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Résolution 2023-10-222
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PROVINCE DE QUÉBEC
MRC DE PIERRE-DE SAUREL
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
DE LA VILLE DE SAINT-JOSEPH-DE-SOREL
CONSIDÉRANT QUE la Ville de Saint-Joseph-de-Sorel (ci-après la « Ville ») est un organisme
public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès ») ;
CONSIDÉRANT QUE la Ville s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle
collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements
applicables ;
CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme
municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements
personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT qu'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Ville et diffusée
par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDÉRANT QUE telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la Ville ;
CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée
la présente Politique de confidentialité de la Ville de Saint-Joseph-de-Sorel;
EN CONSÉQUENCE,
Il est
PROPOSÉ
par Ginette Richard
APPUYÉ
par Michel Latour
ET RÉSOLU
D'ADOPTER la politique intitulée « Politique de confidentialité de la Ville de Saint-Joseph-de-
Sorel » et qu'il y soit statué et décrété ce qui suit :
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. Définitions
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-
dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Ville de Saint-Joseph-de-Sorel;
Employé : Désigne un élu, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent,
saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la
Ville et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa
transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction;
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Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Ville collecte, détient,
communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Ville dans le cadre de
ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Ville ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale,
le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données
personnelles ou professionnelles de l'individu;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu,
notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité,
comme l'information financière, les informations médicales, les données biométriques, le
numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément
à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la
Ville;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la
personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des
renseignements personnels détenus par la Ville.
2.
Objectifs
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
-
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Ville tout au long de son cycle de
vie ;
-
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour
lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Ville ;
-
Assurer la confiance du public en la Ville, faire preuve de transparence concernant le
traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Ville et leur donner accès
lorsque requis.
CHAPITRE II
--
COLLECTE
DE
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
ET
CONSENTEMENT
3. Confidentialité
3.1. La Ville conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible
uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
3.2. La Ville précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement
de la personne concernée à la collecte de tout RP.
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3.3. La Ville applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité
des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité,
le tout sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
4. Types de renseignements personnels recueillis par les services
La Ville détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP
recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Ville ayant
accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent
conformément au tableau présent en Annexe I de la présente Politique.
5. Consentement à la collecte de renseignements personnels
5.1. La Ville ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le
consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la
Loi sur l'accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée
nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Ville ne transmet pas à
un tiers un RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique
de cette personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut
refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de
même des services de la part de la Ville.
5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la
concernant, la personne concernée doit :
✓
À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant l'enregistrement
de sa conversation, en s'adressant à l'employé de la Ville répondant à l'appel,
en lui signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la
détention de renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation;
✓
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Ville ou tout autre
document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la
collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant
pas le formulaire et en avisant l'employé de la Ville lui ayant fait parvenir ledit
formulaire;
✓
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Ville, afin de
bénéficier de tout service prodigué par la Ville, en suivant les indications à
l'endroit prévu aux fins de signifier son refus;
5.6. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la Ville
lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP.
5.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout
service de la Ville dans les circonstances suivantes :
✓
Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d'évaluer sa
candidature pour tout emploi offert par la Ville ;
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✓
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une évaluation
foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de l'évaluation
foncière de la Ville.
5.8. Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou
visuel, comporte le droit pour la Ville de procéder à la reproduction ou à la diffusion
de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été
recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection
des renseignements personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6. Droits d'accès
6.1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et
conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur
l'accès;
6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de
recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Ville la concernant;
6.3. La Ville donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne concernée,
à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les
bureaux de la Ville pendant les heures d'ouverture habituelles et d'en obtenir une
copie;
6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Ville prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 6. À cette fin, la Ville tient compte de la politique établie en vertu de
l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en
vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1);
6.5. L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des
frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la
transmission du RP peuvent être exigés de cette personne. La Ville établit le montant
et les modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du
Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3;
6.6. Lorsque la Ville entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du
montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la
reproduction ou la transmission du document.
