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CANADA
PROVINCE DE QUÉBEC
VILLE DE SAINT-COLOMBAN
L'AN DEUX MILLE VINGT-SIX
_____________________________________________________
330, montée de l'Église, Saint-Colomban (Québec) J5K 1A1
[email protected] | Téléphone 450 436-1453 | Télécopieur 450 436-5955
POLITIQUE 8005-2026
ABROGEANT ET REMPLAÇANT LA POLITIQUE 8005-2019 - PRÊT DE LOCAUX
ET GYMNASES
TABLE DES MATIÈRES
1.
UTILISATEURS ÉLIGIBLES ................................................................................... 1
2.
HEURES D'ACCESSIBILITÉ .................................................................................. 1
3.
ACTIVITÉS INTERDITES ........................................................................................ 1
4.
PROCÉDURE DE RÉSERVATIONS DE LOCAUX ET GYMNASES ...................... 1
5.
CHEMINEMENT D'UNE ANALYSE DE DEMANDE DE LOCAL À DURÉE
DÉTERMINÉE ................................................................................................................. 2
6.
CONDITIONS DE RÉSERVATIONS DE LOCAUX ET DE GYMNASES ................ 2
7.
CAPACITÉS D'ACCUEIL ........................................................................................ 3
8.
COÛTS DE LOCATION ........................................................................................... 3
9.
SÉCURITÉ DE LA BÂTISSE ................................................................................... 3
10.
ÉQUIPEMENT ...................................................................................................... 4
11.
FIN DE L'ENTENTE ............................................................................................. 4
12.
ADOPTION ET REMPLACEMENT ...................................................................... 5
ANNEXE « A » ................................................................................................................ 6
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ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE
1. UTILISATEURS ÉLIGIBLES
1.1 Lors de la demande d'utilisation des locaux appartenant à la Ville, la priorité suivante
s'applique:
a) La Ville de Saint-Colomban;
b) Organismes reconnus par la Ville de Saint-Colomban selon la politique en
vigueur;
c) Entreprises partenaires offrant des cours de loisirs et de culture à la population
et ayant signé une entente de services avec la Ville de Saint-Colomban;
d) Les citoyens de la Ville de Saint-Colomban âgés de 18 ans et plus (une preuve
de résidence et de majorité sont requises).
1.2 Lors de la demande d'utilisation des locaux appartenant au Centre de services
scolaire de la Rivière-du-Nord, la priorité suivante s'applique :
a)
La Ville de Saint-Colomban;
b) Organismes reconnus par la Ville de Saint-Colomban selon la politique en
vigueur.
2. HEURES D'ACCESSIBILITÉ
2.1 Pour le Centre récréatif et communautaire, les locaux et salles sont, sauf exception,
disponibles de 8h00 à minuit.
2.2 Les locaux et salles du Centre de services scolaire de la Rivière-du-Nord, sont
disponibles, sauf exception, du lundi au vendredi de 18h30 à 22h30 et les samedis
et dimanches de 8h00 à 22h30.
3. ACTIVITÉS INTERDITES
Sont interdites toutes activités qui nuiraient au bon fonctionnement des locaux et
gymnases pour des raisons de propreté, d'hygiène, de morale et /ou de sécurité.
4. PROCÉDURE DE RÉSERVATIONS DE LOCAUX ET GYMNASES
4.1 Toute demande de location de locaux doit être faite par courriel, en personne ou
par téléphone au Service des loisirs et de la culture. Les demandes de location sont
prises en tout temps selon la disponibilité des locaux et les heures d'ouverture du
Service des loisirs et de la culture.
4.3 L'utilisateur doit obligatoirement transmettre une copie du ou des permis exigés
selon les activités prévues avant la tenue de son évènement et/ou activité;
4.4 L'utilisateur doit détenir une police d'assurance-responsabilité civile d'une
couverture minimale de deux millions de dollars (2 000 000 $) et transmettre la
preuve au moment de la réservation;
4.5 L'utilisateur doit acquitter les sommes dues en totalité avant la réservation, et ce,
en vertu du règlement de tarification en vigueur au moment de sa réservation;
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4.6 L'utilisateur doit signer un protocole d'entente ou un contrat de location selon le type
de réservation.
