Politique de location des infrastructures municipales — full text

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MRC DU VAL-ST-FRANÇOIS PROVINCE DE QUÉBEC POLITIQUE DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES ARTICLE 1 PRÉAMBULE La municipalité de Saint-Denis-de-Brompton met certaines infrastructures municipales, à savoir des salles, locaux, plateaux et équipements, à la disposition des organisations tant publiques que privées et des citoyens qui désirent y organiser des réunions, des rencontres, des formations, des cours ou des activités de toutes sortes. ARTICLE 2 OBJECTIFS Cette politique a pour objectifs : a) De définir les paramètres et préciser les obligations de location et de prêt; b) D'identifier les modes de fonctionnement; c) De préserver les équipements municipaux; d) D'assurer une équité envers tous. ARTICLE 3 CHAMP D'APPLICATION La présente politique s'applique lors de la location d'infrastructures municipales de la Municipalité de Saint-Denis-de-Brompton. La politique s'applique, de façon non limitative, aux éléments suivants : Salles et locaux Emplacement Nom Superficie (en pi2) Superficie (en m2) Centre communautaire CC-1 (RC avec cuisine) 213 19,8 CC-2 (RC aire ouverte) 67 6,2 CC-3 (RC bureau fermé) 150 13,9 CC-4 (RC local fermé) 195 18,1 CC-5 (SS commercial) 382 35,5 CC-6 (SS entrepôt) 246 22,9 Aréna Le Stardien (2e avec cuisine) 2 868 266,5 Plateaux et équipements Emplacement Nom Aréna Glace Anneau de glace Parc Desjardins Préau Terrain de tennis A Terrain de tennis B Terrain de soccer Terrain de balle Tables de pique-nique ARTICLE 4 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Toute organisation tant privée que publique, de même que tout individu de 18 ans et plus, peut faire une demande de location pour des réunions, des rencontres, des formations, des cours ou des activités de toutes sortes. Toute personne ou toute organisation qui ne respecte pas les conditions de location peut voir son contrat résilié sans préjudice et ne peut louer de nouveau. ARTICLE 5 RESPONSABILITÉS DU LOCATAIRE 5.1 Formulaire de demande de location Le demandeur doit remplir le formulaire de demande de location fourni en annexe des présentes. Dans le cas d'une organisation, une personne responsable doit être désignée. 5.2 Respect des lois et règlements en vigueur Le locataire doit assurer le respect de la Loi sur le tabac, de la Loi sur la Régie des alcools, des courses et des jeux, de la Loi sur la sécurité incendie et de tout autres lois applicables. En ce sens, il veille à l'obtention de tout permis requis à ses activités et au respect des règlements en vigueur dans les lieux loués. Le locataire qui commet ou permet que soit commise une infraction à l'une ou l'autre de ces lois et règlements, qu'il soit présent ou non sur les lieux au moment de l'infraction, est tenu responsable et doit payer les frais et amendes relatifs aux infractions commises. 5.3 Preuve de conformité Lorsqu'applicable, le locataire est tenu de transmettre à la municipalité une copie des permis obtenus conformément à la loi, et ce, avant la journée de location. À défaut de quoi, la municipalité révoque le contrat de location sans préjudice. 5.4 Remise en état des lieux Avant de quitter les lieux, le locataire doit remettre les lieux dans leur état initial. À défaut de remettre les lieux à leur état initial ou dans un état jugé satisfaisant par la municipalité, le locataire sera tenu de rembourser les frais d'entretien engagés par la municipalité au taux horaire de 35 $. 5.5 Bris et détérioration Le locataire qui cause des bris ou la détérioration des lieux ou du matériel en place sera tenu de rembourser les coûts d'entretien, de réparation, de remplacement ou autres engagés par la municipalité auxquels s'ajouteront des frais administratifs de quinze pour cent (15 %). 