Directive particulière relative à l'usage d'une autre langue que le français

Saint-Irénée, Quebec · adopted 2025-08-04

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PROVINCE DE QUÉBEC Municipalité de Saint-Irénée Directive particulière relative à l'utilisation d'une autre langue que la langue officielle Août 2025 Adoptée le 4 août 2025 Résolution 2025-08-09 p. 1 Table des matières Introduction ............................................................................................................................... 2 1. Communications écrites et orales avec les personnes morales et les entreprises établies au Québec ...................................................................................................................................... 2 1.1 Personne morale - siège ou établissement à l'extérieur du Québec .................................... 2 2. Documents reçus de la part d'entreprises ou de personnes morales ................................... 3 2.1 Provenance d'un siège ou d'un établissement situé hors Québec ....................................... 3 2.2 Cas des entreprises individuelles ....................................................................................... 3 3. Communications avec les personnes physiques et autres cas particuliers ............................ 3 3.1 En cas de nécessité liée à la sécurité publique .................................................................... 3 3.2 Lorsque les principes de justice naturelle s'appliquent ....................................................... 4 3.3 En cas de nécessité liée à la santé publique ....................................................................... 4 3.4 Communications en anglais établies avant le 13 mai 2021 .................................................. 4 3.5 Accueil des personnes immigrantes, tourisme et communications dans d'autres langues .... 4 3.6 Services touristiques ........................................................................................................ 5 3.7 Communications avec des médias anglophones ................................................................. 5 4. L'affichage ....................................................................................................................... 5 4.1 Affichage en contexte de santé ou de sécurité publique ..................................................... 5 4.2 Affichage à caractère patrimonial ou culturel .................................................................... 6 4.3 Affichage dans un contexte touristique ............................................................................. 6 5. Les contrats et les ententes .............................................................................................. 6 5.1 Contrats publics ............................................................................................................... 6 5.2 Documents de nature financière, technique, industrielle ou scientifique ............................ 6 5.3 Projets de recherche......................................................................................................... 7 5.4 Siège social ou établissement à l'extérieur du Québec ....................................................... 7 5.5 Contrat d'adhésion - Siège social à l'extérieur du Québec .................................................. 7 5.6 Technologies de l'information - Non-disponibilité en français ............................................ 7 5.7 Contrat d'approvisionnement - Inscription sur un produit ................................................. 7 5.8 Contrat de consommation à exécution successive .............................................................. 7 5.9 Contrat conclu à l'extérieur du Québec (CLF 21.5) .............................................................. 8 6. La recherche .................................................................................................................... 8 6.1 Renseignements transmis par un participant ..................................................................... 8 6.2 Sondage ou enquête statistique (CLF 22.5, RDR 2(3)) ......................................................... 8 7. Relations intergouvernementales, internationales et extérieures au Québec ...................... 8 7.1 Services et relations à l'extérieur du Québec ..................................................................... 