Politique d'attribution d'aide financière — full text

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## POLITIQUE NUMÉRO POL-2024-08-1 ## POLITIQUE D'ATTRIBUTION D'AIDE FINANCIÈRE Adoptée à la séance ordinaire du 26 août 2024  ## PRÉAMBULE La Politique d'attribution d'aide financière (ci-après appelée « Politique ») est un outil d'aide pour définir et encadrer le processus de demandes de soutien financier ou technique formulé par divers organismes du milieu. Cette politique permet également de définir les objectifs, les principes, les orientations ainsi que les exigences de la Ville de Saint-Joseph-de-Sorel (ci-après appelée « Ville ») quant aux différentes demandes, et ce, afin de traiter celles-ci de façon juste et impartiale. ## ARTICLE 1 - CHAMPS D'APPLICATION Les dons et commandites de la Ville sont réservés aux : - a) Organismes à but non lucratif; - b) Coopératives, à l'exception des coopératives financières; - c) Organismes municipaux; - d) Organismes des réseaux de l'éducation, de la culture, de l'environnement, ou du patrimoine couvrant en tout ou en partie le territoire de la MRC; - e) Citoyens; - f) Regroupements, comités ou groupes communautaires. ## ARTICLE 2 - OBJECTIFS La Politique poursuit les objectifs suivants : - a) Orienter efficacement les organismes qui souhaitent obtenir un soutien ou une contribution financière de la Ville; - b) Soutenir les activités en lien avec les besoins des citoyens et la vision du conseil municipal; - c) Assurer un traitement équitable, cohérent et efficace des demandes, de leur réception, jusqu'à la prise de décision finale; - d) Assurer une saine gestion des fonds publics administrés par la Ville. ## ARTICLE 3 - DÉFINITIONS Dans la présente politique, les termes suivants signifient : Organisme à but non lucratif (OBNL) : Organisme immatriculé en vertu de la partie Ill de la Loi sur les compagnies et figurant au registraire des entreprises. Organisme local ou organisme régional desservant directement les citoyens de la VILLE dûment reconnu par celle-ci;  Regroupement, comité ou groupe communautaire (RCGC) : Regroupement, comité ou groupe dûment reconnus par la VILLE, mais n'étant pas immatriculé en vertu de la partie Ill de la Loi sur les compagnies et ne figurant pas au registraire des entreprises. Leur vocation est sociale ou communautaire découlant d'un mandat confié par la VILLE ou dont les services et les activités ciblent directement les citoyens de Saint-Joseph-deSorel. Don : Contribution financière, en biens ou en services, qu'accorde la VILLE pour soutenir la réalisation d'une activité, d'un événement ou d'un projet. Commandite : Dépense qu'effectue la VILLE en échange d'une contrepartie d'affaires ou dans un effort de promotion. ## ARTICLE 4 - PROCÉDURES ## Étape # 1 : Demande Pour effectuer une demande de dons ou de commandites, le requérant doit obligatoirement compléter le formulaire sur le site web de la VILLE au www.vsjs.ca et le déposer à la réception de l'Hôtel de Ville au 700, rue Montcalm ou le transmettre par courriel au ville @vsis.ca. La VILLE se réserve le droit de demander un compte rendu à la suite de la tenue de l'activité ou de l'événement. ## Étape # 2 : Admissibilité Pour être admissible, la demande doit : - a) Provenir de la clientèle cible; - b) Le montant demandé doit être précisé dans la demande; - c) Le formulaire de l'annexe A doit-être rempli et complet; - d) La Ville doit posséder les fonds afin de pouvoir donner suite à la demande d'aide financière. L'enveloppe budgétaire des dons et des commandites est établie annuellement par le conseil municipal lors de l'établissement du budget annuel; - e) Elle vise un projet qui est cohérent avec la planification stratégique de la Ville, si une planification est en place; - f) Pour les appuis financiers, la demande ne doit pas nécessiter une participation financière municipale supérieure à 33,3 % des prévisions de dépenses (MRC et municipalités locales cumulées); - g) La demande ne doit pas concerner le fonctionnement d'un organisme; - h) Le projet ne doit pas avoir fait l'objet d'une aide financière de la part de la Ville dans l'année en cours; - i) Elle vise un projet futur qui n'est pas en cours de réalisation;  - J) La demande doit être acheminée au moins quinze (15) jours avant une séance du conseil; - k) Le projet ne comporte pas d'initiatives à connotation religieuse, politique ou sexuelle, n'est pas en lien avec la production ou la distribution d'armes ou, encore, pour soutenir des activités qui prévoient des jeux de hasard et d'argent, des sports de combat ou d'autres activités