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POLITIQUE DE COMMUNICATION
Table des matières
LES ÉNONCÉS ........................................................................................................................................................... 2
1.1 Principes directeurs .................................................................................................................................. 2
1.2 Objectifs de la politique ............................................................................................................................ 2
1.3 Mission ............................................................................................................................................................ 3
1.4 Valeurs ............................................................................................................................................................ 3
LES RESPONSABILITÉS ........................................................................................................................................ 3
2.1 Le maire .......................................................................................................................................................... 3
2.2 Le conseil municipal .................................................................................................................................. 4
2.3 La direction générale ................................................................................................................................ 4
2.4 Le spécialiste expérience citoyen ......................................................................................................... 4
2.5 Les employés ................................................................................................................................................ 4
LES PUBLICS ............................................................................................................................................................. 5
3.1 Publics internes ........................................................................................................................................... 5
3.2 Publics externes .......................................................................................................................................... 5
LES OBJETS DE COMMUNICATION .................................................................................................................. 5
MOYENS ET OUTILS DE COMMUNICATION................................................................................................. 6
5.1 Internes .......................................................................................................................................................... 6
5.2 Externes ......................................................................................................................................................... 6
5.2.1 Accueil des nouveaux citoyens ..................................................................................................... 6
5.2.2 Le bulletin municipal mensuel ...................................................................................................... 6
5.2.3 Les feuilles vertes ............................................................................................................................... 7
5.2.4 Lettres ..................................................................................................................................................... 7
5.2.5 Dépliants ou brochures ponctuels ............................................................................................... 7
5.2.6 Médias locaux, régionaux et/ou nationaux .............................................................................. 7
5.2.7 Le site Internet .................................................................................................................................... 7
5.2.8 L'infolettre ............................................................................................................................................ 8
5.2.9 Les médias sociaux (Facebook) .................................................................................................... 8
9, Rang de la Montagne
Saint-Étienne-de-Bolton,
(Québec), J0E 2E0
Téléphone 450-297-3353
Télécopieur 450-297-0412
2
5.2.10 Les médias d'information ............................................................................................................. 9
5.2.11 Les rencontres publiques (séances du conseil, consultations publiques, .............. 10
5.2.12 Les demandes d'information et d'intervention ................................................................ 10
Situation d'urgence - gestion de crise ......................................................................................................... 10
LES ÉNONCÉS
La municipalité de Saint-Étienne-de-Bolton, dirigée par un conseil municipal composé
d'un maire et de six conseillers, compte sept employés réguliers à temps plein ou à temps
partiel, qui travaillent tous dans le but commun d'offrir les meilleurs services possibles aux
citoyennes et citoyens. L'administration municipale est d'avis que la qualité des services
à la population passe par de bonnes communications, tant internes qu'externes. Afin
d'assurer la transparence et la cohérence de ses actions ainsi que pour établir un partage
clair des tâches dans ses communications internes et externes, il est essentiel pour la
municipalité de se doter d'une politique de communication.
Cette politique consiste en un ensemble de principes directeurs, d'objectifs de
communication et de moyens afin d'encadrer les communications avec les différents
publics de la municipalité. Cette politique respecte les dispositions de la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels. Par ailleurs, la municipalité entend interpréter ces dispositions avec la plus
large ouverture possible afin de faciliter l'accès à l'information pour l'ensemble des
citoyennes et citoyens.
La politique s'applique au personnel et au conseil municipal, et elle s'adresse également
aux organismes, entreprises, groupes ou particuliers qui souhaitent poser des actions de
communication engageant l'image ou l'identité visuelle de la municipalité ou qui
souhaitent s'exprimer sur le site Internet ou les plateformes des médias sociaux de celle-
ci.
1.1 Principes directeurs
Les citoyennes et citoyens de Saint-Étienne-de-Bolton ont droit à une information
transparente et de la plus grande qualité possible sur tous les aspects de la vie et de la
gestion de leur municipalité.
La municipalité entend faciliter l'accès à l'information municipale en toute circonstance, et
ce, dans le respect de la confidentialité des renseignements d'ordre personnel ou des
informations dont la nature pourrait porter un préjudice à un tiers.
1.2 Objectifs de la politique
La présente politique porte sur les différents outils de communication internes et externes
dont s'est dotée la municipalité, identifie à qui revient la gestion de ces outils et, plus
globalement, définit le rôle et le cadre d'intervention du personnel et des élus en matière
de communication.