8 p. 2 PROVINCE DE QUÉBEC Municipalité de Saint-Irénée Septembre 2024 Adoptée le 17 septembre 2024 Résolution 240917-10 Introduction La Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français, entrée en vigueur le 1er juin 2022, impose à l'Administration québécoise un devoir d'usage exemplaire et exclusif du français, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Les organismes publics, y compris les municipalités, ont un rôle clé à jouer dans la préservation et la vitalité de la langue française au Québec. Dans cette optique, la Politique linguistique de l'État (PLE), adoptée par le gouvernement le 22 février 2023 et mise en application le 1er juin 2023, sert de guide aux municipalités dans l'exercice de leur devoir linguistique. Pour accompagner cette transition, le ministère de la Langue française (MLF) a proposé une directive générale temporaire, à laquelle la municipalité de Saint-Irénée a été assujettie. Conformément aux exigences gouvernementales, la municipalité doit maintenant élaborer et transmettre au MLF, d'ici le 1er décembre 2025, une directive personnalisée qui viendra remplacer la directive temporaire. Ce document devra préciser, en fonction du contexte local, les situations où une langue autre que le français pourra être utilisée, dans les limites permises par la Charte de la langue française (CLF). Cette directive vise notamment à informer le personnel municipal des règles à respecter avant d'utiliser une autre langue que le français. Elle devra également définir les règles d'application obligatoires, établir un cadre clair, énoncer les comportements attendus et répartir les responsabilités entre les différents intervenants municipaux. La directive particulière sur l'usage d'une autre langue que le français, adoptée par la municipalité de Saint-Irénée, répond à cette obligation et identifie les exceptions reconnues par le conseil municipal. 1. Communications écrites et orales avec les personnes morales et les entreprises établies au Québec 1.1 Personne morale - siège ou établissement à l'extérieur du Québec Références : Article 16 de la CLF et article 2(1) du RLA La municipalité de Saint-Irénée peut, dans certaines circonstances précises, utiliser une langue autre que le français lorsqu'elle communique avec des entreprises ou des personnes morales dont le siège social ou un établissement est situé hors du territoire québécois, même si ces entités exercent des activités au Québec. Cela peut se produire notamment :  Lorsqu'un fournisseur avec lequel la municipalité entretient des relations commerciales est basé à l'extérieur du Québec, que ce soit ailleurs au Canada ou à l'international.  Lorsqu'une entreprise initialement québécoise est acquise par une société dont le siège est situé hors Québec. Procédures à suivre avant d'utiliser une autre langue : p. 3 1. Consulter le fournisseur pour vérifier s'il est possible de maintenir les échanges (écrits et oraux) en français. 2. Favoriser l'usage du français dans la mesure du possible, conformément au principe de primauté de la langue officielle. 3. Recourir à l'anglais uniquement si le fournisseur indique qu'il ne peut pas communiquer en français, et ce, afin d'assurer la continuité des services et des opérations. Cette approche permet à la municipalité de respecter ses obligations linguistiques tout en maintenant des relations fonctionnelles avec ses partenaires externes. 2. Documents reçus de la part d'entreprises ou de personnes morales 2.1 Provenance d'un siège ou d'un établissement situé hors Québec Références : Article 21.9 de la CLF et article 6(3) du RLA La municipalité de Saint-Irénée peut accepter des documents rédigés dans une autre langue que le français lorsqu'ils proviennent d'un siège social ou d'un établissement situé à l'extérieur du Québec, même si l'entreprise est enregistrée dans la province. Ce type de situation peut survenir, par exemple, dans le cadre de relations contractuelles avec des entreprises multinationales ou des fournisseurs dont les services sont gérés à partir d'un autre territoire. La municipalité privilégie l'usage du français dans toutes ses communications officielles. Toutefois, lorsqu'un document est reçu dans une autre langue dans les conditions prévues par la loi, il peut être traité, à condition que cette situation soit exceptionnelle et justifiée par le contexte opérationnel. 