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POLITIQUE-CADRE SUR LA
GOUVERNANCE
(PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS)
Approbation par le comité sur l'accès à l'information : 12 février 2024
Adoption par le conseil municipal : 11 mars 2024
Politique-cadre sur la gouvernance (protection des renseignements personnels)
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POLITIQUE-CADRE SUR LA
GOUVERNANCE
(PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS)
TABLE DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE ................................................................................................................................ 3
2.
OBJET .......................................................................................................................................... 3
3.
CADRE NORMATIF ...................................................................................................................... 3
4.
DÉFINITIONS ............................................................................................................................... 3
5.
CHAMP D'APPLICATION ............................................................................................................. 4
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................................................... 4
6.1.
Collecte ................................................................................................................................ 4
6.2.
Utilisation .............................................................................................................................. 5
6.3.
Communication .................................................................................................................... 6
6.4.
Conservation ........................................................................................................................ 6
6.5.
Destruction et anonymisation................................................................................................ 6
7.
REGISTRES ................................................................................................................................. 7
7.1.
Conformément à la Loi, la Municipalité tient à jour les registres suivants : ............................ 7
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (ÉFVP) ....................................... 9
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................ 9
10.
SONDAGES ........................................................................................................................... 10
11.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ........................................................................ 10
12.
TRAITEMENT DES PLAINTES .............................................................................................. 11
13.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .......................................................... 11
14.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ...................................................................................... 11
15.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS ............................................................................................ 11
15.1.
Le RPRP : .......................................................................................................................... 12
15.2.
Le Comité : ......................................................................................................................... 12
15.3.
Toute personne qui traite des renseignements personnels que la Municipalité détient : ..... 13
16.
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ........................................................................................ 14
17.
SANCTIONS .......................................................................................................................... 14
18.
MISE À JOUR ........................................................................................................................ 14
19.
ENTRÉE EN VIGUEUR .......................................................................................................... 14
Politique-cadre sur la gouvernance (protection des renseignements personnels)
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1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la municipalité de Saint-Calixte (la
« Municipalité ») traite des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site
web, de citoyens et de ses employés. À ce titre, elle reconnaît l'importance de respecter la vie
privée et de protéger les renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Municipalité s'est dotée de la présente Politique.
Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la protection des renseignements personnels que la
Municipalité détient tout au long du Cycle de vie de ceux-ci et aux droits des personnes concernées.
La protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité incombe à toute personne qui
traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des
renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec
la Municipalité.
2. OBJET
La présente Politique :
-
Énonce les principes encadrant la gouvernance de la Municipalité à l'égard des
renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice des droits des
personnes concernées ;
-
Prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels ;
-
Définit les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels
à la Municipalité ;
-
Décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Municipalité offre à son
personnel.
3. CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.).
Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site Web de la Municipalité
www.saint-calixte.ca.
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
« CAI » la Commission d'accès à l'information du Québec.
« Comité » le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
de la Municipalité.
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« Cycle de vie » l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement personnel soit la
collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci.
« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » la démarche préventive qui vise à
mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques.
Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences positives et négatives sur le
respect de la vie privée des personnes concernées.
« Incident de confidentialité » désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisée
par la loi d'un Renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce
renseignement.
« Loi » désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les renseignements
personnels.
« Renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une personne physique et qui
permet de l'identifier directement -- soit par le recours à cette seule information -- ou indirectement --
soit par combinaison avec d'autres informations.
« Responsable de l'accès aux documents » ou « RAD » désigne la personne qui, au sein de la
Municipalité, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents selon la
Loi.
« Renseignement personnel sensible » désigne tout Renseignement personnel qui -- de par sa
nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il
est utilisé ou communiqué -- suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » ou « RPRP » désigne la
personne qui, au sein de la Municipalité, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect et
la mise en œuvre de la Loi concernant la protection des renseignements personnels.
5. CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la Municipalité et à toute
personne qui traite des renseignements personnels que la Municipalité détient.
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le
respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1. Collecte
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6.1.1. La Municipalité ne recueille que les renseignements personnels nécessaires
à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des
renseignements personnels, la Municipalité détermine les fins de leur
traitement. La Municipalité ne recueille que les renseignements personnels
strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2. La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne
concernée.
6.1.3. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Municipalité informe
les personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement
de leurs renseignements personnels et de leurs droits quant à ces
renseignements, par exemple, au moyen d'une Politique de confidentialité ou
d'un avis « juste-à-temps ».
6.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être
manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à
chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut
que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été
demandé.
6.2. Utilisation
6.2.1. La Municipalité n'utilise les renseignements personnels qu'aux fins pour
lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Municipalité
peut modifier ces fins si la personne concernée y consent préalablement.
6.2.2. Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement
de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
- Lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles
les renseignements ont été recueillis ;
- Lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée
;
- Lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que
cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi ;
- Lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de
production de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3. Lorsqu'elle utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans
l'un des trois premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2 ci-dessus, elle
doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit
à l'article 7.1.3).
