Politique relative à l'utilisation des ressources technologiques et à l'intelligence artificielle — full text

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Politique relative à l'utilisation des ressources technologiques et à l'intelligence artificielle 1. PRÉAMBULE La Municipalité, à titre d'organisme public municipal au sens des lois du Québec, reconnaît que les ressources technologiques sont des outils essentiels à la réalisation de sa mission, à la prestation des services aux citoyens et au bon fonctionnement de ses activités administratives, opérationnelles et décisionnelles. La présente politique vise à encadrer l'utilisation de ces ressources, y compris l'utilisation de l'intelligence artificielle, afin d'en assurer un usage responsable, sécuritaire, conforme aux lois applicables au Québec, notamment la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Elle vise aussi à respecter les valeurs de la Municipalité. 2. OBJECTIFS La présente politique a pour objectifs de : - Définir les règles d'utilisation acceptable des ressources technologiques et de l'intelligence artificielle; - Protéger l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité de l'information municipale; - Réduire les risques liés à la cybersécurité et à la protection des renseignements personnels; - Préciser les responsabilités des utilisateurs et de la Municipalité; - Assurer la conformité aux lois et règlements applicables. 3. CHAMP D'APPLICATION La présente politique s'applique à toute personne utilisant les ressources technologiques de la Municipalité, notamment : - Les employés, cadres et dirigeants; - Les élus municipaux; - Les stagiaires; - Les bénévoles; - Les consultants, fournisseurs et toute autre personne morale sous la responsabilité de la Municipalité. 4. DÉFINITIONS Aux fins de la présente politique, on entend par : - Ressources technologiques : l'ensemble des équipements, systèmes, logiciels, réseaux, services infonuagiques, comptes utilisateurs, téléphones, tablettes, ordinateurs, serveurs, courriels et accès Internet appartenant à la Municipalité ou mis à sa disposition. - Utilisateur : toute personne autorisée à utiliser les ressources technologiques de la Municipalité. - Information municipale : toute donnée ou information créée, reçue, conservée ou transmise dans le cadre des activités de la Municipalité, incluant les renseignements personnels. - Intelligence artificielle : programme d'intelligence utilisée pour rédiger ou réviser des documents, générer du contenu informatif, aider à la reformulation ou à la traduction, etc. (ex : ChatGPT, Gemini, etc.) 5. PRINCIPES GÉNÉRAUX 5.1. Les ressources technologiques sont fournies principalement à des fins professionnelles. 5.2. Une utilisation personnelle occasionnelle et raisonnable peut être tolérée, pourvu qu'elle : - N'entrave pas le travail; - Ne génère pas de coûts additionnels; - Ne compromette pas la sécurité des systèmes; - Respecte la présente politique et les lois applicables. 5.3. Tout utilisateur doit agir avec prudence, diligence et professionnalisme. 6. UTILISATION ACCEPTABLE Il est permis d'utiliser les ressources technologiques pour : - Les activités liées aux fonctions et responsabilités professionnelles; - Les communications internes et externes autorisées; - L'accès à des informations pertinentes au travail; - L'utilisation de logiciels et d'outils autorisés par la Municipalité. 7. UTILISATIONS INTERDITES Il est strictement interdit de : - Accéder, créer, transmettre ou stocker du contenu illégal, offensant, discriminatoire, haineux, violent ou à caractère sexuel; - Utiliser les ressources à des fins personnelles excessives, commerciales ou politiques non autorisées; - Utiliser l'IA pour : o Prendre des décisions administratives ou politiques automatisées sans supervision humaine; o Reproduire des contenus générés sans validation humaine; o Surveiller de manière intrusive les citoyens ou les employés; o Collecter ou traiter des données personnelles sans base légale ou consentement; o Fournir des renseignements personnels de citoyens ou d'employés; o Transmettre des informations confidentielles ou sensibles liées aux dossiers municipaux; o Utiliser une plateforme d'intelligence artificielle pour remplacer des fonctions d'analyse juridique, financière ou réglementaire sans validation; - Accéder à des sites web de jeux en ligne; - Contourner ou tenter de contourner les mesures de sécurité; - Partager ses identifiants, mots de passe ou accès; - Accéder à des informations sans autorisation ou hors de ses fonctions; - Porter atteinte à la réputation de la Municipalité. 