Les objectifs de la communication municipale sont les suivants :
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S'assurer que les citoyennes et citoyens reçoivent une information pertinente, cohérente
et transparente concernant les décisions prises par le conseil municipal ainsi que par les
gestionnaires de la municipalité afin de favoriser une bonne compréhension et un niveau
de confiance élevé à l'égard des responsables de la gestion municipale ;
Faire en sorte de véhiculer une image de la municipalité qui soit positive et attrayante;
Faire connaître les programmes et les services offerts par la municipalité et informer les
contribuables des activités et décisions du conseil municipal;
Privilégier la transmission de l'information de façon adéquate, rapide et exacte aux publics
internes et externes de la municipalité;
Privilégier la circulation d'information de façon multidirectionnelle entre les différents
acteurs;
Encourager la contribution continue des employés dans l'amélioration de la qualité des
services;
Diffuser l'information en utilisant les moyens de communication appropriés, dans le
respect des priorités et orientations données par le conseil municipal.
La politique vise à améliorer l'efficacité, la rentabilité et la cohérence des activités de
communication, à préciser le rôle de chacun et à servir ainsi d'outil de saine gestion.
1.3 Mission
L'amélioration de la qualité de la vie des citoyens et de la communauté est une priorité
tout comme l'est le développement du potentiel économique, agro forestier et récréo
touristique de la municipalité. La mission se décline donc comme suit :
Préserver le caractère rural champêtre de Saint-Étienne-de-Bolton et de son village
pittoresque, soit miser sur un environnement naturel en santé et favoriser le
développement des milieux de vie intégrés à la nature dominante, au cœur d'une région
récréo touristique reconnue, tout en veillant au maintien d'une gamme de services de
base qui soutiennent la vie communautaire pour les familles et les personnes qui ont
choisi d'y vivre et en favorisant l'engagement et la participation des citoyens.
1.4 Valeurs
Pour créer un milieu où il fait bon vivre, la municipalité de Saint-Étienne-de-Bolton fait,
dans la gestion des affaires municipales, la promotion de valeurs qui lui permettent
d'accomplir sa mission, notamment l'accessibilité, la transparence, l'équité, le dynamisme,
l'initiative, le respect et la responsabilisation. Ces valeurs éclairent les orientations
déterminées par le conseil municipal et leur mise en œuvre.
LES RESPONSABILITÉS
2.1 Le maire
Le maire possède le privilège de faire toute déclaration, verbale ou écrite, relative aux
affaires municipales. Il est le porte-parole et premier répondant en matière de
communication municipale pour l'ensemble des publics internes et externes de la
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municipalité. Il s'exprime à la fois au nom du conseil municipal et au nom de la municipalité,
et ce, dans le respect des orientations et des décisions prises par le conseil ainsi que des
valeurs et choix de gestion administrative adoptés par le conseil.
En son absence, le maire suppléant dispose des mêmes pouvoirs d'intervention en
matière de communication.
2.2 Le conseil municipal
Bien que chaque membre du conseil ait le droit de s'exprimer, à titre personnel,
relativement aux affaires municipales, aucun membre du conseil ne peut faire de
déclaration personnelle qui engage l'ensemble du conseil ou la municipalité, à moins que
cette responsabilité ne lui ait été spécifiquement attribuée.
Dans le cadre de leurs fonctions et responsabilités à l'égard de dossiers ou projets
spécifiques, les membres du conseil sont consultés et agissent à titre de ressources-
conseils.
2.3 La direction générale
Le directeur général est responsable de l'application de la politique de communication et
de la cohérence des interventions communicationnelles de la municipalité. Il voit à la
diffusion des informations de nature administrative sur les services, les programmes et
les activités relevant de la municipalité et assure le soutien à la diffusion de l'information
provenant de la mairie et du conseil municipal, le cas échéant.
Il supervise la réalisation des outils de communication tant pour les clientèles internes
qu'externes, s'assure que le personnel de la municipalité se conforme aux dispositions de
la politique de communication et veille à ce que l'image publique de la municipalité reflète
ses valeurs sociétales et communautaires.
Le directeur général assure la liaison entre les élus et le personnel de la municipalité. Il
veille à bien informer les employés des décisions du conseil ainsi que des projets et
activités de la municipalité.
2.4 Le spécialiste expérience citoyen
Sous l'autorité directe de la direction générale, le spécialiste expérience citoyen occupe
un rôle stratégique dans lequel il coordonne et assure les communications administratives
de la Municipalité. Au quotidien, il est responsable de rendre la politique de
communication opérationnelle.