2.2 Cas des entreprises individuelles Références : Article 21.9 de la CLF et article 6(4) du RLA Un document rédigé dans une autre langue peut également être accepté s'il est transmis par une personne physique exploitant une entreprise individuelle, et si la municipalité est autorisée à utiliser cette langue dans ses échanges avec cette personne lorsqu'elle agit à titre personnel. Cela peut s'appliquer, par exemple, lorsqu'un citoyen qui exploite une entreprise individuelle communique avec la municipalité dans un contexte non commercial, et que les échanges précédents ont été menés dans une autre langue. La municipalité de Saint-Irénée maintient le français comme langue principale de travail. Toutefois, dans les cas où l'usage d'une autre langue est permis, cette pratique doit rester limitée à des situations précises, et ne pas compromettre l'exemplarité linguistique attendue de l'administration municipale. 3. Communications avec les personnes physiques et autres cas particuliers 3.1 En cas de nécessité liée à la sécurité publique Référence : Article 22.3 de la CLF La municipalité de Saint-Irénée peut recourir à une autre langue, en complément du français, lorsqu'une situation représente un danger pour la sécurité des citoyens. Cela inclut, par exemple :  Des alertes d'évacuation,  Des incendies,  Des conditions météorologiques extrêmes,  Ou tout autre évènement nécessitant une intervention rapide et claire. p. 4 Dans certains cas, des termes techniques liés à l'urbanisme ou à la règlementation peuvent être difficiles à comprendre pour des citoyens ne maitrisant pas le français. Si cela compromet la sécurité ou la conformité à une règlementation, le personnel peut exceptionnellement utiliser l'anglais pour assurer une compréhension adéquate. La municipalité diffuse toujours ses communications en français en premier. Toutefois, dans les situations critiques, une version anglaise peut rapidement être transmise après, afin de garantir une information claire et accessible à tous. 3.2 Lorsque les principes de justice naturelle s'appliquent Référence : Article 22.3 de la CLF La municipalité de Saint-Irénée peut utiliser une autre langue lorsqu'il est essentiel de garantir une communication équitable avec un citoyen, notamment dans les cas suivants :  Explication de règlements municipaux,  Transmission de constats d'infraction,  Informations sur les taxes ou autres obligations financières,  Procédures d'inscription à des activités municipales. L'objectif est de s'assurer que la personne concernée comprend bien les informations qui la touchent directement. Le personnel est invité à privilégier le français dans ses échanges. Toutefois, si la personne ne comprend pas suffisamment le français pour saisir les enjeux qui la concernent, l'anglais peut être utilisé afin de respecter les principes de justice naturelle. 3.3 En cas de nécessité liée à la santé publique Référence : Article 22.3 de la CLF Lorsque la santé des citoyens est en jeu, la municipalité de Saint-Irénée peut transmettre des messages en anglais, en plus du français. Cela peut inclure :  Avis d'ébullition d'eau,  Alertes de contamination,  Toute autre situation présentant un risque sanitaire. La version française est toujours diffusée en priorité. Toutefois, une version anglaise est transmise dans les plus brefs délais afin de s'assurer que tous les citoyens reçoivent l'information essentielle à leur sécurité. 3.4 Communications en anglais établies avant le 13 mai 2021 Référence : Article 22.2 de la CLF La municipalité de Saint-Irénée continue de correspondre en anglais avec certaines personnes physiques lorsque cette pratique était déjà en place avant le 13 mai 2021, et que cela ne concernait pas une situation d'urgence sanitaire. Seules les personnes identifiées dans les systèmes municipaux comme ayant reçu des communications en anglais avant cette date continuent de bénéficier de cette exception. Tous les autres citoyens reçoivent leurs documents officiels exclusivement en français. 