Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels — full text

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CANADA PROVINCE DE QUÉBEC MRC DE CHARLEVOIX-EST POLITIQUE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES RÈGLES DE GOUVERNANCE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINT-AIMÉ-DES-LACS CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION 1. Préambule Dans le cadre de ses acfivités et de sa mission, la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs traite des Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses employés. À ce fitre, elle reconnaît l'importance de respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels qu'elle défient. Aﬁn de s'acquifter de ses obligafions en la mafière, la Municipalité s'est dotée de la présente Polifique. Celle-ci énonce les règles de gouvernance applicables à la protecfion des Renseignements personnels que la Municipalité défient tout au long du cycle de vie de ceux-ci et aux droits des personnes concernées. La protecfion des Renseignements personnels détenus par la Municipalité incombe à toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protecfion des Renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses foncfions ou qui découlent de sa relafion avec la Municipalité. 2. Déﬁnifions Aux ﬁns de la présente polifique, les expressions ou les termes suivants ont la signiﬁcafion ci- dessous énoncée : CAI : Désigne la Commission d'accès à l'informafion créée en vertu de la Loi sur l'accès; Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs; Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la Municipalité et plus précisément sa créafion, sa modiﬁcafion, son transfert, sa consultafion, sa transmission, sa conservafion, son archivage, son anonymisafion ou sa destrucfion ; Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 2 Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protecfion des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ; Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte, défient, communique à un fiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ; Parfie prenante : Désigne une personne physique en relafion avec la Municipalité dans le cadre de ses acfivités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ; Polifique de gouvernance PRP : Désigne la polifique administrafive concernant les règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité ; PRP : Désigne la protecfion des renseignements personnels ; Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute informafion qui concerne une personne physique et qui permet de l'idenfiﬁer directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ; Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d'aftente raisonnable en mafière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potenfiel à la personne en cas d'incident de conﬁdenfialité, comme l'informafion ﬁnancière, les informafions médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientafion sexuelle ; Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cefte foncfion et répond aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité ; Responsable de la protecfion des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cefte foncfion veille à la protecfion des renseignements personnels détenus par la Municipalité. 3. Objecfifs La Polifique de gouvernance PRP vise les objecfifs suivants :  Énoncer les orientafions et les principes directeurs desfinés à assurer eﬃcacement la PRP;  Protéger les RP recueillis par la Municipalité tout au long de leur cycle de vie ;  Assurer la conformité aux exigences légales applicables à la PRP, dont la Loi sur l'accès, et aux meilleures prafiques en cefte mafière;  Assurer la conﬁance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et leur donner accès lorsque requis. Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 3 CHAPITRE II -- MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 4. Collecte des renseignements personnels 4.1 La Municipalité ne collecte que les RP nécessaires aux ﬁns de ses acfivités. 4.2 Sous réserve des excepfions prévues à la Loi sur l'accès, la Municipalité ne procède pas à la collecte de RP sans avoir préalablement obtenu le consentement de la personne concernée. 4.3 Est entendu que le consentement doit être donné à des ﬁns spéciﬁques, pour une durée nécessaire à la réalisafion des ﬁns auxquelles il est demandé. Le consentement de la personne concernée doit être : a) Manifeste : ce qui signiﬁe qu'il est évident et certain ; b) Libre : ce qui signiﬁe qu'il doit être exempt de contraintes ; c) Éclairé : ce qui signiﬁe qu'il est pris en toute connaissance de cause. 