Règlement no 263 sur la gestion contractuelle - Saint-Cléophas (février 2025) — full text

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RÈGLEMENT NUMÉRO 263 CONCERNANT LA GESTION CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINT-CLÉOPHAS ## PRÉAMBULE La résolution 06-2025 fait partie intégrante du présent règlement. ## CHAPITRE / DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES SECTION 1 - DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ## 1. Objet du PROJET DE règlement Le présent règlement a pour objectif: - a) de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des contrats accordés par la Municipalité, conformément à l'article 938.1.2 C.M.; - b) de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ et jusqu'au seuil d'appel d'offres publics décrété par le ministre. ## 2. Champ d'application Le présent règlement s'applique à tout contrat conclu par la Municipalité, y compris un contrat qui n'est pas visé à l'un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 de l'article 935 ou à l'article 938.0.2 C.M. Le présent règlement s'applique peu importe l'autorité qui accorde le contrat, que ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil a délégué le pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la Municipalité. ## SECTION II - DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ## 3. Interprétation du texte Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d'interprétation (RLRQ, c. I-16). Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois régissant les contrats des municipalités, à moins que ces lois ne permettent expressément d'y déroger par le présent règlement dont, par exemple, certaines des mesures prévues au Chapitre Il du présent règlement. ## 4. Autres instances ou organismes La Municipalité reconnaît l'importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres instances qui peuvent enquêter et agir à l'égard des objets visés par certaines mesures prévues au présent règlement. Cela comprend notamment les mesures visant à prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption, de truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. ## 5. Règles particulières d'interprétation Le présent règlement ne doit pas être interprété: - a) de façon restrictive ou littérale; - b) comme restreignant la possibilité pour la Municipalité de contracter de gré à gré, dans les cas où la loi lui permet de le faire. Les mesures prévues au présent règlement doivent s'interpréter: - selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs attributions; - b) de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la taille de la Municipalité. ## 6. Terminologie À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le présent règlement ont le sens suivant: - « Achat »: Toute acquisition de biens, de services ou de travaux de construction. « Appel d'offres »: Appel d'offres public ou sur invitation exigé par les articles 935 et suivants C.M. ou un règlement adopté en vertu de cette loi. Sont exclues de l'expression « appel d'offres », les demandes de prix qui sont formulées lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis par la loi ou par le présent règlement. - « Soumissionnaire »: Toute personne qui soumet une offre au cours d'un processus d'appel d'offres. ## CHAPITRE II - RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION ## 7. Généralités La Municipalité respecte les règles de passation des contrats prévues dans les lois qui la régissent, dont le C.M. De façon plus particulière: - a) elle procède par appel d'offres sur invitation lorsque la loi ou le règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 C.M. impose un tel appel d'offres, à moins d'une disposition particulière, à l'effet contraire, prévue au présent règlement; - b) elle procède par appel d'offres public dans tous les cas où un appel d'offres public est imposé par la loi ou par un règlement adopté en vertu de la loi; - c) elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui permet de se faire. Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la Municipalité d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution d'un contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré. ## 8. Contrats pouvant être conclus de gré à gré Sous réserve de l'article 11, tout contrat comportant une dépense d'au moins 25 000$, mais égale ou inférieure au seuil d'appel d'offres publics fixé par règlement ministériel, peut être conclu de gré à gré par la Municipalité. ## 9. Rotation - Principes La Municipalité favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à l'égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 8. La Municipalité, dans la prise de décision à cet égard, considère, notamment, les principes suivants: - a) le degré d'expertise nécessaire; - b) la qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la Municipalité; - c) les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services; - d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés; - e) les modalités de livraison; - f) les services d'entretien; - g) l'expérience et la capacité financière requises; - h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du marché; - i) le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire de la Municipalité; - j) tout autre critère directement relié au marché. ## 10. Rotation - Mesures Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l'article 9, la Municipalité procède à une rotation des cocontractants lors de l'attribution des contrats de gré à gré ou de l'invitation des personnes à soumissionner, si cela est possible et dans son intérêt. Cette rotation doit être faite selon les mêmes critères que ceux déjà élaborés pour la rotation des fournisseurs qui se voient attribuer des contrats de gré à gré au-delà du seuil monétaire de 25 000$ en vertu des dispositions du présent règlement de gestion contractuelle, avec les adaptations nécessaires. La Municipalité applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances particulières, les mesures suivantes: - a) les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le territoire de la Municipalité compte plus d'un fournisseur, cette identification peut se limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, le territoire de la MRC ou de toute autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu de la nature du contrat à intervenir; - b) une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à l'article 9, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration; - c) la Municipalité peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins; - d) à moins de circonstances particulières, la personne en charge de la gestion du contrat complète, dans la mesure du possible, le formulaire d'analyse que l'on retrouve à l'Annexe 1; - e) pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les fournisseurs potentiels, la Municipalité peut également constituer une liste de fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b) du présent article; - f) L'alternance entre les fournisseurs potentiels est privilégiée lorsque les prix et la qualité sont équivalents. La rotation ne doit pas se faire au détriment de la saine gestion des dépenses publiques. ## 10.1 Mesure favorisant les biens et les services québécois ainsi que les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec - a) Lorsque cela est possible et dans l'intérêt de la Municipalité, les biens et les services québécois ou autrement canadiens, de même que les entreprises ayant un établissement au Québec ou ailleurs au Canada sont préférées à tout autre concurrent lors de l'attribution d'un contrat de gré à gré ou lors d'envoi d'une invitation écrite à soumissionner lorsque le montant de la dépense est sous le seuil déterminé par le Ministre obligeant de procéder par appel d'offres public; - b) Pour les contrats de gré à gré, la Municipalité favorise l'envoi de demandes de prix auprès de ces entreprises en priorité à tout autre concurrent, lorsque de telles demandes sont justifiées. En cas d'égalité des prix, de la qualité des services ou, plus largement, de toute offre comparable sur ses éléments essentiels entre une entreprise québécoise et une entreprise canadienne, la Municipalité favorise l'attribution du contrat à l'entreprise québécoise; - c) Pour les contrats adjugés à la suite d'une invitation écrite à soumissionner, s'il ne lui est pas possible ou s'il n'est pas dans son intérêt de se limiter à ces personnes, la Municipalité révise son besoin afin de déterminer si une nouvelle formulation peut permettre de les favoriser préalablement à l'envoi des invitations à soumissionner. Si, malgré cette révision du besoin, il demeure nécessaire ou dans l'intérêt de la Municipalité d'inclure des personnes ne répondant pas à l'objectif du premier alinéa, la Municipalité peut réviser sa stratégie contractuelle pour considérer l'attribution du contrat de gré à gré, lorsque cela lui est permis; - d) Est un établissement au Québec, au sens du présent article, tout lieu où un fournisseur, un assureur ou un entrepreneur exerce ses activités de façon permanente qui est clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau; - e) Sont des biens et services québécois, des biens et services dont la majorité de leur conception, fabrication, assemblage ou de leur réalisation sont fait en majorité à partir d'un établissement situé au Québec; - f) La Municipalité, dans la prise de décision quant à l'octroi d'un contrat visé au présent article, considère notamment les principes et les mesures énoncés en matière de rotation des fournisseurs potentiels et plus spécifiquement détaillés aux articles 9 et 10 du présent règlement, sous réserve des adaptations nécessaires à l'achat local; - g) Lorsque les circonstances ne permettent pas ou ne justifient pas de favoriser de telles entreprises, la Municipalité peut conclure un contrat avec un autre concurrent; ## CHAPITRE !II MESURES ## SECTION / - CONTRATS DE GRÉ À GRÉ ## 11. Généralités Pour certains contrats, la Municipalité n'est assujettie à aucune procédure particulière de mise en concurrence (appel d'offres public ou sur invitation). Le présent règlement ne peut avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la Municipalité, de procéder de gré à gré pour ces contrats. Il s'agit, notamment, de contrats: - qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d'appel d'offres (contrats autres que des contrats d'assurance, fourniture de matériel ou de matériaux, services et exécution de travaux); - expressément exemptés du processus d'appel d'offres (notamment ceux énumérés à l'article 938 C.M. et les contrats de services professionnels nécessaires dans le cadre d'un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles; - d'assurance, pour