Politique de gestion contractuelle — full text

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Adopté le 6 décembre 2010, résolution no 2010-12-381 31 Municipalité de Roquemaure BUREAU MUNICIPAL 15 Rue Raymond est ROQUEMAURE, ABITIBI-OUEST, (Qc). J0Z 3K0 TÉLÉPHONE 787-6311, TÉLÉCOPIE 787-6383 POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE PRÉSENTATION La présente «Politique de gestion contractuelle» est adoptée en vertu de l'article 938.1.2. du Code municipal. En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s'appliquant aux contrat municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser les sept thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques. Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats municipaux. LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE 1- Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission a) Le conseil délègue au directeur-général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conditions qui s'imposent. b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être composé d'au moins trois membres. c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection. d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité, les documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants : - Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiquer ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection. - Si un soumissionnaire ou un de ses représentant communique ou tente de communiquer, dans le but d'influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatique rejetée. Adopté le 6 décembre 2010, résolution no 2010-12-381 31 2- Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis. b) Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée. 3- Mesures visant `assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyistes et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. a) Tout membre du conseil ou tout employé s'assure que toute personne qui cherche à l'influencer est inscrite au registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme. Si la personne n'est pas inscrite, il l'invite à al faire. b) Si une personne refuse de s'inscrire au registre des lobbyistes ou de respecter la Loi ou le Code de déontologie des lobbyistes, le membre du conseil ou l'employé s'abstient de traiter avec cette personne et, s'il y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme. c) Tout appel d'offres et tout contrat doit prévoir : - Une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou, le cas échéant, le cocontractant atteste que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à un communication d'influence aux fins de l'attribution du contrat ou, si une communication d'influence e eu lieu, que l'inscription au registre des lobbyistes a été faire et que la Loi et le Code ont été respectés. - Une clause permettant à la municipalité, en cas de non-respect de la Loi ou du Code, de rejeter la soumission, de ne pas conclure le contrat ou de la résilier si le non-respect est découvert après l'attribution du contrat. 4- Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption a) La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions. b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption. c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe que précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée. Adopté le 6 décembre 2010, résolution no 2010-12-381 31 5- Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel. b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat. c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire. 6- Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte a) Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres. b) Lors de tout appel d'offre, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable. 7- Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat a) La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification ',est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature. b) La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution des travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.