle
consiste à considérer tous les facteurs qui entraîneraient des
conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des
Personnes concernées.
Incident de confidentialité
Toute consultation, utilisation ou communication non autorisées par la
loi d'un Renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la
protection de ce renseignement.
Loi
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
Personne concernée
Personne physique à qui se rapportent les Renseignements personnels.
Renseignement personnel
Toute information qui concerne une personne physique et qui permet
de l'identifier directement - soit par le recours à cette seule information
- ou indirectement - soit par combinaison avec d'autres informations.
Renseignement personnel
sensible
Tout Renseignement personnel qui - de par sa nature, notamment
médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière
dont il est utilisé ou communiqué - suscite un haut degré d'attente
raisonnable en matière de vie privée.
Responsable de l'accès aux
documents ou RAD
La personne qui, au sein de la Municipalité de Preissac, exerce cette
fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents
selon la Loi.
Responsable de la
protection des
renseignements personnels
ou RPRP
La personne qui, au sein de la Municipalité de Preissac, exerce cette
fonction et veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi
concernant la protection des Renseignements personnels.
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V - CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux Renseignements personnels détenus par la Municipalité de
Preissac et à toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Municipalité détient.
VI - TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le
respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1
Collecte
6.1.1
La Municipalité de Preissac ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à
la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des Renseignements
personnels, la Municipalité détermine les fins de leur traitement. La Municipalité ne
recueille que les Renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2
La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la Personne concernée.
6.1.3
Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Municipalité de Preissac informe
les Personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs
Renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par exemple,
au moyen d'une Politique de confidentialité ou d'un avis « juste-à-temps ».
6.1.4
Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre,
éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes
simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation
des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2
Utilisation
6.2.1
La Municipalité de Preissac n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour
lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Municipalité peut modifier
ces fins si la Personne concernée y consent préalablement.
6.2.2
Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la Personne
concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
-
Lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les
renseignements ont été recueillis ;
-
Lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la Personne concernée ;
-
Lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette
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utilisation soit ou non prévue expressément par la loi ;
-
Lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production
de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3
Lorsqu'elle utilise les Renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des trois
premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle
utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 7.1.3.
6.2.4
Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de Renseignements
personnels est jugé plus à risque pour les Personnes concernées, la Municipalité de
Preissac entreprend une ÉFVP en vertu de l'article 8 des présentes afin de mitiger les
risques identifiés.
6.2.5
La Municipalité établit et tient à jour un inventaire des fichiers de Renseignements
personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient
minimalement :
-
Les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les
renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier ;
-
La provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
-
Les catégories de Personnes concernées par les renseignements versés à chaque
fichier ;
-
Les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs
fonctions ;
-
Les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des Renseignements
personnels.
6.2.6
Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des
renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des
dispositions de la Loi.
6.3
Communication
6.3.1
Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Municipalité de Preissac ne peut
communiquer des Renseignements personnels sans le consentement de la Personne
concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des Renseignements
personnels sensibles sont en cause.
6.3.2
Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un
fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour
l'exécution d'un mandat, la Municipalité de Preissac doit conclure une entente avec le
fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles
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types de la Municipalité.
6.3.3
Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, la
Municipalité procède à une ÉFVP conformément à l'article 8 des présentes. Une
communication à des tiers est consignée au registre à prévu cet effet.
6.4
Conservation
6.4.1
La Municipalité de Preissac prend toutes les mesures raisonnables afin que les
Renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir
aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
6.4.2
La Municipalité de Preissac conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que
nécessaire pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de
conservation.
6.5
Destruction et anonymisation
6.5.1
Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les Renseignements personnels ont été
collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les
archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux
règles de gestion des documents de la Municipalité de Preissac.
VII - REGISTRES
7.1
Conformément à la Loi, la Municipalité de Preissac tient à jour les registres suivants :
7.1.1
Registre des communications de Renseignements personnels sans le consentement d'une
Personne concernée dans les cas suivants :
-
Lorsque la Municipalité communique l'identité d'une Personne concernée à une
personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés
par ces derniers ;
-
Lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non expressément
prévue par la loi ;
-
Lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une
directive ou d'un règlement qui établit les conditions de travail ;
-
Lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels à un
mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat
de services ;
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-
Lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels à des fins
d'étude, de recherche ou de statistique ;
-
Après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Municipalité communique des
Renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68.
7.1.2
Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
-
La nature ou le type de renseignement communiqué ;
-
La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication ;
-
La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant,
qu'il s'agit d'une communication de Renseignements personnels à l'extérieur du
Québec ;
-
La raison justifiant cette communication.