Notamment, il met à jour le site internet, alimente les réseaux sociaux officiels de la
Municipalité, édite les bulletins municipaux et envoie les infolettres. À certains moments,
il peut réaliser la conception graphique de dépliants, d'affiches et de publicités.
2.5 Les employés
Dans le cadre de leurs différentes fonctions et tâches, les employés sont en contact direct
avec les citoyens et les publics de la municipalité. En conséquence, ils ont une
responsabilité particulière à l'égard de la diffusion de l'information de nature administrative
dont ils ont la charge. Ils doivent donc voir à véhiculer des informations pertinentes et
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précises, qui correspondent aux valeurs et objectifs communicationnels de la municipalité,
et ce, sous la supervision du directeur général.
Chaque employé a la responsabilité de s'informer de ce qui se passe dans la municipalité,
notamment en ce qui a trait aux informations concernant son travail au service de la
population.
LES PUBLICS
3.1 Publics internes
- Élus municipaux
- Employés de la municipalité
- Membres des comités d'urbanisme, d'environnement et de loisirs et culture
- Membres de l'organisation municipale de sécurité civile (OMSC)
3.2 Publics externes
- Résidents permanents (résidence officielle)
- Résidents non permanents (résidence secondaire)
- Organismes partenaires de la municipalité : Coop de solidarité de St-Étienne-de-
Bolton, Fondation de revitalisation de St-Étienne-de-Bolton, Fabrique de la
Paroisse de Notre-Dame du Mont-Carmel
- Organismes communautaires et bénévoles appuyés par la municipalité :
associations des bassins versants et lacs du territoire, Le Train des mots, etc.
- Bénévoles des différents comités et projets parrainés par la municipalité
- Campeurs et visiteurs occasionnels (touristes)
- Autres organismes régionaux
- MRC Memphrémagog
- Municipalités du territoire de la MRC Memphrémagog
- Autres municipalités de l'Estrie
- Services policiers (SQ) et services incendie (Waterloo)
- Commission scolaire des Sommets
- Députés provinciaux et fédéraux de l'Estrie
- Organismes socioéconomiques et touristiques de l'Estrie
- Fournisseurs de la municipalité
- Organismes et ministères concernés (fédéraux et provinciaux)
LES OBJETS DE COMMUNICATION
En principe, toute l'information municipale est d'intérêt pour les citoyennes et citoyens et
doit leur être accessible : déroulement des séances du conseil municipal, décisions du
conseil, décisions administratives générales, programmes, projets et activités, annonces
publiques, procès-verbaux et comptes rendus, situations à risque, etc.
Toutefois, l'accès à l'information est balisé par la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. En règle générale,
les informations sont protégées ou font l'objet de restrictions lorsqu'il s'agit de
renseignements d'ordre personnel ou lorsque leur divulgation est de nature à porter
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préjudice à un tiers (réf. principes directeurs). Il en est de même pour les analyses et
autres informations produites dans le cadre du processus décisionnel du conseil municipal,
et ce, avant que la décision soit officielle.
MOYENS ET OUTILS DE COMMUNICATION
5.1 Internes
Compte tenu de la petite taille de la municipalité, le nombre de personnes composant ses
publics internes est relativement restreint. Néanmoins, la circulation de l'information
nécessite un certain encadrement. Les moyens de communication privilégiés sont :
Les rencontres régulières des personnes (briefing post conseil, réunion périodique des
employés, rencontre annuelle avec le conseil) ;
Les courriels d'information portant sur des objets de communication interne : directives,
informations générales sur ce qui se passe, notes de service de la direction générale,
etc. ;
Les rencontres sociales ;
L'accueil des nouveaux employés (le cas échéant).
Responsable : Le directeur général
5.2 Externes
Quelle que soit sa taille, une partie importante des moyens et outils de communication
d'une municipalité relève de lois et règlements, notamment en ce qui a trait à l'affichage
public, à la diffusion d'informations sur Internet, etc. Les autres relèvent de la politique de
communication.
5.2.1 Accueil des nouveaux citoyens
Chaque nouveau citoyen (et nouvelle famille) est accueilli (accueillie) personnellement,
lorsque possible. Une trousse d'accueil comportant les informations pertinentes sur la
municipalité, ainsi que les liens utiles permettant de trouver facilement l'information dont
il (elle) a besoin, lui est remise.
