Politique de gestion contractuelle — full text

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N° de résolution ou annotaton ## RÈGLEMENT NO 188-12-18 Règlement numéro 188-12-18 relatif à la gestion contractuelle ATTENDU QU'une Politique de gestion contractuelle a été adoptée par la Municipalité le 11 janvier 2011, conformément à l'article 938.1.2 du Code municipal du Quebec (ci-après appelé « C.M. ») ATTENDU QUE l'article 938.1.2 C.M. a été remplacé, le 1ª janvier 2018, obligeant les municipalités, à compter de cette dernière date, à adopter un règlement sur la gestion contractuelle, la politique actuelle de la Municipalité étant cependant réputée être un tel règlement; ATTENDU QUE la Municipalité souhaite, comme le lui permet le 4° alinéa de l'article 938.1.2 C.M.,prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M.; ATTENDU QU'en conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur invitation) ne s'applique plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement; ATTENDU QUE le présent règlement répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics; ATTENDU QUE la directrice générale et secrétaire-trésorière mentionne que le présent règlement a pour objet de prévoir des mesures relatives à la gestion contractuelle pour tout contrat qui sera conclu par la Municipalité, incluant certaines règles de passation des contrats pour les contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M., ce seuil étant, depuis le 19 avril 2018, de 101 100 S, et pourra être modifié suite à l'adoption, par le Ministre, d'un règlement en ce sens ; ATTENDU QU'un avis de motion a été donné et qu'un projet de règlement a été présenté à la séance du 29 novembre 2018; EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ PAR le conseiller Jacques Bernier APPUYÉ PAR le conseiller Karl Dérosby ET RÉSOLU UNANIMEMENT QUE LE PRÉSENT RÉGLEMENT SOIT ADOPTÉ ET QU'IL SOIT ORDONNÉ ET STATUÉ COMME SUIT : CHAPITRE I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES SECTION I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES  PATALES DU MANE DIR GEN. SECA, TRES. N° de resolution ou annotation 1. Objet du règlement - [ ] Le présent règlement a pour objet : - [ ] a) de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des contrats accordés par la Municipalité, conformément à l'article 938.1.2 C.M.; b) de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M. 2. Champ d'application - [ ] Le présent règlement s'applique à tout contrat conclu par la Municipalité, y compris un contrat qui n'est pas visé à l'un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 de l'article 935 ou aux articles 938.0.1 et 938.0.2 C.M. Le présent règlement s'applique peu importe l'autorité qui accorde l contrat, que ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil a délégué le - [ ] pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la Municipalité. SECTION II - [ ] DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES 3. Interprétation du texte - [ ] Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d'interprétation (RLRQ, c. I-16). - [ ] Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions - [ ] 4. Autres instances ou organismes - [ ] La Municipalité reconnaît l'importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres instances qui peuvent enquêter et agir à l'egard des objets vises par Les mesures visan pa pres au per sent s dement la mpat donamme, de corruption, de truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. - [ ] 5. Règles particulières d'interprétation Le présent règlement ne doit pas être interprété : a) de façon restrictive ou littérale; b) comme restreignant la possibilité pour la Municipalité de contracter de gré à gré, dans les cas où la loi lui permet de le faire. - [ ] Les mesures prévues au présent règlement doivent s'interpréter :  N° de résolution ou annotation - selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs attributions; - de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la taille de la Municipalité. ## 6. Terminologie À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le présent règlement ont le sens suivant : « Appel d'offres »: Appel d'offres public ou sur invitation exigé par les articles 935 et suivants C.M. ou un règlement adopté en vertu de cette loi Sont exclues de l'expression « appel d'offres », les demandes de prix qui son ormulées lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis par la loi ou par le présen «Soumissionnaire»: Toute personne qui soumet une offre au cours d'un processus d'appel d'offres. ## CHAPITRE II ## RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION ## 7. Généralités La Municipalité respecte les règles de passation des contrats prévues dans les lois qui la régissent, dont le C.M. De façon plus particulière : - a) elle procède par appel d'offres sur invitation lorsque la loi ou un èglement adopté en vertu d'une loi impose un tel appel d'offres, à moin l'une disposition particulière à l'effet contraire prévue au présent règlement - b) elle procède par appel d'offres public dans tous les cas où un appel d'offres public est imposé par la loi ou par un règlement adopté en vertu de la loi; 3. ) elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le préser èglement lui permet de le faire Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la ## 8. Contrats pouvant être conclus de gré à gré Sous réserve de l'article 11, tout contrat visé à l'un des paragraphes du remier alinéa de l'article 935 C.M., comportant une dépense d'au moin 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut êtr adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M., peut être conclu de gré à gré par la Municipalité  INTALES DU MAIRE N° de résolution ou annotation ## 9. Rotation - Principes - [ ] La Municipalité favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à l'égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 8. La Municipalité, dans la prise de décision à cet égard, considère notamment les principes suivants : a) le degré d'expertise nécessaire; b) la qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la Municipalité; c) les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services; d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés; - [ ] e) les modalités de livraison; f) les services d'entretien; - [ ] g) l'expérience et la capacité financière requises; - [ ] h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du marché; - [ ] i) le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire de la Municipalité; j) tout autre critère directement relié au marché. 