Politique 2023-01 - Politique de location des infrastructures municipales — full text

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Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 1 POLITIQUE 2023-01 POLITIQUE DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES POLITIQUE DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES Résolution 2023-11-163 ATTENDU QUE la municipalité de Saint-Jean-de-la-Lande veut promouvoir les activités sociales, communautaires, culturelles, sportives, récréatives et autres par l'utilisation des infrastructures déjà en place; ATTENDU QUE la municipalité de Saint-Jean-de-la-Lande désire faciliter l'accessibilité à la communauté pour l'ensemble de ses installations; ATTENDU QUE la municipalité de Saint-Jean-de-la-Lande se sert elle-même de ses locaux pour ses réunions, pour certaines de ses activités et pour les activités des comités qui relèvent d'elle; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Claude Gallant, conseiller, et résolu que la politique 2023-01 - Politique de location des infrastructures municipales soit adoptée. ADOPTÉE à l'unanimité Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 2 RÉSERVATIONS ET LOCATIONS 1.1. Les individus, les entreprises, les organismes, les comités, les instances gouvernementales ou tout autre groupe intéressé à utiliser une infrastructure municipale doivent effectuer une réservation et signer un contrat de location auprès de la Municipalité. 1.2. Aucune réservation ne peut être faite plus de douze (12) mois à l'avance. 1.3. Les instances intéressées par une location d'une infrastructure municipale peuvent fournir à la Municipalité la liste des dates et périodes d'utilisation des infrastructures convoitées. 1.4. La priorité quant aux dates des locations sera accordée aux activités qui relèvent directement de la municipalité ou de ses comités. 1.5. Autrement, les réservations seront accordées sur la base du premier arrivé, premier servi. 1.6. Il est possible de réserver les espaces et infrastructures de la municipalité en faisant une demande auprès de la direction de la municipalité qui, au cas par cas, en fixera les modalités et les coûts. FRAIS DE LOCATION 2. Frais de location La tarification peut être revue et fixée par résolution du Conseil municipal. Les tarifs sont établis comme suit : 2.1. Centre des loisirs 2.1.1. 200 $ / j ou 35 $ / h 2.2. Bibliothèque municipale 2.2.1. 100 $ / j ou 25 $ / h 2.3. Espace Pont Couvert 2.3.1. 200 $ / j ou 35 $ / h 2.4. Pont Couvert 2.4.1. 200 $ / j ou 35 $ / h 2.5. Espace Débarcadère 2.5.1. 100 $ / j ou 25 $ / h Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 3 2.6. À noter que le temps mis à la préparation du site par les utilisateurs est additionné aux frais de location. 2.7. Lors de la réservation, la Municipalité exigera du locataire un dépôt de 100 $, afin de confirmer ladite réservation. 2.8. Le solde de la location devra être acquitté au plus tard sept jours avant la date de l'activité. 2.9. S'il y a lieu, les heures excédentaires non prévues lors de la location seront facturées après l'activité et devront être acquittées par le locataire sur réception de la facture. 2.10. Si la Municipalité juge que les locaux n'ont pas été remis dans l'état qu'ils étaient avant la location, la Municipalité pourrait facturer le locataire pour les excédents que la remise en état des locaux exigera. Par remise en état des locaux, on entend : 2.10.1. Les locaux sont relativement propres, c'est-à-dire dans un état normal après une activité; 2.10.2. Le plancher est exempt de papier, rebus, boue, poussière et autres désagréments; 2.10.3. Les poubelles ont été vidées; 2.10.4. Les décorations ont été enlevées; 2.10.5. Les réfrigérateurs, fourneaux, cuisinières et autres appareils ont été nettoyés; 2.10.6. La vaisselle, ustensiles et poêlons ont été lavés; 2.10.7. Les meubles, tables, chaises, etc., sont replacés tel qu'ils se trouvaient au moment de la prise de possession des lieux; 2.10.8. Il n'y a aucun bris aux immeubles et au matériel non imputable à un usage normal. Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 4 2.11. Les exemptions des frais de location sont établies comme suit : 2.11.1. Sont exemptés de payer les frais de location des infrastructures municipales : - Le conseil municipal - Les comités consultatifs du conseil municipal - Les comités officiellement reconnus par la municipalité - Le comité des loisirs inc. - Le club des 50 ans et plus - Le comité d'embellissement - La Fabrique - La Jeannoise - Tout autre organisme dûment constitué et reconnu par le conseil municipal 2.11.2. Pour être reconnu officiellement par la municipalité et avoir droit à l'exemption des frais de location, les comités ou organismes doivent soumettre une copie de leur rapport annuel au Conseil municipal. 2.11.3. Les comités officiellement reconnus par la municipalité sont exemptés de payer les frais de location. Toutefois, cela ne les exempte pas des autres obligations, notamment de vérifier la disponibilité de la salle, de procéder à la réservation de celle-ci et de voir à se procurer tous permis, certificats et licences qui sont nécessaires pour les activités qu'ils désirent tenir dans l'espace réservé. MODALITÉS DE LOCATION 3. MODALITÉS DE LOCATION 3.1. La demande pour la location d'une infrastructure municipale doit être faite auprès de la direction de la municipalité, qui aura 14 jours pour confirmer la disponibilité du local à la date demandée. 3.2. Le locataire devra se présenter au bureau municipal au plus tard à 15 h, le jeudi précédant l'activité nécessitant la location, afin de se procurer la clef pour l'infrastructure ainsi louée et les autres directives de dernière minute. 3.3. La personne signataire du contrat de location est responsable pour toute la durée de cette location et en aucun cas cette responsabilité ne peut être cédée à une autre personne sans autorisation de la municipalité. Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 5 3.4. La personne signataire du contrat de location est responsable de retourner la clé, dans l'enveloppe fournie, immédiatement après l'évènement; l'enveloppe doit être remis au personnel du bureau à la municipalité ou déposée dans la boîte aux lettres à côté de l'entrée principale au bureau municipal. 3.5. Le locataire doit rapporter tout incident ou bris lors de la remise de clé dans le formulaire à cet effet. 3.6. Toutes les modalités de l'article 3 plus haut s'appliquent également lorsque la salle est offerte gratuitement. ANNULATION DE LA RÉSERVATION 4. ANNULATION DE LA RÉSERVATION 4.1. Annulation par la municipalité : 4.1.1. La Municipalité se réserve le droit d'annuler, en tout temps, une réservation et le contrat de location y afférent pour des motifs qu'elle juge valables. 4.1.2. Dans un tel cas, la Municipalité remboursera les frais de location perçus ainsi que le montant du dépôt. 4.2. Annulation par le locataire : 4.2.1. Le locataire peut annuler une réservation et le contrat de location y afférent au plus tard sept jours avant la date de l'activité nécessitant la location. Dans ce cas, la Municipalité remboursera le montant du dépôt. 4.2.2. Toutefois, si le locataire annule sa réservation moins de sept jours avant la date de l'activité nécessitant la location, la Municipalité ne remboursera aucun frais de location perçu. REFUS DE LOCATION 5. REFUS DE LOCATION 5.1. La municipalité se réserve le droit de refuser la location de ses infrastructures pour toutes raisons qu'elle juge valables. 5.2. Le refus peut comprendre entre autres les raisons suivantes : Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 6 5.2.1. La municipalité a elle-même besoin de son infrastructure; 5.2.2. La municipalité juge que l'activité proposée par le locataire n'est pas à l'avantage de la municipalité ou de ses citoyens; 5.2.3. La municipalité juge que l'activité comporte trop de risques; 5.2.4. La municipalité juge que l'activité va à l'encontre des us et coutumes de ses habitants; 5.2.5. La municipalité juge que l'activité n'est pas sécuritaire pour les participants et participantes; 5.2.6. Le locataire n'a pas respecté ses obligations lors d'une réservation antérieure; 5.2.7. La Municipalité se réserve le droit de refuser une future location advenant le cas où un locataire n'aurait pas respecté les règlements généraux prévus à la politique lors d'une location antérieure; 5.2.8. Toutes autres raisons jugées valables par le Conseil. Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 7 ANNEXE I - CONTRAT DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES CONTRAT DE LOCATION ENTRE LA MUNICIPALITÉ DE SAINT-JEAN-DE- LA-LANDE ayant son siège social au 810, rue Principale, à Saint-Jean-de-la-Lande, (Québec) G0L 3N0, district judiciaire de Témiscouata, agissant aux présentes par son directeur général et greffier-trésorier, ou son représentant dûment autorisé aux fins des présentes: Ci-après appelé le « LOCATEUR » ------------------------------------------------------------------------------------------------------ ET ------------------------------------------------------------------------------------------------------ NOM : ______________________________________________________________ ADRESSE : __________________________________________________________ VILLE : _____________________________________________________________ CODE POSTAL : _____________________________________________________ TÉLÉPHONE CELLULAIRE :___________________________________________ TÉLÉPHONE RÉSIDENTIEL :__________________________________________ COURRIEL : _________________________________________________________ Ci-après appelé le « LOCATAIRE» OBJET DU CONTRAT Le présent contrat a pour objet la location :________________________________ 1. du centre des loisirs - 2. de la bibliothèque municipale - 3. de l'Espace Pont Couvert - 4. du Pont Couvert - 5. de l'espace débarcadère - 6. Autres : précisez : _________________________ - ÉVÉNEMENT Le LOCATAIRE loue l'espace afin d'y tenir l'événement suivant : Titre de l'événement : __________________________________________ Date de l'événement : _______________________________________________ Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 8 Durée : de ______h à ______h Nombre de participants prévu :______________________________________________ Description de l'événement : _______________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ PAIEMENT DES FRAIS DE LOCATION Le LOCATAIRE s'engage à payer au LOCATEUR la somme de : ________________ $; a) La Municipalité exigera du locataire un dépôt de 100 $ à la signature dudit contrat afin de confirmer la réservation; b) En cas de résiliation de la part du locataire à moins de 7 jours de l'activité, le dépôt pour cette location ne sera pas remboursé; c) Le solde de cette location devra être acquitté au plus tard sept jours avant la date de l'activité; d) Tel que prévu à l'article 3 de la politique de location en vigueur et selon les modalités de la politique. CONNAISSANCE ET RESPECT DE LA POLITIQUE DE LOCATION En signant le présent formulaire de location, le locataire atteste avoir pris connaissance de la POLITIQUE DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES, de la MUNICIPALITÉ DE SAINT-JEAN-DE-LA-LANDE. Il ou elle s'engage à s'y conformer. EN FOI DE QUOI, les parties ont signé le présent contrat en la municipalité de Saint- Jean-de-la-Lande ce ____e jour du mois de __________________ 202____. NOM DU LOCATAIRE ___________________________________ Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 9 SIGNATURE DU LOCATAIRE ____________________________________ ------------------------------------------------------------------------------------------------------- NOM DU LOCATEUR ____________________________________ Municipalité de Saint-Jean-de-la-Lande SIGNATURE DU LOCATEUR _____________________________________ Directeur général et greffier-trésorier ou son représentant désigné Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 10 ANNEXE II - RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 6. RÈGLEMENT GÉNÉRAUX 6.1. Il est interdit de consommer l'eau des robinets (incluant celle des cuisines, éviers, lavabos et autre robinets). 6.1.1. Il est de la responsabilité du LOCATAIRE de se procurer de l'eau embouteillé. 