Politique interne pour les employés sur la protection des renseignements personnels — full text

This is the exact embedded text of the captured official document. Snapshot dddd2e2074bd · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

Adoptée le : 5 mai 2025 Numéro de résolution : 211-2025 Politique interne pour les employés sur la protection des renseignements personnels Page 2 sur 8 OBJECTIFS La politique interne pour les employés sur la protection des renseignements personnels vise les objectifs suivants : Cette politique est mise en place par la Municipalité de Saint-Jacques afin que les membres du personnel et membres et du Conseil soient sensibilisés à la protection des renseignements personnels et agissent comme les gardiens des informations confidentielles concernant l'organisation et ses citoyens, ainsi que des renseignements personnels détenus par l'organisation. L'objectif de la Politique interne pour les employés sur la protection des renseignements personnels est de veiller à la confidentialité, l'intégrité et la transparence des pratiques de gestion des renseignements personnels collectés, utilisés et conservés par la Municipalité de Saint-Jacques. Cette politique vise à établir des lignes directrices claires pour la conservation et la destruction appropriées des données personnelles, à définir les rôles et responsabilités du personnel et des membres du Conseil en matière de protection des renseignements personnels, à fournir la formation nécessaire aux membres du personnel et du Conseil et à fournir un cadre pour le traitement efficace et transparent des plaintes liées à la protection des données. PORTÉE Toute personne agissant au nom de la Municipalité, incluant les membres du personnel et du Conseil Municipal ainsi que les fournisseurs de services et sous-traitants sont assujettis à la présente politique, y compris les cadres. DÉFINITIONS Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous énoncée : Conseil : Désigne le Conseil Municipal de la Municipalité de Saint-Jacques; Employé : Désigne un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, régulier, temporaire, saisonnier ou contractuel; Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction; Incident de confidentialité : Consiste à tout accès, utilisation ou utilisation non autorisée d'un renseignement personnel, ainsi qu'à la perte de celui-ci ou toute autre atteinte à la protection d'un tel renseignement; Page 3 sur 8 Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1; Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels; Renseignement personnel : Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire ou toute donnée personnelle ou professionnelle de l'individu; Renseignement personnel sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle; Responsable de l'accès aux documents : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, répond aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité; Responsable de la protection des renseignements personnels : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, veille à la protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité. ENGAGEMENTS DES MEMBRES DU PERSONNEL ET DU CONSEIL Toute personne agissant au nom de la Municipalité s'engage à faire preuve de prudence et de diligence dans le traitement des informations auxquelles elle accède, qu'elle traite, utilise ou communique. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU PERSONNEL ET DU CONSEIL POUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La transparence de la gouvernance et de la protection des renseignements personnels fait partie intégrante du rôle de tous les membres du personnel et du Conseil de la Municipalité de Saint-Jacques. La personne responsable de la protection des renseignements personnels, agit à titre de personne ressource pour le public, le personnel et le Conseil concernant toutes les situations touchant les renseignements personnels. Ces derniers s'engagent à lui rapporter toute situation qui pourrait entrer en violation avec l'obligation de transparence, les pratiques de gestion éthique et les bris de confidentialité. La Municipalité prend au sérieux les enjeux reliés à la gestion des renseignements personnels et s'engage à prendre les mesures nécessaires afin de les protéger. Page 4 sur 8 Les responsabilités comprennent la collecte minimale de données, la mise en œuvre de mesures de sécurité adéquates, la sensibilisation et la formation régulières du personnel, ainsi que la communication transparente en cas de faille de données ou de vulnérabilité. Toute demande d'accès à un document de la Municipalité, à un document ou fichier contenant tout renseignement personnel, doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Madame Josée Favreau 16, rue Maréchal Saint-Jacques (Québec) J0K 2R0 [email protected] COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Il est à noter que pour collecter des renseignements personnels, il faut d'abord identifier les raisons pour lesquelles ils seront utilisés. En effet, la règle veut qu'un renseignement personnel ne puisse être utilisé qu'aux fins pour lesquelles il a été obtenu, donc auxquelles la personne fournissant ses renseignements personnels a consenti. Afin de recueillir les renseignements personnels tout en étant conforme à la Loi, la personne doit être informée : - Des fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis ; - Des moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis ; - Des droits d'accès et de rectification prévus à la Loi ; - De son droit de retirer son consentement, sous réserve de certaines conditions et restrictions ; - Du caractère obligatoire ou facultatif de la demande ; - Des conséquences possibles de refuser de répondre à la demande (dans le cas d'une demande obligatoire) et des conséquences d'un retrait de son consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements personnels (dans le cas d'une demande facultative) ; - Du nom de l'organisme pour qui la collecte est effectuée ; - Du nom du tiers ou des catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements personnels aux fins visées ; - De la possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l'extérieur du Québec, si tel est le cas. Page 5 sur 8 Dans le cas d'une demande de collecte de renseignements personnels concernant une personne ayant moins de 14 ans, l'obtention préalable du consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur légal de la personne est obligatoire. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Tous les membres du personnel et du Conseil s'engagent à conserver uniquement les renseignements personnels requis aux fins pour lesquelles la personne concernée a consenti. Sur demande de la personne concernée, les membres du personnel s'engagent à l'informer des renseignements personnels conservés par la Municipalité de Saint-Jacques concernant les renseignements recueillis sur elle, de la durée de conservation de ses renseignements personnels, des catégories de personnes qui ont accès et des coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Les documents et les renseignements personnels qui sont consignés sont conservés selon le calendrier de conservation et de destruction tenu à jour par la Municipalité de Saint-Jacques. Les documents qui doivent être détruits le sont de façon permanente après la durée de conservation prévue par le calendrier. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS La Municipalité s'engage à ne pas communiquer de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée sauf dans les cas d'exception prévus par la loi. Dans tous les cas, la personne concernée s'engage à en informer la personne responsable de la protection des renseignements personnels et à consigner des traces de la communication des renseignements personnels sans consentement dans le registre à cet effet. Également, la Loi autorise que les renseignements personnels soient communiqués sans consentement à certaines personnes ou organisations et à certaines conditions. SIGNALEMENT D'UN INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ Toute personne a le droit de signaler toute violation présumée de la confidentialité de ses renseignements personnels. Tout signalement d'incident de confidentialité relatif à la gestion des renseignements personnels devra être adressé directement à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l'aide du formulaire prévu à cet effet, soit le Formulaire Page 6 sur 8 de signalement d'un incident de confidentialité en suivant la Procédure de signalement d'un incident de confidentialité. TRAITEMENT DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ Advenant le cas où la Municipalité serait informée d'un incident portant atteinte à la confidentialité des renseignements personnels d'une personne agissant au nom de la Municipalité ou d'un citoyen et que cet incident représente un risque de préjudice sérieux, elle avisera la personne concernée par écrit. Dans un tel cas, la Commission d'accès à l'information serait également avisée. TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La Municipalité s'engage à enquêter de manière diligente sur ces plaintes, à résoudre les problèmes identifiés et à prendre les mesures correctives nécessaires pour éviter de futures violations. La Municipalité s'engage également à prendre les mesures de prévention nécessaire afin de limiter les risques de bris de confidentialité. Toute plainte relative à la gestion des renseignements personnels devra être adressée directement à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. FORMATION ET SENSIBILISATION DES MEMBRES DU PERSONNEL La Municipalité de Saint-Jacques offre à ses employés des activités de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels en vue de standardiser la conduite et la responsabilisation de chacun. MANQUEMENTS Toute personne qui commet un manquement ou une violation à la présente politique est passible de se voir imposer les mesures administratives ou disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu'au congédiement. Le choix des mesures tient compte de la gravité des comportements et des conséquences qui en découlent. En cas de signalement, aucune mesure disciplinaire ou administrative ne sera appliquée aux membres du personnel pour le simple fait d'avoir signalé un événement auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels ou auprès de la Page 7 sur 8 Commission d'accès à l'information, si l'incident est commis sans intention malveillante, et ce, même si la situation relève de sa responsabilité. De manière non exhaustive, cette exception n'exclut pas les mesures nécessaires pouvant être prises en cas de faute grave, de négligence ou de faute déontologique. DISPOSITIONS FINALES La présente politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité dans une section dédiée à celle-ci. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil d'administration de la Municipalité. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du responsable de la protection des renseignements personnels et doit être précédée d'un avis de modification de trente (30) jours et publiée sur le site Internet de la Municipalité. Josyanne Forest Josée Favreau Mairesse Directrice générale et greffière- trésorière Entrée en vigueur : Josyanne Forest Signé le 2025-08-07 15:17:01 EDT Josée Favreau Signé le 2025-08-07 16:07:26 EDT Page 8 sur 8 ACCUSÉ DE RÉCEPTION Je soussigné(e), ________________________ (nom en lettres moulées), accuse réception de la Politique interne pour les employés sur la protection des renseignements personnels. Je déclare, par la présente, avoir lu cette politique et avoir bien compris son contenu. Je comprends que je suis tenu(e) de respecter la présente politique et que son contenu est appelé à être modifié afin de s'adapter à la réalité de l'entreprise. Advenant que la politique soit modifiée, les changements seront portés à mon attention et je m'engage à me tenir au courant des changements. Signé à : Le : (Lieu) (Date) Membre