4.7 L'utilisateur s'engage à garantir et à tenir la Ville indemne de tout dommage ou
incident de quelque nature que ce soit, de toute réclamation, de tout jugement y
compris les frais, et de prendre fait et cause et d'intervenir dans toute action intentée
contre la Ville résultant directement ou indirectement du présent contrat de location
des locaux.
5. CHEMINEMENT D'UNE ANALYSE DE DEMANDE DE LOCAL À DURÉE
DÉTERMINÉE
5.1 Une demande écrite doit être transmise à la direction du Service des loisirs et de la
culture précisant le besoin, le centre visé et la superficie demandée;
5.2 La direction du Service des loisirs et de la culture :
✓ s'assure que l'organisme est reconnu;
✓ précise les besoins avec l'organisme (espace, lieu, nature du besoin);
✓ vérifie le potentiel d'espace du centre;
✓ se réserve le droit de visiter les locaux et de vérifier le matériel entreposé.
5.3 La direction du Service des loisirs et de la culture répond à l'organisme concerné.
Lorsque la réponse est positive, la direction du Service des loisirs et de la culture
s'assure de maintenir à jour le dossier de reconnaissance de l'organisme et obtient
annuellement une copie de l'assurance responsabilité civile minimale de deux
millions de dollars (2 000 000 $);
5.4 La direction du Service des loisirs et de la culture complète le contrat de location
prévu à cet effet avec l'organisme;
5.5 Une copie du contrat de location est remise à l'organisme et l'original est conservé
par la Ville;
5.6 La direction du Service des loisirs et de la culture peut, lorsque les circonstances
l'exigent, vérifier la pertinence de l'utilisation du ou des locaux concernés.
6. CONDITIONS DE RÉSERVATIONS DE LOCAUX ET DE GYMNASES
6.1 La Ville se réserve le droit de refuser ou de limiter, à sa discrétion, la location ou la
réservation de local ou de gymnase et aussi de réglementer les jours et les heures
où les locaux sont disponibles.
6.2 En cas d'impossibilité, par la Ville, de respecter son engagement, la Ville est libérée
de son obligation;
6.3 L'utilisateur ne peut ni prêter, ni céder ses droits sur un local à quiconque et pour
quelque motif que ce soit, sans l'autorisation du Service des sports, des loisirs et
de la vie communautaire;
6.4 Advenant qu'une réservation soit annulée, une nouvelle demande de réservation
doit être faite;
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6.5 Advenant qu'un utilisateur désire prolonger sa réservation, il doit obtenir
l'autorisation du Service des sports, des loisirs et de la vie communautaire et
acquitter les frais exigibles le cas échéant;
6.6 La réservation d'un local ou d'un gymnase se limite au local réservé et aux salles
de toilette;
6.7 L'utilisateur doit respecter les règlements municipaux, les règlements du Centre de
services scolaire de la Rivière-du-Nord, les lois fédérales et provinciales (taxes
d'amusement, permis divers, droit d'auteur). Lorsqu'un permis est requis, une copie
doit être remise au Service des loisirs et de la culture avant la tenue de l'activité;
6.8 L'utilisateur doit remettre les locaux dans le même état que lorsqu'il en a pris
possession;
6.9 Conditions d'utilisation pour les gymnases:
✓ porter des espadrilles qui ne marquent pas;
✓ utiliser le matériel adapté au type de revêtement du gymnase;
✓ il est interdit de consommer des boissons alcoolisées;
✓ il est interdit de fumer ou de vapoter dans les locaux et à proximité de ses
derniers;
✓ il est interdit de manger ou boire à l'intérieur des gymnases.
6.10 Les clés et le code du système d'alarme, lorsque requis, sont confiés à l'utilisateur
et doivent être retournés au Service des loisirs et de la culture le jour ouvrable
suivant la date de location.
6.11 La Ville de Saint-Colomban n'est pas responsable des vols et bris.
7. CAPACITÉS D'ACCUEIL
L'utilisateur est tenu de se conformer aux capacités d'occupation maximale émises par
le Service de sécurité incendie tel qu'affichées dans les différents locaux et gymnases de
la Ville et du Centre de services scolaire de la Rivière-du-Nord. Le Service des loisirs et
de la culture se réserve le droit d'annuler toute réservation ne respectant pas la capacité
maximale.
8. COÛTS DE LOCATION
La tarification applicable est celle prévue au règlement de tarification de la Ville en
vigueur.