Annuellement, la municipalité tient une journée d'accueil pour les nouveaux citoyens.
Responsable : Le spécialiste expérience citoyen
5.2.2 Le bulletin municipal mensuel
Mensuellement, le bulletin d'information est transmis à tous les citoyens et citoyennes
ayant leur résidence principale ou secondaire, leur logement ou leur commerce à Saint-
Étienne-de-Bolton. Il est transmis par publipostage sur le territoire de la Municipalité et il
est transmis par courriel aux personnes dont l'adresse est à l'extérieur de la Municipalité
et à tous ceux inscrits sur notre liste de courriels. Il est aussi affiché sur le site Internet de
la municipalité.
Il contient : le mot du maire, les faits saillants des délibérations du conseil municipal, les
informations sur les règlements municipaux, les politiques en vigueur, les programmes et
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les services, de même que les avis publics et des informations d'utilité courante pour les
citoyens, dont celles provenant de la Coop de solidarité, de la Fabrique de la paroisse,
d'organismes sociocommunautaires du territoire de la MRC Memphrémagog, etc.
Responsable : Le directeur général
5.2.3 Les feuilles vertes
Ce feuillet d'information est publié au besoin, inséré dans le bulletin municipal. Il porte
essentiellement sur des questions d'intérêt environnemental et écologique.
Responsable : Le conseiller municipal responsable du dossier de l'environnement
5.2.4 Lettres
Dans certains cas ciblés, la municipalité peut envoyer des lettres par la poste pour
informer les résidents d'un secteur en particulier d'une situation, d'une problématique ou
de la tenue d'une consultation ou d'un événement public qui les concerne directement.
Selon la nature de leur contenu, les lettres sont signées par le maire, par un membre du
conseil municipal, par le maire suppléant, par la direction générale, ou par le responsable
de l'expérience citoyen.
5.2.5 Dépliants ou brochures ponctuels
Certains événements ponctuels ou nouveautés dans l'offre municipale peuvent faire
l'objet d'une courte publication imprimée individuelle. Lorsque c'est le cas, la personne
responsable de l'expérience citoyen prend en charge la révision du contenu, ainsi que sa
mise en page graphique.
Responsables : Le directeur général et le spécialiste expérience citoyen
5.2.6 Médias locaux, régionaux et/ou nationaux
D'une part, la municipalité fait appel aux médias à certaines occasions au courant de
l'année pour faire paraître une publicité dans les médias locaux visant à signifier son appui
à des causes ou à souligner une situation précise.
D'autre part, la municipalité émet de manière ponctuelle des communiqués de presse
dans l'objectif d'informer un public régional. Selon le contenu des communiqués, ceux-ci
peuvent être envoyés localement, régionalement ou à plus large échelle.
Responsable : Le directeur général
5.2.7 Le site Internet
En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, la municipalité est tenue de publier sur son site Internet
les ordres du jour et procès-verbaux des séances du conseil, ses règlements et avis
publics, de même que la liste des contrats octroyés dépassant 25 000 $.
En outre, Saint-Étienne-de-Bolton publie ses politiques, services et programmes, un
calendrier d'activités, ainsi que des informations de nature communautaire d'intérêt pour
les citoyens et citoyennes : activités des groupes sociocommunautaires, services culturels
régionaux, activités récréo touristiques, etc.
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Les informations publiées sur le site Internet sont mises à jour sur une base périodique, à
moins que des changements et des avis urgents doivent être annoncés. Les informations
traitant des politiques et des règlements en vigueur demeurent toujours actives et leurs
modifications doivent toujours être annotées et datées.
Les nouvelles données et changements apportés aux informations publiées se substituent
automatiquement aux anciens textes, à l'exclusion de celles soumises à la Loi sur les
archives.
Le site Internet de la municipalité est ouvert aux informations proposées par les citoyens
et les organismes sociocommunautaires à la condition qu'elles soient d'intérêt public.
Par ailleurs, à l'exception des besoins professionnels, la municipalité ne permet pas aux
employés l'utilisation de l'Internet durant leurs heures de travail.
Responsables :
- Mise à jour : Le spécialiste expérience citoyen
- Contenu éditorial : Le directeur général
5.2.8 L'infolettre
L'infolettre est envoyée par courriel aux citoyens lors de situations exceptionnelles, qui
nécessitent une transmission rapide de l'information. Les citoyens qui ne désirent pas
recevoir ces communications sont priés d'en aviser la municipalité et leurs adresses
courriel seront retirées des listes d'envoi.