7. Droit de rectification
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de
tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le
fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa
conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès ;
7.2. Lorsque la Ville refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification
d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ;
7.3. La Ville, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant tout
RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP
modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci.
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8. Procédure d'accès ou de rectification
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée
uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son
identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de
successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité
parentale même si l'enfant mineur est décédé.
8.2. Telle demande est adressée au RPRP de la Ville.
8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que
la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis
informe également le requérant du recours en révision prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l'accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification
avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît
impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Ville, le
RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas
dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre la personne concernée.
8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition
de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant,
et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé.
8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à
la Loi sur l'accès.
9. Conservation et protection des renseignements personnels
La Ville héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté. Lorsque la Ville, dans
certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le traitement de tout RP, par un
fournisseur de service au Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures
mesures possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la
présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec
pourront affecter les droits des personnes concernées.
10. Transferts des renseignements personnels à l'externe de la Ville
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique
obtenu à cet effet de la personne concernée, la Ville ne procède à aucun transfert de
tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la Ville.
10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la
politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces
RP désormais.
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11. Droits d'accès à un document de la Ville
11.1. La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Ville que ce soit la Ville
qui assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2. La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents
de la Ville, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l'accès. Le droit
d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calculs
ni comparaison de renseignements ou de confection particulière ;
11.4. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment
précise pour permettre de le trouver.
11.5. Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui
suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui
paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la Ville, le
responsable de l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de
10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des 20 premiers jours
suivant la réception de la demande d'accès.
11.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa
conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme.
Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur place
pendant les heures habituelles de travail de la Ville ou à distance.
11.7. Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la
personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements
personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Ville prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 8. À cette fin, la Ville tient compte de la politique établie en vertu de
l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en
vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
11.9. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. Responsable de la protection des renseignements personnels
12.1. Toute demande d'accès à un document de la Ville à un document ou fichier
contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à
l'information et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées
suivantes :
Responsable de l'accès à l'information et
de la protection des renseignements personnels
700, rue Montcalm
Saint-Joseph-de-Sorel (Québec) J3R 1C9
Courriel : [email protected]
12.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de
confidentialité de la Ville.
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13. Plaintes
13.1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Ville gère la protection d'un
RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative
concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels de la Ville de Saint-Joseph-de-Sorel publiée sur le site Internet de la Ville.
13.2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Ville a été refusée en tout
ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai
prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la
Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision
doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de
l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut
exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
14. Dispositions finales
14.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la Ville
dans une section dédiée à celle-ci.
14.2. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en
vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal.
14.3. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP
et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet
de la Ville.
ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ DES CONSEILLERS PRÉSENTS à la séance du conseil municipal
du 2 octobre 2023.
(signé) Vincent Deguise
(signé) Patrick Delisle
Maire
Directeur général et greffier-trésorier
Je soussigné, Patrick Delisle, directeur général et greffier-trésorier de la Ville de Saint-Joseph-
de-Sorel, certifie par les présentes que l'extrait ci-dessus est conforme à l'original (sous réserve
d'approbation).
Patrick Delisle, gma
Ce 5 octobre 2023
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ANNEXE I - Politique de confidentialité (article 4)
Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Conseil
municipal
et
Direction
générale
1. Documents et correspondance
diverse (courriel, lettre, etc.)
pouvant contenir des RP.
2. Coordonnées (courriel, adresse
civique et no. tél.) en particulier
les coordonnées personnelles.
3. Enregistrement de la voix ou de
l'image : vidéo sur les médias
sociaux, enregistrement d'appel
téléphonique, etc.
-
Dossiers
généraux
-
Dossiers
juridiques
-
Documents
essentiels aux
fins de la prise de
décisions du
Conseil
-
Maire (dans le cadre
d'une prise de décision
et de son rôle de suivi
des décisions du
Conseil)
-
Conseillers (dans le
cadre des besoins d'une
prise de décision
seulement)
-
Directeur général
-
Formulaires et
documents papier
-
Formulaires et
documents numériques
-
Courriels
-
Logiciels spécialisés
-
Site Internet de la Ville
Greffe
1. Documents et correspondance
diverse du service (courriel,
lettre, etc.) pouvant contenir des
RP.