7.1.3
Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la mise
en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Municipalité collabore
pour la prestation de services ou la réalisation d'une mission commune. Un tel registre
comprend :
-
Le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis ;
-
L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel ces renseignements
sont nécessaires ;
-
La nature ou le type de prestation de service ou de la mission ;
-
La nature ou le type de renseignements recueillis ;
-
La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis ;
-
La catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et
au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
7.1.4
Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la Municipalité de
Preissac à d'autres fins et sans le consentement de la Personne concernée lorsque cette
utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est
clairement à l'avantage de la Personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application
d'une loi au Québec. Un tel registre comprend :
-
La mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi permettant
l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable ;
-
Dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi, la
disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du renseignement ;
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-
La catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation
indiquée.
7.1.5
Registre des communications d'information concernant un Incident de confidentialité à
une personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave associé
à un Incident de confidentialité ;
7.1.6
Registre des incidents de confidentialité3. Un tel registre comprend :
-
Une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette information
n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle description ;
-
Une brève description des circonstances de l'incident ;
-
La date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une
approximation de cette période ;
-
La date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance de l'incident ;
-
Le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une
approximation de ce nombre ;
-
Une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il existe ou non un
risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux Personnes concernées, tels que la sensibilité
des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces
renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu'ils
soient utilisés à des fins préjudiciables ;
-
Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de
transmission des avis à la CAI et aux Personnes concernées, en application du deuxième
alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi
sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une
mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la raison pour
laquelle ils l'ont été, le cas échéant ;
-
Une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la survenance de
l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé.
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VIII - ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE
PRIVÉE
8.1
La Municipalité de Preissac réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements
suivants de Renseignements personnels :
-
Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte
d'un système d'information ou de prestation électronique de services qui implique
des Renseignements personnels ;
-
Avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à l'exercice des
attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec
lequel elle collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une
mission commune ;
-
Avant de communiquer des Renseignements personnels sans le consentement des
Personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces
renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques ;
-
Lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans
consentement des Personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi
sur l'accès ;
-
Lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à l'extérieur du
Québec ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le
soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver de tels
renseignements pour son compte.
8.2
En effectuant une ÉFVP, la Municipalité de Preissac tient compte de la sensibilité des
Renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de
leur distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées
pour protéger les Renseignements personnels.
8.3
De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du
Québec, la Municipalité de Preissac s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection
adéquate, notamment au regard des principes de protection des Renseignements
personnels généralement reconnus.
8.4
La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Municipalité de Preissac a respecté
toutes les obligations en matière de protection des Renseignements personnels et que
toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
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IX - ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1
Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à des fins de
recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la Municipalité de Preissac.
9.2
Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être communiqués à
cette fin, la Municipalité de Preissac doit conclure une entente avec les chercheurs qui
contient les dispositions contractuelles types de la Municipalité et toute mesure
supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
X - DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
10.1
Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée dont les
Renseignements personnels sont détenus par la Municipalité dispose notamment des
droits suivants :
-
Le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Municipalité de
Preissac et d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non
électronique ;
-
À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un Renseignement
personnel informatisé recueilli auprès d'une Personne concernée, et non pas créé ou
inféré à partir d'un Renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans
un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce
renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout
organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
-
Le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact détenu
par la Municipalité de Preissac;
-
Le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements personnels sont
utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
10.2
Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents
contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
10.3
Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être consultés sur
place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas
échéant, la Municipalité informe la Personne concernée de l'obligation de payer des frais
avant de traiter sa demande.
10.4
Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes concernées
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peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de
manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
10.5
Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent être faites par
écrit et recevront une réponse écrite.
10.6
Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être suffisamment précises
pour permettre au RPRP de localiser lesdits Renseignements personnels. Le droit d'accès
ne s'applique qu'aux Renseignements personnels existants.
XI - TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels de la
Municipalité de Preissac ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les
Renseignements personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de
20 jours.
XII - SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1
La Municipalité de Preissac met en place des mesures de sécurité raisonnables afin
d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels
recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment
compte du degré de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité de leur
collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support.
12.2
La Municipalité de Preissac gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que
seuls ceux soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le
cadre de leurs fonctions aient accès aux Renseignements personnels.
XIII - INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
13.1
Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément à la procédure prévue à
l'Annexe 1 de la Municipalité de Preissac. La Municipalité prend alors les mesures
raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de
nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de
protection des Renseignements personnels, le cas échéant.
13.2
Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des
incidents de confidentialité (Annexe 2), conformément à l'article 7.1.6 de la présente
Politique. La Municipalité, sur demande de la CAI, doit lui en transmettre une copie.
