Politique de prévention et de prise en charge du harcèlement, de l'incivilité et de la violence au travail — full text

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POLITIQUE DE PRÉVENTION ET DE PRISE EN CHARGE DU HARCÈLEMENT, DE L'INCIVILITÉ ET DE LA VIOLENCE AU TRAVAIL 1. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La présente politique vise à : - Établir la procédure de prise en charge des situations de harcèlement, de violence ou d'incivilité au travail; - Développer une culture organisationnelle empreinte de respect; - Prendre les moyens raisonnables pour prévenir et faire cesser toute forme de harcèlement, psychologique ou sexuel, d'incivilité ou de violence au travail; - Préciser les rôles et les responsabilités de tous les membres de l'organisation en lien avec la présente politique; - Gérer et faire cesser efficacement les comportements de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail; - Encourager les employés de la Municipalité du canton de Saint-Camille à dénoncer toute situation de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail; - Assurer le soutien approprié, dans la mesure où cela lui est possible, aux victimes de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail. 2. CHAMP D'APPLICATION Cette politique régit les relations entre collègues de travail, entre supérieurs, entre cadres et subalternes, entre les employés et les citoyens, entre les employés et les élus, entre les employés et les fournisseurs de la Municipalité du canton de Saint-Camille ainsi que celles entre les employés et tout autre tiers. Cette politique s'applique aux conduites pouvant survenir dans le cadre du travail. Ces conduites peuvent notamment survenir sur les lieux du travail, y compris les lieux de télétravail, lors de formations, de réunions ou de déplacement, à l'occasion d'événements sociaux reliés au travail (ex. : party de Noël, dîner d'équipe) ou via les communications transmises par un moyen technologique (ex. : médias sociaux, Zoom, Microsoft Teams). 3. DÉFINITIONS Employé : Personne qui effectue un travail sous la direction ou le contrôle de l'employeur. Pour les fins de la présente politique, le bénévole est assimilé à un employé. Employeur : Municipalité du canton de Saint-Camille Droit de gérance : Le droit pour l'employeur de diriger ses employés et son organisation pour assurer la bonne marche et la profitabilité de la Municipalité du canton de Saint-Camille. Par exemple, suivi du rendement au travail, de l'absentéisme, de l'attribution des tâches ou de l'application d'un processus disciplinaire ou administratif. On ne doit pas confondre le harcèlement psychologique avec l'exercice de l'autorité de l'employeur dans la mesure où l'employeur n'exerce pas celle-ci de manière discriminatoire ou abusive. Harcèlement : Toute forme de harcèlement, incluant notamment le harcèlement psychologique, le harcèlement sexuel, le harcèlement lié à un motif de discrimination contenu aux chartes des droits et libertés, le harcèlement administratif (abus de pouvoir) et le cyberharcèlement. Harcèlement psychologique : Le harcèlement psychologique est une conduite vexatoire qui se manifeste par des paroles, des actes, des comportements ou des gestes répétés qui sont hostiles ou non désirés, et qui sont de nature à porter atteinte à la dignité ou à l'intégrité physique ou psychologique d'une personne, ou de nature à entraîner pour elle des conditions de travail défavorables qui rendent le milieu de travail néfaste. En général, le harcèlement se traduit par des actes répétés. Toutefois, un seul acte grave qui engendre un effet nocif continu peut aussi être considéré comme du harcèlement. Cette définition inclut le harcèlement lié à un motif de discrimination contenu aux chartes des droits et libertés, le harcèlement administratif (abus de pouvoir) et le harcèlement sexuel (ci-après collectivement : « harcèlement »). Voici quelques exemples de comportements qui peuvent constituer du harcèlement : - Une personne qui intimide un autre employé; - Endommager les biens d'un employé; - Faire des allusions désobligeantes au sujet d'un employé; - Cesser totalement d'adresser la parole à un employé. Harcèlement sexuel : Pour précision, le harcèlement sexuel se caractérise par des paroles, des