l'exécution de travaux, pour la fourniture de matériel ou de matériaux ou de services (incluant les services professionnels) qui comportent une dépense inférieure à 25 000$. ## 12. Mesures Lorsque la Municipalité choisit d'accorder, de gré à gré, l'un ou l'autre des contrats mentionnés à l'article 11, les mesures suivantes s'appliquent, moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du contrat: - a) Lobbyisme - Mesures prévues aux articles 16 (Devoir d'information des élus et employés) et 17 (Formation); - b) Intimidation, trafic d'influence ou corruption - Mesure prévue à l'article 19 (Dénonciation); - c) Conflit d'intérêts - Mesure prévue à l'article 21 (Dénonciation); - d) Modification d'un contrat - Mesure prévue à l'article 27 (Modification d'un contrat). ## 13. Document d'information La Municipalité doit publier, sur son site Internet, le document d'information relatif à la gestion contractuelle joint à l'Annexe 2, de façon à informer la population et d'éventuels contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent règlement. ## SECTION II TRUQUAGE DES OFFRES ## 14. Sanction si collusion Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres, une disposition prévoyant la possibilité pour la Municipalité de rejeter une soumission s'il est clairement établi qu'il y a eu collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. ## 15. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3. ## SECTION III LOBBYISME ## 16. Devoir d'information des élus et employés Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire ou employé doit rappeler, à toute personne qui prend l'initiative de communiquer avec lui afin d'obtenir un contrat, l'existence de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme, lorsqu'il estime qu'il y a contravention à cette ## 17. Formation La Municipalité privilégie la participation des membres du conseil et des fonctionnaires et employés à une formation destinée à les renseigner sur les dispositions législatives et réglementaires applicables en matière de lobbyisme. ## 18. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission ou, au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat en contravention à la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ou, si telle communication d'influence a eu lieu, qu'elle a été faite après que toute inscription ait été faite au registre des lobbyistes lorsqu'elle est exigée en vertu de la loi. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3. ## SECTION IV INTIMIDATION, TRAFIC D'INFLUENCE OU CORRUPTION ## 19. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité doit dénoncer, le plus tôt possible, toute tentative d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de la personne concernée à porter plainte auprès d'un service de police ou d'une autre autorité publique. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. Le directeur général ou le maire doit traiter la dénonciation avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée, incluant dénoncer la situation à toute autre autorité compétente. ## 20. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré, dans le cadre de l'appel d'offres, à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Municipalité. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3. ## SECTION V CONFLIT D'INTÉRÊTS ## 21. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, impliqué dans la préparation de documents contractuels ou dans l'attribution de contrats, doit dénoncer, le plus tôt possible, l'existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Municipalité. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. ## 22. Déclaration Lorsque la Municipalité utilise un système de pondération et d'évaluation des offres, tout membre du comité de sélection doit déclarer solennellement par écrit, avant de débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard du contrat faisant l'objet de l'évaluation. Il doit également s'engager à ne pas divulguer le mandat qui lui a été confié par la Municipalité, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant son mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3. ## 23. Intérêt pécuniaire minime L'intérêt pécuniaire minime n'est pas visé par les mesures décrites aux articles 21 et 22. ## SECTION VI IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES ## 24. Responsable de l'appel d'offres Tout appel d'offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information ou précision relativement à l'appel d'offres. ## 25. Questions des soumissionnaires Le responsable de l'appel d'offres compile les questions posées par chacun des soumissionnaires au cours du processus d'appel d'offres et émet, s'il le juge nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les réponses aux questions posées par les autres. Le responsable de l'appel d'offres a l'entière discrétion pour juger de la pertinence des questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper et reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux soumissionnaires. ## 26. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, doit, dès qu'il en est informé, dénoncer l'existence de toute situation, autre qu'un conflit d'intérêts, susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus d'appel d'offres et de la gestion du contrat qui en résulte. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés, ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. ## SECTION VII MODIFICATION D'UN CONTRAT ## 27. Modification d'un contrat Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d'en augmenter le prix, doit être justifiée par la personne responsable de la gestion de ce contrat, en considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification. La Municipalité ne peut modifier un contrat accordé à la suite d'un appel d'offres, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n'en change pas la nature. La modification doit être justifiée par écrit et consignée au dossier, en prenant soin d'y inclure son autorisation ## 28. Réunions de chantier Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la Municipalité favorise la tenue de réunions de chantier régulières afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat. ## CHAPITRE IV DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES ## 29. Application du règlement L'application du présent règlement est sous la responsabilité de la directrice générale de la Municipalité. Cette dernière est responsable de la confection du rapport qui doit être déposé annuellement au conseil concernant l'application du présent règlement, conformément à l'article 938.1.2 C.M. ## 30. Abrogation de la Politique de gestion contractuelle Le présent règlement remplace et abroge le règlement numéro 234 concernant la gestion contractuelle adoptée par le conseil le 13 septembre 2021. ## 31. Entrée en vigueur et publication Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi. ## SIGNÉ À SAINT-CLÉOPHAS, LE 1З'EME JOUR DU MOIS DE JANVIER 2025   Katie St Pein Katie St-Pierre Directrice gén. et gref.-trés. | Avis de motion | 2 décembre 2024 | |-------------------------------------|-------------------| | Présentation du projet de règlement | 2 décembre 2024 | | Adoption du règlement | 13 janvier 2025 | | Avis de publication | 14 janvier 2025 | | Transmission au MAMH | 26 février 2025 | ## ANNEXE 1 ## FORMULAIRE D'ANALYSE POUR LE CHOIX D'UN MODE DE PASSATION ## FORMULAIRE D'ANALYSE POUR LE CHOIX D'UN MODE DE PASSATION ## 1 BESOINS DE LA MUNICPALITÉ Objet du contrat Objectifs particuliers (économies souhaitées, qualité, environnement, etc.) ## 2 MARCHÉ VISÉ Valeur estimée renouvellement) de la dépense (incluant les options de Durée du contrat Région visée Est-ce que la participation de toutes les entreprises connues est souhaitable? Oui c Nombre dentreprises connues Si non, justifiez. Estimation du coût de préparation d'une soumission Autres informations pertinentes ## 3 MODE DE PASSATION CHOISI - [ ] Gré à gré - [ ] Appel d'offres sur invitation - [ ] Appel d'offres public régionalisé - [ ] Appel d'offres public ouvert à tous - Dans le cas d'un contrat passé de gré à gré dont la dépense est égale ou supérieure à 25 000$ mais inférieure au seuil d'appel d'offres public, les mesures du RGC pour favoriser la rotation sont-elles respectées? - [ ] Oui - [ ] Non Si oui, quelles sont les mesures concernées? Si non, pour quelle raison la rotation n'est-elle pas envisageable? ## 4 SIGNATURE DE LA PERSONNE RESPONSABLE Prénom, nom Signature Date ## ANNEXE 2 ## DOCUMENT D'INFORMATION RELATIF À LA GESTION CONTRACTUELLE ## DOCUMENT D'INFORMATION POUR LES CITOYENS ET LES ÉVENTUELS COCONTRACTANTS RELATIF À LA GESTION CONTRACTUELLE La Municipalité a adopté un Règlement concernant la gestion contractuelle prévoyant des mesures visant à: - favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; - assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi; - prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption; - prévenir les situations de conflit d'intérêts; - prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte; - encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat; - favoriser, dans la mesure du possible et selon les critères et principes prévus au règlement, la rotation des éventuels cocontractants à l'égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M. Ce règlement peut être consulté en cliquant sur le lien ci-après: https://www.stcleophas.com/medias/contrats publics/reglement numero 263 concernant la g estion contractuelle.pdf Toute personne qui entend contracter avec la Municipalité est invitée à prendre connaissance du Règlement concernant la gestion contractuelle et à s'informer auprès de la directrice générale si elle a des questions à cet égard. Par ailleurs, toute personne qui aurait de l'information relativement au non-respect de l'une ou l'autre des mesures y étant contenues est invitée à en faire part à la directrice générale ou au Ces derniers verront, si cela s'avère nécessaire, à prendre les mesures utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités compétentes. ## ANNEXE 3 ## DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE ## DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE RESPECT DU RÈGLEMENT SUR LA GESTION CONTRACTUELLE Je soussigné, \_ en presentant la soumission ci-jointe (ci- après la « soumission ») à la Municipalité de Saint-Cléophas suite à l'appel d'offres concernant le projet en entête (ci-après désigné comme étant « l'Appel d'offres »), déclare ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards. Je déclare au nom de que: (nom du soumissionnaire [ci-après le « soumissionnaire »]) - 1) j'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration; - 