8. SÉCURITÉ ET VALIDITÉ DE L'INFORMATION 8.1. Les utilisateurs doivent : - Protéger la confidentialité des informations; - Faire un changement du mot de passe de son courriel tous les six mois; - Utiliser des mots de passe robustes contenant notamment : une lettre majuscule, un chiffre, un symbole et un minimum de 8 caractères et garder ces mots de passe secret; - Verrouiller leurs appareils lorsqu'ils ne sont pas utilisés; - Signaler sans délai tout incident, perte, vol ou bris d'équipement; - Faire preuve de vigilance face aux courriels frauduleux, liens ou pièces jointes suspectes, notamment en faisant les formations offertes par le programme de « Hornet Security »; - Vérifier l'exactitude des contenus générés par l'IA; - Utiliser les outils de façon éthique; - Respecter les règles en matière de droit d'auteur ou de traitements inéquitables; - Déclarer immédiatement à un supérieur en cas d'usage inapproprié de ces ressources. 8.2. La Municipalité se réserve le droit de mettre en place des mesures de sécurité, de surveillance et de contrôle afin d'assurer la protection de ses systèmes, dans le respect des lois applicables. 9. ENCADREMENT ET FORMATION 9.1. La municipalité s'engage à : - Former les employés à l'usage responsable des ressources technologiques ainsi que de l'IA; - Mettre à jour cette politique selon l'évolution technologique ou réglementaire; - Favoriser l'innovation encadrée et sécuritaire dans les processus municipaux. 10. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Les utilisateurs doivent se conformer aux obligations légales applicables aux organismes municipaux en matière de protection des renseignements personnels, notamment celles prévues à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), notamment : - Limiter l'accès aux renseignements aux seules personnes autorisées; - Utiliser les renseignements uniquement aux fins prévues; - Éviter toute divulgation non autorisée; - Appliquer les mesures de sécurité appropriées. 11. COURRIEL, INTERNET ET RÉSEAUX SOCIAUX 11.1. Les courriels municipaux doivent être utilisés de façon professionnelle et respectueuse; 11.2. L'utilisation d'Internet doit être liée aux activités de la Municipalité et respecter les règles de la présente politique; 11.3. Toute utilisation des réseaux sociaux au nom de la Municipalité doit être autorisée et conforme aux politiques et directives en vigueur. 12. TÉLÉTRAVAIL ET APPAREILS MOBILES Lors du télétravail ou de l'utilisation d'appareils mobiles : - Les mêmes règles s'appliquent; - Des mesures de sécurité additionnelles peuvent être exigées; - Les informations municipales doivent être protégées en tout temps. 13. SURVEILLANCE ET CONFIDENTIALITÉ La Municipalité peut, dans le respect des lois, surveiller, accéder ou vérifier l'utilisation des ressources technologiques lorsque requis pour : - Assurer la sécurité; - Enquêter sur un incident; - Vérifier le respect des politiques; - Répondre à une obligation légale. Les utilisateurs ne doivent pas s'attendre à une confidentialité absolue dans l'utilisation des ressources technologiques municipales. 14. MANQUEMENTS ET SANCTIONS Tout manquement à la présente politique peut entraîner des mesures administratives ou disciplinaires, pouvant aller jusqu'à la suspension des accès, des mesures disciplinaires prévues aux conventions applicables ou, le cas échéant, des recours légaux. 15. RESPONSABILITÉS - Le conseil municipal adopte la présente politique; - La direction générale veille à son application, à sa diffusion et à sa mise à jour; - Le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, le cas échéant, s'assure du respect des obligations légales; - Les gestionnaires veillent à l'application de la politique dans leur service; - Les utilisateurs sont responsables de connaître et de respecter la présente politique. 16. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption par le conseil municipal. Elle peut être modifiée ou mise à jour au besoin afin de tenir compte de l'évolution technologique, légale ou organisationnelle. _________________________________ __________________________________ Audrey Dupuis Philippe Morin Adjointe de direction Directeur général et greffier-trésorier _________________________________ Sylvain Roberge Maire