Responsables :
- Mise en page : Le spécialiste expérience citoyen
- Contenu éditorial : Le directeur général
5.2.9 Les médias sociaux (Facebook)
Externe
La popularité des médias sociaux repose essentiellement sur leur caractère interactif. Ils
sont devenus complémentaires aux moyens de communication traditionnels et permettent
l'instantanéité d'échange entre les personnes qui y sont actives.
Dans le but de rejoindre plus facilement les citoyens actifs sur les médias sociaux et de
faciliter un dialogue constructif avec ceux-ci, la municipalité crée une page Facebook qui
offrira, sous certaines conditions, une interactivité avec les participants.
La page Facebook est consacrée principalement aux nouvelles et actualités de la
municipalité : informations pratiques sur les programmes et services, calendrier des
activités municipales, informations communautaires en lien avec les organismes reconnus,
informations récréotouristiques et environnementales, annonces d'avis publics, nouvelles
urgentes, etc.
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Les textes doivent être courts. Leur diffusion est facilitée par l'ajout de matériel visuel.
La rétroaction avec les participants, dans une perspective constructive, est autorisée.
Ainsi, les participants peuvent donner leur opinion à propos des services et des activités
de la municipalité, et ce, sous réserve (Nétiquette) :
De politesse envers autrui et de respect à l'égard de l'opinion des autres participants;
De respect absolu de la vie privée;
De non-partisannerie politique ou autre dans les opinions exprimées;
D'un langage sans connotation discriminatoire, raciste, haineux, violent ou à caractère
sexuel;
D'observance des droits d'auteurs relatifs au contenu publié;
De l'identification claire (nom complet), sans utiliser de pseudonyme.
La municipalité se réserve le droit de fermer un échange, d'éliminer un commentaire et
de ne pas publier un contenu en cas de non-respect des règles (Nétiquette) énoncées.
Sauf exception, compte tenu de ses ressources limitées, la municipalité n'offrira pas de
discussion ouverte.
Par ailleurs, selon les besoins, la municipalité pourra utiliser les autres médias sociaux
courants.
Responsables :
- Contenu éditorial : Le directeur général
Interne
Dans l'usage des médias sociaux à des fins personnelles, les employés de la municipalité
sont tenus de respecter les règles énoncées précédemment. Ils doivent également
s'abstenir de tout commentaire ou toute opinion à l'égard de la municipalité.
Par ailleurs, à l'exception des besoins professionnels, la municipalité ne permet pas aux
employés l'utilisation des médias sociaux durant leurs heures de travail.
Responsable : Le directeur général
5.2.10 Les médias d'information
Les relations avec les médias relèvent du maire et du directeur général. Durant les
situations d'urgence, le protocole d'intervention prévu pour la gestion de crise sert de
guide.
Dans toute circonstance, une demande d'un média, traditionnel ou social, est transmise
au maire ou au directeur général.
Responsables : Le maire et le directeur général
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5.2.11 Les rencontres publiques (séances du conseil, consultations publiques, rencontres
d'information)
Les séances du conseil, les consultations publiques et les rencontres d'information pour
les citoyens sont publiques. La municipalité autorise leur enregistrement ainsi que leur
diffusion, et ce, uniquement dans leur intégralité.
Si elle le juge nécessaire, la municipalité diffusera les séances du conseil municipal de
même que les autres rencontres publiques en recourant aux meilleurs moyens de
communication disponibles, selon ses ressources.
5.2.12 Les demandes d'information et d'intervention
Dans le but d'offrir aux citoyens la meilleure qualité de services possible, l'administration
municipale compile les principales demandes d'information ou d'intervention qui lui sont
acheminées, soit à l'égard de services municipaux ou des différents règlements. Cette
compilation est remise annuellement aux membres du conseil.
Situation d'urgence - gestion de crise
Advenant une situation de crise, le maire et le directeur général sont responsables de la
gestion de l'ensemble des communications de la municipalité, et ce, en collaboration avec
les employés et partenaires de la municipalité, ainsi que, le cas échéant, avec les autorités
de la protection civile et les autres intervenants et experts.
Le protocole de communication est décrit dans le Plan de sécurité civile de la Municipalité
de Saint-Étienne-de-Bolton.
Mise en application
La politique de communication est effective dès son approbation par résolution du conseil
municipal.
Adoptée par le Conseil à la séance du 9 avril 2024.
Résolution 2024-04-