Politique de gestion contractuelle

Saint-Charles-Garnier, Quebec

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Municipalité de Saint-Charles-Garnier POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE ADOPTÉE LE 6 DÉCEMBRE 2010 SOMMAIRE PAGE OBJET ........................................................... .................. 1 MESURES NO 1 .................................................................... 2 MESURES NO 2 .................................................................... 2 - 3 MESURES NO 3 .................................................................... 3 MESURES NO 4 .................................................................... 3 - 4 MESURES NO 5 .................................................................... 4 MESURES NO 6 .................................................................... 4 MESURES NO 7 .................................................................... 5 ANNEXE A .................................................................... 6 ANNEXE B .................................................................... 7 ANNEXE C .................................................................... 8 -1- Politique de gestion contractuelle OBJET La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal. En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques. Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats municipaux. La politique doit notamment prévoir : 1. des mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un des ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission; 2. des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; 3. des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi; 4. des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption; 5. des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts; 6. des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte; 7. des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. -2- ENSEMBLE DE MESURES NO 1 Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, ave un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission. a) Le conseil délègue au directeur-général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent. b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être composé d'au moins trois (3) membres. c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection. d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants : - Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection. - Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un de ses membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée. ENSEMBLE DE MESURES NO 2 Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu -3- collusion, communication, entente ou arrangement ave tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis. b) Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer o fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée. ENSEMBLE DE MESURES NO 3 Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi a) Tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme. b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite. ENSEMBLE DES MESURES NO 4 Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption a) La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendu publique que lors de l'ouverture des soumissions. b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun des ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption. -4- c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée. ENSEMBLE DE MESURES NO 5 Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflits d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel. b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat. c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire. ENSEMBLE DE MESURES NO 6 Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte a) Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres. b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable. -5- ENSEMBLE DE MESURES NO 7 Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat a) La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature. b) La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat. ADOPTION La présent politique a dûment été adoptée par résolution du conseil municipal, le 6 décembre 2010 (Résolution 10-285). ...................................... ................................... Jean-Pierre BÉLANGER Josette BOUILLON maire directrice générale secrétaire-trésorière ___________________________________________________________ Municipalité de Saint-Charles-Garnier -6- ANNEXE A Je, ___________________, représentant (e) de _________________________ (entreprise), déclare solennellement que ni moi, ni aucun de mes collaborateurs ou employés n'a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de comité de sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres. Aussi, je déclare que ni moi, ni aucun collaborateur ou employé, n'a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de l'organisation municipal, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres. Et enfin, j'atteste que ni moi, ni aucun de mes représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, je joins à ma soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite. J'atteste que le défaut de produire ces affirmations solennelles a pour effet d'entraîner le rejet de ma soumission. Signé à ________________________, le ______jour du mois de ___________________, 20__ _____________________________ ____________________________ Nom en lettres moulées Signature (document à joindre à l'appel d'offres) -7- ANNEXE B Je, ___________________, représentant(e) de _____________________(entreprise), atteste que ma soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis. Aussi, je déclare que ni moi, ni aucun de mes collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption. Et enfin, j'atteste qu'il n'existe aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de mes liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire. J'atteste que le défaut de produire ces affirmations solennelles a pour effet d'entraîner le rejet de ma soumission. Signé à _______________________, le _____ jour du mois de ____________20__. __________________________ _________________________ Nom en lettres moulées Signature (document à joindre à l'appel d'offres) -8- ANNEXE C DÉCLARATION D'UN MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION (SYSTÈME DE PONDÉRATION ET D'ÉVALUATION DES OFFRES) Je soussigné(e), _____________________________m'engage, en ma qualité de membre du comité de sélection pour ___________________________________ (Titre et numéro de projet d'appel d'offres) à agir fidèlement et conformément au mandat qui m'a été confié, sans partialité et faveur et avec éthique et professionnalisme. Je ne révélerai et ne ferai connaître aucune information dont j'aurai eu connaissance dans l'exercice de mes fonctions, sauf aux autres membres du présent comité de sélection. Advenant le cas, où j'apprenais qu'une personne associée de l'un des fournisseurs ou actionnaires ou encore un membre du conseil d'administration de l'un d'eux m'est apparentée, j'en avertirai sans délai les autres membres du comité de sélection. Je ne suis en concurrence avec aucun des fournisseurs en évaluation. ______________________________________ ________________________ (signature) (Date) (Joindre au dossier administratif du projet d'appel d'offres mentionné ci-haut)