4.4 Au moment de la collecte de tout RP, la Municipalité s'assure d'obtenir de façon expresse le consentement libre et éclairé de la personne concernée. La Municipalité doit notamment indiquer : - Les ﬁns auxquelles tout RP est requis ; - Le caractère obligatoire ou facultafif de la demande de collecte de RP ; - Les conséquences, pour la personne concernée, d'un refus de répondre à la demande ; - Les conséquences, pour la personne concernée, d'un retrait de son consentement à la communicafion ou à l'ufilisafion des RP suivant une demande facultafive ; - Les droits d'accès et de recfiﬁcafion aux RP collectés ; - Les moyens par lesquels tout RP est recueilli ; - Les précisions nécessaires relafivement (1) au recours par la Municipalité à une technologie aﬁn de recueillir tout RP, comprenant des foncfions qui permeftent l'idenfiﬁcafion, la localisafion ou le proﬁlage de la personne concernée et (2) aux moyens oﬀerts, à la personne concernée, pour en acfiver ou désacfiver les foncfions ; - Les précisions relafives à la durée de conservafion de tout RP ; - Les coordonnées de la personne responsable de la PRP au sein de la Municipalité. 5. Conservafion et ufilisafion des renseignements personnels 5.1 La Municipalité restreint l'ufilisafion de tout RP aux ﬁns pour lesquelles il a été recueilli et pour lequel la Municipalité a obtenu le consentement exprès de la Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 4 personne concernée, le tout sous réserve des excepfions prévues par la Loi sur l'accès. 5.2 La Municipalité limite l'accès à tout RP détenu aux seules personnes pour lesquelles ledit accès est requis à l'exercice de leurs foncfions au sein de la Municipalité. 5.3 La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des RP détenus aﬁn de prévenir les afteintes à leur conﬁdenfialité et à leur intégrité sous réserve des excepfions prévues à la Loi sur l'accès. 5.4 La Municipalité conserve les données et documents comportant des RP : a) pour la durée nécessaire à l'ufilisafion pour laquelle ils ont été obtenus ou b) conformément aux délais prévus à son calendrier de conservafion. 5.5 Lors de l'ufilisafion de tout RP, la Municipalité s'assure de l'exacfitude du RP. Pour ce faire, elle valide son exacfitude auprès de la personne concernée de façon régulière et, si nécessaire, au moment de son ufilisafion. 5.6 La Municipalité accorde le même haut taux d'aftente raisonnable de protecfion, en mafière de conﬁdenfialité et d'intégrité envers tout RP qu'elle collecte, conserve et ufilise que le RP soit sensible ou non. 6. Fichier de renseignements personnels La Municipalité établit et mainfient à jour un inventaire de ses ﬁchiers de renseignements personnels. Cet inventaire doit contenir les indicafions suivantes : a) la désignafion de chaque ﬁchier, les catégories de renseignements qu'il confient, les ﬁns pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gesfion de chaque ﬁchier ; b) la provenance des renseignements versés à chaque ﬁchier ; c) les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque ﬁchier; d) les catégories de personnes qui ont accès à chaque ﬁchier dans l'exercice de leurs foncfions ; e) les mesures de sécurité prises pour assurer la protecfion des renseignements personnels. Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 5 Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la conﬁrmafion de l'existence peut être refusée en vertu des disposifions de la Loi sur l'accès. 7. Communicafion à des fiers 7.1 La Municipalité, ne peut communiquer à des fiers tout RP sans un consentement exprès de la personne concernée sauf excepfion prévue à la Loi sur l'accès. 7.2 La Municipalité indique, dans les registres exigés par la Loi sur l'accès, toutes les informafions relafives à la transmission de tout RP à un fiers à quelques ﬁns que ce soit. 8. Destrucfion ou anonymisafion 8.1 Lorsque des RP ne sont plus nécessaires aux ﬁns pour lesquelles ils ont été recueillis et lorsque le délai prévu au calendrier de conservafion est expiré, la Municipalité doit les détruire de façon irréversible ou les rendre anonymes. 8.2 La procédure de destrucfion devra être approuvée par le greﬃer-trésorier qui est également le RPRP aﬁn de s'assurer notamment du respect de l'arficle 87 et 88 de la Loi sur les cités et villes. 8.3 L'anonymisafion vise une ﬁn sérieuse et légifime et la procédure est irréversible. 8.4 Toute procédure d'anonymisafion est approuvée par le greﬃer-trésorier. CHAPITRE III -- RÔLES ET RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La protecfion des renseignements personnels que la Municipalité défient repose sur l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements. 