Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels — full text

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## Municipalit de Saint-Claude 295, Route de l'Église, Saint-Claude (Qc) JOB 2NO ## EXTRAIT DU PROCÈS-VERBAL OU COPIE DE RÉSOLUTION MUNICIPALITE DE SAINT-CLAUDE À la séance ordinaire du conseil de la municipalité de Saint-Claude tenue le 4 décembre 2023 et à laquelle étaient présent son honneur le maire Monsieur Hervé Provencher et les conseillers suivants : Mme. Nicole Caron M. Yves Gagnon M. Yvon Therrien M. Étienne Hudon-Gagnon M. Marco Scrosati Tous formants quorum sous la présidence du Maire. Mme Lucie Coderre est absente. La directrice générale et greffière-trésorière, France Lavertu, est aussi présente. Le maire ne vote jamais à moins d'être obligé de trancher. ## 2023-12-17 POLITIQUE DES RÈGLES DE GOUVERNANCE EN MATIÈRE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POLITIQUE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES RÈGLES DE GOUVERNANCE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINT-CLAUDE CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Saint-Claude (ci-après la «Municipalité») est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès »); CONSIDÉRANT QUE la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables; CONSIDÉRANT qu'en 2022, la Municipalité employait, en moyenne, 50 salariés ou moins, et qu'elle n'est donc pas assujettie à l'obligation de constituer un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels onformément au Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de ormer un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignement personnels; CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instiuie la de frente potes rendrinerais pernernant les règles de gouvernance EN CONSEQUENCE, il est proposé par le conseiller Yves Gagnon, appuyé par le conseiller Marco Scrosati et résolu que le conseil adopte une POLITIQUE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES RÈGLES DE GOUVERNANCE EN MATIERE DE PROTECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ADOPTION: 5 POUR, 1 ABSENT ## POLITIQUE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES RÈGLES DE GOUVERNANCE EN MATIERE DE PROTECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ## 1. PRÉAMBULE Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Municipalité de Saint-Claude (la « Municipalité ») traite des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu'elle détient. Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Municipalité s'est dotée de la La protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité incombe à toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Municipalité. ## 2. OBJET/OBJECTIFS La présente politique témoigne de l'engagement de la Municipalité de Saint-Claude à mettre en œuvre les mécanismes nécessaires pour faciliter l'accès aux documents et protéger les renseignements personnels, sensibles ou confidentiels qu'elle détient. La politique vise à : - Énoncer les principes & orientations destinés à assurer efficacement la PRP ; - Protéger les RP recueillis par la Municipalité tout au long de leur cycle de vie ; - Assurer la conformité aux exigences légales applicables à la PRP, dont la Loi sur l'accès, et aux meilleures pratiques en cette matière ; - Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et leur donner accès lorsque requis. - Définir les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels à la Municipalité. ## 3. CADRE NORMATIF La présente fait appel à un comportement éthique et responsable et repose sur différents textes normatifs, notamment la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-21.). Conformément à cette Loi, la présente politique est accessible via le site Internet de la Municipalité : https://www.municipalite.st-claude.ca/documents/ ## CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION ## 4. DEFINITIONS Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous énoncée : CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès; Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Saint-Claude; Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage ou sa destruction; Incident de confidentialité: désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisées par la loi d'un renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement. Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ; Personne concernée: Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels; Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur; Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité; PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ; Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soient les données personnelles ou professionnelles de T'individu ; Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle; Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité; Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP): Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité. ## 5. CHAMP D'APPLICATION La présente politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la Municipalité et à toute personne qui traite des renseignements personnels que la Municipalité détient. ## CHAPITRE II - MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ## 6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi. ## · Collecte - La Municipalité ne collecte que les RP nécessaires aux fins de ses activités. - Sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès, la Municipalité ne procède pas à la collecte de RP sans avoir préalablement obtenu le consentement