Politique sur la gouvernance des renseignements personnels — full text

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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE À L'ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Préambule Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Saint-Amable (la « Ville ») collecte et traite des renseignements personnels, notamment ceux de ses citoyens, de ses employés et des visiteurs de son site web. À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu'elle détient. Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la présente Politique. Celle-ci énonce les principes-cadres applicables à la protection des renseignements personnels que la Ville détient dans le cadre de sa mission et de ses activités. La protection des renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute personne qui traite ces renseignements au nom de la Ville. Cette personne doit comprendre et respecter les principes de protection des renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Ville. Chapitre 1. Objet 1. La présente Politique : - énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard du traitement des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie et de l'exercice des droits des personnes concernées ; - énonce le contenu des registres tenus par la Ville conformément à la Loi ; - prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels ; - définit les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels à la Ville ; - décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel. Chapitre 2. Cadre normatif 2. La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site Internet de la Ville : https://saintamable-site.s3.ca-central- 1.amazonaws.com/wp-content/uploads/2023/09/saint-amable-politique- gouvernance-renseignements-personnels.pdf. Chapitre 3. Définitions 3. Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent : « CAI » Désigne la Commission d'accès à l'information du Québec. « Comité » Désigne le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de la Ville. « cycle de vie » Désigne l'ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci. « évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » Désigne la démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées. « incident de confidentialité » Désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisée par la loi d'un renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement. « Loi » Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1. « personne concernée » Désigne une personne physique à qui se rapportent les renseignements personnels, et dont les renseignements personnels sont traités par la Ville. « renseignement personnel » Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement -- soit par le recours à cette seule information -- ou indirectement -- soit par combinaison avec d'autres informations. « renseignement personnel sensible » Désigne tout renseignement personnel qui -- de par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué -- suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée. « responsable de l'accès aux documents » Désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents selon la Loi. « responsable de la protection des renseignements personnels » Désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protection des renseignements personnels. Chapitre 4. Champ d'application 4. La présente Politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la Ville et à toute personne qui traite ces renseignements personnels au nom de la Ville. Chapitre 5. Traitement des renseignements personnels 5. La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi. Collecte 6. La Ville ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels, la Ville détermine les fins de leur traitement. La Ville ne recueille que les renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées. 7. La Ville met en place une Politique de confidentialité, accessible sur son site internet, afin d'informer les personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs renseignements personnels, ainsi que de leurs droits quant à ces renseignements. 8. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. Utilisation 9. La Ville n'utilise les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces fins si la personne concernée y consent préalablement. 10. La Ville peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants : a) lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ; b) lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée ; c) lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi ; d) lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés. 11. Lorsque la Ville utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des trois premiers cas de figure, énumérés à l'article 10 des présentes, elle doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 25 des présentes. 12. Lorsque la Loi le prévoit expressément, la Ville entreprend une ÉFVP conformément à l'article 27 des présentes afin de mitiger les risques identifiés. 13. La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement : a) les catégories de renseignements qu'il contient et les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés ; b) la provenance des renseignements versés à chaque fichier ; c) les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier ; d) les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs fonctions ; e) les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels. 14. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accéder à cet inventaire en faisant une demande d'accès aux documents au responsable de l'accès aux documents. La procédure pour faire une demande d'accès est accessible via le site Internet de la Ville : https://www.st-amable.qc.ca/services/aux-citoyens/demande-dacces-a- linformation/ Communication 15. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des renseignements personnels sensibles sont en cause. 16. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de service ou pour l'exécution d'un mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de la Ville. 17. Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, la Ville procède à une ÉFVP conformément à l'article 27 des présentes. Une communication à des tiers est consignée au registre prévu à cet effet. Conservation 18. La Ville conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation. Destruction et anonymisation 19. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville. Chapitre 6. Registres 20. Conformément à la Loi, la Ville tient à jour un registre de toute communication de renseignements personnels visée par la Loi. Communications de renseignements personnels sans le consentement d'une personne concernée 21. Conformément à la Loi, la Ville peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel, dans les cas suivants : a) lorsque la Ville communique l'identité d'une personne concernée à une personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers ; b) lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non expressément prévue par la loi ; c) lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les conditions de travail ; d) lorsque la Ville communique des renseignements personnels à un mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de service ; e) lorsque la Ville communique des renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou de statistique ; f) après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68 de la Loi. 22. Conformément à la Loi, la Ville peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel, dans les cas suivants et aux strictes conditions prévues à la Loi : a) au procureur de cet organisme si le renseignement est nécessaire aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi que cet organisme est chargé d'appliquer, ou au Directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est nécessaire aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec ; b) au procureur de cet organisme, ou au procureur général lorsqu'il agit comme procureur de cet organisme, si le renseignement est nécessaire aux fins d'une procédure judiciaire autre qu'une procédure visée dans le paragraphe a° ; c) à un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est nécessaire aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec ; d) à une personne impliquée dans un événement ayant fait l'objet d'un rapport par un corps de police ou par une personne ou un organisme agissant en application d'une loi qui exige un rapport de même nature, lorsqu'il s'agit d'un renseignement sur l'identité de toute autre personne qui a été impliquée dans cet événement, sauf s'il s'agit d'un témoin, d'un dénonciateur ou d'une personne dont la santé ou la sécurité serait susceptible d'être mise en péril par la communication d'un tel renseignement ; e) en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu'il existe un motif raisonnable de croire qu'un risque sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable et que la nature de la menace inspire un sentiment d'urgence. 23. Dans les cas visés à l'article 21 et 22 des présentes, le registre comprend : a) la nature ou le type de renseignement communiqué ; b) la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication ; c) la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec ; d) la raison justifiant cette communication. Ententes de collecte avec un organisme public avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune 24. Conformément à la Loi, le registre comprend : a) le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis ; b) l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires ; c) la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission ; d) la nature ou le type de renseignements recueillis ; e) la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis ; f) la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements. Utilisations de renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres fins 25. Conformément à la Loi, le registre comprend : a) la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable ; b) dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du renseignement ; c) la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation indiquée. Incidents de confidentialité 26. Conformément à la Loi, le registre comprend : a) une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle description ; b) une brève description des circonstances de l'incident ; c) la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une approximation de cette période ; d) la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance de l'incident ; e) le nombre de personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une approximation de ce nombre ; f) une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, tels que la sensibilité des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables ; g) si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de transmission des avis à la CAI et aux personnes concernées, en application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant ; h) une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé. Chapitre 7. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée 27. Le Comité doit réaliser une ÉFVP dans le contexte des traitements suivants de renseignements personnels : a) avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels ; b) avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune ; c) avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques ; d) lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans consentement des personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi ; e) lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte. 28. Conformément à la Loi, le Comité peut, à toute étape du projet visé par un ÉFVP, suggérer des mesures de protection des renseignements personnels applicables à ce projet. 29. La réalisation d'une ÉFVP doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. 30. De plus, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. 31. La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements. Chapitre 8. Activités de recherche et accès aux renseignements personnels 32. Des chercheurs peuvent demander l'accès à des renseignements personnels à des fins de recherche. Une telle demande doit être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels de la Ville et respecter les conditions de l'article 67.2.2 de la Loi. 33. Si la Ville accepte de communiquer ces renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, et que l'ÉFVP conclut que ces renseignements personnels peuvent être communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les chercheurs. Cette entente doit contenir les dispositions contractuelles types de la Ville, ainsi que toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP. Chapitre 9. Sondages 34. Lorsque la Ville, ou l'un de ses mandataires ou fournisseurs de services, recueille ou utilise des renseignements personnels dans le cadre d'un sondage, il doit évaluer: a) la nécessité de recourir au sondage; b) l'aspect éthique du sondage. L'aspect éthique du sondage s'évalue notamment en fonction des critères suivants: a) Sensibilité des renseignements recueillis; b) Finalité de l'utilisation; c) Consentement éclairé des participants; d) Confidentialités des réponses et anonymat. Les règles liées au traitement des renseignements personnels, énumérées aux articles 5 à 19 des présentes, doivent être respectées, compte tenu des adaptations nécessaires. Chapitre 10. Droits des personnes concernées 35. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits suivants : a) le droit d'accéder aux renseignements personnels détenus par la Ville et d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique. À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès d'une personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement ; b) le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la Ville ; c) le droit de refuser que tout renseignement personnel soit utilisé à certaines fins mentionnées lors de la collecte ; d) le droit de demander le retrait des renseignements personnels détenu par la Ville dans certaines listes ; e) le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé. 36. Ce droit d'accès est toutefois assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi et des frais de transcription, de reproduction et de transmission du renseignement peuvent être exigés au requérant. 37. Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être faites, par écrit, au responsable de la protection des renseignements personnels. La procédure est accessible via le site Internet de la Ville : https://www.st-amable.qc.ca/services/aux- citoyens/demande-dacces-a-linformation/ Chapitre 11. Traitement des plaintes 38. Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels, lequel doit y répondre dans un délai de 30 jours. La procédure de plainte est accessible via le site Internet de la Ville : https://www.st- amable.qc.ca/services/aux-citoyens/demande-dacces-a-linformation/ Chapitre 12. Sécurité des renseignements personnels 39. La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en compte du degré de sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support. 40. La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions aient accès aux renseignements personnels. Chapitre 13. Incidents de confidentialité 41. Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément au [Schéma de réponse aux incidents de confidentialité, qui se trouve en annexe A des présentes. La Ville prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de protection des renseignements personnels, le cas échéant. 42. Tout incident de confidentialité est signalé au responsable de la protection des renseignements personnels et est consigné au registre des Incidents de confidentialité, conformément à l'article 26 des présentes. 43. Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI. Chapitre 14. Rôles et responsabilités La protection des renseignements personnels que la Ville détient repose sur l'engagement de tous ceux qui collectent et traitent ces renseignements et plus particulièrement des suivants : Le responsable de la protection des renseignements personnels 44. Le responsable de la protection des renseignements personnels s'assure de la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à la destruction. 45. Le responsable de la protection des renseignements personnels siège au Comité. 46. Le responsable de la protection des renseignements personnels se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au responsable de l'accès aux documents, y compris : a) donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande ; b) aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ; c) répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Ville, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit ; d) prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise ; e) motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ; f) à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la décision le concernant ; g) rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé ; h) veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi. 47. Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise la tenue des registres énumérés au chapitre 11 des présentes. 48. Le responsable de la protection des renseignements personnels participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes. 49. Le cas échéant, le responsable de la protection des renseignements personnels effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de service confiés à des tiers conformément à l'article 16 des présentes. Le Comité 50. Le Comité veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres du personnel et des membres de la direction de la Ville sur les obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. 51. Le Comité approuve la présente Politique sur la gouvernance à l'égard des renseignements personnels et revoit ses règles, au besoin. 52. Le Comité revoit les mesures sur l'utilisation d'outils informatiques impliquant la communication de données ou le profilage. 53. Le Comité identifie les principaux risques en matière de protection de renseignements personnels et en avise la direction afin que des mesures correctives soient proposées. 54. Le Comité approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des renseignements personnels qui auront été établis. 55. Le Comité émet des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec. 56. Le Comité procède au ÉFVP : a) veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution des Renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés ; b) le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la personne concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé. 57. Le Comité doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y donner. 58. Le Comité revoit le Schéma de réponse aux incidents de confidentialité, qui se trouve en annexe A des présentes, dans l'éventualité d'un incident de confidentialité. 59. Le Comité revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements personnels provenant de sondages, décrites dans le chapitre 9 des présentes. 60. Le Comité revoit toute question d'intérêt touchant la protection des renseignements personnels. 61. Le Comité revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie privée dans le cadre de son utilisation. Toute personne qui traite des renseignements personnels que la Ville détient 62. La personne qui traite des renseignements personnels agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses activités. 63. La personne qui traite des renseignements personnels n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions. 64. La personne qui traite des renseignements personnels n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à l'accomplissement de ses fonctions. 65. La personne qui traite des renseignements personnels conserve ces dossiers de manière que seules les personnes autorisées y aient accès. 66. La personne qui traite des renseignements personnels s'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à le faire. 67. La personne qui traite des renseignements personnels s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses obligations de confidentialité. 68. La personne qui traite des renseignements personnels participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des renseignements personnels qui lui sont destinées. 69. La personne qui traite des renseignements personnels signale tout manquement, incident de confidentialité ou toute autre situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de renseignements personnels conformément à la procédure établie par la Ville. Chapitre 15. Activités de sensibilisation 70. La Ville offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en matière de protection des renseignements personnels. Notamment, elle : a) Séance d'information aux employés sur les Politiques internes concernant la protection des renseignements personnels ; b) Campagnes de sensibilisation pour rappeler aux employés l'importance de protéger les données personnelles et de respecter la confidentialité des informations qu'ils manipulent dans le cadre de leur travail ; c) Révision des politiques internes concernant la protection des renseignements personnels et leurs mises à jour si nécessaire ; d) Programme de signalement des incidents de confidentialité. Chapitre 16. Sanctions 71. Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre normatif applicable. Chapitre 17. Mise à jour 72. De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des renseignements personnels de la Ville, la présente Politique pourra être mise à jour au besoin. La version la plus récente se trouve sur le site Web de la Ville. Chapitre 18. Entrée en vigueur 73. La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la Ville.