6.2. Afin de conserver le bien collectif que représente les infrastructures municipales, les usagers, locataires ou non, doivent respecter les exigences suivantes : 6.2.1.1. Le locataire ou celui à qui la salle est prêtée doit stipuler clairement l'activité qu'il compte réaliser lors de la location ou l'emprunt et s'assurer que les locaux sont utilisés seulement aux fins de la location ou de l'emprunt; 6.2.1.2. Toute loterie est strictement interdite en l'absence d'un permis ou d'une autorisation à ces fins; 6.2.1.3. La vente de boissons alcoolisées est strictement interdite en l'absence d'un permis ou d'une autorisation à ces fins; 6.2.1.4. La vente d'aliments est strictement interdite en l'absence d'un permis ou d'une autorisation à ces fins; 6.2.1.5. Les frais de permis ne sont pas inclus dans le coût de location ou d'emprunt; 6.2.1.6. La demande de permis devra être faite par le LOCATAIRE, auprès des organismes publics appropriés. 6.3. Au moment de la location ou de l'emprunt, le matériel est rangé de façon à laisser l'espace à aire ouverte autant que possible. Le locataire ou l'emprunteur doit lui-même installer le matériel dont il a besoin. Pour ce faire, le matériel (tables, chaises et autres accessoires) doit être soulevé lors de son déplacement afin de ne pas abimer le plancher. 6.4. Il est strictement interdit d'utiliser des clous, broches ou vis sur les plafonds, les murs, les planchers et le mobilier. Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 11 6.5. Le ruban-cache, la gomme à coller ou tous les autres collants du genre qui n'endommagent pas la peinture sont recommandés. Ceux-ci doivent être enlevés à la fin de l'activité. 6.6. Il est interdit d'accrocher des décorations aux lumières ou lampadaires. 6.7. Selon la Loi concernant la lutte contre le tabagisme, il est interdit de fumer ou de vapoter à l'intérieur des locaux. 6.8. L'usage des confettis est interdit à l'intérieur et à l'extérieur des locaux en location. 6.9. L'utilisation de poudre à danser, de chandelles et de lampions est interdite. 6.10. Il est strictement interdit d'utiliser une machine à fumée ou tout autre matériel pyrotechnique à la salle communautaire. 6.11. Les portes d'accès doivent être accessibles en tout temps. 6.12. Aucun déchet, papier ou autre matière inflammable ne doit rester sur les lieux après l'activité. 6.13. Le locataire ou celui à qui la salle est prêtée doit libérer les lieux de tous effets personnels à la fin de l'activité. 6.14. À la fin de l'activité, le locataire ou celui à qui la salle est prêtée doit s'assurer qu'aucune personne ne demeure à l'intérieur, que toutes les fenêtres soient fermées, que les lumières soient éteintes et que les portes soient verrouillées. 6.15. Le locataire s'engage à laisser l'espace réservé dans l'état qu'il était lors de son arrivée. 6.16. Les jeux gonflables sont permis mais seulement en quantité qui ne gène en aucune façon la sécurité des personnes et leur évacuation de l'espace utilisé. 6.17. UTILISATION DES LIEUX, BIENS ET ÉQUIPEMENTS 6.17.1. Le LOCATEUR autorise le LOCATAIRE à utiliser l'espace ci- avant précisé avec tous les biens et équipements qui s'y trouvent pendant la période précisée au contrat. 6.17.2. Le LOCATAIRE déclare avoir pris connaissance des lieux loués ainsi que les équipements mis à sa disposition. Le locataire les acceptent tels quels et s'engage à les remettre dans le même état à la fin de la période de location. Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 12 6.17.3. Si des dommages ou bris sont constatés par le LOCATEUR, une facture couvrant ces dommages ou bris sera expédiée au LOCATAIRE qui s'engage à payer le montant de la facture dans les 30 jours suivant sa réception. 6.17.4. Un formulaire attestant de l'état des lieux devra être complété et signé (Annexe IV du présent contrat). 6.17.5. Si des décorations sont installées, elles doivent respecter les directives contenues dans la politique de location et doivent être retirées immédiatement après l'événement. 6.18. Le LOCATAIRE est responsable du bon déroulement de l'événement, de la conduite et du travail des traiteurs qu'il engage et de tous les participants. 6.19. Le LOCATAIRE doit s'assurer que les espaces utilisés sont laissés dans le même état à la fin de la location en ce qui concerne le rangement et la propreté. Aucune nourriture ne peut être jetée dans les toilettes. Des frais additionnels de nettoyage pourront être imposés en cas de non-respect de cette clause. 