9. Direcfion générale La directrice générale est le RPRP et le RAD. En tant que RPRP, elle : - Approuve les règles de gouvernance de la Municipalité à l'égard des renseignements personnels; - Assure le suivi de ses acfivités auprès du conseil; Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 6 - Déﬁnis et approuve les orientafions en mafière de protecfion des renseignements personnels; - Soufiens la Municipalité dans l'exercice de ses responsabilités et dans l'exécufion de ses obligafions face à la Loi; - S'assure de gérer les incidents de conﬁdenfialité selon les modalités prévues à la Loi et à la présente polifique; - Soufiens et encadre les services sur l'applicafion des mesures de protecfion des renseignements personnels; - Idenfiﬁe les principaux risques en mafière de protecfion de renseignements personnels aﬁn que des mesures correcfives soient proposées; - Approuve toute dérogafion aux principes généraux de protecfion des renseignements personnels établis; - Émets des direcfives et suggère des mesures de protecfion sur tout projet d'acquisifion, de développement et de refonte d'un système d'informafion ou d'une prestafion électronique de services impliquant des renseignements personnels, incluant la vidéosurveillance et l'instaurafion d'une nouvelle technologie, par le biais notamment d'une EFVP, lorsque requise; - Planiﬁe et assure la réalisafion d'acfivités de formafion en lien avec l'accès et la protecfion des renseignements personnels; - Promeus les orientafions, les direcfives et les décisions formulées par la CAI; - Exerce toute autre foncfion permeftant une meilleure gesfion de l'accès et de la protecfion des renseignements personnels qui lui est aftribuée par la direcfion générale. - Assure la diﬀusion, la mise en œuvre et le respect de la polifique auprès des employés et des membres du conseil. En tant que RAD, elle : - Assure la protecfion des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à la destrucfion; - Agis à fitre de conseiller en mafière d'accès aux documents et d'accès et de protecfion des renseignements personnels; Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 7 - Traite les demandes d'accès aux documents et les demandes de recfiﬁcafion ou d'accès aux renseignements personnels, rend les décisions et prête assistance aux personnes concernées à la suite de leur demande; - Supervise la tenue des registres requis par la Loi; - Agis à fitre d'interlocuteur auprès de la CAI. La directrice générale est aussi Responsable des technologies de l'informafion. Elle : - Soumets tout projet d'acquisifion, de développement ou de refonte de système d'informafion ou de prestafion électronique de services, incluant la vidéosurveillance et l'instaurafion d'une nouvelle technologie, au comité AIPRP pour ﬁn d'analyse; - Assure la sécurité des renseignements numériques tout au long de leur cycle de vie. 10. Toute personne qui traite des renseignements personnels détenus par la Municipalité, incluant les membres du conseil Toute personne membre du personnel ayant accès à des renseignements personnels, ainsi que les membres du conseil : - Agis avec précaufion et intègre les principes énoncés à la présente polifique à ses acfivités; - Accède uniquement aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses foncfions; - Assure la protecfion des renseignements personnels et conﬁdenfiels auxquels elle a accès dans le cadre de ses foncfions, entre autres en veillant à ce que seules les personnes autorisées y aient accès; - S'absfient de communiquer les renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l'exercice de ses foncfions, à moins d'être dûment autorisée à le faire; - Collabore et assure, avec diligence, le traitement des demandes d'accès aux documents ou aux renseignements personnels qui lui sont adressées par le responsable de l'accès aux documents et de la protecfion des renseignements personnels; Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 8 - Signale toute situafion ou irrégularité qui pourrait compromeftre de quelque façon la sécurité, l'intégrité ou la conﬁdenfialité des renseignements personnels ou conﬁdenfiels détenus par la Municipalité peu importe leur support; - Signale immédiatement tout incident de conﬁdenfialité, dès qu'elle a le mofif de croire ou qu'elle constate qu'il s'est produit, et ce peu importe sa nature ou sa teneur, au responsable de l'accès au document et de la protecfion des renseignements personnels, conformément à la Procédure de signalement des incidents de conﬁdenfialité; - Parficipe aux acfivités de sensibilisafion et de formafion en mafière de protecfion des renseignements personnels qui lui sont desfinées; - S'absfient de conserver, à la ﬁn de son emploi ou de son contrat, les renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses foncfions et mainfient ses obligafions de conﬁdenfialité. 11. Formafion du personnel de la Municipalité en vue de la protecfion des renseignements personnels Le RPRP établit le contenu et le choix des formafions oﬀertes à tous les employés de la Municipalité et détermine la fréquence à laquelle les employés doivent suivre toute formafion établie. Les acfivités de formafion ou de sensibilisafion incluent notamment : − Formafion à l'embauche sur l'importance de la PRP et les acfions à prendre dans son travail ; − Formafion à tous les employés sur la mise en œuvre de la présente polifique ; − Formafion aux employés ufilisant un nouvel oufil informafique impliquant des RP; − Formafion sur les mises à jour de la présente polifique ou des mesures de sécurité des RP, le cas échéant. CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES 12. Sondages Avant d'eﬀectuer, ou de permeftre à une fierce parfie d'eﬀectuer un sondage auprès des personnes concernées pour lesquelles la Municipalité défient, recueille ou ufilise des RP, le RPRP devra préalablement faire une évaluafion des points suivants : Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 9 − la nécessité de recourir au sondage ; − l'aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la ﬁnalité de leur ufilisafion. Suivant cefte évaluafion, le RPRP devra faire des recommandafions au conseil. 