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POLITIQUE
D'APPROVISIONNEMENT
Division de
l'approvisionnement
Février 2019
ANNEXE I
(Telle que modifiée par le règlement numéro
570, adopté le 17 décembre 2018 et par le
règlement numéro 573 adopté le 18 février 2019)
TABLE DES MATIÈRES
AVANT-PROPOS
CHAPITRE 1 - OBJECTIFS, RESPONSABILITÉS ET PRINCIPES
Section 1 - Objectifs
1.1.1
Objectifs généraux de la politique d'approvisionnement .............................................. 1
1.1.2
Objectifs spécifiques .................................................................................................... 1
Section 2 - Responsabilités
1.2.1
Responsabilités générales de la Division de l'approvisionnement
du service des Finances .............................................................................................. 2
1.2.2
Responsabilités spécifiques ........................................................................................ 2
Section 3 - Principes
1.3.1
Intérêts de la Ville ........................................................................................................ 4
1.3.2
Requérant .................................................................................................................... 4
1.3.3
Justification du besoin ................................................................................................. 5
1.3.4
Qualité ........................................................................................................................ 5
1.3.5
Recherche de prix ....................................................................................................... 5
1.3.6
Favoriser la concurrence ............................................................................................. 5
1.3.7
Fournisseur.................................................................................................................. 5
1.3.7.1 Fournisseur local ............................................................................................ 6
1.3.7.2 Communications avec le fournisseur .............................................................. 6
1.3.7.3 Sélection du fournisseur ................................................................................. 6
1.3.8
Achat écoresponsable ou développement durable ...................................................... 6
1.3.9
Procédures d'approvisionnement ................................................................................ 7
Politique d'approvisionnement
1.3.10 Exceptions aux procédures d'approvisionnement ....................................................... 7
1.3.11 Pouvoir d'autoriser des dépenses ............................................................................... 8
1.3.12 Disponibilité et solde budgétaire .................................................................................. 8
1.3.13 Interprétation ............................................................................................................... 8
CHAPITRE 2 - PROCÉDURES D'APPROVISIONNEMENT
2.1
Contrats de biens, services autres que professionnels et exécution de travaux,
jusqu'à 49 999 $ ........................................................................................................ 10
2.1.1
Contrat jusqu'à 9 999 $ ................................................................................. 10
2.1.2
Contrat de 10 000 $ à 24 999 $ .................................................................... 10
2.1.3
Contrat de 25 000 $ et 49 999 $ ................................................................... 10
2.1.4
Politique d'achat local .................................................................................... 10
2.1.5
Responsabilités ............................................................................................. 10
2.2
Contrats de biens, services autres que professionnels et exécution de travaux de
50 000 $ jusqu'en deçà du seuil d'appel d'offres public ............................................. 12
2.2.1
Responsabilités ............................................................................................. 12
2.2.2
Mécanisme de dérogation ............................................................................. 13
2.3
Contrats de biens, services autres que professionnels et exécution de travaux à
compter du seuil d'appel d'offres public ..................................................................... 13
2.3.1
Responsabilités ............................................................................................. 13
2.3.2
Fournisseur unique ........................................................................................ 14
2.4
Contrats de services professionnels .......................................................................... 14
2.4.1
Mandat jusqu'à 24 999 $ .............................................................................. 14
2.4.2
Mandat de 25 000 $ à 49 999 $ .................................................................... 15
2.4.3
Mandat de 50 000 $ jusqu'en deçà du seuil d'appel d'offres public ............... 15
2.4.4 Mandat à compter du seuil obligeant à l'appel d'offres public ........................ 15
2.5
Système de pondération et d'évaluation facultatif ...................................................... 16
2.6
Soumissions identiques ............................................................................................. 16
2.7
Situations urgentes (49 999 $ et moins) .................................................................... 16
2.8
Force majeure (situation urgente de 50 000 $ et plus)............................................... 17
Politique d'approvisionnement
AVANT PROPOS
La présente politique d'approvisionnement a pour objectif de présenter la position du
conseil municipal en matière d'acquisition de biens, services et exécution de travaux
nécessaires pour supporter les activités municipales. Elle a également pour but de
clarifier et d'optimiser l'efficacité des opérations, maintenir une transparence constante et
s'assurer d'être ainsi en accord avec les dispositions de la Loi sur les cités et villes et du
règlement de gestion contractuelle de la Ville.
Les principes énoncés au chapitre 1 et les procédures précisées au chapitre 2
permettront de guider le personnel de la Ville et celui de la Division de
l'approvisionnement dans leurs actions visant l'acquisition de biens, services et exécution
de travaux ainsi que la gestion des ressources matérielles de la Ville de Saint-Hyacinthe.
