Politique de location de salle

Saint-Barnabé-Sud, Quebec

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MUNICIPALITÉ SAINT-BARNABÉ-SUD POLITIQUE DE LOCATION DE SALLE ADOPTÉ LE : 5 septembre 2023 RÉSOLUTION NUMÉRO : 141-09-2023 Politique de location de salle Page 2 POLITIQUE DE LOCATION DE SALLES ET DE PRÊT DES ÉQUIPEMENTS OBJECTIFS GÉNÉRAUX 3 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES 3 APPLICATION DE LA POLITIQUE 3 DESCRIPTION DES LOCAUX 3 DÉFINITIONS DES TERMES 5 LOCATION DE LA SALLE MUNICIPALE 6 CONDITION DE LOCATION DE SALLE 6 DÉPÔT DE GARANTIE 6 CLAUSES AU CONTRAT DE LOCATION 7 TARIFICATION POUR LA LOCATION DE LA SALLE 8 COÛTS ADDITIONNELS DE LOCATION 9 ANNEXE 1 : CONTRAT DE LOCATION DE SALLE 10 CONTRAT DE LOCATION D'ÉQUIPEMENTS 12 Politique de location de salle Page 3 POLITIQUE DE LOCATION DE SALLES La présente politique a pour but d'édicter les règles et les procédures pour le prêt et/ou la location des locaux. Elle n'a pas pour but de restreindre les ressources disponibles mais bien de s'assurer que les prêts et locations soient effectués dans des conditions favorables à la conservation des biens meubles et immeubles. Cette politique permet de définir les principes et les modalités d'utilisation pour les locataires dans un souci de transparence, d'équité, de qualité et de services aux citoyens. OBJECTIFS GÉNÉRAUX La politique de location et de prêt de salle et locaux a pour objectifs : - Définir les paramètres de location et de prêt; - Identifier les modes de fonctionnement; - S'assurer que les locations des salles soient effectuées en toute conformité; - Préserver les équipements municipaux; - Offrir à nos citoyens l'accès aux locaux et équipements appartenant à la Municipalité. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES - Établir clairement l'obligation des locataires et du locateur; - S'assurer que ces obligations soient respectées; - Assurer une gestion saine et équitable des ressources mises à la disposition des organismes, regroupements et individus; - Fixer les coûts et modalités de location. APPLICATION DE LA POLITIQUE La présente politique s'applique dès qu'une location de local et/ou qu'un prêt est effectué par un organisme municipal, par un résident ou un non-résident. De façon non-limitative, voici les locaux et équipements visés par cette politique : Politique de location de salle Page 4 DESCRIPTION DES LOCAUX ET ÉQUIPEMENTS Salle municipale, Centre multifonctionnel Située au : 233, rang de Michaudville Étage : Rez-de-chaussée Capacité : 248 personnes Dimension : 325m2 Vocation : réceptions, expositions, évènement communautaire, activités sportives, etc. Autres équipements / options : Cuisinette, réfrigérateur à bière, projecteur et écran de projection, cafetières grandes capacités, équipement sportif sur place (badminton, table de ping-pong,). Note : La cuisinière sur place ne peut servir qu'à réchauffer les aliments, aucune cuisson ne peut y être effectuée. Aucun utilitaire de cuisson ne peut être utilisé sur place : plaque de cuisson, tournebroche électrique, mini-four, friteuse, ou autres. Cuisinette de la bibliothèque Située au : 251, rang de Michaudville Étage : rez-de-chaussée Capacité : 10 Dimension : 18m2 Vocation : réunion, café discussion Autres équipements : réfrigérateur Locaux deuxième étage de la bibliothèque Situé au : 251, rang de Michaudville Étage : 1er étage Capacité : 10 personnes par salle (3 salles disponibles) Dimension : 18m2 Vocation : réunion, activité de loisir et culturelle Autres équipements : aucun Chalet des loisirs Située au : 269, rang de Michaudville Étage : rez-de-chaussée Capacité : 12 personnes Dimension : 18.5m2 Vocations : activités récréatives et sportives Salle de réunion - Bureau municipal- Prêt pour les organismes communautaires ou régionaux sur les heures du bureau municipal Située au : 165, rang de Michaudville Étage : sous-sol Capacité : 12 personnes Dimension : 42.3m2 Vocations : réunion, formation, conférence Autres équipements : projecteur d'écran Projecteur et écran bureau municipal: pour organismes municipaux seulement; Projecteur