2. Coordonnées (courriel, adresse
civique et no. tél.) en particulier
les coordonnées personnelles.
3. Enregistrement de la voix ou de
l'image : vidéo sur les médias
sociaux, enregistrement d'appel
téléphonique, etc.
-
Dossiers
généraux
-
Dossiers
juridiques
-
Élections et
référendums
-
Renseignements
essentiels aux
fins des activités
du service
-
Greffier
-
Adjoint à la direction
générale et aux élus.es
-
Agent de bureau
-
Formulaires et
documents papier
-
Formulaires et
documents numériques
-
Courriels
-
Logiciels spécialisés
-
Site Internet de la Ville
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Greffe
4. Déclaration d'intérêts
pécuniaires des élus.es et
membres du personnel de
cabinet.
5. Constats d'infraction : nom et
prénom, numéro de permis de
conduire, date de naissance,
information sur le véhicule, etc.
6. Demande d'accès à
l'information : nom et prénom,
coordonnées du demandeur.
7. Soumission : CV des
ressources, nom, prénom et
coordonnées du soumissionnaire
(si personne physique), plainte
dans le cadre de l'octroi d'un
contrat (RP sur le plaignant si
personne physique)
8. Élection / référendum :
✓ Personnel électoral : nom et
prénom, coordonnées,
numéro d'assurance sociale,
date de naissance,
information bancaire, pièce
d'identité, poste occupé, etc.
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Greffe
✓ Dossier de candidature :
nom, prénom, date de
naissance, coordonnées,
pièce d'identité, information
sur les signatures d'appui,
etc.
✓ Liste électorale : nom,
prénom, coordonnées, date
de naissance, genre, etc.
9. Registre des propriétaires de
licences pour la garde des
animaux
Trésorerie / Paie
1. Documents et correspondance
diverse du service (courriel,
lettre, etc.) pouvant contenir des
RP.
2. Coordonnées (courriel, adresse
civique et no. tél.) en particulier
les coordonnées personnelles.
3. Enregistrement de la voix ou de
l'image : vidéo sur les médias
-
Renseignements
essentiels aux
fins des activités
du service
-
Trésorier
-
Directeur ou responsable
de service
-
Assistant greffier-
trésorier
-
Agent de bureau
-
Formulaires et
documents papier
-
Formulaires et
documents numériques
-
Courriels
-
Logiciels spécialisés
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Trésorerie / Paie
sociaux, enregistrement d'appel
téléphonique, etc.
4. Taxation et comptes à recevoir :
nom, prénom et coordonnées du
propriétaire, valeur des
propriétés, montant des comptes
à recevoir, informations
bancaires pour paiement
préautorisé, etc.
5. Comptes à payer : nom, prénom
et coordonnées des fournisseurs
(si personne physique), numéros
de compte pour virement, etc.
6. Paie : nom, prénom et
coordonnées des employés,
information sur les conditions
d'emploi, montant des REER,
Numéro d'assurance sociale,
informations bancaires pour
virement, etc.
1. Documents et
correspondance diverse du
-
Émission des
permis et
-
Inspecteur en bâtiment
-
Formulaires et
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Urbanisme /
Évaluation
Urbanisme /
Évaluation
service (courriel, lettre, etc.)
pouvant contenir des RP.
2. Coordonnées (courriel,
adresse civique et no. tél.) en
particulier les coordonnées
personnelles.
3. Enregistrement de la voix ou
de l'image : vidéo sur les
médias sociaux,
enregistrement d'appel
téléphonique, etc.
4. Dossier de propriété :
-
Nom, prénom et
coordonnées des
propriétaires.
-
Information sur la
propriété : évaluation,
travaux effectués, photos
de la propriété, etc.
-
Plainte à l'égard d'un
immeuble : nom et prénom
de l'auteur de la plainte,
etc.
