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MUNICIPALITÉ DE RIPON
POLITIQUE
EN CAS DE FRAUDE
Adoptée par la résolution : 2023-08-226
POLITIQUE EN CAS DE FRAUDE
Table des matières
1. OBJECTIF .............................................................................................................. 1
2. DÉFINITIONS ......................................................................................................... 1
2.1. Vol ................................................................................................................. 1
2.2. Employé ......................................................................................................... 1
2.3. Biens appartenant à la Municipalité ............................................................... 1
3. PORTÉE................................................................................................................. 1
4. EXIGENCES DE LA POLITIQUE - ENQUÊTE, SANCTION .................................. 2
4.1. Enquête ......................................................................................................... 2
4.2. Conséquences ............................................................................................... 2
4.3. Sanction ......................................................................................................... 2
5. RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DE LA POLITIQUE .......................................... 3
5.1. Employés ....................................................................................................... 3
5.2. Directeurs ...................................................................................................... 3
5.3. Directeur des finances ................................................................................... 3
5.4. Directeur général et responsable des ressources humaines .......................... 3
5.5. Conseil municipal ........................................................................................... 3
6. CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................... 4
7. MODALITÉS D'APPLICATION .............................................................................. 4
8. RÉVISION .............................................................................................................. 4
9. ENTRÉE EN VIGUEUR .......................................................................................... 4
POLITIQUE EN CAS DE FRAUDE - 2023-01
1
1. OBJECTIF
La présente politique énonce les lignes directrices et les responsabilités spécifiques
concernant la prévention, la détection et la déclaration de la fraude. Elle a pour objectif
de préciser les conséquences graves des gestes visés par cette politique, lesquels sont
jugés intolérables par la Municipalité de Ripon.
La Municipalité de Ripon s'engage à protéger ses ressources financières, physiques,
humaines et informationnelles contre toute tentative et déploiera tous les efforts
raisonnables nécessaires pour récupérer ce qu'elle a perdu.
2. DÉFINITIONS
Dans la présente politique, le sens des termes suivants est :
3. VOL
Pour l'application de cette politique, le vol se définit par l'acte de s'approprier
frauduleusement ou sans autorisation, pour son usage personnel ou pour l'usage d'une
autre personne, les biens d'autrui ou de la Municipalité. Il comprend ainsi le fait de sortir
des bâtiments municipaux avec du matériel, des outils ou équipements de travail
appartenant à la Municipalité ou emprunter du matériel, des outils ou équipements de
travail sans autorisation. Le vol peut également inclure notamment le vol de temps.
4. EMPLOYÉ
Pour l'application de cette politique, le terme employé inclut tout individu qui exécute un
travail avec ou sans rémunération pour la Municipalité de Ripon. Cette définition n'est
applicable que dans le cadre de la présente politique.
5. BIENS APPARTENANT À LA MUNICIPALITÉ DE RIPON
Pour l'application de cette politique, l'expression « biens appartenant à la Municipalité de
Ripon » inclut notamment l'argent, l'équipement, le matériel, les installations, les
véhicules de travail et l'information.
6. PORTÉE
La politique en cas de fraude vise tous les employés de la Municipalité de Ripon, incluant
les membres du Conseil municipal.
La fraude visée par cette politique vise une gamme étendue de gestes répréhensibles et
intolérables. Les gestes suivants envers la Municipalité de Ripon et ses avoirs sont entre
autres visés et ils ne constituent pas une liste exhaustive :
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-
Vol de biens ou d'équipements;
-
Utilisation abusive et non autorisée des biens appartenant à la Municipalité;
-
Détournement de fonds pour qui que ce soit (entreprise ou individu);
-
Contournement des contrôles par la direction;
-
Falsification des états financiers :
-
Vandalisme;
-
Tout autre délit jugé répréhensible par la direction et/ou le Conseil municipal.