actes, des comportements ou des gestes de nature ou à connotation sexuelle. Il peut se manifester notamment par : - Des avances, des demandes de faveurs, des invitations ou des requêtes inopportunes à caractère sexuel; - Des commentaires d'ordre sexuel, des remarques sur le corps de la personne ou sur son apparence, des plaisanteries qui dénigrent l'identité sexuelle ou l'orientation sexuelle de la personne; - Des contacts physiques non désirés, tels que des attouchements, des pincements, des empoignades, des frôlements volontaires; - Des menaces, des représailles ou toute autre injustice associée à des faveurs sexuelles. Incivilité : Une conduite qui enfreint l'obligation de respect mutuel propre à toute relation en milieu de travail. Mesures provisoires : Mesures mises en place par l'employeur lors de la réception d'une plainte de harcèlement et lors du traitement de celle-ci pour limiter les contacts entre le plaignant et le mis en cause, et ainsi préserver un milieu de travail sain. Mis en cause : La personne qui aurait prétendument un comportement harcelant, incivil ou violent et faisant l'objet d'un signalement ou d'une plainte. Il peut s'agir d'un employé, incluant un cadre et la direction générale, d'un élu, d'un fournisseur, d'un citoyen ou d'un tiers. Plaignant : La personne se croyant victime de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail. Il peut s'agir d'un employé, incluant un cadre et la direction générale. Plainte : Acte par lequel le plaignant porte à la connaissance de l'employeur une situation potentielle de harcèlement, de violence ou d'incivilité au travail. Afin d'alléger le texte de la politique, l'expression plainte englobe le signalement. Politique : La présente Politique de prévention et de prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail. Signalement : Acte par lequel une personne autre que le plaignant porte à la connaissance de l'employeur une situation potentielle de harcèlement, de violence ou d'incivilité au travail impliquant un employé. Supérieur immédiat : Cadre représentant le premier niveau d'autorité au-dessus d'un employé et qui exerce un contrôle direct sur l'exécution du travail de ce dernier. Violence au travail : Toute action, tout incident ou tout comportement qui s'écarte d'une attitude raisonnable par lequel un employé est attaqué, menacé, lésé ou blessé dans le cadre ou à l'occasion de son travail. Cela inclut toute situation de violence physique ou psychologique, incluant la violence conjugale, familiale et à caractère sexuel, lorsque l'employé est exposé à celle-ci au travail 4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS Toutes les personnes visées par la présente politique doivent adopter une conduite dépourvue de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail. Ce qui veut dire entre autres d'adopter une conduite professionnelle lors des événements sociaux reliés au travail, ce qui implique notamment une consommation modérée d'alcool lorsque cela est permis par l'employeur. Toutes les personnes visées par la présente politique doivent également contribuer à la mise en place d'un climat de travail sain, notamment en signalant à l'employeur toute situation de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail. 4.1 LE CONSEIL MUNICIPAL a) Prend les moyens raisonnables pour prévenir, ou, lorsqu'une telle conduite est portée à sa connaissance, faire cesser le harcèlement, l'incivilité ou la violence au travail; b) Soutient la direction générale et les supérieurs immédiats dans l'application de la présente politique; c) Reçoit toute plainte qui vise la direction générale, auquel cas, les articles de la présente politique s'appliquent en faisant les adaptations nécessaires; d) Respecte la confidentialité tout au long du processus. 4.2 LA DIRECTION GÉNÉRALE a) Est responsable de l'application de la présente politique; b) Traite toute plainte selon ce qui est prévu à la politique; c) Informe le conseil de l'existence d'une plainte ou d'une intervention d'intérêt en prenant les moyens adaptés pour protéger la confidentialité. 