Politique de location de salle, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources — full text

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Politique de location de la salle municipale, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité Politique de location de la salle municipale, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la Municipalité ADOPTÉE LE 17 SEPTEMBRE 2024 RÉSOLUTION # 2024-09-396 Politique de location de la salle municipale, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité Politique de location de la salle municipale, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité La présente politique a pour but d'édicter les règles, les procédures et les tarifs en vigueur pour le prêt ou l'utilisation des équipements municipaux. Elle permet d'assurer à tous les contribuables ainsi qu'à la Municipalité des conditions optimales pour la conservation des équipements et une équité dans la gestion quotidienne. Objectif de la politique La politique de location, de prêt et d'utilisation a pour objectifs : - De définir les paramètres de location de la salle municipale et de prêt des équipements ; - De définir les tarifs exigibles pour l'utilisation des ressources ; - D'identifier les modes de fonctionnement applicables à tous les contribuables de la municipalité ; - De préserver les équipements municipaux. Application de la politique La présente politique s'applique dès qu'une location, un prêt ou une utilisation est effectué par un organisme reconnu, une entreprise ou compagnie reconnue ou par un résident (permanent ou saisonnier) de la Municipalité ou un non-résident. Définition des termes Pour l'application de la présente politique, on entend par : Organisme à but non lucratif reconnu : Tout organisme à but non lucratif créé en vertu de la partie 3A de la Loi sur les compagnies, créé à des fins communautaires, de loisirs et/ou charitable qui a son siège social sur le territoire de la MRC d'Antoine-Labelle. Entreprise ou compagnie reconnue : Entreprise ou compagnie étant enregistrée comme telle au Registraire des entreprises du Québec et située sur le territoire de la Municipalité. La Municipalité reconnait également les municipalités limitrophes à son territoire comme des entreprises reconnues. Résident(e): Tout citoyen et/ou commerçant résidant sur le territoire de la municipalité de Saint-Aimé-du- Lac-des-Îles ou tout contribuable inscrit au rôle d'évaluation de la Municipalité. Pour l'application de ce terme, une preuve de résidence pourrait être exigée, au besoin, lors de la réservation. Salle municipale : La salle communautaire, située au 871, chemin Diotte. Personne responsable de la location et du prêt des équipements Les personnes ou les organismes désirant louer la salle municipale, procéder à la location d'un équipement ou utiliser une ressource de la Municipalité, et ce selon les clauses décrites ici-bas, devront s'adresser à la réception de la Municipalité pour remplir le registre nécessaire. La Municipalité se réserve le droit de refuser votre location ou prêt d'équipement, si vous avez un solde à payer de l'année antérieure. Politique de location de la salle municipale Vocation de la salle municipale La vocation première de salle municipale est d'offrir un espace communautaire à l'ensemble des citoyens de la municipalité. Cependant, compte tenu de la disponibilité, elles pourront être louées et servir aux citoyens comme lieux de rencontres familiales, de réunions, de cours, etc. Politique de location des salles municipales, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité Conditions de location des salles municipales Lors de la location de la salle municipale, la Municipalité s'assurera que cette location soit conforme à la vocation première de la salle et évaluera les risques engendrés par une location. Si les risques sont trop élevés, la municipalité pourra, sans justification, refuser toute location ou exiger toutes autres conditions qu'elle juge nécessaires à la préservation des lieux (ex: agents de sécurité). Si le citoyen, l'entreprise, la compagnie ou l'organisme éventuel n'est pas en accord avec la décision des représentants municipaux, la demande de location sera soumise aux membres du Conseil qui auront l'obligation de statuer. Contrat de location de salle Tout locataire devra signer un contrat de location avec la municipalité (annexes B ). Le contrat de location devra comprendre notamment les éléments suivants : - Le locataire doit stipuler clairement l'activité qu'il compte réaliser lors de la location ; - L'utilisateur devra payer le coût total de location lors de la réservation, et ce selon les tarifs établis ; - L'utilisateur devra payer un dépôt de garantie de 150$, qui sera remboursé s'il n'y a aucun dommage ; - Le locataire devra se procurer un permis de réunion pour les boissons alcoolisées (permis de réunion de la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux) et le déposer avant la date réservée à la Municipalité (la copie carbone ou une copie du permis émis par la Régie); - Il est interdit de fumer la cigarette ou toute autre substance à l'intérieur de la bâtisse ; - Les décorations de murs ou autres doivent être fixées à l'aide d'adhérent qui n'endommage pas la peinture (ex: gomme bleue). Celles-ci doivent être enlevées dès la fin de l'évènement