7. EXIGENCES DE LA POLITIQUE - ENQUÊTE, SANCTION
8. ENQUÊTE
Avant de blâmer un employé et lorsqu'elle a des doutes raisonnables, la direction de la
Municipalité procédera à une enquête sérieuse et complète sur les faits qui lui ont été
rapportés. La Municipalité respectera les procédures d'enquête et de mesures
disciplinaires prévues dans les contrats de travail ou conventions collectives applicables.
Si la preuve établit qu'il y a effectivement eu un vol commis par un employé, la
Municipalité doit préalablement le rencontrer afin de lui permettre de relater sa version
des faits et justifier son acte fautif, s'il y a lieu.
9. CONSÉQUENCES
Une personne faisant l'objet d'une enquête pour fraude sera informée par écrit des
détails essentiels des allégations avant ou après la conclusion de l'enquête et avant la
prise des mesures disciplinaires finales.
10. SANCTION
L'employé reconnu en défaut de respecter la présente politique méritera une mesure
disciplinaire très sévère. La position majoritaire des tribunaux considère le vol commis
au travail comme étant une faute lourde méritant le congédiement et ce, peu importe le
montant ou la valeur du bien volé. La Municipalité acquiesce à cette position et imposera
un congédiement à l'employé reconnu coupable de vol selon l'enquête administrative.
La seule exception permettant d'éviter un congédiement sera la démonstration par
l'employé de circonstances atténuantes convaincantes.
L'employé sera également tenu responsable de tous les dommages causés à la
Municipalité de Ripon.
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La Municipalité pourra intenter des procédures judiciaires qu'elle jugera nécessaires,
incluant une plainte de nature criminelle.
11. RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DE LA POLITIQUE
12. EMPLOYÉS
Chaque employé est responsable de respecter les obligations édictées dans la présente
politique.
Tout employé qui est au courant d'un comportement irrégulier ou qui a des motifs
raisonnables de croire qu'une fraude ou un abus a été commis doit en aviser
immédiatement son directeur ou la direction générale.
Tout employé qui fait sciemment de fausses divulgations fera l'objet de mesures
disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement. Aux fins de la présente politique,
« directeur » signifie un employé responsable de la gestion ou de la supervision directe
d'employés.
13. DIRECTEURS
Après qu'un employé ait communiqué ses soupçons relatifs à une fraude à un directeur,
celui-ci doit en informer immédiatement la direction générale.
14. DIRECTEUR GÉNÉRAL ET GREFFIER-TRÉSORIER
Le rôle du directeur général et greffier-trésorier est de :
-
Mettre en place et maintenir un système de mesures de contrôle interne;
-
Surveiller et signaler la non-conformité avec la présente politique;
-
Recommander des modifications à la présente politique.
-
Appuyer le service des finances dans la mise en place et le maintien de mesures
de contrôle interne;
-
Prendre les mesures nécessaires pour faire connaître, diffuser, réviser et
respecter la présente politique;
-
Conseiller les supérieurs dans l'application de la présente politique;
-
Veiller à ce que la politique soit affichée et s'assurer que tous les cadres et
employés municipaux aient pris connaissance du contenu de la politique;
-
Superviser et coordonner les enquêtes découlant de l'application de la présente
politique.
15. CONSEIL MUNICIPAL
Le conseil municipal approuve la politique.
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16. CONFIDENTIALITÉ
La Municipalité protégera et soutiendra les employés qui dénoncent de bonne foi des cas
de fraude ou d'abus.
Tous les participants à une enquête relative à une fraude protégeront la confidentialité
des détails et des résultats de l'enquête.
17. MODALITÉS D'APPLICATION
La politique en cas de fraude est appliquée par la direction générale de la Municipalité
de Ripon, laquelle peut se faire accompagner du conseil municipal s'il n'est pas en cause.
Tout employé de la Municipalité doit signer cette politique en guise d'attestation de la
connaissance de cette dernière.
18. RÉVISION
La présente politique sera révisée de façon périodique ou au besoin.
19. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entrera en vigueur à la date de son adoption par résolution du
conseil municipal.
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Jonathan Beauchamp
Claire Blais
Maire
Directrice générale
et greffière-trésorière par intérim