4.3 LE SUPÉRIEUR IMMÉDIAT OU LA DIRECTION GÉNÉRALE LORSQU'IL N'Y A AUCUN SUPÉRIEUR IMMÉDIAT a) Assure la diffusion de la présente politique et sensibilise les employés; b) Traite avec diligence tout signalement ou plainte en prenant les moyens raisonnables pour maintenir un climat de travail sain; c) Facilite le règlement de tout conflit et collabore avec les différents intervenants; d) Informe la direction générale de tout signalement, plainte ou intervention d'intérêt. 4.4 L'EMPLOYÉ a) Prend connaissance de la présente politique; b) Collabore aux mécanismes de règlement, lorsque requis. 4.5 LE PLAIGNANT a) Signale toute situation de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail au potentiel mis en cause de façon à lui demander de cesser de tels comportements; b) Signale la situation à un supérieur immédiat si le harcèlement, l'incivilité ou la violence au travail se poursuit; c) Collabore aux mécanismes de règlement. 4.6 LE MIS EN CAUSE a) Collabore aux mécanismes de règlement. 5. PROCÉDURE INTERNE DE TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS ET DES PLAINTES a) Tout signalement ou plainte sera traité avec diligence, équité, discrétion et de façon impartiale; b) Dans la mesure du possible, le plaignant doit rapidement signifier au mis en cause de cesser immédiatement son comportement indésirable ou harcelant; c) Une personne externe peut être mandatée par l'employeur pour exécuter, en tout ou en partie, l'un ou l'autre des mécanismes de règlement des plaintes. Dans un tel cas, la politique est lue en faisant les adaptations nécessaires; d) Les mécanismes prévus à la présente politique n'empêchent pas une personne de se prévaloir des droits qui lui sont conférés par la loi dans les délais prévus à celle-ci. 5.1 MÉCANISME INFORMEL DE RÈGLEMENT a) Le mécanisme informel de règlement vise à éviter de perturber, outre mesure, le milieu de travail et à impliquer le plaignant et le mis en cause vers la recherche de solutions informelles de règlement de conflit. Les parties peuvent recourir à ce mécanisme en tout temps lors du traitement d'un signalement ou d'une plainte; b) Le plaignant signale le conflit auprès de son supérieur immédiat (ou la direction générale dans le cas où son supérieur immédiat est en cause) et il est informé des options qui s'offrent à lui pour régler le conflit; Dans le cas où le conflit implique la direction générale ou que la plainte est déposée par celle-ci, elle est signalée au maire ou à l'élu désigné par résolution; c) La personne qui reçoit un signalement ou une plainte doit : - Vérifier la volonté des parties d'amorcer un mécanisme informel de règlement; d) Si les parties désirent participer au mécanisme informel de règlement, la personne qui traite le signalement ou la plainte doit : - Obtenir la version des faits de chacune des parties; - Susciter la discussion et suggérer des pistes de solution pour régler le conflit; - Identifier avec les parties les solutions retenues afin de résoudre le conflit; e) Si le mécanisme échoue, la personne qui a reçu ou traité le signalement ou la plainte informe le plaignant de la possibilité de poursuivre avec le mécanisme formel de règlement. Elle informe la direction générale de l'échec du mécanisme informel. Cette dernière peut décider de faire enquête et déterminer les mesures applicables, le cas échéant. 5.2 MÉCANISME FORMEL DE RÈGLEMENT DU HARCÈLEMENT a) Le mécanisme formel de règlement ne s'applique pas aux signalements ou plaintes relatifs à l'incivilité ou la violence au travail, à moins qu'ils ne s'assimilent à du harcèlement; b) Le plaignant peut adresser une plainte formelle à la direction générale au plus tard dans les deux (2) ans suivant la dernière manifestation d'une conduite de harcèlement. Dans le cas où la plainte vise la direction générale, le plaignant la transmet directement au maire; c) Un formulaire de plainte identifiant les renseignements essentiels au traitement de celle-ci est joint en annexe. Le plaignant ou la personne qui fait le signalement y consigne par écrit l'ensemble des allégations soutenant sa plainte en s'appuyant sur des faits, en précisant, si possible, les dates et en indiquant le nom des personnes témoins des événements. 