Politique de confidentialité (renseignements personnels et confidentiels) — full text

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Politique de confidentialité Renseignements personnels | Renseignements confidentiels Municipalité de Saint-Alexis Adoptée le 14 avril 2025 (Résolution no. 2025.04.19) 2 Mise en contexte La sanction de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) a modifié la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels afin de : - Renforcer le contrôle des personnes physiques sur les renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenues par des organismes publics. - Obliger les organismes publics à traiter les renseignements personnels qu'ils détiennent de façon à réduire les risques d'atteinte à la vie privée des personnes concernées. Ainsi, l'adoption et la publication d'une politique de confidentialité ne constituent que l'une des nombreuses nouvelles obligations incombant aux organismes publics aux termes des dispositions de la Loi 25. La présente politique est adoptée en vertu du Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique, qui découle de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Outre la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, qui prévoit que les renseignements personnels doivent être conservés le temps que la finalité pour lesquels ils ont été recueillis soit accomplie, la Municipalité est assujettie à la Loi sur les archives, RLRQ c. A -21.1. De ce fait, la municipalité de Saint-Alexis est tenue de gérer et de conserver ses documents selon le calendrier de conservation et le plan de classification. Définitions Renseignements personnels (RP) Tous les renseignements qui concernent un individu et qui permettent de l'identifier, sauf les exceptions prévues par les lois applicables. Ces renseignements peuvent être de nature personnelle comme l'adresse, le numéro de téléphone, l'état de santé, les habitudes de vie ou la situation financière. Renseignements confidentiels (RC) Tous les renseignements qui concernent un immeuble ou une personne morale et relatifs à de l'information que son auteur ou son propriétaire estime confidentielle, étant de nature financière, commerciale ou stratégique; à moins que les lois applicables dans le secteur public prévoient par exception que cette information détenue par la Municipalité acquiert un caractère public. Engagement du personnel, des services externes et bénévoles Le personnel de la Municipalité, les services externes qui ont accès au serveur informatique (exemples : services comptables, technicien informatique) et les bénévoles qui ont accès à des RP et RC, doivent lire, comprendre et signer une copie de cette Politique et la remettre à la Direction générale. 3 Objectifs Cette Politique définit comment la Municipalité protège les renseignements personnels (RP) et les renseignements confidentiels (RC) et en précise les normes de collecte, de consentement, de protection, d'utilisation, de communication, de droit d'accès et de rectification, de conservation et de communication et de transfert. Elle vise les objectifs suivants : - Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la confidentialité de tout RP et RC recueilli par tout moyen technologique et téléphonique; - Protéger la confidentialité de tout RP et RC recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle de vie ; - Indiquer les moyens technologiques et téléphoniques utilisés pour recueillir tout RP et RC, les fins pour lesquelles ceux-ci sont recueillis et leurs traitements au sein de la Municipalité (annexe); - Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le traitement des RP et RC et les mesures de protection des renseignements personnels (PRP) appliquées par la Municipalité et leur donner accès lorsque requis. La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP et RC recueilli et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP et RC. La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quel que soit la sensibilité des RP ou RC détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès. Protection des RP et RC Estimant primordiale la protection de la vie privée et des RP et RC qu'elle recueille et conserve, la Municipalité s'engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables. Elle s'assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la confidentialité des renseignements qui lui sont communiqués pour obtenir les services souhaités. 4 Types de RP et RC recueillis par les services La Municipalité déterminera annuellement, les mois de février de chaque année, le type de renseignements recueillis, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Municipalité ayant accès à ces renseignements et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en annexe de la présente Politique. Les renseignements recueillis sont notamment utilisés aux fins suivantes : - Vérifier l'identité de l'usager; - Offrir les produits, services ou activités demandés; - Transmettre des communications pertinentes; - Déterminer l'admissibilité aux services offerts; - Effectuer le paiement d'un produit, aide financière ou service demandé; - Répondre et traiter une question, demande, commentaire ou plainte; - Améliorer les services offerts; - Création et mise à jour des fiches des contribuables; - Délivrer les permis; - Analyser et traiter une demande de candidature à un poste en affichage. Consentement En respect des lois applicables, lorsqu'elle recueille des RP et RC, la Municipalité indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement des utilisateurs pour en faire usage. La Municipalité devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d'autres fins, des renseignements déjà recueillis. Certains services ou activités de la Municipalité peuvent s'adresser aux personnes mineures. Dans ce cas, la collecte des renseignements se fait avec le consentement des parents ou du représentant de l'enfant. Les RP et RC sont stockés uniquement à des fins de référence, de communication et d'identification. À moins qu'une demande formelle ne soit reçue afin que les données soient supprimées, les renseignements sont stockés pour une période indéfinie. 