Politique d'approvisionnement
CHAPITRE 1
OBJECTIFS,
RESPONSABILITÉS
ET PRINCIPES
Février 2019
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
CHAPITRE 1 - OBJECTIFS, RESPONSABILITÉS ET PRINCIPES
SECTION 1 - OBJECTIFS
1.1.1
Objectifs généraux de la politique d'approvisionnement
Par cette politique, le conseil municipal fixe les règles de conduite en matière
d'approvisionnement de biens, services et exécution de travaux. Il compte fournir au
personnel de la Ville ainsi qu'à celui de la Division de l'approvisionnement du Service des
finances, les objectifs, les responsabilités, les principes et les procédures leur permettant
d'agir en cette matière en respectant les meilleurs intérêts de la Ville.
Cette politique adresse aussi la disposition de biens meubles dont la Ville doit se départir
dans le cadre régulier de ses opérations.
1.1.2
Objectifs spécifiques
Le
conseil
municipal
de
Saint-Hyacinthe,
en
se
dotant
d'une
politique
d'approvisionnement, entend poursuivre les objectifs spécifiques suivants :
-
Se conformer aux exigences de la Loi sur les cités et villes, et autres règlements et
lois applicables ;
-
Favoriser la centralisation des achats en les confiant à des personnes qualifiées et
dûment mandatées évitant ainsi les engagements pris directement par des personnes
non autorisées ;
-
Uniformiser le processus d'approvisionnement par l'instauration de mécanismes
efficaces et souples favorisant les interventions normales et celles dites urgentes ;
-
Assurer un contrôle sur la nature, la qualité, la quantité des biens et services livrés,
les délais de livraison, les coûts et ce, en fonction des besoins des requérants et des
budgets disponibles ;
-
Favoriser la standardisation des biens et services, les économies d'échelle par la
participation à des regroupements d'achat et l'utilisation rationnelle des ressources
matérielles et financières de la Ville ;
-
Assurer la transparence, le traitement intègre et équitable à tous les fournisseurs tout
en promouvant le développement économique local.
1
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
SECTION 2 - RESPONSABILITÉS
1.2.1
Responsabilités générales de la Division de l'approvisionnement du Service
des finances
La Division de l'approvisionnement, sous l'autorité du Service des finances, est
responsable de la gestion et de l'application de la politique de la Ville en matière
d'approvisionnement. Ce mandat entraîne les responsabilités générales suivantes :
-
L'acquisition par achat ou par location de biens meubles, l'acquisition de services
professionnels ou techniques, ainsi que l'exécution de travaux suite à des demandes
de prix ou à des procédures d'appel d'offres et l'émission des bons de commande ;
-
Le soutien et l'assistance aux requérants municipaux pour tout ce qui concerne
l'approvisionnement, l'adjudication des contrats, l'application et l'interprétation des
lois, règlements et politiques en vigueur ;
-
La représentation de la Ville dans ses relations avec les fournisseurs. La Division
informe ces derniers des politiques et procédures de la Ville en matière
d'approvisionnement. Elle demeure à l'affût de toute information sur les produits et
services procurant le meilleur rapport qualité/prix ;
-
La disposition de biens meubles par vente de gré à gré, par cession à titre onéreux ou
gratuit à des organismes à but non lucratif ou par service gouvernemental de
disposition (exemple CSPQ) ;
-
L'évaluation des procédures d'approvisionnement en soumettant au Service des
finances, toutes les recommandations qui visent à améliorer la fonction
approvisionnement de la Ville.
1.2.2
Responsabilités spécifiques
De façon générale, les champs d'activités suivants sont, entre autres, sous la
responsabilité de la Division de l'approvisionnement :
-
L'assistance des requérants lors de la définition de leurs besoins, de la rédaction des
devis techniques, de l'exploration de nouvelles technologies, de nouveaux marchés et
l'accompagnement dans leurs relations avec les fournisseurs ;
-
Le traitement de toutes les demandes d'approvisionnement (DA), qu'elles nécessitent
des demandes de prix de toute forme, des appels d'offres sur invitation ou publics en
regard des budgets d'opérations et d'immobilisations adoptés par le conseil municipal
et en respectant les lois à travers tout son processus ;
2
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
-
En regard de ces traitements, la Division de l'approvisionnement est responsable de
la rédaction des clauses et conditions générales, des clauses administratives
générales, et du formulaire de soumission de l'appel d'offres. Elle est aussi
responsable d'établir le calendrier de l'appel d'offres incluant le jour et l'heure
d'ouverture des soumissions. Elle est également responsable de l'analyse de
conformité des soumissions reçues ;
-
Elle est responsable d'obtenir au meilleur de sa compétence et de ses possibilités,
des délais de livraison acceptables pour le requérant.