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13.3 Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les Personnes
concernées, la Municipalité avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
XIV - COMITÉ SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION ET LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le gouvernement du Québec a toutefois publié le 17 mai 2023 dans la Partie 2 de la Gazette
officielle le Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de former un comité sur
l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Celui-ci exclut les
organismes publics ayant moins de 50 employés lors de l'année civile précédente de l'obligation
de former un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
La Municipalité de Preissac a donc dissous son Comité.
XV - RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15.1
La protection des Renseignements personnels que la Municipalité de Preissac détient
repose sur l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus
particulièrement des suivants :
15.2
Le RPRP :
-
S'assure de la protection des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle
de vie, de la collecte à la destruction ;
-
Se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, sous
réserve des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
- Donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande ;
- Aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ;
- Répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la
demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de
la Municipalité, dans un délai de 10 jour supplémentaire, après avoir avisé le
requérant par écrit ;
- Prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir
les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise ;
- Motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ;
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LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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- À la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la
décision le concernant ;
- Rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit
être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas
échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment
le délai dans lequel il peut être exercé ;
- Veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le
temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi ;
-
Supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente Politique ;
-
Participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux
conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements
soient utilisés à des fins malveillantes ;
-
Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien
avec la communication de Renseignements personnels dans le cadre de mandats ou
de contrats de services confiés à des tiers conformément à l'article 6.3.2 de la
présente Politique ;
-
Veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des
membres du personnel et des membres de la direction de la Municipalité de Preissac
sur les obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de protection
des Renseignements personnels ;
-
Élabore les principes de diffusion de l'information ;
-
Émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la
communication de données ou le profilage ;
-
Identifie les principaux risques en matière de protection de Renseignements
personnels et en avise la direction du Service concerné afin que des mesures
correctives soient proposées ;
-
Approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des renseignements
personnels qui auront été établis ;
-
Émet des directives pour la protection des Renseignements personnels, notamment
pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec ;
-
Est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets
d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes d'information ou de
prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels :
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LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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- Veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des
renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la
distribution des Renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés ;
- Le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la Personne
concernée les Renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle
dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
-
Escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au Conseil d'administration ;
-
Doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les Renseignements
personnels et conseiller les employés de la Municipalité de Preissac quant aux suites
à y donner ;
-
Revoit la Procédure de réponse aux incidents de confidentialité (Annexe 2) dans
l'éventualité d'un Incident de confidentialité ;
-
Revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements personnels
provenant de sondages ;
-
Revoit toute question d'intérêt touchant la protection des Renseignements
personnels ;
-
Revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie
privée dans le cadre de son utilisation.
15.3
Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Municipalité détient :
-
Agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses
activités ;
-
N'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions ;
-
N'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à
l'accomplissement de ses fonctions ;
-
Conserve ces dossiers de manière que seules les personnes autorisées y aient accès ;
-
Protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a
accès par un mot de passe ;
-
S'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend
connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à le
faire ;
-
S'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les Renseignements
personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses
POLITIQUE SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS ET
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
16
obligations de confidentialité ;
-
Détruit tout Renseignement personnel conformément à la Procédure de destruction
de documents et fichiers de la Municipalité ;
-
Participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des
Renseignements personnels qui lui sont destinées ;
-
Signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre situation ou
irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité,
l'intégrité ou la confidentialité de Renseignements personnels conformément à la
procédure établie par la Municipalité.
XVI - ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Municipalité de Preissac offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en
matière de protection des Renseignements personnels. Notamment, tous les employés suivent une
formation d'une heure portant sur la protection des renseignements personnels dans le secteur
public.
XVII - SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre normatif
applicable.
POLITIQUE SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS ET
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
17
XVIII - MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des
Renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des Renseignements
personnels de la Municipalité de Preissac, la présente Politique pourra être mise à jour au besoin.
Veuillez-vous rendre à la version sur le site Web de la Municipalité au www.preissac.com pour
consulter la version la plus récente.
X - ENTRÉE EN VIGUEUR
La Politique a été présentée à la réunion régulière du conseil du 14 novembre 2023 et adoptée via
la résolution 142-11-2023. Elle entre en vigueur à la date de son adoption.
L'employé reconnaît avoir lu et compris les termes de la politique et en accepte les conditions.
_______________________________________________
_______________________
Nom de l'employé en lettre moulée
Date
_______________________________________________
Signature
18
ANNEXE 1
PROCÉDURE À SUIVRE POUR RESPECTER LES EXIGENCES LÉGALES PRÉVUES AUX ARTICLES
63.8 À 63.11 DE LA LOI SUR L'ACCÈS
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
Les étapes qui suivent peuvent être réalisées simultanément.
