Politique de reconnaissance des organismes, de la vie citoyenne et de soutien au milieu (P42-2024) — full text

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VILLE DE SAINT-CHARLES-BORROMÉE Politique de reconnaissance des organismes, de la vie citoyenne et de soutien au milieu P42-2024 TABLE DES MATIÈRES Mot du maire et du directeur général 04 Principes directeurs 05 Objectifs 05 Critères d'admissibilité 06 Tableau synthèse des critères d'admissibilité selon la catégorie d'organisme 07 Soutien aux organismes admissibles 08 Soutien professionnel 08 Soutien physique 08 Soutien à la promotion 08 Soutien technique 08 Animation 08 Tableau établissant le soutien offert en fonction de la catégorie des organismes 09 Tableau des gratuités (annuel) des locations de salles offertes annuellement 09 Maintien de la reconnaissance 10 Suspension de la reconnaissance 10 Entrée en vigueur 10 Lexique 10 04 MOT DU MAIRE C'est avec une grande fierté que je vous présente la Politique de reconnaissance des organismes, de la vie citoyenne et de soutien au milieu. Ce projet a nécessité un travail minutieux de la part du Service de la vie citoyenne et innovation sociale ainsi que du Comité des loisirs et de la culture. Depuis l'adoption de notre plan stratégique 2021-2030, le conseil municipal a exprimé le désir de se munir de cet outil précieux afin d'assurer une gestion financière saine et une allocation efficace des ressources municipales pour répondre de manière efficiente et équitable aux attentes des organismes locaux. Nos valeurs fondamentales, axées sur la qualité de vie, l'approche citoyenne, le respect et la cohérence, ont été notre guide tout au long de l'élaboration de ce document. En effet, ces valeurs ont été au cœur de nos rencontres et de notre démarche. En ce qui concerne la qualité de vie, nous sommes pleinement conscients que chaque action menée par les organismes de notre communauté a un impact direct sur notre milieu de vie et contribue à notre cadre de vie, que nous souhaitons « facile à vivre ». Nous vous invitons à prendre connaissance de cette politique et nous tenons à exprimer notre gratitude envers tous les organismes qui sont des partenaires inestimables pour la ville de SCB. Bonne lecture ! Le contenu de cette Politique s'inscrit dans l'un des grands chantiers de notre Plan stratégique Ensemble vers un demain enviable : avec nos services municipaux, avancer ensemble dans un mouvement d'excellence qui engendre l'engagement et la collaboration. La Ville a mandaté le Service de la vie citoyenne et innovation sociale comme maître d'œuvre de cette politique et grâce à cet outil concret et pertinent, ce Service de première ligne peut accompagner et soutenir les organismes dans le développement de leur offre de services aux Charlois et ainsi contribuer à ce chantier majeur. Je remercie toutes les personnes qui ont pris part à cet exercice complexe et exigeant, en particulier le conseil municipal, les organismes consultés et le personnel administratif de la Ville. MOT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL ROBERT BIBEAU CLAUDE CRÉPEAU 05 PRINCIPES DIRECTEURS Cette politique est mise sur pied afin de répondre aux objectifs du plan stratégique 2021-2030 « Ensemble vers un demain enviable » de la Ville de Saint-Charles-Borromée, qui stipule que les liens entre les intervenants des nombreux organismes présents sur le territoire charlois et la Ville doivent être développés afin de maximiser les ressources qui y sont investies. La politique de reconnaissance des organismes, de la vie citoyenne et de soutien au milieu a donc pour cadre de référence : - D'offrir des services de qualité, facilement accessibles et adaptés aux besoins des citoyens et de la communauté ; - De faire connaître un service existant pour les communautés visant à rétrécir l'écart à l'accès aux services municipaux ; - De nouer des relations fructueuses et cohérentes avec les organismes et la communauté ; - D'offrir une collaboration soutenue auprès des organismes. OBJECTIFS - Établir les modalités d'admissibilité des organismes afin d'offrir un soutien équitable à tous ; - Soutenir l'initiative des communautés ; - Uniformiser la logistique de traitement des demandes ; - Définir la hauteur du soutien et de la collaboration de la Ville avec les organismes en cohérence avec les ressources disponibles (locaux, matériel, moyens promotionnels, etc.). 