-
Conformité de l'immeuble :
certificats
-
Émission des
constats
d'infraction
-
Dossiers
juridiques
-
Renseignements
essentiels aux
fins des activités
des services
concernés
et en environnement
-
Inspecteur du
programme Rénovation
Québec
-
Greffier
-
Trésorier
-
Assistant greffier-
trésorier
-
Agent de bureau
-
Adjoint à la direction
générale et aux élus.es
documents papier
-
Formulaires et
documents numériques
-
Courriels
-
Logiciels spécialisés
-
Site Internet de la Ville
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Urbanisme /
Évaluation
rapport d'inspection,
constat d'infraction, etc.
-
Demande de permis ou de
certificat : Plan, rapport,
RP sur le propriétaire et/ou
le demandeur, signature,
photo de l'immeuble, etc.
5. Mise à jour du rôle
d'évaluation
6. Dossier du CCU ou du comité
de démolition : nom et prénom
du propriétaire ou du
demandeur, coordonnées,
photo de l'immeuble, plan,
rapport, etc.
7. Programme de revitalisation /
Programme d'amélioration de
l'habitat : nom, prénom,
coordonnées, photo de la
propriété, informations
financières, etc.
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
8. Plainte de citoyen : nom,
prénom et coordonnées,
photo, etc.
Ressources
humaines
1. Informations recueillies lors de
processus de recrutement : nom
et prénom, coordonnées, CV,
antécédents judiciaires,
références, test psychométrique /
psychologique.
2. Dossier des employés :
-
Nom et prénom, coordonnées,
date de naissance, numéro
d'assurance sociale, numéro
de permis de conduire, etc.
-
Informations relatives aux
conditions de travail :
rémunération, assurances,
REER, etc.
-
Information relative aux
personnes à charge de
l'employé ou de ses
bénéficiaires.
-
Dossier disciplinaire (avis,
-
Renseignements
essentiels aux
fins des activités
du service
-
Directeur général
-
Directeur ou responsable
de service
-
Formulaires et
documents papier
-
Formulaires et
documents numériques
-
Courriels
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Ressources
humaines
mesure disciplinaire, etc.)
-
Dossier médical : rapport,
billets médicaux, etc.
-
Dossier de fin d'emploi: raison
de départ, lettre de démission
ou de congédiement, relevé
d'emploi, indemnité de départ,
etc.
3. Dossier de santé et sécurité au
travail : rapport d'accident, suivis
médicaux, etc.
4. Plainte des employés : nom,
prénom et coordonnées,
documents, photos, etc.
5. Plainte de citoyen : nom, prénom
et coordonnées, photo, etc.
Résolution 2023-10-222
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Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Loisirs et vie
communautaire
Loisirs et vie
communautaire
1. Dossier sur les usagers incluant
des mineurs : nom, prénom,
coordonnées, date de naissance,
NAS, informations médicales,
photos, etc. Dans le cas des
usagers mineurs, coordonnées
des titulaires de l'autorité
parentale ou du tuteur.
2. Nom, prénom et coordonnées
des employés.
3. Plainte de citoyen : nom, prénom
et coordonnées, photos, etc.
-
Renseignements
essentiels aux
fins des activités
du service
-
Directeur aux loisirs et à
la vie communautaire
-
Agent de bureau
-
Formulaires et
documents papier
-
Formulaires et
documents numériques
-
Courriels
-
Logiciels spécialisés
-
Site Internet de la Ville
Travaux publics
1. Nom, prénom et coordonnées
des employés.
2. Demande d'intervention de
citoyen : nom, prénom et
coordonnées, photos, etc.
3. Plainte de citoyen : nom, prénom
et coordonnées, photos, etc.
-
Renseignements
essentiels aux
fins des activités
du service
-
Contremaître des
travaux publics ou chef
d'équipe (en son
absence)
-
Agent de bureau
-
Adjoint à la direction
générale et aux élus.es
-
Formulaires et
documents papier
-
Formulaires et
documents numériques
-
Courriels
-
Site Internet de la Ville