13. Acquisifion, développement ou refonte d'un système d'informafion ou de prestafion électronique 13.1 Avant de procéder à l'acquisifion, au développement ou à la refonte des systèmes de gesfion des RP, la Municipalité doit procéder à une évaluafion des facteurs relafifs à la vie privée. Aux ﬁns de cefte évaluafion, la Municipalité doit consulter, dès le début du projet, son RPRP. 13.2 Dans le cadre de la mise en œuvre du projet prévu à l'arficle 13.1, le RPRP peut, à toute étape, suggérer des mesures de protecfion des RP, dont notamment : a) la nominafion d'une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de PRP ; b) des mesures de PRP dans tout document relafif au projet, tel qu'un cahier des charges ou un contrat ; c) une descripfion des responsabilités des parficipants au projet en mafière de PRP ; d) la tenue d'acfivités de formafion sur la PRP pour les parficipants au projet. 13.3 La Municipalité doit également s'assurer que dans le cadre du projet prévu à l'arficle 13.1, le système de gesfion des renseignements personnels permet qu'un RP informafisé recueilli auprès de la personne concernée soit communiqué à cefte dernière dans un format technologique structuré et couramment ufilisé. 13.4 La réalisafion d'une évaluafion des facteurs relafifs à la vie privée doit être proporfionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la ﬁnalité de leur ufilisafion, à leur quanfité, à leur réparfifion et à leur support. 14. Incidents de conﬁdenfialité L'accès, l'ufilisafion ou la communicafion non autorisés de tout RP ou sa perte consfituent un incident de conﬁdenfialité au sens de la Loi sur l'accès. La Municipalité assure la gesfion de tout incident de conﬁdenfialité conformément à la procédure de gesfion des incidents de conﬁdenfialité dont font parfie les règles suivantes : Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 10 − Tout incident de conﬁdenfialité avéré ou potenfiel doit être rapporté le plus rapidement possible au RPRP par toute personne qui s'en rend compte ; − Le RPRP doit réviser l'informafion rapportée aﬁn de déterminer s'il s'agit d'un incident de conﬁdenfialité et dans l'aﬃrmafive : - Inscrire l'informafion perfinente au registre des incidents de conﬁdenfialité de la Municipalité ; - Aviser la CAI et toute personne concernée par l'incident de conﬁdenfialité; - Idenfiﬁer et recommander l'applicafion de mesures d'afténuafion appropriées, le cas échéant. 15. Traitement des plaintes Toute personne physique qui esfime que la Municipalité n'assure pas la protecfion des RP de manière conforme à la Loi sur l'accès peut porter plainte de la manière suivante : 15.1 Une plainte ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique qui s'idenfiﬁe. 15.2 Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité. 15.3 Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la récepfion de sa plainte et indique les délais pour y donner suite. 15.4 Le RPRP donne suite à une plainte avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa récepfion. 15.5 Si le traitement de la plainte dans le délai prévu à l'arficle 15.4 de la présente Polifique paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des acfivités de la Municipalité, le RPRP peut, avant l'expirafion de ce délai, le prolonger d'une période raisonnable et en donne avis au requérant, par tout moyen de communicafion permeftant de joindre ce dernier. 15.6 Dans le cadre du traitement de la plainte, le RPRP peut communiquer avec le plaignant et faire une enquête interne. 15.7 À l'issue de l'examen de la plainte, le RPRP transmet au plaignant une réponse ﬁnale écrite et mofivée. 15.8 Si le plaignant n'est pas safisfait de la réponse obtenue ou du traitement de sa plainte, il peut s'adresser par écrit à la CAI. Polifique administrafive - Règles de gouvernance en mafière de protecfion des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Aimé-des-Lacs 11 16. Sancfions Tout employé de la Municipalité qui contrevient à la présente Polifique ou aux lois et à la réglementafion en vigueur applicable en mafière de PRP s'expose, en plus des pénalités prévues aux lois, à une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu'au congédiement. La direcfion générale, de concert avec le conseil municipal, est chargée de décider de l'opportunité d'appliquer la sancfion appropriée, le cas échéant. La Municipalité peut également transmeftre à toute autorité judiciaire les informafions colligées sur tout employé, qui portent à croire qu'une infracfion à l'une ou l'autre loi ou règlement en vigueur en mafière de PRP a été commis. 17. Entrée en vigueur La présente polifique entre en vigueur une fois son adopfion par le conseil.