1.
ÉVALUER LA SITUATION
L'organisme public qui a des raisons de croire que s'est produit un incident de confidentialité
impliquant un renseignement personnel qu'il détient doit notamment :
-
Établir les circonstances de l'incident ;
-
Identifier les renseignements personnels impliqués ;
-
Identifier les personnes concernées ;
-
Trouver le problème, que ce soit une erreur, une vulnérabilité, etc.
Cette évaluation doit se poursuivre tant que tous les éléments n'ont pas été identifiés.
2.
DIMINUER LES RISQUES
La Municipalité de Preissac doit rapidement prendre les mesures raisonnables qui
s'imposent afin de diminuer les risques qu'un préjudice, qu'il soit sérieux ou non, ne soit
causé et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne surviennent, par
exemple :
-
Cesser la pratique non autorisée ;
-
Récupérer ou exiger la destruction des renseignements personnels impliqués ;
-
Corriger les lacunes informatiques.
3.
IDENTIFIER LA NATURE DU PRÉJUDICE
L'objectif consiste à déterminer s'il faut aviser la Commission d'accès à l'information et les
personnes concernées ainsi qu'établir les mesures à mettre en place pour diminuer les
risques, notamment :
-
Inscrire une note dans les dossiers visés par un risque de vol d'identité ;
-
Exiger des vérifications supplémentaires.
19
4.
ÉVALUATION DU PRÉUDICE
Lors d'un incident de confidentialité, la Municipalité doit évaluer s'il en découle un risque
qu'un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné.
Elle doit alors considérer plusieurs facteurs, dont :
-
La sensibilité des renseignements personnels tels un renseignement financier ou un
renseignement d'identité ;
-
Les conséquences appréhendées de l'utilisation de ces renseignements comme :
o
Un vol d'identité ;
o
Une fraude financière ;
o
Une atteinte importante à la vie privée.
-
La probabilité que ces renseignements puissent être utilisés à des fins préjudiciables.
Un préjudice sérieux correspond à un acte ou à un événement susceptible de porter
atteinte à la personne concernée ou à ses biens et de nuire à ses intérêts de manière non
négligeable. Il peut conduire, par exemple :
-
À l'humiliation ;
-
À une atteinte à la réputation ;
-
À une perte financière ;
-
A un vol d'identité ;
-
À des conséquences négatives sur un dossier de crédit ;
-
À une perte d'emploi.
5.
INSCRIRE L'INCIDENT AU REGISTRE
Tout incident doit être inscrit au registre, que le risque de préjudice soit qualifié ou non de
sérieux.
6.
S'IL Y A UN RISQUE DE PRÉJUDICE SÉRIEUX
S'il y a un risque de préjudice sérieux, la Municipalité doit :
-
Aviser la Commission d'accès à l'information, même s'il n'a pas colligé l'ensemble des
informations relatives à l'incident et remplir la déclaration par la suite. Elle peut ainsi
aviser la Commission d'accès à l'information de l'incident et, plus tard, confirmer le
nombre de personnes concernées.
20
-
Aviser toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l'incident,
à moins que cet avis ne soit susceptible d'entraver une enquête. Un délai peut
s'appliquer entre le moment où la Municipalité prend connaissance de l'incident et
celui où il en avise les personnes concernées. Ce délai peut être nécessaire afin, par
exemple, d'identifier les renseignements personnels impliqués, les personnes
concernées, la faille de sécurité et pour colmater celle-ci ou pour éviter d'entraver
une enquête en cours.
Ces avis sont obligatoires.
La Municipalité de Preissac peut aussi aviser toute personne ou tout organisme susceptible
de diminuer ce risque. À cette fin, il ne peut lui communiquer que les renseignements
personnels qui sont nécessaires à la poursuite de cet objectif. L'obtention du
consentement de la personne concernée par les renseignements transmis n'est pas
requise. Toutefois, la personne responsable de la protection des renseignements
personnels doit enregistrer la communication pour garder des traces documentaires de
celles-ci comme :
-
À qui ces renseignements sont communiqués ;
-
Dans quelles circonstances ;
-
Quels renseignements ont été transmis ;
-
Quels sont les objectifs de cette démarche.
