Politique de gestion des documents municipaux et des archives — full text

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## POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS MUNICIPAUX ET DES ARCHIVES RÉVISÉE LE 24 FÉVRIER 2026 ENTRE EN VIGUEUR LE 1ER AVRIL 2026 RÉSOLUTION 2026-117 RÉDIGÉE PAR AUDREY DUPUIS  ## Table des matières | 1. ÉNONCÉ 3 | |------------------------------------------------| | 2. OBJECTIFS. 3 | | 3. DÉFINITIONS...... | | 4. CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE 5 | | 5. CHAMP D'APPLICATION.. 6 | | 6. PROPRIÉTÉ DES DOCUMENTS .. 6 | | 7. CLASSEMENT DES DOCUMENTS ... 6 | | 8. DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS.. ... 7 | | 9. GESTION DES DOCUMENTS ... 7 | | 10. DESTRUCTION DES DOCUMENTS.. ... 7 | | 11. CONSULTATION DES DOCUMENTS ... ..8 | | 12. DOCUMENTS ESSENTIELS.. ...8 | | 13. RÔLES ET RESPONSABILITÉS. 8 | | 14. ENTRÉE EN VIGUEUR.. .. 9 | | 15. ÉVALUATION ET RÉVISION .. 10 | ## 1. Énoncé La Municipalité de Saint-Jean-de-Matha, comme tout organisme municipal, doit se prévaloir d'une politique de gestion de ses documents et archives, à la suite de l'adoption en 1983 de la Loi sur les archives. La présente politique vise tous les documents appartenant à l'organisme, peu importe leur forme, leur utilisation et leur date. La Municipalité de Saint-Jean-de-Matha reconnaît que tous les documents produits et reçus par les différents services de son organisation représentent une source informationnelle non négligeable lui permettant de réaliser sa mission et la constitution de sa mémoire. Il est donc important de s'assurer, par une gestion efficace, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur intégrité. La gestion documentaire doit être prise en compte lors du développement et du déploiement des différents outils de gestion de la municipalité (gestion des risques, transformation numérique, élaboration de processus et procédures, etc.). ## 2. Objectifs La présente politique a pour but : - De favoriser une saine gestion de ces documents, en se dotant d'un cadre de gestion uniforme favorisant les moyens et les ressources les plus efficaces pour organiser, repérer, diffuser, reproduire, conserver et éliminer les documents et en assurer le contrôle, l'intégrité et la sécurité; - D'encadrer les activités découlant de la création, de la classification, de la conservation, de la diffusion interne ou externe des documents; - De respecter la législation en vigueur; - D'optimiser l'efficacité de la manipulation, la conservation et la destruction des documents; - Préserver la mémoire institutionnelle de la Municipalité; - Protéger l'ensemble des documents essentiels et des renseignements personnels; - Réduire la masse documentaire tout en conservant les documents qui ont une valeur administrative, légale, fiscale ou historique. ## 3. Définitions Archives : Ensemble des documents, quel que soit leur support, leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur légale, administrative et financière. Archiviste : L'archiviste gère l'ensemble des archives municipales, y compris la collecte, la classification, le catalogage ainsi que l'indexation des documents historiques. Il supervise la conservation des archives physiques et numériques pour garantir leur intégrité et leur accessibilité à long terme. Il collabore avec les départements municipaux pour identifier et préserver les documents administratifs importants. Il élabore des politiques et des procédures de gestion des archives conformes aux normes professionnelles et il assure la formation du personnel municipal sur les bonnes pratiques d'archivage et de gestion des documents. Calendrier de conservation : Outil de gestion qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d'un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. Classement : Opération matérielle visant le rangement des documents selon un certain ordre préétabli. Classification : Opération intellectuelle visant à ordonner de façon logique et hiérarchique allant du général au particulier, les activités d'un organisme ou d'un individu. Conservation : L'ensemble des règles et des opérations régissant la manipulation, l'entreposage et la conservation, dans des conditions satisfaisantes et sécuritaire, des documents destinés à être conservés de manière permanente. Destruction : Élimination des documents ou dossiers périmés par l'incinération, le déchiquetage ou toute autre technique. Délai de conservation : Période durant laquelle des documents doivent être conservés, avant leur disposition finale. Document : Un document est constitué d'information portée par support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. Document essentiel : Document indispensable au fonctionnement de la