Politique de tarification de salles et réservation des installations — full text

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Politique interne de la Municipalité de Saint-Bernard concernant la tarification et la réservation des salles et des plateaux sportifs En vigueur le 6 février 2025 ________________________________________________________________________ Politique de tarification et de réservation des salles et des plateaux sportifs POLITIQUE DE TARIFICATION ET DE RÉSERVATION DES SALLES ET DES PLATEAUX SPORTIFS La présente politique vise à définir et dicter les règles et modalités de la politique de tarification et de réservation des salles au Centre municipal, au Pavillon des loisirs et des plateaux sportifs. La Municipalité tend à uniformiser la structure de réservation et de location des salles afin de faciliter la compréhension de la présente politique pour l'ensemble des services et des utilisateurs. COÛTS FORFAITAIRES POUR LA LOCATION DES SALLES La Municipalité de Saint-Bernard offre différentes plages horaires et coûts pour la location de salles dont elle dispose. Salle du Conseil Salle Desjardins (sans cuisine) Régulier 8h (8 h à 16 h ou 17 h à 1h) 340 $ 185 $ 105 $ 24 h (8h à 8 h) 420 $ 225 $ 48 h (ven 8 h à dim 8 h) 570 $ 290 $ Heure supplémentaire Organismes locaux de Saint- Bernard 30 $ / heure Coût forfaitaire taxes incluses pour la location des salles Rabais de 80 % Pavillon des loisirs Centre municipal Forfait / salle FONCTIONNEMENT DURANT LA PÉRIODE DES FÊTES a) Location pour les fins de semaine entre le 15 novembre et le 19 décembre En ce qui concerne les salles du Centre municipal et du Pavillon des loisirs, pour les réservations de social des fêtes durant les fins de semaine entre le 15 novembre et le 19 décembre, les entreprises, les organismes locaux et les résidents bénéficient d'un délai prioritaire et peuvent réserver à compter de la dernière semaine de novembre pour la plage horaire de l'année suivante. Par la suite, dès la 1re semaine de décembre, les réservations sont également ouvertes aux entreprises et organismes situés à l'extérieur de la Municipalité de Saint-Bernard. b) Location pour les fins de semaine entre le 20 décembre et le 3 janvier En ce qui concerne les salles du Centre municipal, du Pavillon des loisirs et le gymnase, pour les réservations de social des fêtes entre le 20 décembre et le 3 janvier, les personnes intéressées doivent communiquer avec la Municipalité au retour du congé des fêtes jusqu'avant la séance du conseil de février, pour indiquer 2 choix possibles maximum concernant les plages et salles durant la période visée à la fin de l'année courante. Une priorité sera accordée aux citoyens de Saint-Bernard seulement, les deux premières semaines au retour des fêtes en janvier, dont les choix seront consignés de façon distincte dans une première boîte. À la suite de ce délai, la possibilité sera offerte à tous de contacter la Municipalité afin d'indiquer leurs choix, consignés dans une seconde boîte. Le conseil procèdera alors par tirage au sort s'il y a deux personnes ou plus par plage, d'abord avec la première boîte. Si par la suite il reste des plages et des salles disponibles, le conseil procèdera à un second tirage au sort avec la deuxième boîte. *Une seule personne par famille autorisée par réservation. ** Les calendriers de l'année courante et l'année suivante sont ouvert aux réservations seulement pour les événements dont la durée est de plus de 24 heures. COÛTS POUR LA LOCATION DES PLATEAUX SPORTIFS La Municipalité de Saint-Bernard offre différentes plages horaires et coûts pour la location de salles dont elle dispose. CONDITIONS DE LOCATION Tout locataire doit signer un contrat de location convenant ainsi des règles, des modalités et des obligations de part et d'autre entre le locataire et le représentant