21
22
ANNEXE 2
REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
Municipalité de Preissac
Registre des incidents de confidentialité
Éléments requis à inscrire à l'inventaire selon l'art. 63.11 de la LAI
INCIDENT
PERSONNES CONCERNÉES
CAI
MRC D'ABITIBI
Date
Renseignements
Circonstances
Préjudice
Nombre
Date de l'avis
Avis public
Date de l'avis
Date de la
connaissance
Mesures prises
23
ANNEXE 3
ENTENTE RELATIVE À LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS POUR LA MISE EN
OEUVRE DE PROGRAMMES OU DE SERVICES OFFERTS OU À DES FINS D'ÉTUDE, DE
RECHERCHE OU DE PRODUCTION DE STATISTIQUES
ENTRE
La MUNICIPALITÉ DE PREISSAC, personne morale de droit public légalement constituée, ayant son
siège au 6, rue des Rapides, Preissac (Québec) J0Y 2E0, représentée par Nom, titre, dûment
autorisé(e) aux fins des présentes tel qu'il (elle) le déclare ;
ci-après désignée la « Municipalité de Preissac »,
ET
PERSONNE OU ORGANISME, agissant par Nom, titre, autorisé par ........., ayant son siège au 6, rue
des Rapides, Preissac (Québec) J0Y 2E0,
ci-après désigné « ..... »,
PRÉAMBULE
ATTENDU QUE ..... ;
ATTENDU QUE ..... ;
ATTENDU QU'en vertu de l'article (67.2.1 (étude, recherche ou production de statistiques) ou 68
(mise en œuvre de programme ou de service offert)), un organisme public peut communiquer des
renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées [pour la mise en
œuvre de programmes ou de services offerts] OU [à des fins d'étude, de recherche ou de
production de statistiques] ;
ATTENDU QUE la communication peut s'effectuer si une évaluation des facteurs relatifs à la vie
privée conclut que :
1.
L'objectif [du programme de la Municipalité de Preissac ou le service offert par la
Municipalité de Preissac] OU [de l'étude, de la recherche ou de la production de statistiques]
ne peut être atteint que si les renseignements sont communiqués sous une forme
permettant d'identifier les personnes concernées ;
2.
Il est déraisonnable d'exiger que la personne ou l'organisme obtienne le consentement des
personnes concernées ;
24
3.
L'objectif [du programme de la Municipalité de Preissac ou le service offert par la
Municipalité de Preissac] OU [de l'étude, de la recherche ou de la production de statistiques]
l'emporte, eu égard à l'intérêt public, sur l'impact de la communication et de l'utilisation des
renseignements sur la vie privée des personnes concernées ;
4.
Les renseignements personnels sont utilisés de manière à en assurer la confidentialité ;
5.
Seuls les renseignements nécessaires sont communiqués.
ATTENDU QUE l'évaluation des facteurs relatifs effectuée par la Municipalité de Preissac conclut
que l'ensemble des critères est respecté, la communication peut s'effectuer sous réserve de
signature d'une entente ;
LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :
1.
INTERPRÉTATION
1.1
À moins d'indication contraire dans le texte, les mots et expressions qui apparaissent dans
la présente section signifient :
Information municipale :
L'ensemble des renseignements sur une personne ou quelque chose, incluant les
renseignements personnels ou tout autre renseignement confidentiel, portés à l'attention
de la Municipalité de Preissac ou obtenu par celle-ci ou à l'occasion de l'exercice de ses
fonctions, que sa conservation soit assurée par elle-même ou par un tiers.
Il est entendu que toute information portée à l'attention de l'une ou l'autre des parties ou
d'un tiers et toute information recueillie, utilisée, communiquée, conservée ou détruite par
ceux-ci dans l'exécution de la présente entente constitue de l'information municipale.
Propriété intellectuelle :
Désigne toute propriété intellectuelle reconnue par la loi, notamment tout droit relatif à la
propriété intellectuelle ou industrielle, qu'elle soit protégeable ou non au moyen d'un
brevet, d'une marque de commerce, d'un droit d'auteur, d'un dessin industriel ou de leurs
équivalents étrangers, ainsi que les secrets et le savoir-faire commerciaux et d'autres droits
reconnus par la loi statutaire ou le droit commun, incluant toute demande de protection.
25
Renseignement personnel :
Tout renseignement qui concerne une personne physique ou qui permet de l'identifier.
Renseignement confidentiel :
Tout renseignement dont l'accès est assorti d'une ou de plusieurs restrictions prévues par la
Loi sur l'accès, notamment un renseignement ayant des incidences sur les relations
intergouvernementales, sur les négociations entre organismes publics, sur l'économie, sur
l'administration de la justice et la sécurité publique, sur les décisions administratives ou
politiques ou sur la vérification.
2.
OBJET
(Précisions : Énoncer les fins auxquelles les renseignements seront utilisés et déterminer les
informations à communiquer aux personnes dont les renseignements seront utilisés, s'il est prévu
de les contacter en vue de leur participation au projet.)
