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Municipalité de Saint-Clet
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
PRÉSENTATION
La présente «Politique de gestion contractuelle» est adoptée en vertu de l'article 938.1.2 du Code
municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle
s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence
entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question
doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative.
Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute
disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats
municipaux.
LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres
du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a
présenté une soumission
a)
Le conseil délègue à la direction générale le pouvoir de former tout comité de sélection
nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui
s'imposent.
b)
Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être
composé d'au moins trois membres.
c)
Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en
tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection.
d)
Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les documents
d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
-
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni
lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans
le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.
-
Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de
communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de
sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des
offres
a)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa
soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente
ou arrangement avec un autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à
soumettre ou pour influencer les prix soumis.
b)
Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si un
soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou
d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou
fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyistes et du Code de déontologie des lobbyistes adoptée en vertu de cette loi
a)
Tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui
communique avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au
Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni
aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de
l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa
soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite après que toute
inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de
corruption
a)
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la
mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi
invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni
aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de
trafic d'influence ou de corruption.
c)
Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des
actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera
automatiquement rejetée.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a)
Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou
d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas
échéant, doivent déclarer tout conflit d'intérêts potentiel.
b)
Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le
suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat.
c)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il
n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de
ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du
contrat qui en résulte
a)
Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est
confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu
dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout
soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision
relativement à l'appel d'offres.
b)
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la
municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres
autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la
modification d'un contrat.
a)
La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation
de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est
accessoire au contrat et n'en change pas la nature.
b)
La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de
chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de
l'exécution du contrat.
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