Municipalité qui assure la continuité ou le rétablissement des opérations, des droits et des obligations durant ou après un sinistre. Document numérique/technologique : Tout document (texte, image, son, etc.) sur support informatique (comme une clé USB, une disquette, un disque dur, un CD-ROM, etc.) qui nécessite l'utilisation d'une technologie quelconque pour qu'on puisse en prendre connaissance. Document sur des supports faisant appel aux technologies de l'information, que ce soit sous forme électronique, magnétique, optique, sans fil ou autre faisant appel à une combinaison de technologies. Document actif : Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Document semi-actif : Document qui est occasionnellement utilisé à des fin administratives, légales ou financières. Document inactif : Document à valeur historique ou patrimoniale qui n'est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Dossier : Ensemble de documents portant sur un même sujet. Plan de classification : Le plan de classification est un outil de classement. Il fournit une structure de classification hiérarchique en fonction des activités de l'organisme et des séries documentaires existantes. Règles de conservation: Norme déterminant les délais de conservation des documents actifs et semi-actifs avant leur élimination ou leur versement aux archives historiques. L'ensemble des règles forme le calendrier de conservation. Versement : Acte par lequel les documents sont transférés aux archives. ## 4. Contexte réglementaire La présente politique trouve son fondement dans les lois et les règlements suivants : - Loi sur les archives (L.R.Q., c.A-21.1); - Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q., c. C1.1); - Loi sur les cités et les villes (RLRQ, c. (-19); - Code municipal (L.R.Q., C-27.1); - Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., C.A-2.1); - Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques (R.R.Q., C.A-21.1, r.2); - Code civil du Québec; - Politique portant sur l'utilisation des ressources en technologie de l'information et de communication, qui sera adoptée éventuellement; - Politique en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, qui sera adoptée éventuellement; - Politique de gestion des documents inactif des organismes publics; - Code civil du Québec. ## 5. Champ d'application La présente politique concerne tous les documents administratifs, essentiels ou non, détenus par les services et les employés de la Municipalité, quels qu'en soient la nature et le support utilisé. Elle comporte notamment les éléments suivants : - Application du plan de classification; - Application du calendrier de conservation; - Versement des documents au greffe (en dernier recours); Cette politique s'adresse à tous les employés de la municipalité qui ont à rédiger, manipuler, diffuser, conserver et détruire des documents. ## 6. Propriété des documents Tous les documents administratifs reçus ou produits et toutes les archives sont la propriété de la Municipalité et celle-ci en possède les droits. Tout employé qui quitte ses fonctions au sein de l'organisation se doit de remettre à son directeur l'ensemble des documents ayant servi à son travail. ## 7. Le classement des documents Tous les documents de la Municipalité de Saint-Jean-de-Matha, créés ou reçus sous forme analogique ou numérique, sont classés conformément au plan de classification établi et adopté. En se conformant à la Politique de gestion des documents municipaux et des archives, chaque service de la municipalité voit au classement quotidien de sa documentation. Le plan de classification est un outil de classement qui fournit une structure de classification hiérarchique en fonction des activités de l'organisme. Il a pour but d'organiser les documents de façon à faciliter leur classement, leur repérage et l'application du calendrier de conservation. ## 8. La durée de conservation des documents Les délais de conservation des documents ainsi que leurs dispositions finales sont établis selon le calendrier de conservation en vigueur. Ce dernier est adopté par la municipalité et approuvé par la Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Nul ne peut outrepasser les délais prescrits dans le calendrier de conservation adopté. Le calendrier de conservation détermine les délais légaux de conservation des documents et s'applique à tous les types de documents. Il a pour but de réduire la masse documentaire afin de libérer de l'espace et protéger les documents ayant une valeur légale, financière, administrative et historique. ## 9. Gestion des documents Les documents créés ou reçus par la Municipalité sont enregistrés et décrits dans les espaces réseaux sécurisés et, pour les documents à conservation permanente et à long terme (5 ans et plus ou 10 ans et plus, au choix), dans un logiciel de gestion intégrée des documents (GID), qui en assure le repérage et l'utilisabilité. Ce logiciel soutient l'application du plan de classification et du calendrier de conservation. ## 10. La destruction des documents Conformément au calendrier de conservation en usage, la direction générale de la Municipalité procède au déclassement annuel de ses dossiers et documents selon les délais prescrits. Le service prépare une liste de dossiers à détruire en y indiquant le type de documents ainsi que le délai du calendrier de conservation s'y rattachant et le remet à l'archiviste. Seul l'archiviste peut accompagner les services quant à la destruction des documents, au besoin. Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation de l'organisation, nul ne peut modifier ou éliminer un document actif, semi-actif ou inactif qu'il a reçu ou produit dans le cadre de ses fonctions. ## 11. Consultation des documents Un document peut être consulté après qu'il a été enregistré dans le système de gestion des documents, soit par consultation sur place ou par copie. La consultation évite la perte ou le bris des documents en plus de favoriser le partage de l'information. Toute personne voulant consulter un document doit faire une demande d'accès à l'information selon la procédure établie et sous réserve de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. En conformité avec la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics, la municipalité doit s'assurer de classer et de décrire ses archives de façon satisfaisante, donc clairement identifiables et repérables dans un délai raisonnable. Cela implique que la municipalité doit s'assurer de conserver ses archives dans des conditions de conservation adéquates. Des frais d'impression débutant à 0,47 cent seront applicables pour toute demande d'impression dépassant un nombre de 10 pages, et ce pour tout type de document. Les frais sont établis selon le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. ## 12. Documents essentiels Les documents essentiels sont des documents qui assurent la continuité ou le rétablissement des opérations de la municipalité en cas de sinistre majeur. Ces documents doivent faire l'objet de mesures de sécurité appropriées pour en assurer la sauvegarde. Le plan des mesures d'urgence spécifique aux documents devra inclure, entre autres, les méthodes de prévention, la marche à suivre en cas de sinistre, les méthodes d'intervention et de récupération des documents endommagés. ## 13. Rôles et responsabilités ## Conseil municipal Le Conseil municipal a pour mandat le respect des lois, des politiques et des directives en vigueur dans l'organisation. Celui-ci approuve la présente politique et mandate l'adjointe de direction à agir en son nom pour la création et le maintien d'outils archivistiques de qualité et légal. ## Directeur général et greffier-trésorier À titre de responsable des archives municipales, le directeur général et greffier-trésorier s'assure de l'application de la présente politique, ainsi que du respect des lois et règlements afférents. Leurs autres responsabilités sont d'approuver les outils archivistiques tels que le calendrier de conservation et le plan de classification et de représenter la municipalité dans les échanges officiels avec BAnQ ou nommer la personne responsable de la gestion documentaire pour agir en son nom. ## Edjointe de direction Sous l'autorité du directeur général et greffier-trésorier, l'adjointe de direction agit en tant qu'archiviste et doit : - Réaliser la conception, le développement, l'implantation et le maintien d'un système de gestion intégré des documents; - Effectuer la classification, le classement, l'indexation, le déclassement et superviser la destruction des documents; - Organiser l'entreposage sécuritaire des documents; - Assurer la pérennité des documents d'archives; - Soutenir et accompagner le personnel de la Municipalité dans l'application de la présente politique, du plan de classification et du calendrier de conservation; - Tenir à jour la Politique de gestion des documents municipaux et des archives, le calendrier de conservation ainsi que le plan de classification. ## Employés municipaux Les employés municipaux doivent se conformer à la présente politique et aux outils officiels de gestion des documents pour assurer la saine gestion des documents sous leur responsabilité. ## 14. Entrée en vigueur La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le Conseil municipal. ## 15. Évaluation et révision   Cette politique est évaluée et révisée au besoin par la direction générale. Pailt Philippe Morin, directeur général et greffier-trésorier Audrey Dupuis, adjointe de direction