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POLITIQUE
CADRE SUR LA GOUVERNANCE
(PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS)
Responsable de l'application
Direction générale
Responsable de la mise à jour
Direction générale
Date d'adoption
6 mai 2025
Numéro de résolution
2025-05-160
Politique_cadre_sur_la_Gouvernance SASR.docx 2
TABLE DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE ................................................................................................................................ 3
2.
OBJET .......................................................................................................................................... 3
3.
CADRE NORMATIF ...................................................................................................................... 4
4.
DÉFINITIONS ............................................................................................................................... 4
5.
CHAMP D'APPLICATION .............................................................................................................. 5
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................................................... 5
7.
REGISTRES ................................................................................................................................... 8
7.1
Conformément à la Loi, la Municipalité tient à jour les registres suivants: ..................... 8
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE .......................................................... 11
9
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................... 12
10
SONDAGES ................................................................................................................................ 13
11
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES .................................................................................... 13
12
TRAITEMENT DES PLAINTES ...................................................................................................... 14
13
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ...................................................................... 14
14
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ .............................................................................................. 15
15
RÔLES ET RESPONSABILITÉS ..................................................................................................... 15
16
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ................................................................................................ 18
17
SANCTIONS ............................................................................................................................... 19
18
MISE À JOUR ............................................................................................................................. 19
19
ENTRÉE EN VIGUEUR ................................................................................................................ 19
Politique_cadre_sur_la_Gouvernance SASR.docx 3
1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la municipalité de Saint-Antoine-sur-
Richelieu (la « Municipalité ») traite des renseignements personnels, notamment
ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses employés.
À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les
renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Municipalité s'est dotée de la
présente Politique. Celle-ci énonce les principes- cadres applicables à la protection
des renseignements personnels que la Municipalité détient tout au long du cycle de
vie de ceux-ci et aux droits des Personnes concernées.
La protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité incombe
à toute personne qui traite ces renseignements.
Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des
renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent
de sa relation avec la Municipalité.
2. OBJET
La présente Politique :
-
Énonce les principes encadrant la gouvernance de la Municipalité à l'égard des
renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie et de l'exercice des
droits des personnes concernées ;
-
Prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels ;
-
Définit les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements
personnels à la Municipalité ;
-
Décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Municipalité offre à
son personnel.
Politique_cadre_sur_la_Gouvernance SASR.docx 4
3. CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cette Loi, la présente Politique est
accessible via le site Internet de la Municipalité [https://saint-antoine-sur-
richelieu.ca/publications/politiques-municipales/ ].
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
« CAI » la Commission d'accès à l'information du Québec.
« Comité » le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements
personnels de la Municipalité.
« Cycle de vie » l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement
personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la
destruction de celui-ci.
« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » la démarche
préventive qui vise à mieux protéger les Renseignements personnels et à
respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous
les facteurs qui entraîneraient des conséquences positives et négatives sur le
respect de la vie privée des Personnes concernées.
« Incident de confidentialité » désigne toute consultation, utilisation ou
communication non autorisées par la loi d'un Renseignement personnel, ou
toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement.
« Loi » désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les
renseignements personnels.
« Renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l'identifier directement -- soit par le recours à cette seule
information -- ou indirectement -- soit par combinaison avec d'autres
informations.
Politique_cadre_sur_la_Gouvernance SASR.docx 5
« Responsable de l'accès aux documents » ou « RAD » désigne la personne qui, au
sein de la Municipalité, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes
d'accès aux documents selon la Loi.
« Renseignement personnel sensible » désigne tout Renseignement personnel qui
par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en
raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué suscite un haut degré
d'attente raisonnable en matière de vie privée.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » ou « RPRP »
désigne la personne qui, au sein de la Municipalité, exerce cette fonction et veille
à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protection des
renseignements personnels.
5. CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la
Municipalité et à toute personne qui traite des renseignements personnels que
la Municipalité détient.
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur
cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la
Loi.
6.1
Collecte
6.1.1 La Municipalité ne recueille que les renseignements personnels
nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant
de recueillir des renseignements personnels, la Municipalité
détermine les fins de leur traitement. La Municipalité ne recueille
que les renseignements personnels strictement nécessaires aux
fins indiquées.
6.1.2 La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la
personne concernée.
6.1.3 Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la
Municipalité informe les personnes concernées, notamment, des
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fins et des modalités de traitement de leurs renseignements
personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par
exemple, au moyen d'une Politique de confidentialité ou d'un avis
« juste-à-temps ».