Suite aux appels d'offres :
-
Elle rédige des rapports de recommandation à la direction du Service des finances
pour fins de présentation au conseil municipal en vue de l'adjudication de contrats par
ce dernier ;
-
Elle émet les bons de commande ;
-
Elle tient un calendrier des contrats récurrents et voit au suivi de ceux-ci avec les
requérants.
La Division de l'approvisionnement est également responsable :
-
de maintenir annuellement des statistiques d'approvisionnement ;
-
de fournir au conseil municipal un rapport trimestriel des contrats octroyés, sans
résolution, entre 25 000 $ et 49 999 $ ;
-
d'être constamment à la recherche d'une optimisation des ressources financières et
matérielles par le questionnement des méthodes, des écoles de pensée et des
besoins à combler ;
-
de publier sur le SEAO (système électronique d'appel d'offres approuvé par le
gouvernement) les appels d'offres publics de la Ville et d'inscrire les résultats
d'ouverture et les informations concernant l'adjudication ou l'attribution de tous les
contrats de 25 000 $ et plus ;
-
de recevoir, vérifier et coordonner avec le commissionnaire la distribution des
marchandises reçues au garage municipal ;
-
de contrôler les activités associées au magasin municipal (inventaire, réception,
matériel périmé, etc.). Le magasinier est responsable de produire des rapports
d'inventaire ;
-
de l'acquisition, la modification et l'entretien de certains systèmes téléphoniques, dont
la téléphonie cellulaire et les téléavertisseurs ;
-
de certaines fonctions associées à la gestion de la flotte des véhicules, dont :
L'achat de véhicules neufs ou usagés ;
3
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
L'immatriculation annuelle ;
La mise à jour de l'inventaire de la flotte, en collaboration avec les utilisateurs
concernés.
-
de la disposition des surplus incluant la disposition via la méthode la plus appropriée
et transparente, de biens meubles ou de tout autre équipement ;
-
de l'approvisionnement des carburants, de leur contrôle ainsi que de la conformité
aux règlements et lois en vigueur des réservoirs pétroliers, des permis requis et de
leur entretien ;
-
de l'acquisition, de l'entretien et de l'inventaire de l'équipement de bureau tel que les
copieurs multifonctions, la plieuse-inséreuse et la timbreuse ;
-
de participer au processus des mesures d'urgence de la Ville.
SECTION 3 - PRINCIPES
1.3.1
Intérêts de la Ville
Par « intérêts de la Ville », nous comprenons l'obtention, au prix le plus bas, de
marchandises, fournitures, services ou travaux, compte tenu de la qualité, de la livraison
des quantités requises et des délais spécifiés. L'intérêt commun de l'organisation
municipale et des contribuables prédomine l'esprit et la lettre de la présente politique.
1.3.2
Requérant
Il se définit comme étant une personne faisant partie de l'un des services de la Ville de
Saint-Hyacinthe. Il est responsable de la description de son besoin, de la mise sur pied de
son cahier de clauses administratives particulières et du devis technique et a la
responsabilité de disposer des budgets et autorisations appropriées.
Il a la responsabilité de travailler en collaboration avec la Division de l'approvisionnement
dans l'élaboration et la révision de tout document avant de le remettre au fournisseur. Il
doit favoriser la rotation des fournisseurs, lorsque possible.
Aux fins des présentes, le requérant est le directeur du service ou une personne à qui il
délègue son autorité en matière d'approvisionnement.
1.3.3
Justification du besoin
La Division de l'approvisionnement a l'autorité de demander la justification et le bien-
fondé de toute demande d'approvisionnement. Elle peut aussi retourner au requérant une
demande d'approvisionnement incomplète ou lui demander de préciser cette dernière. La
Division de l'approvisionnement peut recommander au requérant une alternative. Tout
litige en cette matière sera traité par la Direction générale.
4
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
1.3.4
Qualité
La nature et l'usage que l'on entend faire des biens, des services ou des travaux
déterminent la qualité exigée. Celle-ci est établie par le service requérant en collaboration
avec la Division de l'approvisionnement, compte tenu des budgets disponibles et des
besoins à combler.
1.3.5 Recherche de prix
La politique d'approvisionnement oblige à une recherche de prix compétitifs aussi souvent
qu'il est possible de le faire, en ayant comme principe d'obtenir la meilleure valeur en
regard des critères de qualité, prix et service.