3.5 Accueil des personnes immigrantes, tourisme et communications dans d'autres langues Référence : Article 22.3 de la CLF La municipalité de Saint-Irénée peut utiliser une langue autre que le français, notamment l'anglais, dans ses échanges avec des personnes immigrantes nouvellement arrivées au Québec, et ce, durant les six premiers mois suivant leur arrivée. Cela peut concerner :  Délivrance de permis,  Services communautaires, p. 5  Perception des taxes ou autres démarches administratives. L'objectif est de s'assurer que les nouveaux arrivants comprennent bien les informations essentielles à leur intégration. Le personnel municipal doit toujours tenter de communiquer en français en priorité. Si cela s'avère impossible, l'anglais peut être utilisé afin d'assurer la clarté des échanges et la continuité des services. Mesures pour assurer un retour au français après six mois La municipalité de Saint-Irénée collabore avec des organismes communautaires de la région afin de soutenir l'intégration linguistique et sociale des personnes immigrantes. Par exemple, elle travaille en partenariat avec le Service d'accueil des nouveaux arrivants de Charlevoix (SANA), qui offre des services d'accompagnement, de référencement vers des cours de francisation, ainsi que des activités d'intégration culturelle et sociale. La municipalité appuie également la diffusion de la trousse d'accueil pour les nouveaux arrivants, développée par les MRC de Charlevoix et Charlevoix-Est, afin de faciliter l'accès à l'information essentielle pour les nouveaux résidents. Utilisation d'autres langues que le français ou l'anglais Dans les cas exceptionnels où ni le français ni l'anglais ne sont compris, la municipalité peut recourir à des outils de traduction gratuits pour faciliter la communication. Ces situations demeurent rares et ponctuelles. 3.6 Services touristiques Référence : Article 22.3 de la CLF La municipalité de Saint-Irénée accueille des visiteurs provenant de l'extérieur du Québec. Ces touristes fréquentent certains lieux d'intérêt et dans ce contexte, une autre langue que le français peut être utilisée pour :  Fournir des renseignements sur les activités,  Répondre aux questions des visiteurs,  Promouvoir les attraits locaux. Le français demeure la langue de référence. Toutefois, une autre langue peut être utilisée pour assurer une communication efficace avec les visiteurs non francophones. 3.7 Communications avec des médias anglophones Référence : Article 22.5 de la CLF La municipalité de Saint-Irénée peut être amenée à communiquer avec des médias diffusant en anglais, que ce soit :  Lors d'entrevues avec des journalistes anglophones,  Ou dans le cadre de demandes médiatiques ponctuelles. La municipalité s'efforce de maintenir l'usage du français dans ses relations avec les médias. Toutefois, lorsqu'une entrevue est destinée à un auditoire anglophone, elle peut être réalisée en anglais pour assurer une meilleure compréhension. En matière de publicité, la municipalité privilégie les médias francophones locaux et régionaux. 4. L'affichage 4.1 Affichage en contexte de santé ou de sécurité publique Référence : Article 22 de la CLF La municipalité de Saint-Irénée peut afficher des messages en anglais, en complément du français, lorsqu'une situation présente un risque pour la santé ou la sécurité des citoyens. Cela peut inclure : p. 6  Avis d'ébullition d'eau,  Alertes de contamination,  Évacuations d'urgence,  Incendies ou des conditions météorologiques extrêmes. Dans ces cas, l'affichage en français est toujours prioritaire. Toutefois, une version anglaise est ajoutée rapidement afin de garantir que tous les citoyens, y compris ceux qui ne comprennent pas le français, reçoivent l'information essentielle sans délai. 4.2 Affichage à caractère patrimonial ou culturel Référence : Article 22.1 de la CLF Sur le territoire de la Municipalité de Saint-Irénée, certains noms de lieux, de chemins ou de secteurs peuvent inclure des termes dans une autre langue que le français, notamment lorsqu'ils sont ancrés dans l'histoire locale ou consacrés par l'usage. Ces appellations reflètent parfois l'influence d'anciennes familles, d'activités maritimes ou touristiques, ou encore de communautés ayant marqué le développement culturel et historique de la municipalité. Dans un tel cas, la Municipalité de Saint-Irénée doit adopter une résolution justifiant le choix du nom et en faire la recommandation à la Commission de toponymie du Québec. Celle-ci est responsable d'analyser la proposition et, si elle est conforme aux critères linguistiques et patrimoniaux, d'en officialiser l'usage en l'inscrivant au Répertoire des toponymes du Québec. 