et aucun confetti n'est autorisé. - L'utilisateur devra prendre toutes les précautions suivantes avant de quitter les lieux : o Fermer la salle au plus tard à 3 h 00 (a.m.) ; o Vérifier si tous les robinets sont fermés ; o Vérifier que toutes les portes sont fermées et celle de la cuisine ouverte ; o Vider les poubelles et les sortir à l'extérieur dans les bacs prévus à cette fin ; o Barrer les portes après avoir quitté les lieux. Tarification pour la location de la salle municipale Pour les résidents et les non-résidents de la municipalité ou une entreprise reconnue - Salle communautaire : 150$ taxes incluses, ce montant incluant la location de la salle et les frais de ménage; - S'il y a lieu, le locataire doit défrayer tous les frais relatifs à la demande de permis de réunion pour les boissons alcoolisées (permis de réunion à obtenir auprès de la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux) - Matériels inclus dans la location : toilettes, chaise, tables, cuisinette (réfrigérateur, poêle, micro-onde) Pour les organismes à but non-lucratif La Municipalité offre la salle municipale gratuitement aux organismes à but non-lucratif reconnus, à la condition que le ménage soit fait après l'utilisation, et ce, dans le délai fixé par les représentants de la municipalité et à la satisfaction de ces derniers. Les organismes à but non-lucratif désirant utiliser l'une des salles doivent cependant contacter le bureau municipal afin de réserver les dates auxquelles ils prévoient tenir des activités, et ce afin d'éviter un conflit d'horaire. Utilisation lors de funérailles Pour toute réception suivant des funérailles d'un citoyen de la Municipalité, la location sera offerte gratuitement. Le ménage sera fait aux frais de la municipalité. Politique de location des salles municipales, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité Politique de prêt des équipements Prêts des équipements appartenant à la municipalité Aucun dépôt ne sera exigé, cependant l'emprunteur est responsable de payer les frais de remplacement ou de réparation, s'il y a lieu. Cette disposition s'applique pour tous les organismes à but non lucratif reconnus, à tous les résidents de la municipalité ainsi qu'à toute entreprise ou compagnie reconnue, incluant les employés municipaux. Prêt des tables Pour les résidents de la municipalité, entreprise reconnue ou un OBNL Aucun prêt ne sera consenti pour les tables et les chaises utilisées dans la salle municipale. Cette disposition s'applique à toute entreprise ou compagnie reconnue et à tous les résidents et non- résidents de la Municipalité, incluant les employés municipaux. Cependant, les tables de pique-nique en bois pourront être prêtées gratuitement aux résidents de la Municipalité. Aucun dépôt ne sera exigé. Les personnes désirant les emprunter devront venir les chercher et les rapporter elles-mêmes. Aucun employé municipal n'aidera au chargement ou au déchargement des tables. Politique d'utilisation des ressources de la municipalité Utilisation du télécopieur Les tarifs suivants s'appliqueront pour tous contribuables, entreprise reconnue ou organisme à but non- lucratif désirant faire usage du télécopieur de la Municipalité durant les heures d'ouverture du bureau municipal: Envoi 0.15$ Réception 0.25$/feuille OBNL Sans frais Ces tarifs sont taxes incluses Utilisation du photocopieur Pour tous les contribuables, citoyens et autres personnes Les tarifs suivants s'appliqueront pour tous contribuables, résidents et non-résidents désirant faire des photocopies durant les heures d'ouverture du bureau municipal (documents ne faisant pas partie des archives de la municipalité): Format lettre (8 ½ x 11) et légal (8 ½ x 14)- noir et blanc seulement 0.47$/feuille Format 11 po x 17 po noir et blanc seulement 1.00$/feuille Ces tarifs sont taxes incluses Politique de location des salles municipales, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité Pour les organismes à but non-lucratif Les tarifs suivants s'appliqueront aux organismes reconnus par la municipalité désirant faire des photocopies durant les heures d'ouverture du bureau municipal: Tous les formats-noir et blanc Gratuit Important: Les demandes de photocopies seront acceptées pourvu que celles-ci cadrent dans les formats 8 ½ x 11, 8 ½ x 14 ou 11 x 17. Les demandes dépassant ces formats seront refusées. Reproduction ou transcription d'un document détenu par la Municipalité Les frais exigibles pour la transcription et la reproduction d'un document détenu par la Municipalité sont ceux prévus au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (règlement provincial). Les frais indiqués au Règlement en date du 15 février 2024 sont les suivants : Rapport d'évènement ou d'accident 19.00$ Copie du plan général des rues ou de tout autre plan 4.70$ Copie d'un extrait du rôle d'évaluation (confirmation d'évaluation) 0,55$/unité d'évaluation Copie d'un règlement municipal 0,47$/page, montant maximal de 35$ exigible Copie du rapport financier 3,80$ Reproduction de la liste des contribuables ou habitants 0,01$/nom Reproduction de la liste des électeurs ou habitants 0,01$/nom Photocopie d'un document autre que ceux qui sont énumérés ci-dessus 0,47$/page Page dactylographiée ou manuscrite 4.70$ Ces tarifs sont taxes incluses Lorsque le Gouvernement du Québec modifiera