2) je sais que la soumission ci-jointe peut être disqualifiée si les déclarations contenues à la présente attestation ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards; - 3) je sais que le contrat, s'il m'est octroyé, peut être résilié si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards; - 4) je suis autorisé par le soumissionnaire à signer la présente déclaration et à présenter, en son nom, la soumission qui y est jointe; - 5) toutes les personnes dont les noms apparaissent sur la soumission ci-jointe ont été autorisées par le soumissionnaire à fixer les modalités qui y sont prévues et à signer la soumission en son nom; - 6) aux fins de la présente déclaration et de la soumission ci-jointe, je comprends que le mot s'entend de tout organisme ou personne, autre que le présent soumissionnaire affilié ou non au soumissionnaire: - (a) qui a été invité par l'appel d'offres à présenter une soumission; - (b) qui pourrait éventuellement présenter une soumission à la suite de l'appel d'offres compte tenu de ses qualifications, de ses habiletés ou de son expérience; - 7) je déclare également (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes): - [ ] (a) que j'ai établi la présente soumission sans collusion et sans avoir - communiqué ou établi d'entente ou d'arrangement avec un concurrent; - [ ] (b) que j'ai a établi la présente soumission après avoir communiqué ou établi une entente ou un arrangement avec un ou plusieurs concurrents et qu'il divulgue, dans le document ci-joint, tous les détails s'y rapportant y compris le nom des concurrents et les raisons de ces communications, ententes ou arrangements; - 8) sans limiter la généralité de ce qui précède à l'article 7(a) ou (b), je déclare qu'il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement: - (a) aux prix; - (b) aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix; - (c) à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission; - (d) à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres; - (e) à l'exception de ce qui est spécifiquement divulgué conformément à l'article 7(b) ci- dessus; - 9) en plus, il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un en ce qui concerne les détails : liés à la qualité, à la quantité, aux spécifications ou à la livraison des biens ou des services visés par le présent appel d'offres, sauf ceux qui ont été spécifiquement autorisés par la municipalité ou spécifiquement divulgués conformément à l'article 7(b) ci-dessus; - 10) les modalités de la soumission ci-jointe n'ont pas été et ne seront pas intentionnellement divulguées par le soumissionnaire, directement ou indirectement, à un concurrent avant la première des dates suivantes, soit l'heure de l'ouverture officielle des soumissions, soit lors de l'octroi du contrat, à moins d'être requis de le faire par la loi ou d'être requis de le divulguer en conformité avec l'alinéa 7(b); - 11) Je déclare, qu'à ma connaissance et après vérifications sérieuses, qu'aucune tentative d'influence, manœuvre d'influence ou pression indue ou tentative d'obtenir de l'information relative à un appel d'offres auprès du comité de sélection n'a été effectuée à aucun moment, par moi, un des employés du soumissionnaire, dirigeant, administrateur, associé ou actionnaire et ce, dans le cas où un tel comité est chargé d'étudier notre soumission; - 12) Le soumissionnaire déclare (cocher la case appropriée à votre situation): - [ ] (a) aucune activité de lobbyisme n'a été exercée par le soumissionnaire ou pour son compte. Je déclare que je n'ai pas exercé et que personne n'a exercé pour le compte du soumissionnaire, que ce soit à titre de lobbyiste d'entreprise, de lobbyiste-conseil ou de lobbyiste d'organisation, des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme, au regard du processus préalable au présent appel d'offres. - [ ] (b) Des activités de lobbyisme ont été exercées par le soumissionnaire ou pour son compte. Je déclare que des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme ont été exercées par le soumissionnaire ou pour son compte en regard du processus préalable au présent appel d'offres public et qu'elles l'ont été en conformité de cette loi, de ces avis ainsi que du Code de déontologie des lobbyistes. - 13) Je déclare (cocher la case appropriée à votre situation): 2. (a) que je n'ai personnellement, ni aucun des administrateurs, actionnaires, associés ou dirigeants du soumissionnaire, de liens familiaux, financiers, d'affaires ol autres liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, directement ou indirectement, avec un ou des membres du conseil, un ou des dirigeants ou un ou des employés de la municipalité; 3. (b) que j'ai personnellement ou par le biais des administrateurs, actionnaires, associes ou dirigeants du soumissionnaire des liens familiaux, financiers ou autres liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, directement ou indirectement, avec les membres du conseil, les dirigeants et/ou employés suivants de la municipalité. | NOMS | NATURE DU LIEN OU DE L'INTÉRÊT | |--------|----------------------------------| Ce e jour de \_ 2025 Nom de la personne autorisée par le soumissionnaire Fonction occupée par la personne faisant la déclaration Signature **Cette section doit être complétée en présence d'un commissaire à l'assermentation** Nom et