5.3 ENQUÊTE a) La direction générale, lors de la réception d'une plainte : - Vérifie de façon préliminaire ce qui a déjà été tenté pour régler le conflit; - Décide si elle fait elle-même enquête ou si elle la confie à une tierce personne ou à un expert à l'externe (ci-après collectivement : « personne désignée »); - Établit des mesures temporaires, lorsque requis; b) La direction générale ou la personne désignée vérifie ensuite si la plainte est recevable et fait connaître sa décision par écrit au plaignant; c) Dans le cas où la plainte est jugée recevable, la direction générale ou la personne désignée examine l'ensemble des faits et circonstances reliés aux allégations fournies par le plaignant; d) La direction générale ou la personne désignée avise tout d'abord verbalement le mis en cause de la tenue d'une enquête. Un avis de convocation écrit lui est par la suite transmis, et ce, minimalement quarante-huit (48) heures avant la rencontre pour obtenir sa version des faits. L'avis de convocation lui indique les principaux éléments de la plainte; e) L'enquête implique la rencontre des parties concernées par la plainte ainsi que les divers témoins pertinents. Lors de ces rencontres, le plaignant et le mis en cause peuvent choisir de se faire accompagner par une personne de leur choix qui n'est pas concernée par la plainte. Toute personne rencontrée, incluant l'accompagnateur, doit signer un engagement de confidentialité. Un accompagnateur ne peut être un témoin. 5.4 CONCLUSIONS DE L'ENQUÊTE a) La direction générale ou la personne désignée produit un rapport écrit où elle conclut à la présence, ou non, de harcèlement. Pour donner suite à l'enquête, elle peut notamment : - Rencontrer individuellement le plaignant et le mis en cause afin de les informer si la plainte est fondée ou non; - Rencontrer le conseil municipal ou la direction générale afin de l'informer si la plainte est fondée ou non et lui faire part de ses recommandations, le cas échéant; b) Pour donner suite à l'enquête, l'employeur peut notamment : - Intervenir dans le milieu de travail du plaignant pour faire cesser le harcèlement; - Imposer des sanctions; - Convenir d'un accommodement raisonnable lorsque la plainte vise un élu, un citoyen, un bénévole ou un fournisseur; - Orienter le plaignant ou le mis en cause vers un service d'aide aux employés ou toute autre ressource professionnelle; c) Le plaignant peut retirer sa plainte en tout temps par écrit. Dans le cas où la plainte est retirée par le plaignant, la direction générale se réserve le droit de poursuivre l'enquête si elle juge que la situation le justifie; d) Certaines mesures peuvent aussi être implantées afin de garantir un milieu de travail sain, et ce, même si aucune allégation de harcèlement ne s'avère fondée. 6. MÉCANISME FORMEL DE RÈGLEMENT DE PLAINTE OU SIGNALEMENT D'INCIVILITÉ OU DE VIOLENCE AU TRAVAIL a) Le plaignant peut adresser une plainte formelle à la direction générale au plus tard dans les trente (30) jours suivant la dernière manifestation d'une conduite d'incivilité ou de violence au travail. Dans le cas où la plainte vise la direction générale, le plaignant la transmet directement au maire; b) Un formulaire de plainte identifiant les renseignements essentiels au traitement de celle-ci est joint en annexe. Le plaignant ou la personne qui fait le signalement y consigne par écrit l'ensemble des allégations soutenant sa plainte en s'appuyant sur des faits, en précisant, si possible, les dates et en indiquant le nom des personnes témoins des événements. c) En cas d'échec du mécanisme informel de règlement et en présence d'allégations d'incivilité ou de violence, la direction générale ou la personne désignée peut décider de faire enquête selon les règles généralement applicables et déterminer les mesures applicables, le cas échéant; d) Ce mécanisme trouve également application lorsqu'un fournisseur, un citoyen, un tiers, ou un bénévole est visé par une plainte d'incivilité ou de violence. Dans un tel cas, la direction générale ou la personne désignée détermine les accommodements raisonnables applicables, le cas échéant; e) Dans le cas où un élu ou la direction générale est visé par la plainte, il est de la responsabilité du conseil municipal de déterminer le processus approprié pour traiter le conflit. 