4.3 Affichage dans un contexte touristique Référence : Article 9 du RLA La municipalité de Saint-Irénée, située dans une région prisée par les visiteurs, accueille de nombreux touristes. Des lieux comme la plage de Saint-Irénée ou le Domaine Forget de Charlevoix attirent un public varié. Dans ces lieux, l'affichage peut inclure l'anglais, en plus du français, afin de mieux informer les visiteurs. Dans tous les cas, le français doit demeurer nettement prédominant dans l'affichage. L'ajout d'une autre langue vise uniquement à améliorer l'accessibilité de l'information pour les visiteurs non francophones. 5. Les contrats et les ententes 5.1 Contrats publics Référence : Article 21 de la CLF et 4(1) du RLA La municipalité de Saint-Irénée peut, dans certains cas, joindre une version écrite dans une autre langue que le français à un contrat public ou aux documents qui y sont liés, notamment lorsqu'elle souhaite susciter l'intérêt d'entreprises ou de personnes morales qui ne possèdent pas d'établissement au Québec, dans le cadre d'un appel d'offres. Les appels d'offres sont publiés sur le SEAO (Système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec), principalement en français. L'ajout d'une version dans une autre langue que le français demeure exceptionnel et doit être justifié par le contexte du contrat. 5.2 Documents de nature financière, technique, industrielle ou scientifique Référence : Article 21 de la CLF et 4(2) du RLA La municipalité peut accepter ou joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat ou à ses documents connexes lorsque ceux-ci sont :  Produits par un tiers,  Inexistants en français,  Et liés à des domaines spécialisés comme l'assurance, la finance, la technique, l'industrie ou la science. p. 7 Les activités contractuelles de la municipalité sont menées en français. L'usage de l'anglais est permis uniquement lorsque les documents requis ne sont pas disponibles en français et répondent aux critères définis par la Charte. 5.3 Projets de recherche Référence : Article 21 de la CLF et 4(3) du RLA Dans le cadre d'un projet de recherche impliquant au moins un partenaire ou établissement situé à l'extérieur du Québec, la municipalité peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat ou à ses documents connexes. L'usage d'une autre langue que le français est limité aux cas où cela est requis pour assurer la collaboration avec les partenaires externes. Le français demeure la langue principale des communications contractuelles. 5.4 Siège social ou établissement à l'extérieur du Québec Référence : Article 21 de la CLF et 4(6) du RLA Lorsque la municipalité conclut un contrat avec une entreprise enregistrée au Québec, mais que les échanges nécessaires à la conclusion du contrat se déroulent avec un siège social ou un établissement situé à l'extérieur du Québec (par exemple en Ontario), une version du contrat ou de certains documents dans une autre langue que le français peut être jointe. L'utilisation d'une autre langue que le français est permit uniquement lorsque cela est requis pour faciliter les échanges avec le siège externe. Le français demeure la langue principale des documents contractuels 5.5 Contrat d'adhésion - Siège social à l'extérieur du Québec Référence : Article 21 de la CLF et 4(7) du RLA La municipalité de Saint-Irénée peut joindre une version inscrite dans une autre langue que le français à un contrat lorsqu'elle adhère à une entente proposée par une société mère ou un siège social situé à l'extérieur du Québec, même si l'entreprise est enregistrée dans la province. L'ensemble des contrats est normalement rédigé en français. Toutefois, si l'adhésion à un contrat provenant d'un siège externe l'exige, une version dans une autre langue que le français peut être utilisée de manière exceptionnelle. 5.6 Technologies de l'information - Non-disponibilité en français Référence : Article 21 de la CLF et 4(15) du RLA Lorsqu'un contrat concerne des logiciels ou des licences informatiques qui ne sont disponibles que dans une autre langue, la municipalité peut inclure cette version dans les documents contractuels. Avant d'utiliser une autre langue, la municipalité tente d'obtenir une version française. Si cela est impossible, l'anglais est utilisé pour assurer la bonne exécution du contrat. 