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Politique de gouvernance sur la protection des
renseignements personnels et sur l'accès à
l'information
Juin 2024
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Table des matières
Préambule ...................................................................................................................................... 3
SECTION I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES ................................................................................. 4
1. Objectif ..................................................................................................................................... 4
2. Champs d'application .............................................................................................................. 4
3. Définitions ................................................................................................................................ 4
SECTION II - ACCÈS À L'INFORMATION .................................................................................... 5
4. Principes directeurs ................................................................................................................. 5
4.1 Droit d'accès ...................................................................................................................... 5
4.2 Restrictions au droit d'accès .............................................................................................. 5
4.3 Procédure d'accès ............................................................................................................. 5
4.4 Frais ................................................................................................................................... 6
SECTION III - LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .............................. 6
5. Collecte et conservation des renseignements personnels ...................................................... 6
5.1. But de la collecte des informations ................................................................................... 6
5.2 Mode de collecte des informations .................................................................................... 7
5.3. Renseignements collectés ................................................................................................ 7
5.4. Utilisation des renseignements collectés .......................................................................... 7
6. Collecte de renseignements moyennant le site internet ou des services en ligne .................. 8
7. Protection de sécurité de l'information .................................................................................... 8
7.1 Mesures de protection ....................................................................................................... 8
7.2 Sondage ............................................................................................................................ 8
7.3 Communication de renseignements personnels à des fins d'études ................................ 9
8. Registre et déclaration d'un incident de confidentialité ........................................................... 9
9. Droit de retrait et de destruction .............................................................................................. 9
9.1 Droit de retrait .................................................................................................................... 9
9.2 Droit de destruction .......................................................................................................... 10
10. Responsable de l'application de la politique ....................................................................... 10
10.1. Rôle .............................................................................................................................. 10
10.2 Responsabilités ............................................................................................................. 10
10.3 Activités de formation .................................................................................................... 10
11. Demande d'assistance et processus de plaintes................................................................. 11
12. Sanctions disciplinaires ....................................................................................................... 11
13. Entrée en vigueur ................................................................................................................ 11
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Préambule
La Loi sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements
personnels (RLRQ, c. A-2.1) (ci-après la « Loi sur
l'accès ») a comme objectif d'assurer la transparence
des
organismes
publics
et
la
protection
des
renseignements personnels.
Ainsi, la présente politique témoigne l'engagement de
la Ville de Saint-Basile-le-Grand (ci-après la « Ville »)
de mettre les mesures nécessaires afin de s'assurer de
la mise en place des pratiques organisationnelles
favorisant ces valeurs.
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SECTION I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Objectif
La présente politique a pour but d'encadrer la collecte et la distribution des
renseignements personnels obtenus par des employés et des mandataires de la Ville et
de définir la procédure applicable en vertu de la Loi sur l'accès.
2. Champs d'application
Cette politique s'applique à l'ensemble des services de la Ville et à ses mandataires avec
qui elle collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission
commune. Elle encadre toutes ses activités et doit être prise en compte dans le cadre de
son processus décisionnel.
La présente politique établit également les lignes de conduite des employés de la Ville à
l'égard les renseignements personnels et confidentiels.
3. Définitions
Renseignements personnels : tous les renseignements qui portent sur une personne
physique et permettent de l'identifier. Ces renseignements peuvent être de nature
personnelle tels que le numéro de téléphone, l'adresse, la situation financière, etc.
Sécurité de l'information : un système de protection résultant de l'ensemble des
mesures prises par l'organisme afin d'assurer la sécurité, l'intégrité de l'information
détenue par la Ville en fonction de la sensibilité et de la valeur de cette information.
Comité : désigne le comité sur l'accès à l'information et à la protection des
renseignements personnels nommé par le conseil municipal de la Ville afin de prendre les
décisions concernant l'application et la modification de la présente politique. Ce dernier
est formé des personnes suivantes : la directrice du Service des ressources humaines, la
greffière adjointe ou en son absence la personne substitut de l'accès à l'information, la
conseillère en gestion documentaire et le directeur du Service des technologies de
l'information.
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SECTION II - ACCÈS À L'INFORMATION
4. Principes directeurs
4.1 Droit d'accès
Toute personne qui en fait la demande a droit d'accéder aux documents de la Ville, sous
réserve des autres dispositions de la Loi sur l'accès.
4.2 Restrictions au droit d'accès
Le droit d'accès à un document est restreint pas les seules exceptions prévues dans la
Loi sur l'accès.
Le droit d'accès doit être fait dans le respect des renseignements personnels. Ainsi, sont
personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de
l'identifier.
Les renseignements considérés comme confidentiels ne peuvent être communiqués sans
le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi
sur l'accès.
La Ville ne refuserait pas l'accès à un document pour le seul motif qu'il comporte des
renseignements personnels, sauf si ces renseignements en forment la substance. Dans
le cas contraire, le document pourrait être divulgué caviardé.