locateur. La Municipalité se réserve le droit de refuser certaines demandes de location si elle juge, suivant une analyse neutre et non discriminatoire, que le statut du demandeur et/ou le caractère de l'évènement et/ou la nature des activités associées à la location ou au prêt vont à l'encontre des valeurs préconisées par la Municipalité et/ou présentent des risques liés à la sécurité publique. De plus, lorsque cela est exigé, tout locataire devra fournir une preuve d'assurance responsabilité pour la tenue de l'activité ainsi qu'un dépôt de 1000 $. Horaire Résident Horaire Non- résident Forfaitaire bloc 4 heures Forfaitaire 1 journée Forfaitaire 2 journées Location sportive Location privée Surface de dek (été) Particulier 30 $ 40 $ 90 $ 110 $ 150 $ Patinoire (surface de dek glacée) Particulier 35 $ 45 $ 105 $ 125 $ 160 $ Terrain de tennis Particulier 15 $ 25 $ 45 $ 65 $ 100 $ Terrain de pickleball Particulier 15 $ 25 $ 45 $ 65 $ 100 $ Terrain de volleyball de plage Particulier 20 $ 30 $ 60 $ 80 $ 110 $ Terrain de soccer Particulier 20 $ 30 $ 60 $ 80 $ 110 $ Scène Particulier 30 $ 40 $ 90 $ 110 $ 150 $ Bloc de 4 heures (8h-12h ou 13h-17h ou 18h-22h) Forfaitaire 24h Terrain basketball Particulier 10 $ Coût taxes incluses pour la location des plateaux sportifs Plateaux Type Coûts Gymnase Voir la programmation de loisirs Selon la RM-02 du CSSBE, sous réserve de l'autorisation de l'école Maison des jeunes 60 $ Pour les organismes à but non lucratif (OBNL) de Saint-Bernard Rabais de 50 % 130 $ CLAUSES AU CONTRAT Lors de la signature du contrat de location, le locataire doit préciser le nombre de tables rectangles et des chaises dont il aura besoin. Ces équipements seront mis à sa disposition dans la salle louée. Il est de la responsabilité du locateur d'effectuer le montage de la salle. Les coûts relatifs à la préparation et l'entretien régulier sont inclus dans le tarif de location. Toutefois, le locataire doit remettre les lieux dans le même état dans lequel ils se trouvaient au moment de la prise de possession. Tout constat nécessitant un entretien ou une réparation supplémentaire lié au non-respect de cette clause entraînera des frais supplémentaires pour le locataire, selon les coûts réels engagés par la Municipalité (exemple : décorations encore présentes, surcharge de déchets sur l'espace loué, matériel du locataire encore présent, etc.). En cas de demande spécifique, pendant la location, nécessitant une intervention d'un employé de la Municipalité (exemple : oubli de clé ou ajout particulier à l'entente de location) ou encore en cas de dommages causés aux lieux et équipement nécessitant réparation, achat ou travaux de la part de la Municipalité, le tout sera chargé en totalité au locataire selon le taux horaire et les coûts réels applicables. La Municipalité s'engage à mettre à disposition du locataire, la salle et l'équipement réservé. Cependant, le dysfonctionnement momentané d'un des équipements inclus dans une salle (exemple : panne Internet), ne peut faire l'objet d'un remboursement total. RESPONSABILITÉ ET DOMMAGES Le locataire sera responsable des dommages causés aux lieux, équipements et installation mis à sa disposition pendant la période de location. Les dommages causés après cette période et découlant d'une négligence du locataire peuvent également être de la responsabilité de celui-ci (exemple : le locataire oublie de fermer la porte d'un local à la fin de sa location et le local est vandalisé durant la nuit). Les coûts de réparation et/ou de remplacement des dommages causés seront à la charge du locataire et pourront être remboursés à même le dépôt ou par le biais d'une facture. La Municipalité se dégage de toute responsabilité lors de la location ou le prêt de ses salles. Le vol à l'intérieur des locaux ainsi que les accidents sont l'entière responsabilité du locataire.