Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes — full text

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Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes Adoptée le 4 octobre 2021 Résolution no. 2021.10.18 Document préparé par la municipalité de Saint-Alexis Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes 2 La municipalité de Saint-Alexis travaille de concert avec les comités et organismes du milieu afin de leur offrir du soutien technique, financier et matériel et ainsi favoriser le développement et la bonification d'activités et de projets répondant directement aux besoins de sa population. Cette Politique vise à reconnaître l'apport des organismes provenant du milieu et à supporter les initiatives citoyennes qui souhaiteraient soumettre de nouveaux projets favorisant le mieux-être et la vie active de la population. Politique de reconnaissance La Municipalité a développé une Politique visant à reconnaître l'importance des comités, des organismes ainsi que des regroupements œuvrant sur son territoire qui améliorent la qualité de vie commautaire, culturelle et sportive. C'est donc dans un souci de transparence que la municipalité de Saint-Alexis désire définir les mécanismes de reconnaissance et de soutien tout en visant à répartir le plus équitablement possible les ressources dont elle dispose. Cette démarche permet du même coup au Conseil municipal et aux fonctionnaires de mieux connaître les comités, les organismes et les regroupements du milieu. Les objectifs généraux - Identifier et encadrer les diverses formes de soutien offerts par la Municipalité. - Définir les exigences et les procédures relatives au soutien. - Répartir le plus équitablement possible les ressources disponibles de la Municipalité. - Reconnaître l'importance des retombées et du rayonnement des comités, des organismes et des regroupements. - Soutenir les comités, les organismes et les regroupements dans la réalisation de leur mandat. - Consolider et bonifier l'offre de services contribuant au mieux-être des citoyens. - Favoriser la participation citoyenne dans le dynamisme du milieu. - Offrir une diversité d'activités, de services et d'événements dans le milieu répondant aux besoins de toutes les clientèles de la Municipalité. - Promouvoir l'excellence et l'entraide. Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes 3 Les objectifs spécifiques Cette Politique vise donc à baliser les critères d'admissibilité et les exigences pour les organismes désirant se faire reconnaître et obtenir un soutien de la municipalité de Saint-Alexis. Elle permet au Conseil municipal et aux fonctionnaires d'évaluer les demandes qui lui sont soumises de façon juste et équitable. La Politique se décline en trois volets : - Volet 1 : Dons et commandites - Volet 2 : Événements ponctuels - Volet 3 : Comités et organismes Les champs d'activités visés - Les loisirs et les sports - Les arts, la culture et le patrimoine - La vie communautaire - Le mérite académique, sportif ou culturel (don) Les critères d'admissibilité - Se situer dans au moins un champ d'activités visé par la Politique. - Avoir son siège social à Saint-Alexis ou dans la MRC de Montcalm ou être résident de Saint-Alexis (pour les initiatives citoyennes). - Adopter et suivre un processus démocratique (pour les organismes). - Offrir des services accessibles à l'ensemble de la population de Saint-Alexis. - Participer à la poursuite des objectifs de la municipalité de Saint-Alexis. - Être en règle avec les instances gouvernementales pour les organismes légalement constitués (Registraire des entreprises et autres). - Collaborer avec l'administration municipale en fournissant les documents exigés. - Être légalement constitué (OBNL) selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec, la Loi sur les corporations canadiennes ou toute autre loi garantissant le caractère sans but lucratif de l'organisme ou être composé d'au moins cinq membres (regroupement) et démontrer que les fonds ne sont pas utilisés à des fins lucratives. - Participer à faire rayonner la Municipalité. Les comités, les organismes et les regroupements répondants aux critères mentionnés précédemment seront admissibles à un soutien de la Municipalité. Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes 4 Les types de soutien - Soutien financier o Subventions, dons, commandites - Soutien matériel o Accès aux installations de la Municipalité o Prêts de matériel et d'équipements - Soutien technique o Photocopies, réception de courrier, etc. - Soutien professionnel o Aide d'une ressource de la Municipalité dans l'organisation d'une activité ou d'un événement o Promotion de l'activité ou de l'événement o Support aux demandes de subventions et permis Les volets visés par la Politique Dons et commandites Les montants d'aide financière de ce volet ne peuvent dépasser 250 $ et doivent porter sur une activité, un événement de petite envergure, un projet particulier ou le mérite académique, sportif ou culturel. Soutien aux événements ponctuels Ce volet s'adresse aux organismes et initiatives citoyennes qui souhaitent obtenir un soutien dans l'organisation d'un événement se tenant dans l'année courante ou l'année à venir. Il s'agit d'un événement dont le caractère est ponctuel, bien qu'il puisse être récurrent à tous les ans. Le montant maximal pour ce soutien est de 1 000 $. Soutien aux comités et organismes Ce volet s'adresse aux comités et organismes qui souhaitent obtenir un soutien de fonctionnement afin de les soutenir dans l'organisation et la planification de leurs activités. L'apport de la Municipalité doit être calculé entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année à venir. Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes 5 Les critères d'évaluations Dons et commandites Soutien aux événements ponctuels Soutien aux organismes Visibilité et rayonnement de la Municipalité x x x Description du projet ou de la demande x x x Type de soutien demandé x x x Pourcentage de la contribution demandée par rapport au budget prévu x Autres sources de revenus et de financements x Réalisme du montage financier x Clientèles visées x x Retombées économique, sociales, culturelles, sportives, touristiques x x Accessibilité (prix) x x Antécédents avec la Municipalité x x x Documentation pouvant être exigée Pour tous les volets Le formulaire pour le volet concerné dûment complété. Pour le volet soutien aux comités et organismes - Une copie de la charte de l'organisme, le cas échéant. - Une copie des règlements généraux en vigueur. - Une résolution du Conseil d'administration autorisant le responsable de l'organisme à déposer une demande de soutien. - Un rapport d'activités à la fin de l'année. - Les derniers états financiers de l'organisme. - Le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle. - La liste des membres du conseil d'administration avec leur titre et leurs coordonnées, les coordonnées des employés permanents et temporaires ainsi que l'adresse de correspondance de l'organisme, le cas échéant. - Toutes autres informations jugées pertinentes par l'administration municipale. Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes 6 Processus et évaluation d'une demande Documentation Remplir le formulaire du volet sur lequel la demande de soutien s'appuie. - Volet 1 : Dons et commandites - Volet 2 : Soutien aux événements ponctuels - Volet 3 : Soutien aux comités et organismes Les organismes s'engagent à fournir toute autre documentation jugée nécessaire par la Municipalité pouvant être exigée aux fins d'évaluation. Dépôt de la demande Les demandes de soutien des comités et organismes doivent être déposées au plus tard le 30 septembre de chaque année pour être considérées dans l'évaluation budgétaire de la Municipalité. Les demandes pour les événements ponctuels ainsi que les dons et commandites peuvent être déposées à n'importe quel moment de l'année. Il est à noter que l'octroi du soutien est conditionnel à la disponibilité financière de la Municipalité. Traitement de la demande et versement de la contribution Les demandes de soutien financier seront traitées par un comité mandaté par le Conseil municipal qui formulera des recommandations. Les montants sont octroyés pour une seule année en fonction des budgets disponibles et ne doivent pas être considérés comme étant récurrents. - Les dossiers incomplets ne seront pas traités. - Une convention déterminant les engagements et les rôles de chacune des parties ainsi que les modalités de versement sera rédigée pour en clarifier la nature. o La Municipalité se réserve le droit d'exiger toutes les pièces justificatives jugées nécessaires à des fins de vérification et d'audit financier. Confirmation de soutien La Municipalité s'engage à fournir une réponse à la demande de soutien dans les 60 jours suivant le dépôt d'une demande. Une convention viendra préciser les engagements et les responsabilités des parties. Politique de reconnaissance et de soutien aux comités et organismes 7 Reconduction de la reconnaissance et du soutien La reconnaissance et le soutien du 3e volet peut être reconduite automatiquement selon les modalités de la convention. Toutefois, l'organisme devra soumettre annuellement les documents suivants au plus tard le 30 septembre de l'année courante : - Listes des membres du conseil d'administration. - Rapport des activités de la dernière année o Réalisation des activités o Non réalisation des activités o Taux de participation o Etc. - État des revenus et des dépenses de la dernière année financière. - Planification des activités pour l'année à venir. - Projection budgétaire de l'année suivante. Aide-mémoire des documents à joindre lors de votre demande - Formulaire (volet 1, 2 et/ou 3) - Calendrier des activités - Rapport des activités de l'année antérieure - Résolution - Rapport financier de votre organisme - Prévisions budgétaires à la dernière AGA de votre organisme