6.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de
renseignements personnels est jugé plus à risque pour les personnes
concernées, la Municipalité entreprend une ÉFVP en vertu de l'article 8 des
présentes afin de mitiger les risques identifiés.
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6.2.5. La Municipalité établit et tient à jour un inventaire des fichiers de
renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet
inventaire contient minimalement :
- Les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les
renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier ;
- La provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
- Les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à
chaque fichier ;
- Les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice
de leurs fonctions ;
- Les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des
renseignements personnels.
6.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard
des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu
des dispositions de la Loi.
6.3. Communication
6.3.1. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Municipalité ne peut
communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la
personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque
des renseignements personnels sensibles sont en cause.
6.3.2. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire
ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de
service ou pour l'exécution d'un mandat, la Municipalité doit conclure une
entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les
dispositions contractuelles types de la Municipalité.
6.3.3. Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors
Québec, la Municipalité procède à une ÉFVP conformément à l'article 8 des
présentes. Une communication à des tiers est consignée au registre à prévu cet
effet.
6.4. Conservation
6.4.1. La Municipalité prend toutes les mesures raisonnables afin que les
renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et complets
pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
6.4.2. La Municipalité conserve les renseignements personnels aussi longtemps que
nécessaires pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son
calendrier de conservation.
6.5. Destruction et anonymisation
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6.5.1. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements
personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou
anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et
suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de
gestion des documents de la Municipalité.
7. REGISTRES
7.1. Conformément à la Loi, la Municipalité tient à jour les registres
suivants :
7.1.1. Registre des communications de renseignements personnels sans le
consentement d'une personne concernée dans les cas suivants :
- Lorsque la Municipalité communique l'identité d'une personne concernée à
une personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements
déjà colligés par ces derniers ;
- Lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette communication
soit ou non expressément prévue par la loi ;
- Lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une
ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les conditions de
travail ;
- Lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels à un
mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou
d'un contrat de service ;
- Lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels à des
fins d'étude, de recherche ou de statistique ;
- Après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Municipalité communique des
renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68 de la Loi.
7.1.2. Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
- La nature ou le type de renseignement communiqué ;
- La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication ;
- La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas
échéant, qu'il s'agit d'une communication de renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ;
- La raison justifiant cette communication.
7.1.3. Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions
ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la
Municipalité collabore pour la prestation de services ou la réalisation d'une
mission commune. Un tel registre comprend :
- Le nom de l'organisme pour lequel renseignements sont recueillis ;
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- L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les
renseignements sont nécessaires ;
- La nature ou le type de la prestation de service ou de la mission ;
- La nature ou le type de renseignements recueillis ;
- La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis ;
- La catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux
renseignements.
7.1.4. Registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la
Municipalité à d'autres fins et sans le consentement de la personne concernée
lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été
recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la personne concernée ou
qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Un tel registre
comprend :
- La mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi
permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable ;
- Dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la
Loi, la disposition
législative qui rend nécessaire
l'utilisation du
renseignement ;
- La catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de
l'utilisation indiquée.
7.1.5. Registre des communications d'information concernant un Incident de
confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire le
risque de préjudice grave associé à un Incident de confidentialité.
7.1.6. Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :
- Une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si
cette information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de
fournir une telle description ;
- Une brève description des circonstances de l'incident ;
- La date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas
connue, une approximation de cette période ;
- La date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance
de l'incident ;
- Le nombre de personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu,
une approximation de ce nombre ;
- Une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il
existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes
concernées, tels que la sensibilité des renseignements personnels
concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements,
les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu'ils
soient utilisés à des fins préjudiciables ;
- Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates
de transmission des avis à la CAI et aux personnes concernées, en
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application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi sur la protection
des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une
mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la
raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant ;
- Une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la
survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit
causé.
8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
(ÉFVP)
La Municipalité réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de
renseignements personnels :
-
Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système
d'information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements
personnels ;
-
Avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à l'exercice des attributions
ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle collabore
pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune ;
-
Avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des
personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces
renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques ;
-
Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans consentement des
personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi sur l'accès ;
-
Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec
ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir,
d'utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
En effectuant une ÉFVP, la Municipalité tient compte de la sensibilité des renseignements personnels
à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi
que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels.
De plus, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, la
Municipalité s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment au regard des
principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.
La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Municipalité a respecté toutes les obligations en
matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de
protéger efficacement ces renseignements.
9. ACTIVITÉS
DE
RECHERCHE
ET
ACCÈS
AUX
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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Des chercheurs peuvent demander l'accès à des renseignements personnels à des fins de recherche.
Une telle demande doit être soumise à l'adresse courriel suivante [email protected]. Par la suite,
nous serons en mesure de pouvoir la traiter.
Lorsque l'ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être communiqués à cette fin, la
Municipalité doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles
types de la Municipalité et toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
10. SONDAGES
Toute personne, organisme ou autre organisation qui souhaite effectuer un sondage auprès de
personnes concernées au moyen de renseignements personnels que détient la Municipalité doit le faire
conformément aux directives de la Municipalité.