06 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ SECTEUR(S) D'INTERVENTION(S) Afin d'être éligibles, les organismes doivent œuvrer dans au moins un des secteurs d'interventions suivants : Art et culture Communautaire Éducation Environnement Loisirs Sport et plein air Tourisme et patrimoine *Sont exclus les secteurs politiques et religieux. CRITÈRES GÉNÉRAUX D'ADMISSIBILITÉ (APPLICABLES À TOUS) L'organisme doit respecter les critères de base suivants : - Détenir un statut légal et actif d'organisme à but non lucratif (OBNL) ou être en voie de l'être ; ou être une Association, un club récréatif ou une institution reconnue auprès du Registre des entreprises du Québec ; - Offrir des services à la population charloise ; - Respecter les lois applicables à son champ d'intervention ainsi qu'aux règlements et politiques de la Ville de Saint-Charles-Borromée ; - Avoir en place une politique/procédure permettant de s'assurer de la vérification des antécédents judiciaires des employés, bénévoles ou de toutes personnes agissant avec une clientèle vulnérable. CRITÈRES SPÉCIFIQUES D'ADMISSIBILITÉ SELON LA CATÉGORIE D'ORGANISME 1. Organisme local - Le siège social de l'organisme est basé sur le territoire de Saint-Charles-Borromée ; - Le conseil d'administration est constitué d'un nombre minimal de trois charlois ; - Détient un minimum de participants ou de membres charlois ; - Possède une police d'assurance responsabilité ; - Une école sur le territoire de la ville est un organisme local. 2. Associatif - Le siège social de l'organisme est basé sur le territoire de la MRC de Joliette ou de Lanaudière ; - Possède une police d'assurance responsabilité ; - Permet la participation des Charlois. 3. Initiative citoyenne - Le responsable du regroupement est propriétaire ou locataire d'une adresse charloise et détient une carte Civis valide ; - Initie un événement, une activité ponctuelle, un mouvement (ou autre) sur le territoire de Saint-Charles- Borromée destiné à un public charlois. 4. Partenaire potentiel - N'est pas inclus dans les autres catégories (trois autres) ; - Souhaite offrir un service ou un événement destiné notamment à des Charlois ; - Ne détient pas d'entente de partenariat avec la Ville. La Ville se réserve le droit d'exiger tous les documents nécessaires afin de démontrer que les exigences ci-dessus sont respectées. 07 TABLEAU SYNTHÈSE DES CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ SELON LA CATÉGORIE D'ORGANISME Critères Organisme local Associatif Initiative citoyenne Partenaire potentiel Détenir un statut légal et actif d'organisme à but non lucratif (OBNL) ou être en voie de l'être ; ou Être une association ou un club récréatif reconnu auprès du Registre des entreprises du Québec ; ou Être un regroupement de Charlois sur le territoire. x x x x Offrir des services/activités à la population charloise. x x x x Respecter les lois applicables à son champ d'intervention ainsi qu'aux règlements et politiques de la Ville de Saint- Charles-Borromée. x x x x Politique/procédure de vérification des employés ou bénévoles agissant auprès de la clientèle vulnérable. x x x Le siège social de l'organisme (ou de la personne) est situé sur le territoire de Saint-Charles-Borromée. x x Siège social de l'organisme basé sur le territoire de la MRC de Joliette ou de Lanaudière. x Le responsable du regroupement est propriétaire ou locataire d'une adresse charloise. x Avoir un conseil d'administration constitué d'un nombre minimal de trois Charlois. x Détient un minimum de participants ou de membres charlois. x Possède une police d'assurance responsabilité. x x Initie un événement, une activité, un mouvement (ou autre) sur le territoire de Saint-Charles-Borromée destiné à un public charlois. x Souhaite offrir un service ou un événement destiné notamment à des charlois. x Ne détient pas d'entente de partenariat en vigueur avec la Ville. x 08 SOUTIEN AUX ORGANISMES ADMISSIBLES SOUTIEN PROFESSIONNEL Un service d'accompagnement est offert par la Ville à l'organisme pour œuvrer de façon autonome dans son milieu. La Ville offre une ressource du Service des loisirs, parcs et communauté pour les accompagner dans leurs démarches de formations et d'autorisations en lien avec la Ville. SOUTIEN PHYSIQUE En fonction de la catégorie de l'organisme, la Ville peut accorder, selon la disponibilité des ressources, un prêt de salles, de plateaux sportifs, d'équipements ou de l'entreposage afin que l'organisme puisse tenir ses activités. Prêt de salles - Centre communautaire Alain-Pagé (Grande-Salle et Local 16) - Centre André-Hénault - Parc du Bois-Brûlé (Salle communautaire) La signature du contrat doit être respectée en incluant les conditions. Le prêt de salle inclut le service de licence Entandem, qui est une coentreprise de RÉ :SONNE et SOCAN, créée afin de simplifier le processus pour obtenir la licence requise pour jouer la musique souhaitée de manière légale et éthique en