5.7 Contrat d'approvisionnement - Inscription sur un produit Référence : Article 21.12 de la CLF Une inscription sur un produit peut être dans une autre langue si la municipalité ne peut se procurer en temps utile un produit équivalent avec une inscription en français. Cela pourrait survenir, par exemple, lors d'une urgence nécessitant l'achat rapide de bouteilles d'eau. La municipalité s'assure que les produits achetés comportent des inscriptions en français. Toute exception doit être justifiée par une situation urgente ou une impossibilité d'obtenir un produit conforme en français. 5.8 Contrat de consommation à exécution successive Référence : Article 22.3 de la CLF p. 8 Un contrat de ce type peut être rédigé en français et dans une autre langue dans des cas bien précis, comme :  Pour des raisons de santé ou de sécurité publique,  Pour respecter les principes de justice naturelle,  Pour offrir des services à des personnes admissibles à l'enseignement en anglais,  Pour l'accueil des personnes immigrantes dans les six premiers mois suivant leur arrivée,  Pour des services destinés à des Autochtones ou à des organismes visés par la loi,  Ou encore dans un contexte touristique ou hors Québec. La municipalité rédige ses contrats en français. L'ajout d'une autre langue est réservé aux situations prévues par la loi et doit être justifié par le contexte. 5.9 Contrat conclu à l'extérieur du Québec Référence : Article 21.5 de la CLF Si la municipalité signe un contrat avec une entité située hors Québec, ce contrat peut être entièrement rédigé dans une autre langue. Même dans ces cas, la municipalité privilégie l'usage du français lorsque cela est possible. L'utilisation exclusive d'une autre langue doit être motivée par la nature extraterritoriale de l'entente. 6. La recherche 6.1 Renseignements transmis par un participant Référence : Article 22.5 de la CLF et du RLA 2(2) Dans le cadre d'une activité de recherche, d'un sondage ou d'une consultation publique, la municipalité de Saint-Irénée peut recevoir des commentaires, témoignages ou informations rédigés dans une autre langue que le français, notamment de la part de participants ou de personnes qui y contribuent. La municipalité mène ses activités de consultation principalement en français. Toutefois, afin de favoriser l'inclusion et de respecter la diversité linguistique de sa population, elle accepte exceptionnellement des contributions en anglais lorsque le participant n'est pas en mesure de s'exprimer en français. Lors de consultations publiques, si un citoyen s'exprime en anglais, ses propos sont immédiatement traduits par l'animateur afin d'assurer une compréhension équitable pour tous. 6.2 Sondage ou enquête statistique Référence : Article 22.5 de la CLF et du RLA 2(3) La municipalité de Saint-Irénée peut utiliser une autre langue que le français dans les outils utilisés pour réaliser un sondage ou une enquête statistique, comme un formulaire ou un questionnaire, lorsque cela est nécessaire pour rejoindre efficacement certains segments de la population. Les outils de collecte de données sont conçus en français par défaut. Toutefois, si certaines personnes ne peuvent y répondre que dans une autre langue, une version adaptée peut être proposée. Cette mesure vise à favoriser la participation de tous les citoyens, tout en maintenant le français comme langue principale des communications. 7. Relations intergouvernementales, internationales et extérieures au Québec 7.1 Services et relations à l'extérieur du Québec Référence : Article 22.3 p. 9 La municipalité de Saint-Irénée peut utiliser une langue autre que le français lorsqu'elle communique par écrit avec des partenaires, organismes ou institutions situés à l'extérieur du Québec. Cela peut inclure, par exemple, des échanges dans le cadre de projets culturels, de partenariats touristiques ou de demandes de renseignements administratifs auprès d'organismes hors Québec. Bien que la majorité des services et des communications de la municipalité soient destinés à des interlocuteurs québécois, cette exception permet de maintenir des relations efficaces avec des entités situées ailleurs au Canada ou à l'international. La municipalité prévoit cette possibilité uniquement dans les cas où la nature des échanges l'exige. Le français demeure la langue principale de communication, et l'usage d'une autre langue est réservé aux situations où cela est nécessaire pour assurer la clarté, la fluidité ou la portée des échanges à l'extérieur du Québec.