et écran salle Centre multifonctionnel : disponible lors de location de salle - frais supplémentaire Tout autre équipement et/ou matériel appartenant à la Municipalité et étant susceptible de faire l'objet d'un prêt et/ou d'une location. Politique de location de salle Page 5 DÉFINITIONS DES TERMES Pour l'application de la présente politique on entend par : a) Locataire : Tout locataire et/ou utilisateur, ayant signé un contrat de prêt et/ou de location et/ou d'utilisation d'un local municipal; b) Organisme: Un organisme reconnu auprès de la Municipalité de Saint-Barnabé-Sud et dont les principales activités se déroulent au sein du territoire municipal et lesquelles activités sont offertes, entre autres, aux citoyens de la Municipalité de Saint-Barnabé-Sud; c) Résident (es) : Tout citoyen et/ou commerce résident de la Municipalité ou tout contribuable enregistré au rôle d'évaluation de la Municipalité. Pour l'application de ce terme, une preuve de résidence est exigée et doit être fournie au besoin, lors de la réservation; d) Non-résidents (es) : Toute personne, commerce ou organisme provenant de l'extérieur du territoire de la Municipalité de Saint-Barnabé-Sud et/ou domicilié à l'extérieur du territoire de la Municipalité; e) Salle : Local, endroit faisant l'objet de l'entente de location et/ou de prêt; f) Location : Location et/ou occupation et/ou prêt d'un local ou espace appartenant à la Municipalité, et qui doit être dûment noté suivant la signature d'un contrat de location et/ou de prêt; PRIORITÉ DE LOCATION Pour la location d'une salle et/ou d'un local, la Municipalité appliquera en tout temps la politique du premier demandeur, c'est-à-dire lorsque le contrat de location est dûment signé et le coût de réservation payé. LOCATION D'ÉQUIPEMENTS Location de chaises et de tables, uniquement réservé aux citoyens de Saint-Barnabé-Sud Pour la location de chaises et de tables, celles-ci seront tributaires de leurs disponibilités. Ainsi, lors d'une réservation pour ce type de location, le représentant de la Municipalité s'assurera de la disponibilité du matériel et devra prioriser le premier demandeur dans le cas de demandes provenant de plusieurs citoyens. Le citoyen doit fournir le transport et faire lui-même le ramassage et le retour du matériel. En aucun cas ce service ne doit impliquer un employé de la Municipalité, autrement que pour ouvrir le local et le refermer. Le matériel loué doit être retourné la première journée ouvrable suite à l'évènement. Items disponibles en location pour les citoyens - Une preuve de résidence sera demandée lors de la location 189 chaises de métal pliantes : 2$ chaque 9 tables de bois grandeur 8' - 5 tables en bois grandeur 6' : 5$ chaque Dépôt de garantie lors de la location : 50$ Lanternes lumineuses : 2.50 $ avec location de la salle - 5 $ sans location de salle (réservé aux citoyens) Politique de location de salle Page 6 LOCATION D'UNE SALLE CONDITIONS DE LOCATION Lors d'une demande de location, la Municipalité s'assurera que cette dernière soit conforme à la vocation première de la salle et évaluera les risques engendrés par cette location. Si les risques sont trop élevés, elle pourra sans justification refuser toute location ou exiger toutes autres conditions qu'elle juge nécessaire à la préservation des lieux, exemple : présence d'un agent de sécurité et/ou toutes autres mesures jugées nécessaires. Si des conditions supplémentaires sont exigées par la Municipalité, le locataire devra assumer tous les frais reliés afin de remplir adéquatement les conditions stipulées au contrat. Il devra également fournir à la Municipalité, les preuves nécessaires afin de démontrer que les conditions supplémentaires exigées seront mises en place le jour de ladite location. De plus, tout locataire de la salle devra fournir une preuve d'assurance responsabilité civile de 1 000 000 $, pour la tenue de son activité. Ladite preuve devra être soumise au minimum une semaine avant la tenue de l'évènement. DÉPÔT DE GARANTIE Un dépôt de garantie est exigé au moment de la signature du contrat de location. Ledit