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VILLE DE SAINT-BASILE
POLITIQUE DE LOCATION DE SALLE
ET DE MATÉRIEL DE LA VILLE DE SAINT-BASILE
NUMÉRO 103-121-09
1. OBJECTIF
Cette politique a pour but de préciser les règles est les procédures pour la location des salles
municipales et de matériel. Elle permet d'assurer une gestion adéquate de la location des salles
et que celle-ci soit favorable à la conservation des équipements. La politique de location de
salle et de matériel a pour objectif :
1.1. Définir les paramètres de location;
1.2. Établir le mode de fonctionnement;
1.3. S'assurer que la location de la salle et/ou du matériel soit effectuée en toute
conformité avec la présente politique;
1.4. Préserver le matériel et les équipements municipaux;
1.5. Établir clairement les droits et obligations des locataires
1.6. S'assurer que les obligations sont respectées;
1.7. Assurer une allocation équitable des ressources mises à la disposition des
organismes, regroupements et individus.
2. DOMAINE D'APPLICATION
Cette politique s'applique à la location des différentes salles et du matériel mise à la disposition
des différents organismes, regroupements et individus.
3. RESPONSABILITÉ
Le directeur général est responsable de l'émission et de la révision de cette politique, sur
approbation du conseil municipal.
4. DÉFINITIONS
Activité de loisir :
Toutes les activités culturelles, sportives et la
distribution de services communautaires.
Résident :
Toute personne étant domiciliée à Saint-Basile,
ou qui est propriétaire d'un immeuble situé sur
le territoire de la Municipalité.
Non-résident :
Toute personne qui n'est pas domiciliée à Saint-
Basile, ni propriétaire d'un immeuble situé sur
le territoire de la Municipalité.
Organisme accrédité :
Organisme à but non lucratif reconnu par la
Municipalité.
Salles communautaires :
Les salles communautaires sont la propriété de
la Ville de Saint-Basile. Elle peut en disposer
pour des activités de loisir, pour les organismes,
pour des résidents et non-résidents. Aux fins de
la présente politique, la patinoire extérieure et le
gymnase
sont
définis
comme
salles
communautaires.
Terrain sportif :
Terrains de baseball, de tennis et de soccer.
5. GÉNÉRALITÉS
5.1. Liste des salles municipales disponibles pour location :
᛫
Centre communautaire Ernest-J.-Papillon :
-
Gymnase
Capacité de 350 personnes
᛫
Édifice Caron
-
2e étage
Capacité de 50 personnes
5.2. Conditions de location
5.2.1.
Tarification :
Pour tous les frais et tarifications découlant de cette politique, se référer au
Règlement sur la tarification de certains biens, services et activités de la Ville de
Saint-Basile en vigueur au moment de la location.
5.2.2.
Contrat de location :
Le locataire doit remplir le formulaire de location de salle disponible sur le site
internet de la Ville et le transmettre au coordonnateur du service des loisirs, de la
culture et de la vie communautaire.
5.2.3.
Préparation des salles :
Le locataire à la responsabilité de la préparation de la salle louée. Pour bénéficier
du service de préparation de salle, le locataire devra en faire mention lors de la
réservation et assumer les frais pour la main d'œuvre.
5.2.4.
Service de conciergerie de base est à la charge du locataire :
Le service de conciergerie de base est inclus pour toutes les occupations tarifiées.
Advenant que cette conciergerie de base ne soit pas réalisée par le locataire, celui-
ci devra acquitter des frais supplémentaires tel que stipulé à l'article 5.2.1 de la
présente politique.
5.2.5.
Conciergerie :
5.2.5.1. L'entretien suivant est assumé par le locataire après une réservation et
comprend :
Le balayage du plancher, nettoyer les dégâts, vider les poubelles et le
recyclage, ranger les tables et les chaises, ranger le matériel utilisé et mettre
la cuisine prête pour une nouvelle utilisation.
De plus, les biens personnels, les articles de décoration et tout autre
équipement appartenant au locataire devront être enlevés à la fin de
l'activité. Le locataire devra suivre les consignes pour l'installation des
décorations.
5.2.5.2. L'entretien suivant est assumé par la Ville après une réservation et
comprend :
Le lavage du plancher, nettoyage des toilettes, corridors, halls d'entrées et
autres espaces publics.
5.2.6.
Bris :
En plus du coût de location, le locataire s'engage à payer les frais de réparation de
tout bris ou dommage causé à la salle louée et il ne peut effectuer lui-même les
travaux. Le locataire s'engage également à faire observer le bon ordre dans les lieux
qu'il occupe. Il est strictement défendu d'utiliser des clous ou autres accessoires
pouvant briser les murs pour installer la décoration.