de la personne concernée. - Est entendu que le consentement doit être donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé. Le consentement de la personne concernée doit être : - Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ; - Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes; - Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause. Si la personne auprès de laquelle des renseignements personnels sont recueillis est une personne mineure de moins de 14 ans, le consentement doit être donné par son parent ou son tuteur. ## · Utilisation - La Municipalité restreint l'utilisation de tout RP aux fins pour lesquelles il a été recueilli et pour lequel la Municipalité a obtenu le consentement exprès de la personne concernée, le tout sous réserve des exceptions prévues par la Loi sur l'accès. - La Municipalité limite l'accès à tout RP détenu aux seules personnes pour lesquelles ledit accès est requis à l'exercice de leurs fonctions · au sein de la Municipalité. - La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des RP détenus afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès. Lors de l'utilisation de tout RP, la Municipalité s'assure de l'exactitude du RP. Pour ce faire, elle valide son exactitude auprès de la personne concernée. La Municipalité accorde le même haut taux d'attente raisonnable de protection, en matière de confidentialité et d'intégrité envers tout RP qu'elle collecte, conserve et utilise que le RP soit sensible ou non. La Municipalité établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique. ## Cet inventaire contient minimalement : - les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier; - la provenance des renseignements versés à chaque fichier; - les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier; - les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs fonctions; - les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels. ## · Communication - La Municipalité, ne peut communiquer à des tiers tout RP sans un consentement exprès de la personne concernée sauf exception prévue à la Loi sur l'accès. - La Municipalité indique, dans les registres exigés par la Loi sur l'accès, toutes les informations relatives à la transmission de tout RP à un tiers à quelques fins que ce soit. ## · Conservation - La Municipalité prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés. - La Municipalité conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation. ## . Destruction Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents de la Municipalité. ## 7. DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne qui en fait la demande a le droit d'accès aux renseignements personnels qui la concernent et qui sont détenus par la Municipalité. Elle peut demander à ce qu'ils soient corrigés, détruits ou qu'ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d'exceptions prévues aux lois applicables ou d'obligations juridiques contraires. Toute demande d'accès ou de rectification doit être adressée au responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, conformément à la Loi. ## CHAPITRE III -- RÔLES ET RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ## 8. RÔLES ET RESPONSABILITÉS La protection des renseignements personnels que la Municipalité détient repose sur l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements. ## · Conseil Le conseil approuve la présente Politique et veille à sa mise en œuvre, notamment en s'assurant : - De prendre les décisions nécessaires relevant de sa compétence pour voir à la mise en œuvre et au respect de la présente Politique; - Que la direction générale et les responsables de service de la Municipalité fassent la promotion d'une culture organisationnelle fondée sur la protection des RP et des comportements nécessaires afin d'éviter tout incident de confidentialité; - Que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière autonome leurs pouvoirs et responsabilités. ## · Direction générale La direction générale est responsable de la qualité de la gestion de la PRP et de l'utilisation de toute infrastructure technologique de la Municipalité à cette fin. À cet égard, elle doit mettre en œuvre la présente Politique en : - Veillant à ce que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière autonome leurs pouvoirs et responsabilités; - S'assurant que les valeurs et les orientations en matière de PRP soient partagées et véhiculées par tout gestionnaire et employé de la Municipalité; - Apportant les appuis financiers et logistiques nécessaires à la mise en œuvre et au respect de la présente politique; - Exerçant son pouvoir d'enquête et appliquant les sanctions appropriées aux circonstances pour le non-respect de la présente Politique; ## · RESPONSABLE DE LA PRORECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Le RPRP, en collaboration avec le RAD, contribue à assurer une saine gestion de la PRP au sein de la Municipalité. Il soutient le conseil, la direction générale et l'ensemble du personnel de la Municipalité dans la mise en œuvre de la présente Politique. Conformément au Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de former un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (Décret 744-2023, 3 mai 2023), le RPRP assume les tâches qui sont dévolues au Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels prévu à l'article 8.1 de la Loi sur l'accès ainsi que les obligations qui en découlent. Notamment, le RPRP s'assure de : - Définir et approuver les orientations en matière de PRP au sein de la Municipalité; les besoins et adaptées selon les tâches, les