2.1
La présente entente (ci-après désignée « Entente ») a pour objet de déterminer les termes,
conditions et modalités de la communication de renseignements, dont des renseignements
personnels et confidentiels, entre la Municipalité de Preissac et [personne ou organisme]
aux fins [.....].
2.2
Les parties conviennent que la communication de renseignement se fait exclusivement aux
fins de [...].
3.
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS
(Précisions : Mentionner les renseignements, les modalités et la fréquence de la communication.)
3.1
Les renseignements communiqués par la Municipalité de Preissac à [personne ou
organisme] sont [...].
4.
FRÉQUENCE ET MODALITÉS DE COMMUNICATION
4.1
Fréquences
4.1.1 [...]
4.2
Mécanismes de communication
4.2.1 La communication s'effectue de façon électronique (ou autre) dans un format compatible
26
avec tout système d'exploitation utilisé par les parties et comprenant les renseignements
mentionnés à la clause 3 de l'Entente. Les parties conviendront entre elles de mécanismes
qui répondent à ces exigences en matière de sécurité ou s'effectueront en respectant les
mesures de confidentialité et de sécurité prévues à la clause 8 ci-après.
5.
OBLIGATOIN GÉNÉRALES
5.1
Les parties s'engagent à :
a)
Veiller à ce que leurs processus respectifs leur permettent de communiquer de façon
sécuritaire les renseignements visés par l'Entente ;
b)
S'informer rapidement de tout changement opérationnel, budgétaire ou autre, qui pourrait
affecter la communication des renseignements ;
c)
Se prévenir, dans un délai raisonnable, de toute modification à leurs systèmes qui serait
susceptible d'avoir une répercussion sur le traitement des renseignements ou sur leur
qualité ;
d)
Traiter et répondre aux demandes d'accès aux documents soumises en vertu de la Loi sur
l'accès qui concernent leurs renseignements respectifs.
5.2
Chaque partie assume la responsabilité et les coûts pouvant découler de l'exercice de ses
pouvoirs ou de ses obligations dans le cadre de la présente entente.
5.3
Aucune des parties ne peut être tenue de payer des dommages-intérêts ou autres
compensations à l'autre partie.
6.
OBLIGATIONS DE LA MUNICIPALITÉ DE PREISSAC
6.1
La Municipalité de Preissac s'engage à communiquer à [personne ou organisme] les
renseignements identifiés à la clause 3 selon les modalités et les fréquences prévues.
6.2
La Municipalité de Preissac s'assure que les renseignements qu'elle communique à
[personne ou organisme] en vertu de l'Entente sont conformes à ceux qu'elle détient.
Toutefois, elle ne fournit aucune garantie de leur exactitude.
7.
OBLIGATIONS DE [PERSONNE OU ORGANISME]
7.1
Le [...] s'engage à ne faire usage des renseignements communiqués par la Municipalité de
Preissac qu'aux fins de réalisation de l'Entente.
27
8.
SÉCURITÉ DE L'INFORMATION MUNICIPALE
8.1
Mesures générales
8.1.1 Le [...] s'engage à :
a)
Prendre les mesures nécessaires pour sensibiliser les membres de son personnel assumant
des fonctions liées à l'exécution de la présente entente sur la sécurité de l'information
municipale, incluant la protection des renseignements personnels et de tout autre
renseignement confidentiel, leur permettant de connaître et de comprendre leurs
obligations ainsi que leurs responsabilités à cet égard ;
b)
Conformément aux standards reconnus en matière de sécurité de l'information, s'assurer
de la disponibilité, l'intégrité et la confidentialité de l'information municipale et de la
protection des actifs informationnels qui la conserve, l'héberge ou l'exploite, en tout ou en
partie, quels que soient la forme, le support et le lieu où l'information municipale est
conservée, hébergée ou exploitée en tout ou en partie ;
c)
S'assurer de prévoir les mesures pour faire face à des défaillances techniques ou humaines,
aux actes malveillants ainsi qu'à des sinistres qui pourraient porter atteinte à la disponibilité,
l'intégrité ou la confidentialité de l'information gouvernementale, quels qu'en soient la
forme, le support et le lieu où celle-ci est conservée, hébergée ou exploitée en tout ou en
partie ;
d)
Informer sans délai la partie concernée de tout manquement aux obligations prévues aux
présentes ;
e)
Informer, dans les plus brefs délais, le représentant de la Municipalité de Preissac désigné à
la clause 15 ou son substitut des incidents portant atteinte à la disponibilité, l'intégrité ou la
confidentialité de l'information municipale, quels qu'en soient la forme, le support et le lieu
où celle-ci est conservée, hébergée ou exploitée en tout ou en partie ;
f)
Fournir sur demande toute l'information pertinente au sujet de la sécurité de l'information
et de la protection des renseignements et collaborer à toute enquête ou vérification
concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués, incluant la
vérification des lieux et des systèmes d'information aux fins d'audit pour la vérification des
obligations en vertu de l'Entente ;
g)
Détruire les documents contenant de l'information municipale conformément aux
dispositions de la Loi sur l'accès et en confirmer la destruction à la Municipalité de Preissac.