1.3.6
Favoriser la concurrence
De concert avec le service requérant, la Division de l'approvisionnement a le devoir de
favoriser la mise en concurrence en essayant dans la mesure du possible, de trouver des
produits comparables ou équivalents qui correspondent aux besoins et exigences à
combler.
1.3.7
Fournisseur
Le fournisseur doit être en mesure de fournir les biens et services ou d'exécuter les
travaux qui rencontrent les exigences des requérants municipaux. Il est responsable de
fournir adéquatement les biens et services requis selon les quantités commandées dans
le délai demandé.
Il exerce son commerce sur une base permanente, jouit d'une bonne réputation, possède
une position financière saine, ainsi que l'expérience, la main-d'œuvre, l'outillage et les
moyens de production et de distribution nécessaire.
Le fournisseur qui ne répond pas à ces exigences n'est pas invité à présenter une
soumission dans le cadre des procédures d'appels d'offres sur invitation ou demandes de
prix.
La Direction générale et la Division de l'approvisionnement doivent partager toute
information ou connaissance concernant une firme nouvellement établie sur le territoire.
1.3.7.1 Fournisseur local
Un fournisseur est dit « local » lorsqu'il détient une place d'affaires sur le territoire de la
Ville de Saint-Hyacinthe. Celui-ci peut bénéficier d'une pondération favorable dans
certaines conditions (voir la politique d'achat local, article 2.1.4 - chapitre 2).
5
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
La sollicitation de fournisseurs établis à l'extérieur de la Ville est souhaitable, dans la
mesure où elle favorise l'atteinte des critères de qualité, prix et service, ainsi qu'une saine
concurrence.
1.3.7.2 Communications avec le fournisseur
Un service requérant peut effectuer des démarches auprès de fournisseurs potentiels
dans des dossiers complexes ou d'un domaine nouveau ou inconnu afin de mieux cerner
les besoins ou les possibilités et les limites du marché, ainsi que pour obtenir un prix
budgétaire. Toutefois, la Division de l'approvisionnement est la seule responsable des
communications durant les demandes de prix faites dans le cadre d'une démarche
d'approvisionnement formelle et en cours du processus d'appels d'offres, jusqu'à l'octroi
du contrat par le conseil municipal et l'émission d'un bon de commande.
Pour les projets d'envergure ou de développement, la Division de l'approvisionnement et
le requérant participent ensemble aux rencontres avec les fournisseurs.
1.3.7.3 Sélection du fournisseur
Le requérant peut suggérer un ou des fournisseurs potentiels. Toutefois, la Division de
l'approvisionnement a l'entière responsabilité d'agir en cette matière, que ce soit pour :
-
Le choix des fournisseurs ;
-
La recherche de nouvelles sources d'approvisionnement et la mise à jour des
fournisseurs potentiels ;
-
Les mesures pour favoriser la rotation des cocontractants, pour les contrats, de
25 000 $ jusqu'en deçà du seuil d'appel d'offres public, attribués de gré à gré, lorsque
possible ;
-
Les communications avec le fournisseur durant le processus d'appel d'offres et
jusqu'à l'octroi.
1.3.8
Achat écoresponsable ou développement durable
En accord avec les décisions du conseil municipal, d'un comité ou d'un service en cette
matière, la Division de l'approvisionnement cherchera, dans les meilleurs intérêts des
contribuables, des fournisseurs et des produits qui favorisent le développement durable
ainsi que toute forme de recyclage, d'économie d'énergie et de réduction des risques
pouvant affecter l'environnement.
1.3.9 Procédures d'approvisionnement
Les procédures d'approvisionnement débutent généralement par l'une ou l'autre des
étapes suivantes :
6
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
-
Le requérant soumet à la Division de l'approvisionnement une demande
d'approvisionnement (DA) via le système d'information corporatif ;
ou
- Le requérant soumet le cahier des clauses administratives particulières, le devis
technique et le bordereau de soumission pour le lancement d'un appel d'offres, soit sur
invitation ou public, selon les valeurs monétaires associées au projet. Suite à l'octroi
du contrat, il émettra une demande d'approvisionnement (DA) ;
La demande d'approvisionnement (DA) est le point de départ du processus opérationnel.
L'informatisation de la demande permet le pré-engagement comptable dans le budget du
requérant.