titre en lettres moulées de la personne autorisée par le soumissionnaire Signature de la personne autorisée par le soumissionnaire Assermenté(e) devant moi à ce e jour de \_ 2025 Signature du commissaire à l'assermentation pour le Québec ## ANNEXE 4 ## DÉCLARATION DU MEMBRE DE COMITÉ DE SÉLECTION ET DU SECRÉTAIRE DE COMITÉ ## DÉCLARATION DU MEMBRE DE COMITÉ DE SÉLECTION ET DU SECRÉTAIRE DE COMITÉ Je soussigné, \_ \_ membre du comité de sélection [ou secrétaire du comite/ dument nommé(e) a cette charge par le directeur général ou le greffier de la Municipalité [ou par le conseil municipal de la Municipalité dans le cas du secrétaire de comité]: Pour: (Nom et numéro de l'appel d'offres et nom de la Municipalité) en vue de procéder à l'évaluation qualitative des soumissions dans le cadre de l'appel d'offres précédemment mentionné (ci-après l'«appel d'offres»): [Dans le cas du secrétaire, inscrire plutôt « en vue d'assister le comité de sélection dans l'exercice des tâches qui lui sont dévolues »]: déclare ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards: 1. j'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration; 2. je m'engage, dans l'exercice de la charge qui m'a été confiée, de juger les offres présentées par les soumissionnaires sans partialité, faveur ou considération, selon l'éthique [pour les membres du comité seulement]; 3. je m'engage également à procéder à l'analyse individuelle de la qualité de chacune des soumissions conformes reçues, et ce, avant l'évaluation en comité de sélection [pour les membres du comité seulement]; 4. je m'engage à ne divulguer en aucun cas le mandat qui m'a été confié par la Ville et à garder le secret des délibérations effectuées en comité; 5. je déclare que je vais prendre toutes les précautions appropriées pour éviter de me placer dans une situation potentielle de conflit d'intérêts et de n'avoir aucun intérêt direct ou indirect dans T'appel d'offres, à défaut, je m'engage formellement à dénoncer mon intérêt (Prénom et nom en lettres moulées) (Signature) (Fonction occupée par la personne faisant la déclaration) (Date) Déclaré devant: Témoin  ## Copie de résolution À une séance régulière du conseil municipal de Saint-Cléophas, tenue le 13 janvier 2025 à 19h30, à laquelle séance: Sont présents: Monsieur Jean-Paul Bélanger, maire Monsieur Michel Hallé, conseiller au siège #1 Madame Franciska Caron, conseillère au siège #2 Madame Micheline Morin, conseillère au siège #4 Madame Jacinthe Gauvin, conseillère au siège #5 Monsieur Réjean Hudon, conseiller au siège #6 Est absente: Madame Hélène Dumont, conseillère au siège #3 Tous formant quorum sous la présidence de monsieur Jean-Paul Bélanger, maire. Madame Katie St-Pierre, directrice générale et greffière-trésorière est aussi présente. ## 06-2025 Adoption du règlement numéro 263 concernant la gestion contractuelle de la municipalité de saint-cléophas ATTENDU QUE la Municipalité de Saint-Cléophas souhaite adopter un nouveau règlement sur la gestion contractuelle conformément à l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec (ci-après appelé « C.M. »); ATTENDU QUE le règlement doit minimalement prévoir des mesures à l'égard de six objets identifiés à la loi et, à l'égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000$ ou plus, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat et prévoir des mesures pour assurer la rotation des éventuels cocontractants; ATTENDU QUE la Municipalité souhaite, comme le lui permet le 4° alinéa de l'article 938.1.2 C.M, prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000$, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M; ATTENDU QU'en conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur invitation) ne s'applique plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement;  ## MUNICIPALITÉ DE ## SAINT-CLÉOPHAS 356, rue Principale, Saint-Cléophas (Québec) GOJ 3NO Tel: 418-536-3023 - Fax: 418-536-1349 Courriel: [email protected] - Site internet: www.stcleophas.com ATTENDU QUE le règlement doit minimalement avoir des mesures favorisant les biens et les services québécois ou autrement canadiens et les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec ou ailleurs au Canada aux fins de la passation de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 573; ATTENDU QUE le présent règlement répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics; ATTENDU QUE la directrice générale et greffière-trésorière mentionne que le présent règlement a pour objet de prévoir des mesures relatives à la gestion contractuelle pour tout contrat qui sera conclu par la Municipalité, incluant certaines règles de passation des contrats pour les contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000$ et jusqu'au seuil d'appel d'offres publics décrété par le ministre; ATTENDU QUE l'avis de motion a été donné lors de la séance du 2 décembre 2024; ATTENDU QUE le projet de règlement a été déposé, présenté et accepté lors de la séance du 2 décembre 2024; ATTENDU QUE tous les conseillers déclarent avoir lu le règlement et renoncent à sa lecture; PAR CONSÉQUENT, il est proposé par monsieur Réjean Hudon et résolu à l'unanimité par le conseil municipal que le présent règlement numéro 263 soit adopté. Copie certifiée conforme Donnée à Saint-Cléophas Ce 6 février 2025  Katie S.2 иш Katie St-Pierre Directrice générale et gref.-trés.