28
8.2
Mesures spécifiques pour la protection des renseignements confidentiels
8.2.1 Le [...], dans le cadre de l'exécution de la présente entente, s'engage à respecter la Loi sur
l'accès.
8.2.2 En outre, considérant que les renseignements personnels sont confidentiels et afin d'assurer
cette confidentialité dès lors que des renseignements personnels et confidentiels qui lui sont
communiqués ou qu'elle recueille pour la réalisation de l'Entente et, le cas échéant, lorsque
des renseignements personnels sont générés à l'occasion de sa réalisation (ci-après désignés
« renseignements personnels »), le [...] s'engage notamment à :
a)
Utiliser les renseignements personnels uniquement pour la réalisation de l'Entente ;
b)
Fournir un accès aux renseignements seulement aux personnes autorisées à connaître ces
derniers si cela est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions et si elles ont signé un
engagement de confidentialité ;
c)
N'intégrer, s'il y a lieu, les renseignements communiqués ou colligés que dans les seuls
dossiers des personnes concernées ;
d)
Fournir à la demande de la Municipalité de Preissac toute l'information pertinente au sujet
de la protection des renseignements personnels et l'autoriser à visiter les lieux ou le [...]
détient lui-même les renseignements personnels afin de s'assurer du respect de la présente
disposition ;
e)
Interdire tout appariement avec un autre fichier de renseignements, sauf ceux qui sont
prévus à la présentation détaillée des activités [du programme ou service offert] OU [des
activités de recherche] ;
f)
Ne pas communiquer les renseignements confidentiels sans le consentement de la
Municipalité de Preissac ou de la personne concernée à qui que ce soit, sauf dans le cadre
d'un contrat de sous-traitance et selon les modalités convenues préalablement avec la
Municipalité de Preissac. Le cas échéant, le [...] entend conclure avec le sous-traitant et
s'assurer que les engagements relatifs à la sécurité de l'information municipale soient
conformes à celles prévues à la présente entente ;
g)
Communique les renseignements personnels ou confidentiels aux personnes autorisées à
les recevoir en prenant les mesures de sécurité nécessaires pour préserver la confidentialité
de ces renseignements. La communication de renseignements personnels et confidentiels
s'effectuant de manière électronique doit être sécurisée par cryptage de données.
29
9.
DEMANDE D'ACCÈS
9.1
Le [...] s'engage à transmettre immédiatement à la personne responsable de la Municipalité
de Preissac de l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et de
la protection des renseignements personnels, ou à toute autre personne désignée par la
Municipalité de Preissac, toute demande d'accès aux documents, aux renseignements
personnels ou de rectification qui pourrait lui être acheminée relativement aux
renseignements qu'elle détient dans le cadre de l'exécution de la présente entente afin que
celle-ci puisse y donner suite conformément à cette loi.
9.2
Aucune disposition de l'Entente n'empêche l'une ou l'autre des parties de faire la divulgation
demandée, autorisée ou ordonnée par loi ou règlement, par procédure administrative ou
par ordonnance de la cour.
10.
PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D'AUTEUR
10.1 Tous les renseignements confidentiels divulgués par une partie à l'autre partie ou à son
mandataire demeurent la propriété unique et exclusive de la partie qui divulgue les
renseignements.
11.
DÉFAUT
11.1 Le [...] est en défaut si :
a)
Il devient insolvable, fait faillite, est sous ordonnance de séquestre ou invoque une loi
relative aux débiteurs insolvables ou faillis ;
b)
Directement ou par l'entremise de ses représentants, le [...] a fait des représentations ou a
fourni des garanties, des renseignements ou des documents qui sont faux, inexacts ou
trompeurs ;
c)
Il ne respecte pas l'un ou l'autre des termes, conditions ou obligations de la présente
entente ;
d)
Il contrevient à la confidentialité des renseignements ;
e)
Il cesse substantiellement ou totalement ses activités ;
f)
La Municipalité de Preissac estime que la réalisation de l'Entente est compromise ou que les
finalités visées ne sont plus rencontrées.
30
12.
ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE
12.1 Malgré la date de signature, l'Entente entrera en vigueur à la date de sa signature par les
deux parties.
12.2 Sous réserve d'une résiliation, l'Entente demeure en vigueur pendant X (1) année(s) à
compter de la date déterminée selon le paragraphe 12.1.
12.3 À son échéance, la présente entente est automatiquement renouvelée pour une autre
période de X (1) année(s) à moins d'un avis écrit, lequel doit toutefois être transmis à la
partie concernée dans un délai supérieur à quatre-vingt-dix (90) jours de la date de fin
prévue de l'Entente.
13.
MODIFICATION
13.1 Toute modification à la présente convention doit faire l'objet d'une entente écrite entre les
parties. Cette entente ne peut changer la nature de la convention et elle en fait partie
intégrante.
14.
RÉSILIATION
14.1 Résiliation volontaire
14.1.1 Chaque partie peut en tout temps résilier la présente entente au moyen d'un avis,
indiquant les motifs et fixant la date de prise d'effet de la résiliation, laquelle toutefois ne
pourra être inférieure à quatre-vingt-dix (90) jours de la date de l'avis. Les parties
s'entendront alors sur l'achèvement, avant la prise d'effet de la résiliation, des activités
entreprises, mais non encore terminées.
14.2 Résiliation automatique
14.2.1 La Municipalité de Preissac se réserve le droit de résilier, en tout temps, la présente
entente en cas de défaut ou si la confidentialité des renseignements communiqués est
compromise. La résiliation prend effet à compter de la date de réception par le [...] de l'avis
écrit de la Municipalité de Preissac ou à toute autre date indiquée dans l'avis sans
compensation ni indemnité pour quelque cause que ce soit.
31
15.
COMMUNICATIONS
15.1 Toute communication, demande de versement, avis ou document exigé en vertu de la
présente entente, pour être valide et lier les parties, doivent être transmis par écrit, par
courriel, service de messagerie ou poste recommandée ou certifiée, aux coordonnées de la
partie concernée indiquées ci-après :
15.2 Le [...] désigne comme représentant aux fins de l'exécution de l'Entente :
Nom de la personne désignée
Direction
Adresse
Courriel :
15.3 La Municipalité de Preissac désigne comme représentant aux fins de l'exécution de
l'Entente :
Nom de la personne désignée
Municipalité de Preissac
6, rue des Rapides, Preissac (Québec) J9T 1X3
Courriel :
15.4 Toute modification à ces désignations ou à ces adresses doit se faire par avis écrit à l'autre
partie.
16.
SURVIE DES DIPOSITIONS RELATIVES À LA CONFIDENTIALITÉ
16.1 Les dispositions relatives aux engagements sur la protection des renseignements personnels
et confidentiels survivent à l'expiration de l'Entente ou à sa résiliation, jusqu'à ce qu'elles
soient satisfaites ou qu'elles cessent d'avoir plein effet de par leur nature. La période de
survie débute à la date de la fin de l'Entente ou à la date de sa résiliation.
17.
INCESSIBILITÉ
17.1 Le [...] ne peut de quelque façon céder ou transférer en tout ou en partie ses droits et
obligations prévus à l'Entente.
32
18.
MANDATAIRE
18.1
Rien dans la présente entente ne doit être interprété comme conférant à [personne ou
organisme] le pouvoir de représenter la Municipalité de Preissac et [personne ou organisme]
ne peut en aucun cas se présenter comme agissant au nom de la Municipalité de Preissac en
vertu de cette entente.
19.
SOCIÉTÉ
19.1 Rien dans la présente entente ne doit être interprété comme créant une société entre les
parties.
20.
DOCUMENTS CONTRACTUELS
20.1 La présente entente et les documents auxquels elle réfère ainsi que toute modification
dûment agréée de ces documents constituent l'entente complète entre les parties et lient
celles-ci.
20.2 La présente entente est la seule valide entre les deux parties pour les sujets qui y sont traités
et elle remplace les communications, les conventions et tous les autres arrangements étant
liés de quelque manière et ayant été passés antérieurement, à l'exception de celles qui sont
incorporées par renvoi.
33
21.
SIGNATURE
21.1 EN FOI DE QUOI, l'Entente est signée par les représentants autorisés des parties aux dates
inscrites ci-dessous et entrent en vigueur lorsque toutes les formalités requises sont
accomplies.
POUR LA MUNICIPALITÉ DE PREISSAC
Signé à _________________________, le _________________________.
_________________________
Nom, fonction
POUR LE .................
Signé à _________________________, le _________________________.
_________________________
Nom, fonction