This is the exact embedded text of the captured official document.
Snapshot 5a6cf3efb6ac · verified 2026-06-13 ·
original document ·
archived snapshot ·
unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.
POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES
2
TABLE DES MATIÈRES
1.
ÉNONCÉ ....................................................................................................................................... 3
2.
OBJECTIFS .................................................................................................................................. 3
3.
CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE ............................................................................................... 3
4.
CHAMP D'APPLICATION ......................................................................................................... 3
5.
PROPRIÉTÉ DES DOCUMENTS ............................................................................................. 4
6.
LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS .................................................................................. 4
7.
LA DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ........................................................ 4
8.
GESTION DES DOCUMENTS .................................................................................................. 4
9.
LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS ................................................................................. 4
10. CONSULTATION DES DOCUMENTS .................................................................................... 5
11. DOCUMENTS ESSENTIELS .................................................................................................... 5
12. RÔLES ET RESPONSABILITÉS ............................................................................................. 5
13. DÉFINITIONS ............................................................................................................................... 5
14. ENTRÉE EN VIGUEUR .............................................................................................................. 7
15. ÉVALUATION ET RÉVISION .................................................................................................... 7
POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES
3
1.
ÉNONCÉ
La Ville de Rouyn-Noranda, comme tout organisme municipal, doit se prévaloir d'une politique de
gestion de ses documents et archives, suite de l'adoption en 1983 de la Loi sur les archives. La
présente politique vise tous les documents appartenant à l'organisme, peu importe leur forme, leur
utilisation et leur date.
La Ville de Rouyn-Noranda reconnaît que tous les documents produits et reçus par les différents
services de son organisation représentent une source informationnelle non négligeable lui
permettant de réaliser sa mission et la constitution de sa mémoire. Il est donc important de s'assurer,
par une gestion efficace, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur intégrité.
2.
OBJECTIFS
La présente politique a pour but :
-
De favoriser une saine gestion de ces documents;
-
De respecter la législation en vigueur;
-
D'optimiser l'efficacité de la manipulation, la conservation et la destruction des documents;
-
Préserver la mémoire institutionnelle de la Ville;
-
Protéger l'ensemble des documents essentiels;
-
Réduire la masse documentaire tout en conservant les documents qui ont une valeur
administrative, légale, fiscale ou historique.
3.
CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE
La présente politique trouve son fondement dans les lois et règlements suivants :
-
Loi sur les archives (L.R.Q., c.A-21.1);
-
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q., c. C1.1) ;
-
Loi sur les cités et villes (L.R.Q., c.C-19);
-
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (L.R.Q., c.A-2.1);
-
Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des
archives publiques (R.R.Q., c.A-21.1, r.2).
4.
CHAMP D'APPLICATION
La présente politique concerne tous les documents administratifs, essentiels ou non, détenus par
les services et les employés de la Ville, quels qu'en soient la nature et le support utilisé. Elle
comporte, notamment, les éléments suivants :
-
Application du plan de classification ;
-
Versement des documents au greffe ;
-
Application du calendrier de conservation.
-
Cette politique s'adresse à tous les employés de la Ville qui ont à rédiger, manipuler, diffuser,
conserver et détruire des documents.
POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES
4
5.
PROPRIÉTÉ DES DOCUMENTS
Tous les documents administratifs reçus ou produits et toutes les archives sont la propriété de la
Ville et celle-ci en possède les droits. Tout employé qui quitte ses fonctions au sein de l'organisation
se doit de remettre à son directeur l'ensemble des documents ayant servi à son travail.
6.
LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS
Tous les documents de la Ville de Rouyn-Noranda, créés ou reçus sous forme analogique ou
numérique, sont classés conformément au plan de classification établi et adopté. En se conformant
à la Politique de gestion des documents et des archives, chaque service de la municipalité voit au
classement quotidien de sa documentation.
Le plan de classification est un outil de classement qui fournit une structure de classification
hiérarchique en fonction des activités de l'organisme. Il a pour but d'organiser les documents de
façon à faciliter leur classement, leur repérage et l'application du calendrier de conservation
7.
LA DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
Les délais de conservation des documents ainsi que leurs dispositions finales sont établis selon le
calendrier de conservation en vigueur. Ce dernier est adopté par la municipalité et approuvé par
Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Nul ne peut outrepasser les délais prescrits dans le
calendrier de conservation adopté.
Le calendrier de conservation détermine les délais légaux de conservation des documents et
s'applique à tous les types de documents. Il a pour but de réduire la masse documentaire afin de
libérer de l'espace et de protéger les documents ayant une valeur légale, financière, administrative
et historique.
8.
GESTION DES DOCUMENTS
Les documents créés ou reçus par la Ville sont enregistrés et décrits dans un logiciel de gestion
intégrée des documents (GID), qui en assure le repérage et l'utilisabilité. Ce logiciel soutient
l'application du plan de classification et du calendrier de conservation.