dépôt peut être remis sous forme d'un chèque libellé au nom de la Municipalité de Saint-Barnabé- Sud ou en argent comptant (dans tel cas, un reçu sera émis) et sera remis au locataire dans les sept (7) jours suivant la location si aucun bris n'est constaté à la salle et que la propreté des lieux utilisés est adéquate. En cas de bris ou de mauvais usage des lieux, le coût des réparations ou d'entretien ménager supplémentaire sera prélevé à même le dépôt. L'excédent, s'il y a lieu, sera facturé et devra être payé dans les trente (30) jours suivant la location. CONTRAT DE LOCATION DE SALLE Tout locataire devra signer un contrat de location avec la Municipalité. ANNEXE 1 Politique de location de salle Page 7 CLAUSES AU CONTRAT DE LOCATION Le contrat de location devra comprendre notamment les éléments suivants : - Le locataire doit stipuler clairement l'activité qu'il compte réaliser lors de la location; - Le locataire devra payer le coût total de location lors de la réservation et effectuer le dépôt de location; - Le locataire devra obtenir la signature de l'autorité compétente de la Municipalité afin de se procurer un permis auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux, si nécessaire, et ainsi en déposer une copie, avant la date réservée à la Municipalité; - Les décorations de murs ou autres doivent être fixées à l'aide d'adhérents qui n'endommagent pas la peinture. Exemple : gommette bleue. Celles-ci doivent être enlevées dès la fin de l'évènement. Aucun ornement de matière inflammable, sapin de Noël naturel ou autres, n'est toléré sur les lieux; - Le locataire est tenu aux dommages-intérêts et doit fournir une preuve d'assurance responsabilité lors de la réservation; - Le locataire devra assumer les coûts en entier de toute autre mesure de sécurité jugée nécessaire par la Municipalité et en fournir les preuves de mises en place à la Municipalité avant la tenue de l'évènement; - Le locataire devra prendre toutes les précautions suivantes avant de quitter : o Fermer la salle au plus tard à 03h00 o Vérifier si tous les robinets sont fermés; o Enlever tout résidus de nourriture et nappes de sur les tables, et les nettoyer; o Vider les poubelles et les placer dans le contenant extérieur prévu à cette fin; o S'assurer du bon état de la salle avant de quitter; o Verrouiller toutes les portes avant de quitter ; - Le locataire doit remplir toutes les conditions spécifiques et/ou supplémentaires requises et/ou demandées par la Municipalité en vue de ladite location; - Si une personne intermédiaire effectue une réservation pour une tierce personne, le contrat de location devra être signé par le locataire lui-même, qui sera responsable du bon déroulement de l'activité et responsable en cas de bris ou dommage causé à la propriété de la Municipalité. Politique de location de salle Page 8 TARIFICATION POUR LA LOCATION DE SALLE La tarification globale comprend le montant de location et le montant de dépôt. Les tarifs sont fixés en fonction des types de locataires et incluent : Le prêt et/ou location représente un minimum de quatre (4) heures, l'heure maximale de fermeture des locaux est de 03h00. Il ne peut y avoir de tarification afin de louer à moindre coût et avec une occupation minimale, exemple : louer un local à un coût inférieur pour une occupation de deux heures. Le montage et le démontage des salles ne sont pas inclus. Les frais de conciergerie sont inclus pour une période de nettoyage n'excédant pas deux (2) heures; Salle municipale-Centre multifonctionnel, résident : Location Dépôt de garantie chèque ou argent Résident - 250.00 $ 100 $ Non-résident - 350.00 $ 100 $ Projecteur 50$ Cafetière - 80 tasses - 40 tasses 20 $ chaque Cuisinette de la bibliothèque Réservé aux organismes communautaires Local 2e étage de la bibliothèque Réservé aux organismes communautaires Chalet des loisirs : Location - La location inclus le bâtiment uniquement. Le parc et autre espaces municipaux entourant le chalet demeurent accessibles à l'ensemble de la population lors de location. Aucune location n'est possible en période d'ouverture de