1.3.10 Exceptions aux procédures d'approvisionnement
Certains types d'achats n'empruntent pas le processus établi :
-
Frais de déplacements, de repas et de représentation ;
-
Cours de formation ;
-
Cotisations ou abonnements ;
-
Annonces dans une revue ou un journal ;
-
Boissons, aliments et traiteurs ;
-
Droits d'entrée à une activité récréative ou sociale ;
-
Biens et services de nature artistique ;
-
Fourniture de matériaux ou de services pour laquelle un tarif est fixé ou approuvé par
le gouvernement du Canada ou du Québec ou par un de ses ministres ou organismes
(réf. : article 573.3 de la Loi sur les cités et villes) ;
-
Toute
acquisition
de
biens
meubles
ou
services
que
la
Division
de
l'approvisionnement peut obtenir via l'entremise du directeur général des achats, au
Conseil du trésor du gouvernement du Québec (article 573.3.2) ;
-
Tout achat non assujetti, tel que ceux décrit à l'article 573.3 de la Loi sur les cités et
villes.
Cette liste, sans être exhaustive, illustre la nature des achats qui peuvent se soustraire
aux procédures d'approvisionnement.
7
Politique d'approvisionnement
Chapitre 1
1.3.11 Pouvoir d'autoriser des dépenses
Les personnes désignées au règlement de délégation de dépenses en vigueur ont le
pouvoir d'autoriser des dépenses selon les règles qui y sont prévues.
Ce pouvoir est exercé au moment où, en vertu de la présente politique, un bon de
commande est autorisé par des signataires autorisés.
L'article 203 de la Loi sur les élections et référendums dans les municipalités autorise le
président d'élection à conclure tout contrat pour le matériel nécessaire à la tenue du
scrutin.
1.3.12 Disponibilité et solde budgétaire
La disponibilité budgétaire est une responsabilité du directeur du service. En autorisant la
commande dans le système corporatif ou en déléguant son autorité à son représentant, il
consent à la dépense et il confirme que le poste budgétaire présente le solde nécessaire
à l'achat.
1.3.13 Interprétation
En cas de doute quant à l'application de la présente politique, les requérants sont invités
à communiquer avec la Division de l'approvisionnement.
Tout litige en cette matière sera traité par le Service des finances en collaboration avec la
Direction générale.
8
Politique d'approvisionnement
CHAPITRE 2
PROCÉDURES
D'APPROVISIONNEMENT
Février 2019
9
Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
CHAPITRE 2 - PROCÉDURES D'APPROVISIONNEMENT
2.1
Contrats de biens, services autres que professionnels et exécution de
travaux, jusqu'à 49 999 $
2.1.1 Contrat jusqu'à 9 999 $ (taxes incluses)
Le contrat peut être négocié de de gré à gré ou suite à des demandes de prix verbales ou
écrites au besoin, selon le contexte.
2.1.2 Contrat de 10 000 $ à 24 999 $ (taxes incluses)
Le contrat peut être octroyé suite à une mise en concurrence d'au moins deux (2)
fournisseurs, lorsque le marché le permet, sous la forme d'une demande de prix
informelle effectuée par le requérant ou la Division de l'approvisionnement.
Pour attribuer un contrat de gré à gré sans mise en concurrence, une justification écrite
devra être présentée par le service requérant et approuvé par le chef de la Division de
l'approvisionnement et autorisé selon le règlement de délégation du pouvoir de dépenser.
2.1.3 Contrat de 25 000 $ à 49 999 $ (taxes incluses)
Sous réserve des exceptions prévues à la loi, un processus de mise en concurrence d'au
moins trois (3) fournisseurs, lorsque le marché le permet, est effectuée sous la forme
d'une demande de prix formelle, impliquant un envoi écrit et une réponse écrite
(exemple : courriel), faite par la Division de l'approvisionnement ou autre entente.
Le contrat est octroyé au fournisseur présentant le prix le plus bas et qui rencontre toutes
les exigences de la Ville (disponibilité, compétence recherchée, délai de livraison, qualité,
etc.), sous réserve d'une considération importante faisant en sorte qu'il serait préférable
d'octroyer le contrat à un autre fournisseur.
2.1.4 Politique d'achat local
La municipalité peut octroyer un contrat de gré à gré à un fournisseur local n'ayant pas
nécessairement fourni le prix le plus bas, à condition que, à qualité au moins
équivalente, son offre n'excède pas 5 % de plus que le meilleur prix soumis par un
fournisseur extérieur à la municipalité dans les cas de contrats inférieurs à 50 000 $
taxes incluses.
2.1.5 Responsabilités
Dans tous les cas, le directeur du service ou son représentant est responsable de la
justification et de la disponibilité budgétaire relié à ses demandes d'approvisionnement.