10. Rotation - Mesures - [ ] Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l'article 9, la a) les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le territoire de la Municipalité compte plus d'un fournisseur, cette identification peut se limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, le territoire de la MRC ou de toute autre région géographique qui sera jugée b) une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à l'article 9, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration; c) la Municipalité peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins; e) pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les  N° de résolution ou annotation ## CHAPITRE III MESURES ## SECTION I ## CONTRATS DE GRÉ À GRÉ ## 11. Généralités Pour certains contrats, la Municipalité n'est assujettie à aucune procédure particulière de mise en concurrence (appel d'offres public ou sur invitation). Le présent règlement ne peut avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la Municipalité, de procéder de gré à gré pour ces contrats. Il s'agit, notamment, de contrats : - qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d'appel d'offres (contrats autres que des contrats d'assurance pour l'exécution de travaux , d'approvisionnement et de services); - expressément exemptés du processus d'appel d'offres (notamment ceux énumérés à l'article 938 C.M. et les contrats de services professionnels nécessaires dans le cadre d'un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles; - d'assurance, pour l'exécution de travaux, d'approvisionnement ou de services (incluant les services professionnels) qui comportent une dépense inférieure à 25 000 $. ## 12. Mesures Lorsque la Municipalité choisit d'accorder un contrat de gré à gré, les mesures suivantes s'appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du contrat : - a) Lobbyisme 2. -Mesures prévues aux articles 16 (Devoir d'information des élus et employés) et 17 (Formation); 3. Intimidation, trafic d'influence ou corruption - Mesure prévue à l'article 19 (Dénonciation); - c) Conflit d'intérêts - Mesure prévue à l'article 21 (Dénonciation); - d) Modification d'un contrat - . Mesure prévue à l'article 27 (Modification d'un contrat).  HATALES OU MAIRE 1 5H. J.P N de rasoutien ou annotation 13. Document d'information - [ ] La Municipalité doit publier, sur son site Internet, le document d'information relatif à la gestion contractuelle joint à l'Annexe 1, de façon à informer la population et d'éventuels contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent règlement. SECTION II - [ ] TRUQUAGE DES OFFRES 14. Sanction si collusion - [ ] Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres, une disposition prévoyant la possibilité pour la Municipalité de rejeter une soumission s'il est clairement établi qu'il y a eu collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. 15. Déclaration - [ ] Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant 'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. - [ ] SECTION III LOBBYISMER - [ ] 16. Devoir d'information des élus et employés Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire ou employé doit rappeler, toute personne qui prend l'initiative de communiquer avec lui afin d'obteni un contrat, l'existence de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme, lorsqu'il estime qu'il y a contravention à cette loi. 17. Formation - [ ] La Municipalité privilégie la participation des membres du conseil et des fonctionnaires et employés à une formation destinée à les renseigner sur les dospositives législatives et róglementaires applicables en matière de 18. Déclaration SECTION IV INTIMIDATION, TRAFIC D'INFLUENCE OU CORRUPTION  N° de résolution ou annotation ## 19. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité doit dénoncer, le plus tôt possible, toute tentative d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de la personne concernée à porter plainte auprès d'un service de police ou d'une autre autorité publique. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. ## 20. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Municipalité. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. ## SECTION V ## CONFLITS D'INTÉRÊTS ## 21. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, impliqué dans la préparation de documents contractuels ou dans l'attribution de contrats, doit dénoncer, le plus tôt possible, l'existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur généra orsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou l directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures ## 22. Déclaration Lorsque la Municipalité utilise un système de pondération et d'évaluation des ffres, tout membre du comité de sélection doit déclarer solennellement pa crit, avant de débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intér pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard du contrat faisant l'objet de l'évaluation. Il doit également s'engager à ne pas divulguer le mandat qui lui  TITALES DU MAISE 8620. J.P N° de résolution ou annotation - [ ] a été confié par la Municipalité, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant son mandat qu'après celui- ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3. 