Politique de gestion contractuelle (Reglement no 2010-04) — full text

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CANADA PROVINCE DE QUÉBEC MUNICIPALITÉ SAINT-FRANÇOIS-DE-SALES RÈGLEMENT NUMÉRO _2010-04 «RÈGLEMENT 2010-04- POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE» ATTENDU qu'en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la Municipalité. Ces mesures sont contenues dans sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative ATTENDU qu'un avis de motion a préalablement été donné à la séance du conseil du 4 octobre 2010 EN CONSÉQUENCE IL EST PROPOSÉ par Cindy Plourde 2010- 229 APPUYÉ DE Germain Girard Et résolu à l'unanimité des conseillers QUE ce conseil adopte le règlement 2010-04 intitulé ``Politique de gestion contractuelle``, lequel règlement décrète les mesures suivantes : ARTICLE 1 Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection le cas échéant relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission a) Le conseil forme tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent. À défaut de nommer un comité ces tâches sont dévolues au directeur général ou son substitut, sauf dans le cas des contrats pour la fourniture de services prescrits à l'article 936.01.1 du Code Municipal du Québec et ses amendements ou ce conseil doit former obligatoirement un comité b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offre et être composé d'au moins trois membres c) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants : -Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection -Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée ARTICLE 2 Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis. b) Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée. ARTICLE 3 Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi a) Dans le cas où la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme s'applique, tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat qui celle-ci s'est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite ARTICLE 4 Mesure ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption a) La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée ARTICLE 5 Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire ARTICLE 6 Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte a) Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable ARTICLE 7 Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat a) La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature b) La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat ARTICLE 8 Entrée en vigueur Le présent règlement entrera en vigueur suivant la loi. __________________________ __________________________ LOUIS-JOSEPH GAGNON RENAUD BLANCHETTE Maire Directeur général