10
Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
Dès qu'il a défini son besoin et qu'il dispose des budgets et autorisations nécessaires, le
requérant prépare une demande d'approvisionnement (DA) via le système d'information
corporatif.
Tout achat de biens, exécution de travaux ou contrat de services, doit faire l'objet
d'un bon de commande autorisé, avant de procéder, exception des achats effectués
chez les commerçants locaux bénéficiant d'une commande ouverte (CO). Le requérant
est responsable de bien décrire son besoin et de fournir toutes les pièces justificatives à
cet effet (devis technique, plans, soumissions obtenus, etc.).
La Division de l'approvisionnement prévoit des mécanismes afin de faciliter rapidement
l'accès aux biens ou services requis. Elle émet un bon de commande pour tous les
achats jusqu'à 49 999 $ taxes incluses, qui sera autorisé selon le règlement de délégation
du pouvoir de dépenser.
Sous réserve de la loi et de la présente politique, les achats jusqu'à 49 999 $ peuvent
être faits de l'une ou l'autre des méthodes suivantes :
a) La commande immédiate dite urgente :
Certaines réparations ou besoins sont urgents et ne peuvent pas attendre. Le
requérant rejoint donc la Division de l'approvisionnement afin d'obtenir un numéro
de commande urgente. La Division de l'approvisionnement pourra ainsi s'assurer
du suivi de l'achat et le besoin pourra être comblé sur-le-champ selon les besoins
du requérant.
b)
La commande ouverte de type « dépannage » :
Chaque achat est limité à un montant maximum de 1 000 $ et doit être pour des
biens ou services qui seront utilisés à court terme par le requérant. Les achats sont
faits dans la liste de fournisseurs préétablie par la Division de l'approvisionnement en
collaboration avec les services requérants. Les employés ayant accès à ces
commandes ouvertes sont prédéterminés par chaque service en début d'année.
Notez qu'aucun bien d'immobilisation ne peut être acquis par cette méthode d'achat,
c'est-à-dire outillage, machine, équipement et ameublement.
c) Les achats par carte de crédit :
Principalement, ces cartes sont utilisées :
-
Pour des achats qui ne peuvent être effectués que via internet ;
-
Auprès d'un fournisseur chez qui la Ville n'a pas de compte ;
-
Auprès d'un fournisseur de qui un paiement comptant est requis.
Chaque carte est émise conjointement au nom de la Ville et de l'utilisateur. Seule la
personne mentionnée sur la carte peut autoriser qu'on effectue des achats avec
celle-ci.
Les
cartes
de
crédit
sont
renouvelées
par
la
Division
de
l'approvisionnement en collaboration avec le Service des finances.
La Direction générale est la seule à pouvoir autoriser à un nouvel utilisateur,
l'usage d'une carte de crédit.
11
Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
d) La petite caisse :
L'utilisation d'une petite caisse doit recevoir l'approbation du Service des finances.
Le recours à la petite caisse n'est possible que si les conditions suivantes sont
réunies :
-
La dépense ne peut être effectuée autrement que comptant ;
-
La dépense doit être autorisée préalablement par le directeur du service et/ou
chef de la division ;
-
La dépense ne peut excéder la valeur de la petite caisse, telle qu'établie par le
Service des finances en accord avec l'utilisateur ;
Le responsable d'une petite caisse doit faire parvenir à la comptabilité toutes les
pièces justificatives approuvées par le supérieur du service ainsi que les postes
budgétaires impliqués.
e) La demande d'émission de chèque :
Cette méthode peut être utilisée SEULEMENT pour les exceptions prévues à la
section 1.3.10.
2.2
Contrats de biens, services autres que professionnels et exécution de
travaux de 50 000 $ jusqu'en deçà du seuil d'appel d'offres public
Les achats comportant une dépense estimée d'au moins 50 000 $ mais en bas du seuil
obligeant à l'appel d'offres public, incluant les taxes applicables, ainsi que toutes les
options ou renouvellements, se font par un appel d'offres sur invitation faite à un minimum
de trois (3) fournisseurs, en autant que le marché le permet. Le contrat est octroyé au
plus bas soumissionnaire conforme.
2.2.1 Responsabilités
a) Le directeur du service :
La planification et définition du besoin, la préparation du cahier de clauses
administratives particulières et de son devis technique, l'estimation budgétaire et la
disponibilité financière, l'analyse de la conformité technique des soumissions et la
demande d'approvisionnement électronique (DA).
b) La Division de l'approvisionnement :
La préparation et vérification des documents d'appel d'offres, l'acheminement par
courriel vers des soumissionnaires potentiels, les communications avec les
soumissionnaires, l'émission d'addendas, s'il y a lieu, l'analyse de la conformité
12
Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
administrative des soumissions reçues, la rédaction du rapport de recommandation
au conseil municipal et le suivi du bon de commande.