4.3 Procédure d'accès
La demande d'accès aux documents peut être faite par écrit ou oralement auprès du
responsable de l'accès aux documents.
La demande doit être suffisamment précise pour permettre de repérer facilement le
document. À titre d'exemple, une demande doit indiquer le titre, le nom de l'auteur et le
sujet du document.
Sur réception de la demande d'accès à l'information, le responsable de l'accès retournera
un accusé de réception indiquant la date à laquelle une réponse écrite à la demande sera
apportée. Le délai de réponse prévu par la Loi sur l'accès est de 20 jours. La Ville se
réserve la possibilité de prolonger ce délai de 10 jours additionnels. Dans un tel cas, un
avis de prolongation doit être fourni par écrit.
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La décision concernant une demande d'accès à un document ne peut être révisée,
conformément à la Loi sur l'accès, que lorsque la demande est faite par écrit. Le délai
pour demander une révision à la Commission d'accès à l'information est de 30 jours à
compter de la date inscrite sur la décision de la Ville.
4.4 Frais
Des frais de reproduction et de transmission de documents peuvent être exigibles en vertu
du Règlement sur les frais pour la transaction, la reproduction ou la transmission de
documents contenant des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1, r.1.1.)
L'accusé de réception donne une indication de ces frais et la lettre de réponse finale
précise les frais réels applicables au dossier. Ainsi, la lettre peut constituer une facture.
Les documents peuvent toutefois être consultés sans frais au bureau de Ville.
SECTION III - LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
5. Collecte et conservation des renseignements personnels
5.1. But de la collecte des informations
La Ville effectue la collecte et conserve des renseignements personnels et confidentiels
dans le seul objectif d'offrir un service sécuritaire aux citoyens dans le respect des lois et
des règlements applicables. Ainsi, la Ville limite la collecte des renseignements
personnels qu'aux activités nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
Les renseignements personnels peuvent notamment servir aux fins suivantes :
-
Vérifier l'identité de la personne;
-
Offrir une prestation de service personnalité;
-
Déterminer l'admissibilité aux services offerts par la Ville;
-
Suivre les requêtes citoyennes auprès de la Ville et ses mandataires;
-
Élaborer des statistiques;
-
Améliorer le service offert.
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5.2 Mode de collecte des informations
La collecte s'effectue par l'entremise des formulaires, du site Web, d'entretiens
téléphoniques, de sondage ou de questionnaires.
La collecte de renseignements personnels s'effectue avec le consentement libre et éclairé
du citoyen et uniquement dans le cas où cela est nécessaire.
Conformément à la législation provinciale en vigueur, la Ville indique de façon claire les
fins pour lesquelles ces informations sont recueillies et demande un consentement pour
en faire usage. Ainsi, la Ville doit obtenir un nouveau consentement à chaque fois qu'elle
désire utiliser à d'autres fins les informations qui ont déjà été recueillies. Le citoyen peut
toutefois consentir, s'il souhaite, que ses coordonnées servent à d'autres fins.
Tout projet de collecte, qui ajoute de nouveaux renseignements personnels à l'une des
bases des données de la Ville, fait l'objet, en cours de développement, d'un examen de
conformité avec la Loi sur l'accès. De plus, tout projet de ce type est soumis pour
validation au Comité.
5.3. Renseignements collectés
Tout dépendamment du service utilisé par le citoyen, la Ville peut collecter et conserver
les renseignements personnels suivants : nom, prénom, adresse postale, adresse
électronique, numéro de téléphone, date de naissance, numéro de carte de crédit, numéro
de permis de conduire, numéro d'assurance maladie et numéro d'assurance sociale.
5.4. Utilisation des renseignements collectés
La Ville limite l'utilisation des renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils sont
recueillis.
Les employés de la Ville et ses mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des
informations dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leur emploi. La Ville met en
place des mesures de sécurité et de gestion des accès en fonction du niveau de sensibilité
des renseignements traités. Ainsi, seul le personnel autorisé à avoir accès aux
renseignements peut les utiliser.
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6. Collecte de renseignements moyennant le site internet ou des services
en ligne
La Ville pourrait recueillir des renseignements techniques tels que les adresses IP, les
pages visitées et les requêtes, la date et l'heure de connexion, le type de navigateur
Internet ou de système informatique utilisé.
Lors de l'utilisation des services en ligne sur les sites de la Ville ou de ses mandataires,
ces derniers pourraient conserver certains renseignements sous la forme d'un témoin
(« cookie »). Cette méthode permet la conservation de certains renseignements à propos
de l'utilisation du site internet ou d'un service en ligne.
Le Comité s'assure que la présente politique ainsi que les mesures de protection
s'appliquent pour toutes les collectes de renseignements personnels répertoriées.
7. Protection de sécurité de l'information
7.1 Mesures de protection
La Ville prend toutes les mesures nécessaires afin de que tous les renseignements
personnels collectés soient conservés dans un environnement sécurisé.