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les
renseignements personnels sont détenus par la Municipalité dispose notamment des droits suivants :
-
Le droit d'accéder aux renseignements personnels détenus par la Municipalité et d'en
obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique ;
− À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement
personnel informatisé recueilli auprès d'une personne concernée, et non pas créé ou
inféré à partir d'un renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans
un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce
renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout
organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
-
Le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la
Municipalité ;
-
Le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés
pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents contenant ces
renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou
être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la
Municipalité informe la personne concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter sa
demande.
Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes concernées peuvent
être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de manière informelle
et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
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Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et
recevront une réponse écrite.
Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être suffisamment précises pour
permettre au RPRP de localiser lesdits renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique
qu'aux renseignements personnels existants.
12. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Municipalité ou
de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être
transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours.
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Municipalité met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements personnels recueillis, utilisés,
communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en compte du degré de
sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur
localisation et de leur support.
La Municipalité gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis à un
engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions aient accès
aux renseignements personnels.
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
Tout Incident de confidentialité est traité conformément à la procédure d'intervention lors d'un incident
de confidentialité. La Municipalité prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un
préjudice soit causé et éviter que de nouveaux Incidents de même nature ne se produisent. Elle met à
jour son programme de protection des renseignements personnels, le cas échéant.
Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des Incidents de
confidentialité, conformément à l'article 7.1.6 de la présente Politique.
Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées,
la Municipalité avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
La protection des renseignements personnels que la Municipalité détient repose sur l'engagement de
tous ceux qui traitent ces renseignements et plus particulièrement des suivants :
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15.1. Le RPRP :
-
S'assure de la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle
de vie, de la collecte à la destruction ;
-
Siège au Comité ;
-
Se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, sous
réserve des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
−
Donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande ;
−
Aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ;
−
Répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la
demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des
activités de la Municipalité, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après
avoir avisé le requérant par écrit ;
−
Prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir
les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise ;
−
Motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ;
−
À la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la
décision le concernant ;
−
Rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit être
accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas
échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment le
délai dans lequel il peut être exercé ;
−
Veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le
temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi.
-
Supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente Politique ;
-
Participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux
conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces
renseignements soient utilisés à des fins malveillantes ;
-
Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien
avec la communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats
ou de contrats de service confiés à des tiers conformément à l'article 6.3.2 de la
présente Politique.
15.2. Le Comité :
-
Veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des
membres du personnel et des membres de la direction de la Municipalité sur les
obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de protection des
renseignements personnels ;
-
Élabore les principes de diffusion de l'information ;
-
Approuve la présente Politique-cadre sur la gouvernance en matière de protection
des renseignements personnels ;
-
Émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la
communication de données ou le profilage ;
Politique-cadre sur la gouvernance (protection des renseignements personnels)
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-
Identifie les principaux risques en matière de protection de renseignements
personnels et en avise la direction afin que des mesures correctives soient
proposées ;
-
Approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis ;
-
Émet des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment
pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec ;
-
Est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets
d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes d'information ou de
prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels :
−
Veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des
renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité
et à la distribution des renseignements et au support sur lequel ils seront
hébergés ;
−
Le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la personne
concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle
dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
-
Escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP ;
-
Doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les renseignements
personnels et conseiller la Municipalité quant aux suites à y donner ;
-
Revoit le plan de réponse aux incidents de confidentialité dans l'éventualité d'un
incident de confidentialité ;
-
Revoit les règles pour la collecte et la conservation des renseignements
personnels provenant de sondages ;
-
Revoit toute question d'intérêt touchant la protection des renseignements
personnels ;
-
Revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie
privée dans le cadre de son utilisation.
15.3. Toute personne qui traite des renseignements personnels que
la Municipalité détient :
-
Agit avec précaution intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses
activités ;
-
N'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions ;
-
N'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à
l'accomplissement de ses fonctions ;
-
Conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y
aient accès ;
-
Protège l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou auxquels
elle a accès par un mot de passe ;
-
S'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle prend
connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à
le faire ;
Politique-cadre sur la gouvernance (protection des renseignements personnels)
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-
S'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les
renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions
et maintient ses obligations de confidentialité ;
-
Détruit tout renseignement personnel conformément à la procédure établie par la
Municipalité ;
-
Participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection
des renseignements personnels qui lui sont destinées ;
-
Signale tout manquement, Incident de confidentialité ou tout autre situation ou
irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité,
l'intégrité ou la confidentialité de renseignements personnels conformément à la
procédure établie par la Municipalité.
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Municipalité offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en matière de
protection des Renseignements personnels.
17. SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre
normatif applicable.
18. MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des
renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des renseignements personnels
de la Municipalité, la présente Politique pourra être mise à jour au besoin. Veuillez consulter la dernière
version sur le site Web la Municipalité au www.saint-calixte.ca.
19. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil de la Municipalité.