9.
LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS
Conformément au calendrier de conservation en usage, chaque service responsable de la Ville
procède au déclassement annuel de ses dossiers et documents selon les délais prescrits.
Le service prépare une liste de dossiers à détruire en y indiquant le type de documents ainsi que le
délai du calendrier de conservation s'y rattachant et le remet à l'archiviste. Seul l'archiviste peut
accompagner les services quant à la destruction des documents, au besoin.
Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation de l'organisation, nul ne peut modifier
ou éliminer un document actif, semi-actif ou inactif qu'il a reçu ou produit dans le cadre de ses
fonctions.
POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES
5
10. CONSULTATION DES DOCUMENTS
Un document peut être consulté après qu'il a été enregistré dans le système de gestion des
documents, soit par consultation sur place ou par copie. La consultation évite la perte ou le bris des
documents en plus de favoriser le partage de l'information. Toute personne voulant consulter un
document doit faire une demande d'accès à l'information selon la procédure établie et sous réserve
de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels.
11. DOCUMENTS ESSENTIELS
Les documents essentiels sont des documents qui assurent la continuité ou le rétablissement des
opérations de la municipalité en cas de sinistre majeur. Ces documents doivent faire l'objet de
mesures de sécurité appropriées pour en assurer la sauvegarde.
12. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Conseil municipal
Le conseil municipal a pour mandat le respect des lois, des politiques et des directives en vigueur
dans l'organisation. Celui-ci approuve la présente politique et mandate la greffière à agir en son nom
pour la création et le maintien d'outils archivistiques de qualité et légal.
Greffière
À titre de responsable des archives municipales, la greffière s'assure de l'application de la présente
politique, ainsi que du respect des lois et règlements afférents.
Archiviste
Sous l'autorité de la greffière, l'archiviste doit :
-
Réaliser la conception, le développement, l'implantation et le maintien d'un système de
gestion intégré des documents ;
-
Effectuer la classification, le classement, l'indexation, le déclassement et superviser la
destruction des documents ;
-
Organiser l'entreposage sécuritaire des documents ;
-
Soutenir et accompagner le personnel de la Ville dans l'application de la présente politique,
du plan de classification et du calendrier de conservation ;
-
Tenir à jour la Politique de gestion des documents et des archives, le calendrier de
conservation ainsi que le plan de classification
Employés municipaux
Les employés municipaux doivent se conformer à la présente politique et aux outils officiels de
gestion des documents pour assurer la saine gestion des documents sous leur responsabilité.
13. DÉFINITIONS
Archives : Ensemble des documents, quel que soit leur support, leur date ou leur nature, produits
ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l'exercice de ses activités et
conservés pour leur valeur légale, administrative et financière.
POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES
6
Archives historiques : Ensemble des documents de la Ville ayant une valeur historique ou de
recherche et conservés en permanence.
Calendrier de conservation : Outil de gestion qui détermine les périodes d'utilisation et les supports
de conservation des documents actifs et semi-actifs d'un organisme et qui indique quels documents
inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés.
Classement : Opération matérielle visant le rangement des documents selon un certain ordre
préétabli.
Classification : Opération intellectuelle visant à ordonner de façon logique et hiérarchique allant du
général au particulier, les activités d'un organisme ou d'un individu.
Conservation : L'ensemble des règles et des opérations régissant la manipulation, l'entreposage,
et la conservation, dans des conditions satisfaisantes et sécuritaires, des documents destinés à être
conservés de manière permanente.
Destruction : Élimination des documents ou dossiers périmés par l'incinération, le déchiquetage ou
toute autre technique.
Délai de conservation : Période durant laquelle des documents doivent être conservés, avant leur
disposition finale.
Document : Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est
délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible
sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode
d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un
autre système de symboles.
Document essentiel : Document indispensable au fonctionnement de la Ville qui assure la
continuité ou le rétablissement des opérations, des droits et des obligations durant ou après un
sinistre.
Document numérique : Tout document (texte, image, son, etc.) sur support informatique (comme
une clé USB, une disquette, un disque dur, un CD-ROM, etc.) qui nécessite l'utilisation d'une
technologie quelconque pour qu'on puisse en prendre connaissance.
Dossier : Ensemble de documents portant sur un même sujet.
Plan de classification : Le plan de classification est un outil de classement. Il fournit une structure
de classification hiérarchique en fonction des activités de l'organisme et des séries documentaires
existantes.
Règle de conservation : Norme déterminant les délais de conservation des documents actifs et
semi-actifs avant leur élimination ou leur versement aux archives historiques. L'ensemble des règles
forme le calendrier de conservation.
Versement : Acte par lequel les documents sont transférés aux archives.
POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES ARCHIVES
7
14. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre vigueur dès son adoption par le Conseil municipal.
15. ÉVALUATION ET RÉVISION
Cette politique est évaluée et révisée au besoin par la Direction du greffe et contentieux.