De plus, afin d'assurer le respect de la présente politique, le responsable de son
application révise et approuve une liste des personnes autorisées aux documents
contenant des informations confidentielles.
Les employés qui sont affectés à des tâches leur donnant accès à des renseignements
personnels signent un engagement relatif à la confidentialité.
Tout employé qui découvre ou soupçonne l'existence d'un incident doit en aviser
immédiatement la personne responsable de l'accès ou son supérieure immédiat.
7.2 Sondage
Avant de procéder à un sondage qui peut recueillir directement ou indirectement des
renseignements personnels, le Comité procède à une évaluation de la nécessité de mener
un sondage et des aspects éthiques applicables à ce dernier, en tenant compte,
notamment, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et des fins
auxquelles ils seront utilisés.
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7.3 Communication de renseignements personnels à des fins d'études
La Ville peut communiquer des renseignements personnels à des fins d'étude, de
recherche ou de production de statistique sans le consentement de la personne
concernée et sans l'autorisation de la Commission d'accès à l'information à condition
d'avoir effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et d'avoir une entente
claire avec la personne ou l'organisme qui souhaite accéder à des renseignements, le tout
conformément à la procédure établie par la Loi sur l'accès.
Une fois que l'information a été transmise, la Ville inscrit toutes les informations
nécessaires dans un registre prévu à cet effet.
8. Registre et déclaration d'un incident de confidentialité
La Ville prend les mesures nécessaires pour diminuer les risques de préjudice lors des
incidents impliquant la communication des renseignements personnels.
Un incident de confidentialité survient lorsqu'il y a accès, utilisation, communication non
autorisée ou perte de protection d'un renseignement personnel. Dans un tel cas, la Ville
tient un registre des incidents de confidentialité et s'assure de communiquer avec la
Commission d'accès à l'information et les personnes concernées par l'incident, le tout en
conformité avec les étapes décrites dans la Procédure relative à la gestion des incidents
de confidentialité.
Le registre indique notamment des éléments suivants : les détails de l'incident, les effets
et les conséquences de l'incident, les mesures correctives prises par la Ville et la
justification des décisions prises en réponse à l'incident.
9. Droit de retrait et de destruction
9.1 Droit de retrait
Le citoyen peut soumettre une demande à la Ville afin de corriger ou de détruire les
renseignements personnels le concernant.
Pour ce faire, le citoyen doit procéder à une demande formelle en communiquant avec les
Services juridiques et du greffe de la Ville par courriel au [email protected]
Le citoyen peut également procéder à une telle demande en envoyant une lettre à
l'adresse suivante : 204, rue Principale, à Saint-Basile-le-Grand (Québec) J3N 1M1.
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9.2 Droit de destruction
Les renseignements sont conservés pendant la période applicable conformément à la Loi
sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) et au calendrier de conservation de la Ville.
Lorsque le délai de conservation s'est écoulé, la Ville procède à la destruction des
documents.
10. Responsable de l'application de la politique
10.1. Rôle
Le Comité d'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels est
chargé de s'assurer du respect de la présente politique et de la protection des
renseignements personnels détenus par la Ville.
Le Comité est également responsable des formations et de la sensibilisation du personnel
en matière de protection des renseignements personnels.
Le mandat principal du Comité est de définir et approuver les orientations en matière de
protection des renseignements personnels, assurer la réalisation des activités de
formation et évaluer annuellement le niveau de protection des renseignements
personnels.
10.2 Responsabilités
Le Comité doit soutenir la Ville dans l'exercice de ses responsabilités et l'exécution de ses
obligations en vertu de la Loi sur l'accès.
Le Comité doit approuver la modification des règles internes relatives aux renseignements
personnels qui seront publiées sur le site Web de la Ville, sous la forme d'une politique,
d'une directive ou d'un guide.
Le Comité doit participer à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout projet
d'acquisition, de développement, ou de refonte d'un système d'information ou de
prestation de service impliquant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation
ou la destruction des renseignements personnels.
10.3 Activités de formation
La Ville met à la disposition de ses employés des activités de formation et de
sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels.
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11. Demande d'assistance et processus de plaintes
Le citoyen peut présenter une demande d'assistance pour comprendre la notion de
consentement ou toute décision rendue à la suite d'une demande d'accès à l'information,
en transmettant sa demande par courriel au [email protected] ou en envoyant une lettre
écrite à cet effet à l'adresse suivante : 204, rue Principale, à Saint-Basile-le-Grand
(Québec) J3N 1M1.
Le citoyen peut également porter une plainte quant à l'application de la présente politique
en transmettant sa demande aux coordonnées prévues au paragraphe un (1) du présent
article.
12. Sanctions disciplinaires
Toute personne qui enfreint une des dispositions de la présente politique s'expose à des
mesures administratives ou disciplinaires, en fonction de la gravité et des conséquences
du geste.
13. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil
municipal.