Sont interdits : poudre à danser, canon à fumée (celui-ci peut déclencher le système
d'alarme incendie et créé des déplacements et appels de service qui seront facturés
au locataire), bâton de hockey avec ruban, rubans adhésifs, punaises murales, colle
ou tout autre adhésif. Tout autre produit servant à rendre le plancher plus glissant
est strictement interdit, celui-ci pouvant détériorer le local. Par contre, la gommette
est permise.
Les locataires fautifs seront avisés une première fois par écrit et, dans le cas d'une
récidive, se voir interdire l'utilisation de la salle.
5.2.7.
Durée d'une location :
L'heure d'arrivée et de départ (conciergerie inclus), devront demeurer dans les
limites établies dans le contrat de location.
5.2.8.
Surveillance :
Tout organisme ou individu ayant réservé une salle est responsable de l'ordre et de
la sécurité des lieux. La Municipalité pourra exiger un nombre minimum d'adultes,
fixé selon les circonstances, lors d'activités sociales destinées aux jeunes. La
surveillance pourra être assumée par la Municipalité, le locataire devra en faire
mention dans sa demande et en assumer les frais.
5.2.9.
Modalité de paiement :
Les frais de location devront être acquittés en totalité avant le début de la période de
location, un dépôt pourrait être exigé. Si d'autres frais doivent s'ajouter suite à la
période de location, de conciergerie, infraction ou autres, ceux-ci devront être
acquittés en totalité dès la réception de la facture finale des frais.
5.2.10. Interdiction de fumer :
Il est interdit de fumer dans tout lieu public. Tout organisme ou individu ayant loué
une salle est responsable de faire respecter la Loi sur le tabac. Toute amende que
la Municipalité se verrait imposer suite au non-respect de cette loi sera facturée au
locataire fautif.
5.2.11. Remise des clés :
Les clés seront remises au locataire en personne au plus tard la veille du jour de la
location durant les heures normales de bureau conditionnellement à ce que le
paiement total du tarif de location ait été perçu. Les clés devront être remises dès le
lendemain de la fin de période de location.
Seul le signataire du contrat de location a le droit d'utiliser les clés de la salle. Des
frais seront exigés, selon l'article 5.2.1, pour l'appel de service d'un employé en
dehors des heures régulières de travail pour aller porter ou chercher les clés.
Le locataire est responsable des clés, en cas de perte, un coût lui sera chargé, selon
l'article 5.2.1.
5.2.12. Équipement :
Les équipements suivants peuvent être mis à la disposition du locataire, si cela est
spécifié dans le contrat de location et s'il est disponible dans le local loué :
- Chaise,
- Table,
5.2.13. Permis de boisson :
Le locataire qui exploite un bar pour vendre ou servir des boissons alcoolisées lors
d'une activité sera responsable d'obtenir un permis et acquitter les frais requis
auprès de la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux.
5.2.14. Temps des fêtes :
La location des salles est autorisée pour la période des Fêtes (1er décembre au 15
janvier) et la façon de procéder est par tirage au sort. Au mois d'octobre de chaque
année, dans le journal municipal, la population intéressée sera invitée à soumettre
leur demande de réservation pour la période des fêtes de l'année suivante, en
donnant leur nom, date et salle désirée.
La date limite pour soumettre sa demande est fixée au 3e lundi de novembre à 16h00.
Le tirage de la location des salles aura lieu le lendemain matin et les demandeurs
seront avisés.
« À titre d'exemple : pour une réservation du Centre Ernest-J.-
Papillon, la date limite pour soumettre sa demande de réservation
pour le 24 décembre 2024 sera le 3e lundi de novembre 2023 avant
16h00, soit l'année précédente. »
Passé ce délai, le principe du premier arrivé, premier servi pour les dates non
réservées sera appliqué.
La Ville se réserve le droit de bloquer certaines dates pour des activités
communautaires.
5.2.15. Dispositions diverses :
-
Les activités s'adressant à une clientèle de 18 ans et moins doivent être
supervisées par des adultes.
-
Le locataire s'engage à ne pas sous-louer les lieux en tout ou en partie ni céder
ou transférer ce contrat ou tous droits s'y rapportant, ni les utiliser en dehors des
heures stipulées au contrat de location.
-
La présence d'animaux est interdite, sauf pour les chiens d'assistance aux
personnes handicapées.
5.2.16. Annulation :
Advenant l'annulation du contrat de location, des frais seront exigés selon l'une des
options suivantes :
-
5 jours et plus avant la date de location :
50% du tarif exigé
-
4 jours et moins avant la date de location : 100% du tarif exigé
5.2.17. Réquisition de la salle par la Ville
La Ville peut réquisitionner les locaux pour ses activités sur préavis 24 heures ou
sans aucun préavis en cas de mesures d'urgence.
6. MISE EN VIGUEUR ET SUIVI DES MODIFICATIONS
Adoption de la politique par la résolution # 156-05-2018 en date du 14 mai 2018.