Dans le cas d'un appel d'offres sur invitation, les soumissions s'ouvriront au bureau
de la Division de l'approvisionnement, par un membre de la Division et en présence
d'un minimum de deux (2) témoins.
c) Les Services juridiques :
L'inscription du sujet à l'ordre du jour d'une séance du conseil municipal, ainsi que
l'émission du numéro de résolution.
d) Le conseil municipal :
L'adjudication du contrat par voie de résolution.
2.2.2 Mécanisme de dérogation
Possibilité de déroger aux règles prévues d'octroi jusqu'en deçà du seuil d'appel d'offres
public dans des situations exceptionnelles comme : réparation, fournisseur unique,
nouvelle technologie, standardisation, etc., tel que prévu au règlement de gestion
contractuelle de la Ville.
Pour octroyer un contrat de gré à gré, une justification écrite devra être présentée par le
service requérant et approuvé par le chef de la Division de l'approvisionnement et
autorisé selon le règlement de délégation du pouvoir de dépenser.
2.3
Contrats de biens, services autres que professionnels et exécution de
travaux à compter du seuil d'appel d'offres public
Les achats, incluant les taxes applicables, ainsi que toutes les options ou
renouvellements, dont la valeur est estimée à partir du seuil décrété par le ministre, se
font par un appel d'offres public.
2.3.1 Responsabilités
a) Le directeur du service :
La planification et définition du besoin, la préparation du cahier de clauses
administratives particulières et de son devis technique, la disponibilité financière,
l'estimation budgétaire signée, tel qu'exigé par la loi, l'analyse de la conformité
technique des soumissions et la demande d'achat électronique.
b) La Division de l'approvisionnement :
La préparation et vérification des documents d'appel d'offres, la publication de ceux-ci
sur le SEAO, les communications avec les soumissionnaires, l'émission d'addendas,
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Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
s'il y a lieu, l'analyse de la conformité administrative des soumissions reçues, la
rédaction du rapport de recommandation au conseil municipal et le suivi du bon de
commande.
c) Les Services juridiques :
La publication dans le journal local, l'inscription du sujet à l'ordre du jour d'une séance
du conseil municipal, ainsi que l'émission du numéro de résolution.
Dans le cas d'un appel d'offres public, les soumissions s'ouvriront par la Greffière à
l'hôtel de ville en présence d'au moins deux (2) témoins représentant la Ville de
Saint-Hyacinthe.
d) Le conseil municipal :
L'adjudication du contrat par voie de résolution.
2.3.2
Fournisseur unique
Dans une situation de fournisseur unique, si la dépense estimée est égale ou supérieure
au seuil d'appel d'offres public, un avis d'intention public est requis, afin de s'assurer
qu'un seul fournisseur peut répondre aux besoins.
2.4
Contrats de services professionnels
Les orientations suivantes ont été retenues par le conseil municipal :
- Le principe d'établir et de maintenir des liens d'affaires avec les firmes de
professionnels ayant pignon sur rue à Saint-Hyacinthe ;
- Le requérant se réserve le droit d'inviter les firmes en considération de leur expertise
et de leur expérience.
2.4.1 Mandat jusqu'à 24 999 $ (taxes incluses)
Étapes :
-
L'autorisation du directeur du service ;
-
Le requérant obtient directement « l'offre de services » auprès d'un ou deux
professionnels ayant une place d'affaires à Saint-Hyacinthe, si possible ;
-
Le
requérant
confirme
le
mandat
en
préparant
une
demande
d'approvisionnement (DA).
14
Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
2.4.2
Mandat de 25 000 $ à 49 999 $ (taxes incluses)
Étapes :
-
L'autorisation du directeur du service ;
-
Le requérant ou la Division de l'approvisionnement invite, sous forme d'une
demande de prix écrite, au moins trois (3) professionnels ayant une place
d'affaires à Saint-Hyacinthe, si possible ;
-
La firme présentant le prix le plus bas et répondant à toutes les exigences du
mandat est retenu, sous réserve d'une considération importante faisant en
sorte qu'il serait préférable d'octroyer le contrat à une autre firme ;
-
Le requérant prépare un rapport de recommandation au conseil municipal ;
-
L'adjudication par le Conseil par résolution.