5.6 Assurance responsabilité civile Lorsqu'applicable, le locataire peut être tenu de déposer à la municipalité une preuve d'assurance responsabilité civile couvrant tout dommage corporel ou matériel causé à une personne ou à ses biens ainsi qu'à la propriété municipale, advenant des réclamations ou des poursuites judiciaires. Il est entendu que tout dommage résultant de la négligence de la municipalité, dont la responsabilité aura été démontrée dans le cadre d'une enquête le cas échéant, sera couvert par l'assurance responsabilité civile de la municipalité. ARTICLE 6 CONDITIONS DE LOCATION 6.1 Paiement des coûts de location Le montant total des frais de location doit être acquitté au moment de la signature du contrat de location ou dix (10) jours avant la journée de la location. Dans le cas d'une location à long terme, le locataire acquitte sa facture mensuellement ou annuellement, selon l'entente convenue avec la municipalité. 6.2 Annulation Toute annulation dans un délai de vingt-quatre (24) heures sera remboursée. Le locataire qui annule à moins de vingt-quatre (24) heures d'avis n'a droit à aucun remboursement. 6.3 Restriction Le locataire a uniquement accès aux lieux pour lesquels il a payé les frais de location et uniquement aux heures mentionnées au contrat de location. L'accès aux salles de toilette est autorisé et compris dans les frais de location. 6.4 Clé(s) Il est de la responsabilité du locataire de récupérer la ou les clé(s) au secrétariat du bureau municipal situé au 2050, rue Ernest-Camiré à Saint-Denis-de-Brompton pendant les heures d'ouverture (du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h 30, sauf durant les journées fériées). Le locataire doit retourner la ou les clé(s) au secrétariat à la fin du contrat de location ou les déposer dans la chute à courrier située à même la porte principale du bureau municipal. 6.5 Révocation ou suspension du contrat de location Tout contrat de location peut être suspendu ou résilié sans préjudice en cas de force majeure, incluant bris de tuyauterie ou de chauffage, de réquisition des locaux par divers paliers de gouvernement, de mise en œuvre de mesures d'urgence ou pour tout autre besoin jugé prioritaire par la municipalité. Auquel cas, les frais de location seront remboursés en totalité au locataire. ARTICLE 7 TARIFICATION Les tarifs de location des salles, des locaux et des infrastructures municipales sont édictés annuellement par le Règlement de tarification des services municipaux. ARTICLE 8 GRATUITÉ Les comités, associations, organismes avec charte d'OBNL, œuvres de charité et autres dont le siège social est situé à Saint-Denis-de-Brompton peuvent bénéficier d'une gratuité, et ce, selon entente prise avec la municipalité. ARTICLE 8 ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur conformément à la Loi. Jean-Luc Beauchemin, maire Liane Boisvert, directrice générale et secrétaire-trésorière FORMULAIRE DE DEMANDE DE LOCATION D'INFRASTRUCTURES MUNICIPALES Cochez la ou les case (s) applicable(s) : Comité, association, organisme OBNL ou œuvre de charité local (ref. article 8) Activités sportives tarifées à l'heure Autre demandeur, précisez : IDENTIFICATION DU DEMANDEUR Nom du demandeur Nom du responsable (si différent) Adresse Téléphone Courriel IDENTIFICATION / DESCRIPTION DE L'ACTIVITÉ Date (ou journée, période ou autres informations si récurrentes) Heure d'arrivée Heure de départ Avec montage / démontage Oui* Non * Des frais au taux horaire de 35 $ peuvent s'appliquer Nombre approximatif de participants LIEU DEMANDÉ Emplacement Nom Superficie (en pi2 / m2) Cochez votre choix Centre communautaire CC-1 (RC avec cuisine) 213 19,8 CC-2 (RC aire ouverte) 67 6,2 CC-3 (RC bureau fermé) .. ... CC-4 (RC local fermé) 195 18,1 CC-5 (SS commercial) 382 35,5 CC-6 (SS entrepôt) 246 22,9 Aréna Le Stardien 2 868 266,5 Glace Anneau de glace Parc Desjardins Préau Terrain de tennis A Terrain de tennis B Terrain de soccer Terrain de balle Tables de pique-nique ENGAGEMENT Je reconnais avoir lu et compris les termes et conditions de la Politique de location des infrastructures municipales. Je m'engage à respecter les lois et règlements applicables et à utiliser les lieux et le matériel de façon conforme à défaut de quoi, je comprends que des frais peuvent m'être facturés pour toute infraction ou manquement à la Politique de location des infrastructures municipales. ______________________________________ ______________________________________ Signature Date