5 Sous réserve des obligations de toute loi ou tout règlement, une personne concernée peut refuser de consentir à la collecte de RP ou RC et recevoir tout de même des services de la part de la Municipalité. Exceptions : - Le système d'alerte citoyenne et l'infolettre pour lesquels un numéro de téléphone ou une adresse courriel est exigé et obligatoire pour que la personne puisse recevoir l'information. - Un candidat ou un employé doit consentir obligatoirement à la collecte de tout RP et RC aux fins d'évaluer sa candidature pour tout emploi offert par la Municipalité. Afin de manifester son refus à la collecte, à l'utilisation et à la détention de RP et RC la concernant, la personne concernée doit : - À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité ou tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la collecte de RP et RC, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant l'employé de la Municipalité lui ayant fait parvenir ledit formulaire; - À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant l'enregistrement de sa conversation, en s'adressant à l'employé de la Municipalité répondant à l'appel, en lui signifiant son refus au dit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la détention de RP et RC divulgués lors de ladite conversation; - Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet (www.st- alexis.com ou avis.st-alexis.com), afin de bénéficier de tout service offert par la Municipalité, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins de signifier son refus. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la Municipalité lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP et RC. Nous certifions que les RP et RC ne seront pas donnés, prêtés, ni vendus à qui que ce soit et qu'aucune sollicitation abusive ne sera envoyée. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Le consentement à la collecte de tous renseignements au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel (dans le cas qu'une séance publique serait filmée), comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des RP et RC. 6 Protection des RP et RC et sécurité de l'information La Municipalité a mis en place différents moyens pour s'assurer que les RP et RC soient protégés contre les risques. Ces moyens comprennent des mesures de sécurité physiques (restriction d'accès), administratives (processus de gestion des incidents de confidentialité), humaines (activités de formation et sensibilisation de son personnel) et technologiques (surveillance et contrôle) qu'elle juge raisonnables compte tenu de la sensibilité des RP et RC collectés ainsi que des méthodes de conservation. La Municipalité s'engage à informer les usagers en cas d'incident représentant un risque de préjudice sérieux pouvant affecter la protection des renseignements. Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter les RP et RC dans l'exercice de ses fonctions y a accès. Avertissement Aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si l'usager à des raisons de croire que son interaction avec la Municipalité n'est plus sécurisée, il doit en aviser cette dernière. Liens vers d'autres sites Le site Internet de la Municipalité propose des hyperliens vers des sites gérés par des tiers. En activant l'un de ces liens, il est possible que l'utilisateur quitte le site Internet de la Municipalité. Dans ce cas, la Municipalité n'est pas responsable du contenu de ces sites et n'endosse pas leur contenu. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique. La Municipalité ne peut être tenue responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l'utilisation de ces sites. Toute plainte au sujet des sites de tierces parties doit être adressée aux administrateurs de ces sites. Témoins de connexion (cookies) La Municipalité a recours à des outils d'analyse, tel que Google Analytics, sur son site Internet. Ces outils permettent la collecte, l'analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d'optimiser l'utilisation du site Internet. Les témoins utilisés par la Municipalité ne permettent pas de collecter des RP et RC au sujet des utilisateurs. Les utilisateurs peuvent, en tout temps, modifier les paramètres de confidentialité du navigateur afin de bloquer les témoins. La Municipalité utilise ces témoins de connexion afin de comptabiliser, entre autres, le nombre de visiteurs et les pages les plus consultées. Infolettre et Alerte citoyenne La Municipalité a créé une infolettre et un système d'alerte citoyenne comme outils de communication permettant d'informer la population sur des sujets pertinents ou urgents. L'inscription ou l'abonnement à ces outils de communication se fait sur une base volontaire. Les utilisateurs inscrits sur les listes d'expédition acceptent que la Municipalité se serve de leurs coordonnées courriel ou téléphonique pour leur 7 transmettre l'information sur différents sujets municipaux. Les RP et RC des utilisateurs sont protégés en vertu de la Politique en vigueur. Les utilisateurs peuvent, à tout moment, se désabonner de l'infolettre ou de l'alerte citoyenne. Droit d'accès Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP et RC la concernant et conservée par la Municipalité, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout renseignement de la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant les heures d'ouverture habituelles, soit de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h les lundis, mercredis et jeudi, et d'en obtenir une copie. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès. L'accès d'une personne concernée à tout RP ou RC la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du renseignement peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3. Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. Le droit à la portabilité permet à toute personne d'obtenir la communication, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des RP et RC informatisés qu'elle a fournis à la Municipalité, ou d'en demander la communication à toute personne ou tout organisme autorisé par la loi à recueillir lesdits renseignements. Cela peut inclure des données telles que nom, adresse courriel, numéro de téléphone, profession, qui auraient été recueillies sous forme informatisée, par exemple en remplissant un formulaire en ligne. La procédure pour se prévaloir de ce droit à la portabilité est la même que pour toute demande d'accès à des RP. Droit de rectification Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout RP et RC la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès. 8 Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée. La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant tout RP et RC, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout renseignement modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci. Procédure d'accès ou de rectification Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire d'assurance- vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé. Une telle demande doit être adressée à la direction générale de la Municipalité. La direction générale avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels attache au défaut, par la direction générale, de les respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. La direction générale donne suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt (20) jours suivant la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, la direction générale peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix (10) jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la personne concernée. La direction générale doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels sur laquelle ce refus s'appuie. La direction générale rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à la Commission d'accès à l'information du Québec prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès aux 9 documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et le délai dans lequel il peut être exercé. La direction générale veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Conservation, communication et protection des RP et RC La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP et RC collecté. Conformément à la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), au calendrier de conservation et au plan de classification de la Municipalité, les renseignements sont conservés pour la période prévue et sont par la suite détruits. Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances, confie la collecte, la détention ou le traitement de tout renseignement, par un fournisseur de service comme un service de comptabilité externe au Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente Politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes concernées. Transferts des RP et RC à l'externe de la Municipalité Dans le cadre des activités de la Municipalité, il est possible que des renseignements soient confiés à des fournisseurs lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat de service ou d'un mandat. La Municipalité ne procède à aucun transfert de tout RP et RC en faveur d'un tiers à l'externe de la Municipalité, sauf si une autorisation prévue à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou un consentement spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée. Dans de tels cas, uniquement les renseignements nécessaires au service rendu seront communiqués. Lorsque tout renseignement est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique ou téléphonique, la Politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces renseignements désormais. 10 Droit d'accès à un document de la Municipalité La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels s'applique à tout document détenu par la Municipalité que ce soit la Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers. Responsabilité de l'usager L'usager est le seul responsable de l'information qu'il achemine à la Municipalité ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements d'identification et d'authentification (code d'utilisateur, code d'accès, mot de passe, carte d'accès, etc.) La Municipalité ne peut être tenue responsable d'un usage non autorisé causé par l'usager. La Municipalité ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements découlant d'une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l'équipement ou le système de l'usager. Dans l'éventualité où la confidentialité des renseignements est compromise ou son identité usurpée, l'usager est tenu d'en aviser la Municipalité le plus rapidement possible. Plaintes Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection d'un RP ou RC peut porter plainte à la direction générale de la municipalité de Saint-Alexis. Dispositions finales La présente Politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal de la municipalité de Saint-Alexis. La présente Politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité. Toute modification à la présente Politique doit être adoptée par résolution du conseil municipal, doit être précédée d'un avis de modification de quinze (15) jours publié sur le site Internet et le babillard du Complexe municipal et doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité une fois l'adoption. 11 Informations Toute question relative à l'application de la présente Politique doit être adressée à la direction générale de la municipalité de Saint-Alexis : Mme Chantal Duval Directrice générale et greffière-trésorière - 258, rue Principale, Saint-Alexis (Qc) J0K 1T0 - [email protected] - 450 839-7277 poste 7310 Entrée en vigueur La présente Politique entre en vigueur le 14 avril 2025. original signé original signé Michel Ricard Chantal Duval Maire Directrice générale et greffière-trésorière Annexe F:\2020 MUNICIPALITÉ DE SAINT- ALEXIS\ADMINISTRATIF\Politiques\Confidentialité et renseignements personnels\Tableau - Inventaire des renseignements personnels recueillis.xlsx Signature de l'employé(e), bénévole ou représentant(e) d'un service externe Je reconnais avoir lu et compris les termes de la politique et en accepte les conditions. _______________________________________________ _______________________ Signature Date