6.1.4 Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être
manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est
demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce
consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation
des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2 Utilisation
6.2.1 La Municipalité n'utilise les renseignements personnels qu'aux
fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis.
Cependant, la Municipalité peut modifier ces fins si la personne
concernée y consent préalablement.
6.2.2 Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le
consentement de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des
cas suivants :
- Lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour
lesquelles les renseignements ont été recueillis ;
- Lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la
personne concernée ;
- Lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au
Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément
par la loi ;
- Lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de
recherche ou de production de statistiques et que les
renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3 Lorsqu'elle utilise les renseignements personnels à des fins
secondaires dans l'un des trois premiers cas de figure énumérés à
l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle utilisation au
registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 7.1.3.
6.2.4 Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de
renseignements personnels est jugé plus à risque pour les
personnes concernées, la Municipalité entreprend une ÉFVP en
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vertu de l'article 8 des présentes afin de mitiger les risques
identifiés.
6.2.5 La Municipalité établit et tient à jour un inventaire des fichiers de
renseignements
personnels
qu'elle
recueille,
utilise
et
communique. Cet inventaire contient minimalement :
- Les catégories de renseignements qu'il contient, les fins
pour lesquelles les renseignements sont conservés et le
mode de gestion de chaque fichier ;
- La provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
- Les catégories de personnes concernées par les
renseignements versés à chaque fichier ;
- Les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier
dans l'exercice de leurs fonctions ;
- Les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des
renseignements personnels.
6.2.6 Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet
inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation
de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la Loi.
6.3
Communication
6.3.1 Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Municipalité ne
peut communiquer des renseignements personnels sans le
consentement de la personne concernée. Le consentement doit
être donné expressément lorsque des renseignements personnels
sensibles sont en cause.
6.3.2 Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un
mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un
mandat ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un
mandat, la Municipalité doit conclure une entente avec le
fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les
dispositions contractuelles types de la Municipalité.
6.3.3 Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des
tiers hors Québec, la Municipalité procède à une ÉFVP
conformément à l'article 8 des présentes. Une communication à
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des tiers est consignée au registre à prévu cet effet.
6.4
Conservation
6.4.1 La Municipalité prend toutes les mesures raisonnables afin que les
renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et
complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou
utilisés.
6.4.2 La Municipalité conserve les renseignements personnels aussi
longtemps que nécessaire pour mener ses activités, sous réserve
de délais prévus à son calendrier de conservation.
6.5
Destruction et anonymisation
6.5.1 Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les
renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements
sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les
archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier
de conservation et aux règles de gestion des documents de la
Municipalité.
7. REGISTRES
7.1 Conformément à la Loi, la Municipalité tient à jour les registres suivants:
7.1.1 Registre des communications de renseignements personnels sans le
consentement d'une personne concernée dans les cas suivants :
- Lorsque la Municipalité communique l'identité d'une personne
concernée à une personne ou à un organisme privé afin de
recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers;
- Lorsque la Municipalité communique des renseignements
personnels nécessaires à l'application d'une Loi au Québec, que
cette communication soit ou non expressément prévue par la Loi;
- Lorsque la Municipalité communique des renseignements
personnels nécessaires à l'application d'une convention collective,
d'un décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement
qui établit les conditions de travail;
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- Lorsque la Municipalité communique des renseignements
personnels à un mandataire ou à un fournisseur de services dans
le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services;
- Lorsque la Municipalité communique des renseignements
personnels à des fins d'étude, de recherche ou de statistique;
- Après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Municipalité
communique des renseignements personnels dans les cas visés
par l'article 68.
7.1.2 Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
- La nature ou le type de renseignement communiqué;
- La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
- La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et
l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de
renseignements personnels à l'extérieur du Québec ;
- La raison justifiant cette communication.
7.1.3 Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des
fonctions ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public
avec lequel la Municipalité collabore pour la prestation de services ou la
réalisation d'une mission commune.
Un tel registre comprend :
- Le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont
recueillis ;
- L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les
renseignements sont nécessaires ;
- La nature ou le type de la prestation de service ou de la mission ;
- La nature ou le type de renseignements recueillis ;
- La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis ;
- La catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès
aux renseignements.
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7.1.4 Registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la
Municipalité à d'autres fins et sans le consentement de la personne
concernée lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour
lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la
personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au
Québec.