types de renseignements personnels dans les processus. Des mises à jour sont effectuées lors de modifications aux lois, à la présente politique ou aux procédures qui en découlent. ## CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES ## 10.SONDAGE Avant d'effectuer, ou de permettre à une tierce partie d'effectuer un sondage auprès des personnes concernées pour lesquelles la Municipalité détient, recueille ou utilise des RP. une évaluation des points suivants devra être réalisée: - La nécessité de recourir au sondage; - L'aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la finalité de leur utilisation. Suivant cette évaluation, le RPRP devra faire des recommandations au conseil et à la direction générale. ## 11.SYSTÈME D'INFORMATION ET PRESTATION ÉLECTRONIQUE DE SERVICES Tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte de système d'information ou de prestation électronique de services, incluant la vidéosurveillance et l'instauration d'une nouvelle technologie, impliquant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels, doit être analysé par le conseil. Dans le cadre de la mise en œuvre d'un projet prévu le RPRP peut, à toute étape, suggérer des mesures de protection des RP, dont notamment : - a) La nomination d'une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de PRP; - b) Des mesures de PRP dans tout document relatif au projet, tel qu'un cahier des charges ou un contrat; - c) Une description des responsabilités des participants au projet en matière de PRP; - d) La tenue d'activités de formation sur la PRP pour les participants au projet. En effectuant une EFVP, la Municipalité tient compte de la sensibilité des renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels. La réalisation d'une EFVP sert à démontrer que la Municipalité a respecté toutes les obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements. ## 12.ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (ÉFVP) La Municipalité réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de renseignements personnels : - Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels; - Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans consentement des personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi; - L'article 68 de la Loi sur l'accès permet à un organisme public de communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée à : - un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement, lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion ou lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; - une personne ou à un organisme, lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient ou lorsque cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d'un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l'identification de cette personne. - . Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte. ## 13. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ L'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés de tout RP ou sa perte constituent un incident de confidentialité au sens de la Loi sur l'accès. La Municipalité assure la gestion de tout incident de confidentialité conformément à la procédure de gestion des incidents de confidentialité dont font partie les règles suivantes : - Tout incident de confidentialité avéré ou potentiel doit être rapporté le plus rapidement possible au RPRP par toute personne qui s'en rend compte; - Le RPRP doit réviser l'information rapportée afin de déterminer s'il s'agit d'un incident de confidentialité et dans l'affirmative : - Inscrire l'information pertinente au registre des incidents de confidentialité de la Municipalité; - Aviser la CAI et toute personne concernée par l'incident de confidentialité (si requis); - Identifier et recommander l'application de mesures d'atténuation appropriées, le cas échéant. ## 14.TRAITEMENT DES PLAINTES Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Municipalité ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de la Municipalité, lequel doit y répondre dans le délai requis selon la Loi. ## 15. SANCTIONS Tout employé de la Municipalité qui contrevient à la présente Politique ou aux lois et à la réglementation en vigueur s'expose, en plus des pénalités prévues aux lois, à une mesure disciplinaire pouvant notamment mener à une mesure disciplinaire et pouvant aller jusqu'au congédiement. La direction générale, de concert avec le Conseil municipal, est chargée de décider de l'opportunité d'appliquer la sanction appropriée, le cas échéant. La Municipalité peut également transmettre à toute autorité judiciaire les informations colligées sur tout employé, qui portent à croire qu'une infraction à l'une ou l'autre loi ou règlement en vigueur en matière de PRP a été commis. ## 16. MISE À JOUR De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des renseignements personnels de la Municipalité, la présente politique pourra être mise à jour au besoin. Veuillez-vous rendre à la version sur le site Web de la Municipalité pour consulter la version la plus récente. https://www.municipalite.st-claude.ca/documents/ ## 17. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la Municipalité.    Fait et adopté à Saint-Claude ce 4 décembre 2023. Ture Punche Yau. France Lavertu Directrice générale et greffière-trésorière Maire ## EXTRAIT CONFORME, ## CERTIFIE CE 11 décembre 2023 Vraies copies certifiées conformes sous réserve de l'approbation du libellé final du procès-verbal, adopté par le conseil municipal lors d'une prochaine séance. Plan France Lavertu Directrice générale et greffière-trésorière