6.20. Le LOCATEUR n'est pas responsable des accidents, des pertes ou des dommages survenus durant la période de location. Il est aussi de la responsabilité du LOCATAIRE de s'assurer qu'aucun objet ne soit oublié sur les lieux. 6.21. La visite d'un membre du personnel pendant la période de location est possible. Cette personne pourra procéder à l'examen des lieux et prendre des photos des installations ou équipements. 6.22. CLÉS ET RESPONSABILITÉS 6.22.1. Il relève de la responsabilité du LOCATAIRE de prendre possession des clés avant l'événement et de s'assurer que toutes les portes soient bien verrouillées en quittant les lieux. Un formulaire confirmant la réception des clés devra être signé (Annexe 1 du présent contrat). 6.22.2. Un formulaire attestant de l'état des lieux devra être complété et signé (Annexe IV du présent contrat). 6.23. PERMIS 6.23.1. Le LOCATAIRE doit obtenir, à ses frais, tous les permis, certificats et/ou licences qui lui sont nécessaires pour les activités qu'il désire tenir dans la salle. Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 13 6.24. INTERDICTION DE FUMER OU DE VAPOTER 6.24.1. Il est strictement interdit de fumer ou de vapoter à l'intérieur de toute salle et de l'ensemble des lieux appartenant au LOCATEUR, conformément à la Loi concernant la lutte contre le tabagisme. 6.25. ANNULATION 6.25.1. Pour annuler un événement sans être pénalisé, le LOCATAIRE doit en informer le LOCATEUR au moins sept (7) jours avant la période de location. 6.26. PROPRIÉTÉ DES REVENUS 6.26.1. Le LOCATAIRE conserve la totalité des revenus générés par les opérations organisées dans les lieux loués. 6.27. PERSONNE CONTACT À LA MUNICIPALITÉ 6.27.1. Pour toute information, question et autres, communiquez avec : Luc Grandmaison, directeur général et greffier-trésorier Téléphone : 418 853-3703 6.28. CONNAISSANCE ET RESPECT DE LA POLITIQUE DE LOCATION 6.28.1. En signant le présent formulaire de location, ; le locataire atteste avoir pris connaissance de la POLITIQUE DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES, ANNEXE II RÈGLEMENT GÉNÉRAUX SECTIONS 6.1 À 6.30. Il ou elle s'engage à s'y conformer. EN FOI DE QUOI, les parties ont signé le présent contrat en la municipalité de Saint-Jean-de-la-Lande ce ____e jour du mois de __________________ 202___. NOM DU LOCATAIRE ___________________________________ SIGNATURE DU LOCATAIRE ____________________________________ Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 14 ANNEXE III - FORMULAIRE DE REMISE DE CLÉS Par la présente, je soussigné (e) ____________________________, confirme avoir pris possession de la (des) clé(s) permettant l'accès : - au centre des loisirs (rez-de-chaussée) - à l'Espace Pont Couvert - au Pont Couvert - à la bibliothèque municipale - à l'espace du débarcadère municipal Je m'engage à venir déposer la (les) clé (s) à l'endroit prévu à cet effet ou personnellement le lendemain de l'activité, aux heures habituelles d'ouverture du bureau municipal, ou le lundi matin dès 8 h 30 si l'événement a lieu un weekend. Nombre de clés en ma possession : _________ Signé à Saint-Jean-de-la-Lande ce ________e jour du mois de __________________________________ 202___ NOM DU LOCATAIRE ___________________________________ SIGNATURE DU LOCATAIRE ___________________________________ NOM DU LOCATEUR ___________________________________ Municipalité de Saint-Jean-de-la-Lande SIGNATURE DU LOCATEUR ____________________________________ Politique 2023-01 Politique de location des infrastructures municipales Résolution 2023-11-167 15 ANNEXE IV - FORMULAIRE - ÉTATS DES LIEUX Au moment de prendre possession des locaux loués, ces derniers : a) étaient en bon état (rien à signaler ) - b) demandaient des ajustements ...............................................- Précisez : _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ Au moment de remettre les clés à la direction générale, ces derniers : c) étaient en bon état (rien à signaler ) - d) demandaient des ajustements .............................................- Précisez : _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ Signé à Saint-Jean-de-la-Lande ce _______e jour du mois de _______________________________ 202____ NOM DU LOCATAIRE _________________________________ SIGNATURE DU LOCATAIRE _________________________________