Un tel registre comprend :
- La mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de
la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique
applicable ;
- Dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article
65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire
l'utilisation du renseignement ;
- La catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins
de l'utilisation indiquée.
7.1.5 Registre des communications d'information concernant un Incident de
confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire
le risque de préjudice grave associé à un Incident de confidentialité ;
7.1.6 Registre des incidents de confidentialité.
Un tel registre comprend :
- Une description des renseignements personnels visés par l'incident
ou, si cette information n'est pas connue, la raison justifiant
l'impossibilité de fournir une telle description ;
- Une brève description des circonstances de l'incident ;
- La date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est
pas connue, une approximation de cette période ;
- La date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris
connaissance de l'incident ;
- Le nombre de personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas
connu, une approximation de ce nombre ;
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- Une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure
qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux
personnes concernées, tels que la sensibilité des renseignements
personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces
renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation
et la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables ;
- Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les
dates de transmission des avis à la CAI et aux personnes concernées,
en application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de
la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur
privé, de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont été
donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas
échéant ;
- Une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite
de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un
préjudice soit causé.
8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE
PRIVÉE
8.1
La Municipalité réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des
traitements suivants de renseignements personnels :
- Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et
de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique
de services qui implique des renseignements personnels ;
- Avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à
l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme
d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de
services ou pour la réalisation d'une mission commune ;
- Avant de communiquer des renseignements personnels sans le
consentement des personnes concernées
- À une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces
renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de
statistiques ;
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- Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels,
sans consentement des personnes concernées, conformément à
l'article 68 de la Loi sur l'accès ;
- Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à
l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer
ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2 En effectuant une ÉFVP, la Municipalité tient compte de la sensibilité des
renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de
leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la
proportionnalité
des
mesures
proposées
pour
protéger
les
renseignements personnels.
8.3 De plus, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à
l'extérieur du Québec, la Municipalité s'assure que ceux-ci bénéficient
d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de
protection des renseignements personnels généralement reconnus.
8.4 La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Municipalité a respecté
toutes les obligations en matière de protection des renseignements personnels
et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces
renseignements.
9 ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1 Des chercheurs peuvent demander l'accès à des renseignements
personnels à des fins de recherche. Une telle demande doit être soumise
au [RPRP de la Municipalité] ;
9.2 Lorsque l'ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être
communiqués à cette fin, la Municipalité doit conclure une entente avec
les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la
Municipalité et toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
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10 SONDAGES
Toute personne, organisme ou autre organisation qui souhaite effectuer un
sondage auprès de personnes concernées au moyen de renseignements
personnels que détient la Municipalité doit le faire conformément à la Politique de
la Municipalité sur les sondages.
11 DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11.1 Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne
concernée dont les renseignements personnels sont détenus par la
Municipalité dispose notamment des droits suivants :
- Le droit d'accéder aux renseignements personnels détenus par la
Municipalité et d'en obtenir une copie, que ce soit en format
électronique ou non électronique ;
- À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un
renseignement personnel informatisé recueilli auprès d'une
personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un
renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans un
format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande.
Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute
personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel
renseignement.
- Le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou
inexact détenu par la Municipalité ;
- Le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements
personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un
traitement automatisé.
11.2 Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux
documents contenant ces renseignements est assujetti à certaines
exceptions identifiées dans la Loi.
11.3 Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être
consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans
paiement de frais. Le cas échéant, la Municipalité informe la personne
concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
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11.4 Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes
concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes
verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir
de réponse écrite.
11.5 Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent
être faites par écrit et recevront une réponse écrite.
11.6 Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être
suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits
renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux
renseignements personnels existants.
12 TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels
de la Municipalité ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les
renseignements personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans
un délai de [20] jours.
13 SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1 La Municipalité met en place des mesures de sécurité raisonnables afin
d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des
Renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés
ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en compte du degré de
sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité de leur collecte,
de leur quantité, de leur localisation et de leur support.
13.2 La Municipalité gère les droits d'accès des membres de son personnel
afin que seuls ceux soumis à un engagement de confidentialité et ayant
besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions aient accès aux
Renseignements personnels.
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14 INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14.1 Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément au
registre des incidents de confidentialité de la Municipalité. La
Municipalité prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les
risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de
même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de
protection des renseignements personnels, le cas échéant.
14.2 Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au
registre des incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.1.6
de la présente Politique.
14.3 Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux
pour les personnes concernées, la Municipalité avise celles-ci avec
diligence ainsi que la CAI.
15 RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15.1 La protection des renseignements personnels que la Municipalité
détient repose sur l'engagement de tous ceux qui traitent ces
renseignements et plus particulièrement des suivants :
15.2
Le RPRP :
-
S'assure de la protection des renseignements personnels tout au long
de leur cycle de vie, de la collecte à la destruction ;
-
Siège au Comité ;
-
Se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de
rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y
compris :
-
Donner au requérant un avis de la date de réception de sa
demande ;
-
Aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ;
-
Répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le
traitement de la demande ne paraît pas possible sans nuire au
déroulement normal des activités de la Municipalité, dans un
délai de 10 jour supplémentaire, après avoir avisé le requérant
par écrit ;
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-
Prêter assistance au requérant pour identifier le document
susceptible de contenir les renseignements recherchés lorsque sa
demande est imprécise ;
-
Motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ;
-
À la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à
comprendre la décision le concernant ;
-
Rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au
requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la disposition sur
laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du
recours en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il
peut être exercé;
-
Veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les
recours prévus à la Loi.
-
Supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente
Politique.
-
Participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident
de confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des
renseignements visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation
et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins
malveillantes ;
-
Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de
confidentialité en lien avec la communication de renseignements
personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services confiés
à des tiers conformément à l'article 6.3.2 de la présente Politique.
15.3
Le Comité :
-
Veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la
formation des membres du personnel et des membres de la direction
de la Municipalité sur les obligations et les pratiques en matière d'accès
à l'information et de protection des renseignements personnels ;
-
Élabore les principes de diffusion de l'information ;
-
Approuve la présente Politique-cadre sur la gouvernance en matière de
protection des Renseignements personnels ;
-
Émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing
impliquant la communication de données ou le profilage ;
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-
Identifie les principaux risques en matière de protection de
renseignements personnels et en avise la direction afin que des mesures
correctives soient proposées ;
-
Approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis ;
-
Émet des directives pour la protection des renseignements personnels,
notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur
du Québec ;
-
Est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les
projets d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes
d'information ou de prestation électronique de services impliquant des
renseignements personnels :
- Veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la
sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles ils
sont utilisés, à la quantité et à la distribution des renseignements
et au support sur lequel ils seront hébergés ;
- Le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la
personne concernée les renseignements personnels informatisés
recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et
couramment utilisé ;
-
Escalade les recommandations qui ne sont pas suivies [au RPRP] ;
-
Doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les
Renseignements personnels et conseiller la Municipalité quant aux
suites à y donner ;
-
Revois-le [Plan de réponse aux incidents de confidentialité] dans
l'éventualité d'un Incident de confidentialité ;
-
Revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements
personnels provenant de sondages, y compris dans le cadre de la
[Politique de la Municipalité sur les sondages] ;
-
Revoit toute question d'intérêt touchant la protection des
Renseignements personnels ;
-
Revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect
de la vie privée dans le cadre de son utilisation.
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15.4 Toute personne qui traite des renseignements personnels que la
Municipalité détient :
-
Agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente
Politique à ses activités ;
-
N'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses
fonctions ;
-
N'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers
destinés à l'accomplissement de ses fonctions ;
-
Conserve ces dossiers de manière que seules les personnes autorisées y
aient accès ;
-
Protège l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou
auxquels elle a accès par un mot de passe ;
-
S'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle
prend connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être
dûment autorisée à le faire ;
-
S'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les
renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses
fonctions et maintient ses obligations de confidentialité ;
-
Détruit tout renseignement personnel conformément à la procédure de
de destruction de renseignement personnel de la Municipalité ;
-
Participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de
protection des renseignements personnels qui lui sont destinées ;
-
Signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre
situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon
que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de
renseignements personnels conformément à la procédure établie par la
Municipalité.
16 ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Municipalité offre des activités de formation et de sensibilisation à son
personnel en matière de protection des renseignements personnels.
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17 SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le
cadre normatif applicable.
18 MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de
protection des renseignements personnels et à améliorer le programme de
protection des renseignements personnels de la Municipalité, la présente Politique
pourra être mise à jour au besoin. Veuillez-vous rendre à la version sur le site Web
de la Municipalité pour consulter la version la plus récente.
19 ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la
Municipalité.