2.4.3 Mandat de 50 000 $ (taxes incluses) jusqu'en deçà du seuil d'appel d'offres
public
Étapes :
-
Un appel d'offres sur invitation évalué avec le système de pondération et
d'évaluation des offres, à deux enveloppes, sauf si résolution du Conseil à
l'effet contraire, où il est possible de varier le facteur, entre 0 et 50, qui
s'additionne au pointage intérimaire dans la formule d'établissement du
pointage final ;
-
Le comité est formé conformément au règlement de gestion contractuelle de
la Ville ;
-
La firme conforme ayant obtenu le plus haut pointage est retenue ;
-
La Division de l'approvisionnement prépare un rapport de recommandation au
conseil municipal ;
-
L'adjudication par le Conseil par résolution.
2.4.4 Mandat à compter du seuil obligeant à l'appel d'offres public
Étapes :
-
Un appel d'offres public évalué avec le système de pondération et d'évaluation
des offres, à deux enveloppes, sauf si résolution du Conseil à l'effet contraire,
où il est possible de varier le facteur, entre 0 et 50, qui s'additionne au
pointage intérimaire dans la formule d'établissement du pointage final ;
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Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
-
Le comité est formé conformément au règlement de gestion contractuelle de
la Ville ;
-
La firme conforme ayant obtenu le plus haut pointage est retenue ;
-
La Division de l'approvisionnement prépare un rapport de recommandation au
conseil municipal ;
-
L'adjudication par le Conseil par résolution.
2.5
Système de pondération et d'évaluation facultatif
Pour l'acquisition de biens, contrats de services ou exécution de travaux, la Division de
l'approvisionnement, en collaboration avec le service requérant, peut recommander au
conseil municipal l'utilisation d'un système de pondération et d'évaluation des offres, dit à
une enveloppe, où le prix est un critère pondéré parmi d'autres critères et connu dès
l'ouverture des soumissions.
Le comité de sélection est obligatoire et est formé conformément au règlement de
gestion contractuelle de la Ville.
La firme conforme ayant obtenu le plus haut pointage est retenue.
2.6
Soumissions identiques
Lorsque des soumissions conformes comportent des prix identiques, le contrat sera
octroyé de la façon suivante :
a) Entreprise ayant une place d'affaires sur le territoire de la Ville de Saint-Hyacinthe ;
b) Produit fabriqué à Saint-Hyacinthe ;
c) Produit ou service favorisant le développement durable ;
d) Service après-vente dont l'expertise est reconnue ;
e) La Division de l'approvisionnement peut recommander au conseil municipal d'adjuger
globalement le contrat à un seul soumissionnaire par voix de tirage.
2.7
Situations urgentes (49 999 $ et moins)
Tout achat fait en situation d'urgence, donc non prévue au budget doit recevoir
l'autorisation du Directeur général. Le requérant est responsable de justifier auprès du
directeur de son service ainsi qu'à la Division de l'approvisionnement, la nécessité de
procéder de façon urgente.
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Politique d'approvisionnement
Chapitre 2
La Division de l'approvisionnement peut être exemptée de suivre la procédure
habituelle de mise en concurrence ou de rotation des cocontractants en évaluant avec
le requérant les différentes alternatives (location, achat usagé, délai, etc.). Suite à cette
concertation, une commande urgente pourra être émise. Le requérant doit ensuite
faire état de l'opération par un rapport à la Direction générale.
À moins qu'il ne s'agisse d'un cas de « force majeure » (voir le point suivant), tout achat
de 50 000 $ et plus, même en situation urgente, doit être traité tel que prescrit par la loi,
le règlement de gestion contractuelle de la Ville et par la présente politique.
2.8
Force majeure (situation urgente de 50 000 $ et plus)
La définition nous est fournie par l'article 573.2 de la Loi sur les cités et villes :
« (...) Dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la
population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, le maire peut
décréter toute dépense qu'il juge nécessaire et octroyer tout contrat nécessaire pour
remédier à la situation.
Dans ce cas, le maire doit faire un rapport motivé au Conseil dès la première assemblée
qui suit (...). Le rapport du maire est alors déposé au Conseil dès la première séance qui
suit.»
Principes et procédures
1. Dans un cas d'événement de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la
population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux.
2. Autorisations consenties par le directeur du service, le directeur général et le maire
sous forme de communication verbale ou écrite.
3. La Division de l'approvisionnement émet un ou des bons de commandes auprès d'un
ou de plusieurs fournisseurs sans autre forme de procédures.
4. Rapport motivé du maire au conseil municipal, dès la première assemblée publique
qui suit l'événement de force majeure.
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Politique d'approvisionnement