similaires. ## Étape # 3 : Analyse et recommandation La demande est analysée par un comité composé de la directrice aux loisirs et à la vie communautaire, la trésorière de la Ville et d'un élu municipal. Les critères suivants sont utilisés afin que le comité produise une recommandation au conseil municipal, d'accepter ou non cette demande : - La description du projet et les valeurs prônées par celui-ci; - La relation entre le projet et les différentes politiques municipales en vigueur; - L'ampleur du rayonnement; - Les retombées du projet sur le plan économique, social et environnemental; - L'importance accordée aux bénévoles dans l'organisation du projet; - Le plan de visibilité accordé à la Ville à l'intérieur du projet; - Le résultat des réalisations antécédentes et les nouveautés (s'il y a lieu); - La clientèle desservie; - L'aspect structurant du projet; - Les autres sources de financement et le budget du projet. ## Étape # 4 Décision Le conseil municipal prend la décision finale. Une réponse écrite est acheminée au demandeur, dans un délai raisonnable, lui confirmant la décision. ## ARTICLE 5 - DROIT DE RÉSERVE Malgré la présente politique, le conseil municipal se réserve le droit d'accepter ou de refuser toute demande d'aide financière. ## ARTICLE 6 - MODALITÉS D'APPLICATION Le directeur général est responsable de l'application de cette politique   pens atrick Delisl Directeur général et greffier  ## ANNEXE A : FORMULAIRE DE DEMANDE D'AIDE FINANCIÈRE  SAINT- JOSEPH- DE-SOREL ## FORMULAIRE DE DEMANDE D'AIDE FINANCIÈRE ## 1. IDENTIFICATION DU DEMANDEUR (ORGANISME) Nom Adresse Téléphone Courriel Site internet ## 2. IDENTIFICATION DE LA DEMANDE Nom du projet Nom du responsable Téléphone du responsable Courriel du responsable Date de l'évènement Endroit de l'évènement Clientèle visée par la demande Montant de l'aide financière demandée Soutien technique demandé  Avez-vous ou prévoyez-vous faire une demande de financement auprès de la MRC de Pierre-De Saurel et/ou d'autres municipalités sur le territoire de la MRC de Pierre-De Saurel? Autres sources de financement du projet Proportion de l'aide financière de la Ville sur votre projet Quelle sera la visibilité offerte à la Ville de Saint-Joseph-de-Sorel en contrepartie de sa contribution à votre projet? (Si disponible, veuillez joindre votre plan de visibilité) ## 3. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DU PROJET Description du projet (incluant les objectifs, les résultats attendus, la visibilité pour la Ville, les retombées du projet sur le plan économique, social et environnemental, l'implication des bénévoles et toutes autres informations pertinentes pour la Ville). Vous pouvez joindre tout document pertinent au formulaire de demande d'aide financière (en format PDF, ipeg, Microsoft Word ou Excel) ## RÉSERVÉ À L'ADMINISTRATION Date de réception de la demande Numéro interne de la demande  ## ANNEXE B : FORMULAIRE D'ANALYSE DE LA DEMANDE  SAINT- JOSEPH- DE-SOREL ## 1. IDENTIFICATION DE LA DEMANDE Nom du demandeur Nom du projet Date de réception de la demande Numéro interne de la demande Date d'analyse de la demande ## 2. ÉVALUATION DE L'ADMISSIBILITÉ Cochez: La demande est-elle faite via le formulaire de la politique et est-elle est claire et complète ? La demande provient-elle de la clientèle cible ? ## GRILLE D'ANALYSE DE LA DEMANDE - [ ] OUI - [ ] NON La demande précise-t-elle le montant d'aide financière attendu ? Est-ce que la Ville possède les fonds afin de pouvoir donner suite à la demande d'aide financière ? ## 3. ÉVALUATION DE LA DEMANDE Montant demandé : Soutien technique demandé :  Critère : Note : La description du projet et les valeurs prônées par le projet. Pointage 15 Critère : La relation entre le projet et les différentes politiques municipales en vigueur. 10 Note : Critère : Note : L'ampleur du rayonnement. 10 Critère : Note : Les retombées du projet sur le plan économique, social et environnemental. 15 Critère : Note : L'importance accordée aux bénévoles dans l'organisation du projet. 5 Critère : Note: Le plan de visibilité accordé à la Ville à l'intérieur du projet. 10  Critère : Note : La clientèle desservie. ## Pointage 10 Critère : Note : L'aspect structurant du projet. 5 Critère : Note : Les autres sources de financement et le budget du projet. 15 Total 0 95 Autres commentaires pertinents : ## 4. ÉVALUATION DE LA DEMANDE Considérant l'évaluation ci-dessus : Recommande l'aide financière Ne recommande pas l'aide financière Date de transmission à l'adjointe à la direction et aux élus : Date du caucus ou de la séance où ce sera discuté : Signatures :