s'assurant de rémunérer les créateurs. Prêt de plateaux sportifs Selon la disponibilité - Gymnase - Terrains sportifs (Soccer, baseball, basketball, patinoire réfrigérée, pétanque, etc.) Prêt d'équipements Selon la demande et la disponibilité du matériel, certains équipements sont mis à la disposition des organismes. Espace d'entreposage À définir, selon les besoins de l'organisme et la disponibilité des emplacements de la Ville. SOUTIEN À LA PROMOTION En fonction des critères établis de la politique de communication. SOUTIEN TECHNIQUE Photocopies Les organismes doivent fournir le papier requis pour le nombre de photocopies demandées et soumettre leurs demandes à la Ville par courriel ou en personne au centre communautaire Alain-Pagé, en allouant un délai raisonnable. ANIMATION Détenant une mascotte, la Ville peut mettre celle-ci à la disposition des organismes, selon les disponibilités des ressources. 09 TABLEAU ÉTABLISSANT LE SOUTIEN OFFERT EN FONCTION DE LA CATÉGORIE DES ORGANISMES Soutien Détails Organisme local Associatif Initiative citoyenne Partenaire potentiel Professionnel Accompagnement pour démarches de formations et autorisations en lien avec la Ville x x x x Prêt de terrains sportifs Accès au tarif réduit Accès au tarif réduit Accès au tarif réduit Accès au tarif réduit Prêt d'équipements x x x Espace d'entreposage x x Promotion En fonction des critères établis de la politique de communication x x x x Technique Case postale x Photocopies x Animation Mascotte x x x TABLEAU DES GRATUITÉS DES LOCATIONS DE SALLES OFFERTES ANNUELLEMENT Endroit Salle Organisme local Associatif Initiative citoyenne Partenaire potentiel Centre communautaire Alain-Pagé ou Parc du Bois-Brûlé - Grande-Salle - Salle communautaire - Local 16 Aucune limite (Selon la disponibilité) 2 1 1 Centre André-Hénault ABC (bloc de 12 h maximum) 2* (Selon la disponibilité) 1 *Advenant qu'il existe actuellement des coutumes historiques avec ces organismes locaux, celles-ci perdurent jusqu'à la cession des activités/événements de l'organisme. 10 MAINTIEN DE LA RECONNAISSANCE L'organisme peut maintenir sa reconnaissance pour une durée de trois ans, en s'assurant de se conformer à ses obligations. L'organisme doit transmettre ses demandes de soutien/prêt de façon annuelle. Suite au dépôt des demandes de soutien, celles-ci seront traitées et devront être approuvées en fonction des disponibilités. SUSPENSION DE LA RECONNAISSANCE La Ville se réserve le droit d'interrompre la reconnaissance de l'organisme ainsi que des droits lui étant octroyés ou d'y mettre un terme si l'organisme ne respecte pas ses obligations. Un organisme détenant une entente de partenariat avec la Ville doit se référer aux mentions et conditions. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par résolution du conseil municipal. LEXIQUE INITIATIVE CITOYENNE Désigne un regroupement ponctuel ou permanent de citoyens charlois qui veulent initier un événement, une activité, un mouvement, une fête de quartier ou autre se déroulant sur le territoire. La Ville encourage et appuie grâce à cette politique les initiatives des citoyens faisant partie des secteurs d'interventions de l'art et culture, communautaire, éducation, environnement, loisirs, sport et plein air, tourisme et patrimoine qui désirent offrir un service complémentaire à celui du Service de la vie citoyenne et innovation sociale. POLITIQUE DE COMMUNICATIONS Par son action, le Service des communications assure le respect de l'image de la Ville, en plus d'élaborer et de mettre en œuvre des programmes de communication interne et externe et de gérer les relations avec les médias. Son rôle est : - D'agir comme éditeur en coordonnant l'ensemble des activités en matière d'information et de promotion municipales sur les plateformes numériques et imprimées ; - D'assurer un service-conseil et de proposer des actions de communication en lien avec la vision de la direction et du conseil municipal ; - De développer des partenariats dynamiques avec les services municipaux, les villes voisines et/ou lier les différents acteurs de la communauté charloise. CONSEILLER EN LOISIRS - COMMUNAUTÉ Le titulaire du poste est responsable de tisser des liens avec la communauté, assurer le bon déroulement des partenariats, promouvoir et supporter les initiatives citoyennes tout en veillant au bon fonctionnement des programmes d'activités de loisirs. De plus, il doit assurer le développement et le contrôle de l'utilisation des installations. 11 DES QUESTIONS ? Service des loisirs, parcs et communauté [email protected] 450 759-4415 Politique adoptée le 11 mars 2024, par le conseil municipal de la Ville de Saint-Charles-Borromée