la patinoire municipale. Dépôt de garantie chèque ou argent Résident - 150 $ 100 $ Non-résident - 250 $ 100 $ Salle de réunion - Bureau municipal Réservé aux organismes communautaires municipaux et régionaux sur les heures de bureau Politique de location de salle Page 9 COÛT ADDITIONNEL DE LOCATION BRIS Advenant un bris de matériel causé par le locataire et/ou par ses invités, une facture sera envoyée au locataire pour la valeur du matériel et/ou de la réparation ou déduit directement du dépôt de garantie, selon le cas applicable. FRAIS DE CONCIERGERIE Toute heure de nettoyage, en excédant des deux (2) heures incluses à la tarification, sera facturée au tarif de 50$/heure. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES La Municipalité se réserve le droit de ne plus louer et/ou prêter un local ou un équipement à toute personne ou organisme, advenant des dommages causés et/ou au mauvais état des lieux et/ou de l'équipement, suite à la réservation et tient à cet effet un registre. LOCATION D'ÉQUIPEMENT La location d'équipement, tables et chaises, est un service exclusif aux citoyens de Saint- Barnabé-Sud. Il ne peut en aucun cas entrainer des coûts pour la Municipalité, transport, montage ou autres. DEMANDE DE PRÊT ET LOCATION Toute demande de prêt ou de location devra être adressée au bureau municipal. CONTRAT DE LOCATION OU DE PRÊT D'ÉQUIPEMENT Tout locataire devra signer un contrat de location avec la Municipalité. TARIFICATION La tarification inclut un prix de location et un dépôt, ledit dépôt sera remis en entier si aucun bris n'est constaté et que la propreté des lieux est adéquate, incluant la cuisinette et les salles de bain. ORGANISMES À BUT NON-LUCRATIF DE LA MUNICIPALITÉ La Municipalité offrira les locaux gratuitement pour les organismes reconnus sur le territoire de la Municipalité de Saint-Barnabé-Sud ainsi que les organismes régionaux, dans le cadre de la tenue d'activités culturelles, communautaires et sportives. La mise en place de la salle, le rangement ainsi que l'entretien des lieux, demeurent toutefois la responsabilité de l'organisme. Politique de location de salle Page 10 ANNEXE 1 CONTRAT DE LOCATION DE SALLE SALLE MUNICIPALE - CENTRE MULTIFONCTIONNEL CHALET DES LOISIRS - La location inclus le bâtiment uniquement. Le parc et autre espaces municipaux entourant le chalet demeurent accessibles à l'ensemble de la population lors de location. Uniquement possible à l'extérieur des périodes d'ouverture de la patinoire. Date de la réservation : Heures approximatives : De _________ à _____________ L'heure maximale de fermeture des locaux est de 03h00 Résident (preuve de résidence vérifiée) Non-résident Nom du locataire : ________________________________________________________ Adresse : ________________________________________________________________ Téléphone : ______________________________________________________________ Courriel : Type d'activité ou d'évènement prévu : ________________________________________ Nombre de personnes, approximatif : _________________________ Preuve d'assurance responsabilité À venir A été fournie en date du _____________________ Initiales de l'employé : Fournie, avec copie en annexe La preuve d'assurance doit être fournie dans un délai maximal de 7 jours avant l'évènement Coûts de location : Tarif de base, résident salle 250 $ - chalet 150 $ Tarif de base, non-résidents salle 350 $ - chalet 250 $ Location projecteur 50 $ Location cafetière 40 tasses - 80 tasses 20 $ chaque Location de lanternes lumineuses 2.50 $ par lanterne avec location de salle Exclusif aux citoyens de la Municipalité de Saint-Barnabé-Sud 5.00 $ par lanterne sans location de salle Total des coûts de location, payable sur réservation Date du paiement Chèque no : argent Intérac Date Dépôt 100 $ chèque numéro : argent : Clés numéros Initiales locataire Signature employé municipal * Le dépôt sera remis dans les sept (7) jours suivant l'évènement si aucun bris n'est constaté et que la propreté des lieux est adéquate. Le locataire est responsable de venir récupérer son dépôt au Bureau municipal. Inclusions :  