le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, La Municipalité ajustera les tarifs pour s'y conformer. Certains renseignements détenus par la municipalité de Saint-Aimé-du-Lac-des-Îles peuvent revêtir un caractère confidentiel à certains niveaux. En ce sens, les officiers responsables de la Municipalité respecteront, sans toutefois porter préjudice à quiconque, les dispositions contenues à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il est interdit à tous les employés municipaux d'utiliser les photocopieurs, télécopieurs, imprimantes et autres équipements de bureau à des fins personnelles, à moins de défrayer les coûts précités. Politique de location des salles municipales, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité Utilisation de l'ordinateur et de l'imprimante de la bibliothèque Deux ordinateurs ainsi qu'une imprimante sont disponibles à la bibliothèque pour tous les résidents de la Municipalité ainsi que pour tous les abonnés de la bibliothèque. Les frais suivants s'appliquent: Utilisation de l'ordinateur Sans frais Impression Format lettre (8 ½ x 11)-noir et blanc 0.47$/feuille L'utilisation de l'ordinateur est régie par les règles suivantes: - La bibliothèque permet à un usager d'être accompagné d'une autre personne pendant l'utilisation d'un poste informatique, pour un maximum de 2 personnes. Les usagers doivent parler à voix basse et se comporter de façon à maintenir la tranquillité des lieux ; - Il est possible de télécharger ou d'enregistrer des fichiers sur une clé USB ou un cédérom ; - Il est interdit d'utiliser Internet à des fins illicites ou commerciales (pornographie, violence, propagande, vente et publicité, plagiat et non-respect des droits de reproduction); - Il est interdit d'installer un logiciel ou de modifier la configuration des logiciels installés ; - Les téléchargements massifs sont interdits ; - Dans le cas du non-respect des règlements, le personnel de la bibliothèque pourra interrompre une session d'utilisation et, s'il y a lieu, suspendre les droits d'accès à Internet de l'usager. Tous les tarifs énumérés ci-dessus sont taxes incluses. Les documents suivants font partie intégrante de la présente politique : Annexe A : Prêts des équipements appartenant à la municipalité Annexe B : Contrat de location de la salle communautaire Politique de location des salles municipales, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité ANNEXE A Prêts des équipements appartenant à la municipalité Équipement prêté cocher Date d'emprunt Date de retour Table de pique-nique Nombre : Nombre : Nombre: Signature du locataire Signature représentant municipal Informations sur le requérant Nom du locataire: Adresse: Téléphone: Clause du locataire - En cas de perte ou de bris de l'équipement, le locataire s'engage à rembourser les frais complets pour la réparation ou le remplacement de cet équipement. - Les résidents et organismes à but non-lucratifs de la municipalité empruntant les tables de pique-nique, les tables ou les chaises en bois devront assumer les frais relatifs au transport des équipements. - Aucun employé municipal n'aidera au chargement ou au déchargement des équipements loués ou prêtés. Politique de location des salles municipales, de prêt des équipements et d'utilisation des ressources de la municipalité Annexe B Contrat de location de la salle communautaire Salle communautaire de Saint-Aimé-du-Lac-des-Îles 871, chemin Diotte Capacité (normes de la Régie du bâtiment du Québec): maximum 120 personnes Signature du locataire Signature représentant municipal Informations sur le requérant Nom du locataire: Adresse: Nature de l'évènement Type d'activité ou d'évènement prévu: Nombre de personnes: Permis d'alcool (permis de réunion de la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux) - s'il y a lieu (inscrire la date de remise de la copie): Coût de location (cochez un choix) Tarif résident et non-résidents - 150$ taxes incluses incluses Tarif OBNL- gratuit Autre (spécifier) : Clause du locataire - Le locataire doit stipuler clairement l'activité qu'il compte réaliser lors de la location; - L'utilisateur devra payer le coût total de location lors de la réservation, et ce selon les tarifs établis ; - L'utilisateur devra payer un dépôt de garantie de 150$, qui sera remboursé s'il n'y a aucun dommage ; - Le locataire devra se procurer un permis de réunion pour les boissons alcoolisées (permis de réunion de la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux) et le déposer avant la date réservée à la Municipalité (la copie carbone ou une copie du permis émis par la Régie) ; - Il est interdit de fumer la cigarette ou toute autre substance à l'intérieur de la bâtisse ; - Les décorations de murs ou autres doivent être fixées à l'aide d'adhérent qui n'endommage pas la peinture (ex: gomme bleue). Celles-ci doivent être enlevées dès la fin de l'évènement et aucun confetti n'est autorisé ; - L'utilisateur devra prendre toutes les précautions suivantes avant de quitter: o Fermer la salle au plus tard à 3 h 00 (a.m.) ; o Vérifier si tous les robinets sont fermés ; o Vérifier que toutes les portes sont fermées et celle de la cuisine ouverte ; o Vider les poubelles et les sortir à l'extérieur dans les bacs prévus à cette fin ; o Barrer les portes après avoir quitté les lieux. Date réservée: