Politique d'utilisation des medias sociaux (2017-04-105)

Ripon, Quebec

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1 POLITIQUE D'UTILISATION DES MÉDIAS SOCIAUX (Adoptée par la résolution 2017-04-105) MUNICIPALITÉ DE RIPON OBJECTIFS DE LA POLITIQUE Les médias sociaux administrés par la Municipalité de Ripon sont des lieux d'échange et d'information. Ils reposent sur les principes d'interaction, de collaboration et de partage de contenu. Afin d'y préserver un climat de courtoisie et des échanges respectueux, la Politique d'utilisation des médiaux sociaux vise à encadrer et réguler leur utilisation. Cette politique établit les règles essentielles de conduite et d'utilisation pour tous les usagers, et ce, pour en optimiser l'efficacité et le potentiel. En plus des codes de conduite énoncés dans la Politique, les règles d'éthique, de déontologie, les lois, règlements et politiques auxquels la Municipalité et ses collaborateurs sont assujettis s'appliquent également aux médias sociaux. DÉFINITION DES MÉDIAS SOCIAUX Les médias sociaux désignent un large éventail de services Internet et mobiles qui permettent aux utilisateurs de participer à des échanges en ligne, de diffuser du contenu qu'ils ont eux-mêmes créé et de se joindre à des communautés électroniques. Voici une liste non exhaustive de différents médias sociaux: - Les blogues : journaux en ligne (WordPress, Tumblr, Blogger, etc); - Les wikis : sites Internet collectifs où chaque utilisateur peut participer à la création de contenu (Wikipédia, etc.); - Les sites de réseautage social : offrent la possibilité aux utilisateurs de se créer un profil et d'échanger des informations avec d'autres utilisateurs (Facebook, Linkedln, etc..); 2 - Les services de microblogage : permettent aux utilisateurs d'envoyer de courts messages et de partager les messages des autres (Twitter, etc.); - Les sites de partage de médias : permettent aux utilisateurs de partager du contenu médiatique comme des vidéos ou des photos (YouTube, Pinterest, Instagram, Vine et SnapChat, etc.); PARTENARIAT AVEC LE SITE WEB L'utilisation des médias sociaux se veut un complément des méthodes d'information dites traditionnelles utilisées par la MUNICIPALITÉ DE RIPON. Les médias sociaux doivent être utilisés en partenariat avec le site Web. Ces derniers ne se substituent pas au site Web, qui demeure la principale référence pour les citoyens. Les médias sociaux complètent la mission du site Web, en mettant en lumière de l'information sélectionnée et en rejoignant directement les citoyens dans leur quotidien. Les médias sociaux peuvent être illustrés comme des «représentants», alors que le site Web serait le «siège social». MÉDIAS SOCIAUX UTILISÉS Bien que la Municipalité de Ripon prévoit à court terme d'administrer uniquement un compte Facebook, la présente politique utilise l'expression "Médias sociaux" pour pouvoir inclure dans son application tous les autres médias sociaux qui pourraient être administrés par la Municipalité ultérieurement. Liste des médias sociaux utilisés FACEBOOK: Municipalité de Ripon OBJECTIFS DE L'UTILISATION DES MÉDIAS SOCIAUX Les médias sociaux utilisés par la Municipalité de Ripon visent à : ➢ Augmenter la fréquence des communications avec les citoyennes et les citoyens; ➢ Stimuler et favoriser la participation citoyenne à la vie municipale; ➢ Valoriser les projets réalisés; ➢ Développer le sentiment d'appartenance; 3 ➢ Faire connaître la municipalité, dynamiser son image et contribuer à son rayonnement; ➢ Disposer d'un outil de communication rapide et efficace avec les citoyens en cas de mesure d'urgence; Ils serviront, notamment, à : ♦ Promouvoir les activités, les événements et les services aux citoyens; ♦ Diffuser de l'information d'intérêt public; ♦ Lancer des campagnes de sensibilisation et de consultation des citoyens; ♦ Publier les appels d'offres, les avis publics, et les règlements et les offres d'emploi; PUBLICS CIBLES Plusieurs publics cibles sont visés par les médias sociaux de la Municipalité de Ripon : - Les citoyens de Ripon; - Les membres du conseil municipal; - Les membres des comités municipaux; - Les employés municipaux; - Les associations, organismes et intervenants sur le territoire de Ripon; - Les futurs citoyens; - Les visiteurs; - Les collaborateurs; - Toute personne intéressée par la Municipalité de Ripon; - Les journalistes, etc. CONTENU DES MÉDIAS SOCIAUX Le contenu des médias sociaux ne doit pas être laissé au hasard. Celui-ci est réfléchi, planifié et programmé pour assurer une efficacité et une efficience, ce qui signifie que la fréquence de publication devra être établie dans la réflexion. 4 Les employés attitrés à la gestion des médias sociaux sont des courroies de transmission des informations relatives à la vie municipale. Ils doivent s'assurer de divulguer des informations exactes et véridiques dans des délais raisonnables. NÉTIQUETTE Une nétiquette est nécessaire au bon fonctionnement des médias sociaux. Il s'agit des règles de bonne conduite qui encadrent l'utilisation des médias sociaux utilisés par la Municipalité de Ripon. Les usagers sont invités à en prendre connaissance avant d'interagir sur les médias sociaux. Il sera toutefois considéré que ces conditions sont comprises par tous les usagers, acceptées sans restriction et appliquées sans avertissement préalable. Les propos qui ne respectent pas la nétiquette seront retirés sans avis et sans délai. Les usagers récidivistes enfreignant la nétiquette pourront être exclus du compte de média social en question. Une mise en garde à ce sujet sera affichée sur les médias sociaux utilisés par la Municipalité de Ripon et sur son site Internet. La nétiquette prévoit que les commentaires doivent être pertinents et avoir un lien avec le contenu des sujets publiés. Elle interdit les informations et commentaires définis ci-après à l'égard de quiconque (individus, entreprises, associations, organismes, partis politiques, regroupements de citoyens, maire, conseillers municipaux, Municipalité de Ripon, employés municipaux, etc) : o Commentaires qui violent la vie privée; o Attaques ou insultes; o Commentaires discriminatoires, désobligeants ou offensants; o Commentaires diffamatoires, faux ou trompeurs (vérifiez les faits avant de les publier sur les médias sociaux); o Commentaires à caractère politique, partisans, religieux, haineux, sexiste, indécent, obscène, abusif, raciste, homophobe, xénophobe ou irrespectueux; o Langage agressif, grossier ou violent; 5 o Pourriels et toute forme de sollicitation ou publicité, d'un individu, d'une entreprise ou d'une organisation à caractère privé et commercial; o Commentaires incompréhensibles ou non pertinents; o Commentaires qui enfreignent les droits d'auteur; o Commentaires qui encouragent ou suggèrent une activité illégale; Les échanges sur les médias sociaux devront, en tout temps, être respectueux et courtois. LANGUE OFFICIELLE La Municipalité de Ripon est assujettie à la Charte de la langue française. La langue de communication utilisée avec les citoyens est donc le français. Les messages doivent être compréhensibles et respecter le bon usage de la langue française. Toutefois, il convient que certains termes techniques anglophones soient requis et que des exceptions soient prévues lors d'enjeux relatifs à la santé et à la sécurité. Si la Municipalité de Ripon est interpellée en anglais par un citoyen, elle pourra répondre en anglais. La qualité de la langue doit être la plus impeccable possible en toute circonstance. ACTIVITÉS ET ÉVÉNEMENTS La Municipalité de Ripon fait la promotion sur ses médias sociaux des activités et événements qu'elle organise et dont elle est partenaire. Le choix de diffuser d'autres activités et événements se déroulant sur son territoire reste à sa discrétion. PUBLICITÉ Aucune publicité ne sera faite sur les différents médias sociaux utilisés par la Municipalité de Ripon, à l'exception des publicités conçues par la Municipalité. 6 HYPERLIENS La Municipalité de Ripon publie des hyperliens qu'elle juge pertinents pour ses citoyens et en lien avec sa mission, mais n'est cependant pas responsable du contenu externe vers lesquels mènent ces hyperliens. L'inclusion de liens externes ne constitue pas un endossement, une commandite, une association ou une affiliation de la Municipalité avec le site relié. ABONNEMENTS ET ABONNÉS La Municipalité de Ripon n'est pas responsable des commentaires et opinions des usagers. En aucun cas, il doit être interprété que la Municipalité de Ripon soutient ou endosse les propos partagés par les personnes abonnées à ses médias sociaux, ni par les comptes de médias sociaux qu'elle suit dans le cadre de son mandat. GESTION DES QUESTIONS ET DES COMMENTAIRES La gestion des demandes d'information et des commentaires est un élément important des médias sociaux. La Municipalité de Ripon encourage la participation citoyenne sur l'ensemble de ses médias sociaux, bien qu'elle ait mis en place une nétiquette visant à encadrer les interactions avec les abonnés. Seuls les questions et les commentaires formulés adéquatement et dans le respect seront considérés pour une réponse. Les réponses pourront être données publiquement ou personnellement selon la nature du questionnement. En tout temps, un ton courtois, poli et professionnel doit être utilisé. EMPLOYÉS MUNICIPAUX Les employés de la Municipalité ne peuvent, en aucun cas, répondre au nom de la Municipalité de Ripon avec leurs médias sociaux personnels. Seuls les comptes officiels de la Municipalité de Ripon peuvent répondre au nom de la Municipalité. Les employés de la Municipalité sont également invités à la prudence dans leurs commentaires sur les médias sociaux personnels. Il est important de rappeler que plusieurs médias sociaux peuvent être publics et que les informations peuvent être visibles de tous. Les employés doivent donc faire preuve de jugement dans leurs commentaires personnels en lien avec leurs fonctions ou leur employeur. 7 Tous les employés municipaux devront prendre connaissance de la Politique d'utilisation des médias sociaux. Tout manquement à cette politique pourra conduire à des mesures disciplinaires et être signalé aux autorités compétentes concernant d'éventuelles poursuites civiles ou criminelles. CONSEIL MUNICIPAL Les médias sociaux de la Municipalité de Ripon sont utilisés pour diffuser des informations relatives à l'administration municipale, ce qui n'inclut pas le volet politique. Il ne s'agit pas de médias sociaux pour une communication directe avec le maire ou ses conseillers. Leur gestion n'est pas effectuée par les membres du conseil municipal. Lorsqu'ils expriment leurs opinions politiques, les membres du conseil municipal devront le faire sur leurs comptes personnels. Ils pourront toutefois émettre des commentaires d'information générale et d'intérêt public sur les médias sociaux de la Municipalité. SERVICES MUNICIPAUX ET COMITÉS MUNICIPAUX La Municipalité de Ripon permet aux services et comités municipaux de bénéficier de ses médias sociaux. Pour y publier, une demande doit être transmise, par courriel ou par téléphone, à [email protected] ou (819) 983-2000 poste 2712, mentionnant le sujet et une courte description. Les informations aux citoyens seront approuvées et diffusées sur les médias sociaux par la direction. Il sera interdit aux services municipaux ou comités municipaux d'administrer un média social propre à eux. PÉRIODE D'ÉLECTION Lors des périodes électorales, la Municipalité de Ripon ne devra en aucun cas prendre parti ou défendre les candidats, ni émettre des commentaires ou des opinions sur ses médias sociaux. Les candidats aux différents postes de conseillers ou à la mairie ne pourront pas non plus utiliser les médias sociaux officiels de la Municipalité de Ripon pour présenter leurs idées. Tout contenu en lien avec les campagnes électorales de l'un ou l'autre des candidats devra être retiré des médias sociaux de la Municipalité. De plus, les médias sociaux de la Municipalité de Ripon ne pourront être abonnés à un média social d'un ou l'autre des candidats.