Location de la salle pour quatre (4) heures minimum  Prêt de tables, chaises, accès à la cuisinette  Frais de conciergerie pour une période de nettoyage n'excédant pas deux (2) heures  Service Wifi (Mot de passe réseau invité : multi2017) Politique de location de salle Page 11 Clauses du locataire :  Doit payer le coût total de location lors de la réservation de salle (montant du dépôt en sus)  S'engage à utiliser la cuisinière pour réchauffer les aliments et non pour procéder à la cuisson de ceux-ci;  Aucun utilitaire de cuisson ne peut être utilisé sur place : plaque de cuisson, tournebroche électrique, mini-four, friteuse, ou autres.  Est tenu responsable pour tout dommages-intérêts causés par le locataire et/ou ses invités.  Il doit fournir une preuve d'assurance responsabilité civile d'un minimum de 1 000 000 $, les assurances habitation l'offre habituellement sans frais;  Doit obtenir un permis, auprès de la Régie des alcools, pour pouvoir servir et/ou pour vendre des boissons alcooliques, s'il y a lieu, et en fournir une copie à la Municipalité dans un délai maximal de sept (7) jours avant la date réservée;  Toute heure de nettoyage, en excédent les deux (2) heures incluses à la tarification, sera facturée au tarif de 50 $/heure;  Doit assumer les coûts d'un surveillant à la sécurité, si le cas l'exige;  Les décorations murales ou autres, doivent être fixées à l'aide d'adhérent qui n'endommage pas la peinture (exemple : gommette bleue ou blanche), celles-ci doivent être enlevées dès la fin de l'évènement par le locataire;  Les sacs poubelles, le nettoyeur tout usage, ainsi que le savon, le papier de toilette, le papier à mains sont fournis par le locateur; Avant de quitter, le locataire devra prendre les précautions suivantes, soit : - Fermer la salle pour 03h00, heure maximale d'occupation - Vérifier si tous les robinets sont fermés; - Vider les poubelles et les placer dans le bac extérieur prévu à cette fin; - Vérifier la propreté et l'état des toilettes; - S'assurer que les lieux sont laissés dans le même état qu'à l'arrivée, incluant la cuisinette et les salles de bain; Signé à Saint-Barnabé-Sud, le ________________________________ _______________________________ _______________________________ Signature du locataire Représentant de la Municipalité Politique de location de salle Page 12 CONTRAT DE LOCATION D'ÉQUIPEMENTS La location d'équipement est un service exclusif aux citoyens de Saint-Barnabé-Sud. Il ne peut en aucun cas entraîner des coûts pour la Municipalité (transport, montage ou autre). Le prêt est d'une durée maximale de 72 heures. Date de réservation : _________________________________________ Date de prêt : _______________________________________________ Date de retour prévue : _______________________________________ Description des équipements détenus par la Municipalité de Saint-Barnabé-Sud Tables 2'X8' : Coût : 5 $/chaque Tables 2'X6' : Coût : 5 $/chaque Chaises pliantes : Coût : 2 $/chaque Lanternes lumineuses Coût : 5 $/chaque sans location de la salle, exclusif aux citoyens Location Nombre Coût Tables 2'X8' : Tables 2'X6' : Chaises pliantes Lanternes lumineuses Dépôt 50 $ chèque numéro : argent 50 $ Coût total Résident (preuve de résidence vérifiée) Nom: _______________________________________________________ Adresse : _____________________________________________________ Téléphone : ___________________________________________________ Clauses responsabilités du locataire  Est responsable du transport et de tout autre coût afférent à la prise de possession et au retour de l'équipement;  Est responsable du bon état du matériel et sera tenu responsable en cas de bris, de perte ou de tout endommagement au matériel appartenant à la Municipalité; Pour toute location de chaises et tables, celles-ci seront tributaires de leur disponibilité. Signé à Saint-Barnabé-Sud, le __________________________________ _______________________________ _______________________________ Signature du locataire Représentant de la Municipalité Date de remise : ________________________ Initiales du responsable municipal : _______