7. SANCTIONS a) L'employé, incluant un cadre et la direction générale, qui ne respecte pas le contenu de la présente politique s'expose à des mesures administratives ou disciplinaires selon la gravité des gestes posés, pouvant aller jusqu'au congédiement; b) L'élu, le citoyen, le bénévole, le fournisseur ou le tiers qui ne respecte pas le contenu de la présente politique s'expose à des mesures administratives ou judiciaires selon la gravité des gestes posés. 8. CONFIDENTIALITÉ L'employeur respecte le droit à la confidentialité des renseignements personnels relativement à l'application de la présente politique. Tout signalement et toute plainte sont traités avec discrétion et la confidentialité est exigée de toutes les personnes impliquées. En conséquence, l'employeur reconnaît que ces renseignements demeureront confidentiels dans la mesure où l'employeur doit accomplir adéquatement les obligations ci-haut décrites. Tout mécanisme de règlement ou tout rapport d'enquête est confidentiel. Si une enquête révèle la présence de harcèlement ou de violence au travail, tous les documents relatifs à la prise en charge et au traitement de la plainte, incluant notamment les preuves matérielles et le rapport d'enquête, sont conservés minimalement deux (2) ans et détruits par la suite après la fin d'emploi du mis en cause et du plaignant, et selon les règles en vigueur. Dans le cas d'une enquête concernant de l'incivilité ou lorsqu'une enquête ne permet pas d'établir qu'il y a eu du harcèlement ou de la violence au travail, toutes les preuves matérielles et le rapport d'enquête sont conservés minimalement deux (2) ans suivant la fin de l'enquête et détruits par la suite selon les règles en vigueur. 9. BONNE FOI a) La bonne foi des parties est essentielle au règlement de toute situation. La recherche de la meilleure solution possible, avec la collaboration de chacune des parties, est privilégiée afin d'en arriver à un règlement juste et équitable pour tous; b) Toute personne à qui la présente politique s'applique qui refuse de participer à l'enquête prévue au mécanisme formel de règlement s'expose à une sanction; c) Le plaignant qui a déposé une plainte jugée malveillante, frivole ou de mauvaise foi s'expose à une sanction. 10. REPRÉSAILLES Une personne ne peut se voir imposer de représailles pour avoir utilisé les mécanismes prévus à la présente politique ni parce qu'elle a participé au mécanisme d'enquête. Toute personne exerçant des représailles s'expose à une sanction. 11. RÉVISION ET SENSIBILISATION La présente politique sera révisée de façon périodique ou au besoin. Une copie de la présente politique est remise à chaque nouvel employé. Une copie signée par les employés, incluant les cadres et la direction générale, est déposée à leur dossier d'employé. L'employé ou l'élu reconnaît avoir lu et compris les termes de la politique et en accepte les conditions. ___________________________________________ _______________________ Signature de l'employé ou de l'élu Date ___________________________________________ _______________________ Signature de l'employeur Date Adopté à Saint-Camille, le 09 septembre 2024. Philippe Pagé Julie Vaillancourt Maire Directrice générale et secrétaire-trésorière 1 FORMULAIRE DE PLAINTE INFORMATIONS SUR LE (LA) PLAIGNANT(E) Nom : Prénom : Emploi/fonction : ID : Service : Adresse : INFORMATIONS SUR LE (LA) OU LES MIS(E)S EN CAUSE Nom : Prénom : Emploi/fonction : Service : Nom : Prénom : Emploi/fonction : Service : DESCRIPTION DU LIEN AVEC LE (LA) OU LES MIS(E)S EN CAUSE Supérieur hiérarchique Supérieur immédiat Collègue/compagnon de travail Subordonné/employé Citoyen Fournisseur Membre de la direction Autres : INFORMATIONS SUR LE OU LES TÉMOINS Nom : Prénom : Emploi/fonction : Service : Nom : Prénom : Emploi/fonction : Service : Nom : Prénom : Emploi/fonction : Service : DESCRIPTION DES ÉVÉNEMENTS EXACTITUDE DES INFORMATIONS : J'atteste que les informations fournies sont exactes et je suis conscient(e) que les fausses allégations sont passibles de sanctions selon les dispositions prévues à la Politique de prévention du harcèlement, de l'incivilité et de la violence au travail. Signature : Date : _______________________ AAAA-MM-JJ Veuillez transmettre le formulaire rempli à l'attention suivante : Direction générale et/ou maire Municipalité du canton de Saint-Camille 85, rue Desrivières Saint-Camille (Québec) J0A 1G0 ou par courriel à l'adresse : [email protected] et/ou [email protected]