9. SÉCURITÉ DE LA BÂTISSE
9.1 Les utilisateurs doivent respecter les directives et conditions émises dans le
protocole d'entente et au contrat de location;
9.2 L'utilisateur assume l'entière responsabilité de tout dommage que lui-même, ses
représentants ou des tiers pourrait causer à la propriété de la Ville à l'occasion d'une
réservation ou d'une location;
9.3 L'utilisateur a la responsabilité de se familiariser avec les sorties de secours. Il doit
s'assurer qu'une personne est chargée de suivre et d'appliquer les règles en cas
d'évacuation d'urgence;
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9.4 L'utilisateur doit s'assurer de garder libres les aires de dégagement, les entrées, les
sorties et les corridors;
9.5 L'utilisateur doit s'assurer que seules les personnes autorisées soient admises dans
les locaux réservés, que les règlements de la Ville et les règles de bienséance
soient respectés;
9.6 L'utilisateur doit s'assurer d'activer le système d'alarme et de verrouiller tous les
accès des locaux avant de quitter. Des frais peuvent être facturés si le système
d'alarme se déclenche ou n'est pas armé correctement.
9.7 L'usage du tabac et cigarette électronique est interdit dans tous les locaux;
9.8 Sauf pour les chiens d'assistance, aucun animal n'est toléré dans les locaux;
9.9 Le remisage des bicyclettes dans les locaux est interdit;
9.10 Les décors inflammables ainsi que les arbres de Noël naturels sont interdits;
9.11 L'entreposage des matériaux dangereux est interdit en tout temps.
9.12 Tout projet de décoration et/ou de réaménagement d'une salle par un utilisateur doit
être approuvé par le Service des loisirs et de la culture;
9.13 Toute modification de la bâtisse est strictement interdite.
10. ÉQUIPEMENT
10.1 Le déménagement de mobilier n'est pas autorisé, à moins d'une permission du
Service des loisirs et de la culture;
10.2 Le Service des loisirs et de la culture peut prêter, à sa discrétion, les équipements
disponibles. Tout utilisateur désirant réserver le matériel et équipement doit
effectuer une demande au Service des loisirs et de la culture, au moins cinq (5)
jours avant la tenue de l'activité. Les utilisateurs doivent remettre l'équipement dans
le même état et au même endroit qu'à leur arrivée;
10.3 L'utilisateur doit aviser la personne responsable de la Ville de toute défectuosité,
bris ou détérioration des locaux loués et/ou du matériel le plus tôt possible.
L'utilisateur est responsable de toute aggravation ou dommage causé par le défaut
d'aviser le responsable des lieux.
10.4 Dans les cas où l'usage de matériel est compris avec la location des locaux, la Ville
n'est pas responsable de tout incident pouvant survenir suite au mauvais usage,
défectuosité ou vice caché du matériel fourni.
11. FIN DE L'ENTENTE
11.1 La Ville de Saint-Colomban se réserve le droit d'annuler toute réservation sans
préavis, en raison de force majeure ou de non-disponibilité des locaux.
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12. ADOPTION ET REMPLACEMENT
La présente politique abroge et remplace toute politique antérieure incompatible avec la
présente politique, dont notamment la politique 8005-2019 - prêt de locaux et gymnases.
____________________
Xavier-Antoine Lalande
Président d'assemblée
____________________
__________________
Xavier-Antoine Lalande
Me Léane Adam
Maire
Greffière
Adoptée le 14 avril 2026
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ANNEXE « A »
FORMULAIRE DE DEMANDE DE RÉSERVATION DE LOCAUX
Nom de l'organisation:
Statut de l'organisation: Organisme reconnu ❑ Entreprise partenaire ❑ Autre ❑
Nom du responsable:
Adresse: _____________________________________________________ case postale. : ________
Téléphone: (rés.) :_________________ (bur.) :
____________
(courriel)
:
________________________________
___
PLAGES HORAIRES DEMANDÉES
Nom de l'activité
Capacité
max.
du
cours
______ personnes
Installations
demandées
Dates
Nombre de
semaines :
______ semaines
Jour
Heures
(incluant montage et démontage)
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De __________à _________
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Signature du président de l'organisme
Date
Signature du responsable de l'activité
(s'il y a lieu)