23. Intérêt pécuniaire minime - [ ] L'intérêt pécuniaire minime n'est pas visé par les mesures décrites aux articles 21 et 22. SECTION VI IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES 24. Responsable de l'appel d'offres - [ ] Tout appel d'offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information ou précision relativement à l'appel d'offres. - [ ] 25. Questions des soumissionnaires - [ ] Le responsable de l'appel d'offres compile les questions posées par chacun des soumissionnaires au cours du processus d'appel d'offres et emet, s 1l le juge nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les réponses aux questions posées par les autres. - [ ] Le responsable de l'appel d'offres a l'entière discrétion pour juger de la pertinence des questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper et reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux soumissionnaires. 26. Dénonciation - [ ] Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, doit, dès qu'il en est informé, dénoncer l'existence de toute situation, autre qu'un conflit d'intérêts, susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus d'appel d'offres et de la gestion du contrat qui en résulte. - [ ] Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; l directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés, ainsi que - [ ] SECTION VII MODIFICATION D'UN CONTRAT - [ ] 27. Modification d'un contrat  GEN ISECR, TRES N° de résolution ou annotation Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d'en augmenter le prix, doit être justifiée par la personne responsable de la gestion de ce contrat, en considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification. La Municipalité ne peut modifier un contrat accordé à la suite d'un appel d'offres, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n'en change pas la nature. ## 28. Réunions de chantier Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la Municipalité favorise la tenue de réunions de chantier régulières afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat. ## CHAPITRE IV ## DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES ## 29. Application du règlement L'application du présent règlement est sous la responsabilité du directeur général de la Municipalité. Ce demier est responsable de la confection du rapport qui doit être déposé annuellement au conseil concernant l'application du présent règlement, conformément à l'article 938.1.2 C.M. ## 30. Abrogation de la Politique de gestion contractuelle Le présent règlement remplace et abroge la Politique de gestion contractuelle adoptée par le conseil le 11 janvier 2011 et réputée, depuis le 1ª janvier 2018, un règlement sur la gestion contractuelle en vertu de l'article 278 de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c.13). ## 31. Entrée en vigueur et publication Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi et est publié sur le site Internet de la Municipalité. De plus, une copie de ce règlement est transmise au MAMOT. Le présent règlement entrera en vigueur conformément à la Loi. Avis de motion : 29 novembre 2018 Présentation du projet de règlement :29 novembre 2018 Adoption du règlement : 3 décembre 2018 Avis de promulgation : 4 décembre 2018 Transmission au MAMOT : 4 décembre 2018 SIGNATURES   Tosedaulio Josée Pouli Directrice-générale Des Peup Seulem Lorenza Beaudin Maire  INTALES DU MARE 8$4. Jf ## ANNEXE 1 N° de résolution ou annotation DOCUMENT D'INFORMATION - [ ] (Gestion contractuelle) (Article 13 du règlement numéro 188-12-18 sur la gestion contractuelle) - [ ] visan aicipalit a adopté un Règlement sur la gestion contractuelle prévoyant des mesures favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; - [ ] assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi; - [ ] - prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption; - [ ] prévenir les situations de conflit d'intérêts; - [ ] encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat; - [ ] - favoriser, dans la mesure du possible et selon les critères et principes prévus au règlement, la rotation des éventuels cocontractants à l'égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 - [ ] Ce règlement peut être consulté en cliquant sur le lien ci-après :: Toute personne qui entend contracter avec la Municipalité est invitée à prendre connaissance du règlement sur la gestion contractuelle et à s'informer auprès du directeur général si elle a - [ ] des questions à cet égard. www.riviere-au-tonnerre.ca maire. Ces derniers verront, si cela s'avère nécessaire, à prendre les mesures utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités compétentes.  N° de résolution ou annotation ## ANNEXE 2 ## DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE (Gestion contractuelle) - se, soussignee), soumissionaciare solenerement qudu meileus de aine connaissance: - a) la présente soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute autre personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres; - b) ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, je déclare que cette communication a fait l'objet d'une inscription au registre des Lobbyistes, telle qu'exigée en vertu de la loi le cas échéant; - c) ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Municipalité dans la cadre de la présente demande de soumissions. ET J'AI SIGNÉ : Affirmé solennellement devant moi à ce mes jour de 1 2018 Commissaire à l'assermentation pour le Québec INTALES DU MAIRE ANNEXE 3 DÉCLARATION DU MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION N° de résolution ou annotation Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à ), déclare solennellement n'avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard de ce contrat. Je m'engage à ne pas divulguer le mandat qui m'a été confié par la Municipalité, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant mon mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection. - [ ] ET J'AI SIGNÉ : Affirmé solennellement devant moi à - [ ] ce ° jour de 2018 - [ ] Commissaire à l'assermentation pour le Québec