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MUNICIPALITÉ DE SAINT-LOUIS-DU-HA! HA!
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
ADOPTÉE LE : 6 décembre 2010
NUMÉRO DE RÉSOLUTION : 12-10-6804
AMENDÉE LE : 6 février 2012
NUMÉRO DE RÉSOLUTION : 02-12-7108
AMENDÉE LE : 3 octobre 2016
NUMÉRO DE RÉSOLUTION : 10-16-8074
Politique de gestion contractuelle
Présentation
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 938.1.2
du Code municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion
contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer
une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la
municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation
clairement précisés dans cette disposition législative.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objet de remplacer, modifier ou
bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière
d'octroi ou de gestion de contrats municipaux.
Objet
La politique de gestion contractuelle vise à assurer une saine concurrence entre les
personnes voulant contracter avec la municipalité.
Elle traite des mesures :
a)
favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage
des offres;
b)
visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière
de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de
cette loi;
c)
ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou
de corruption;
d)
ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
e)
ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de
la gestion du contrat qui en résulte;
f)
visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la
modification d'un contrat.
Portée
La présente politique de gestion contractuelle s'applique au maire, aux membres du
conseil, de même qu'au personnel de la Municipalité.
Elle s'applique également à tout mandataire ou représentant de la Municipalité lorsque
celui-ci intervient à l'intérieur du processus d'attribution et d'exécution des contrats.
Enfin, la politique de gestion contractuelle lie les soumissionnaires, les fournisseurs, de
même que toute personne qui, par ses actions, cherche à conclure un contrat avec la
Municipalité.
LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
1. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le
trucage des offres
a)
Le directeur général doit informer, sensibiliser et former les employés
et les membres du conseil relativement aux normes de confidentialité.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration
attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu
collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre
soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou
pour influencer les prix soumis.
c)
Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition
prévoyant que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a
communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un arrangement avec un
autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les
prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
d)
Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres concernant un
contrat de construction dont la valeur est égal ou supérieur à 25 000$
une disposition prévoyant que tout soumissionnaire doit détenir une
attestation de Revenu Québec et doit joindre à sa soumission son
attestation fiscale valide de l'Agence du revenu du Québec. Le défaut
de produire cette attestation a pour effet d'entraîner le rejet de la
soumission.
2. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique
en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en
vertu de cette loi
a)
Tout membre du conseil ou tout employé s'assure que toute personne
qui cherche à l'influencer est inscrite au registre des lobbyistes prévu
par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme. Si
la personne n'est pas inscrite au registre, il l'invite à le faire.
b)
Si une personne refuse de s'inscrire au registre des lobbyistes ou de
respecter la Loi ou le Code de déontologie des lobbyistes, le membre
du conseil ou l'employé s'abstient de traiter avec cette personne et, s'il
y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme.
c)
Tout appel d'offres et tout contrat doit prévoir :
une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou, le cas
échéant, le cocontractant atteste que ni lui ni aucun de ses
représentants ne s'est livré à une communication d'influence
aux fins de l'attribution du contrat ou, si une communication
d'influence a eu lieu, que l'inscription au registre des
lobbyistes a été faite et que la Loi et le Code ont été respectés.
une clause permettant à la municipalité, en cas de non-respect
de la Loi ou du Code, de rejeter la soumission, de ne pas
conclure le contrat ou de le résilier si le non-respect est
découvert après l'attribution du contrat.
3. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption
a)
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation
écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises
différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue
publique que lors de l'ouverture des soumissions.
b)
La Municipalité limitera le plus possible les visites de chantier en
groupe, en offrant des plans et devis les plus complets possible.
c)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration
attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est
livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption.
d)
Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un
ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la
soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a)
Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement
solennel à juger les offres avec impartialité et éthique.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration
attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter
un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre de conseil
ou un fonctionnaire.
5. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
a)
Aux fins de tout appel d'offres, le directeur général doit identifié un
responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir
toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout
document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout
soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir
toute précision relativement à l'appel d'offres.
b)
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à
tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de
précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le
demandeur à la personne responsable.
c)
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa
soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé, n'a
communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de
l'organisme municipal, autre que le responsable en octroi de contrat,
dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements
relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette affirmation
solennelle a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
6. Mesure visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet
d'autoriser la modification d'un contrat
a)
La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant
toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle
modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en
change pas la nature.
b)
La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir
des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux
afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
c)
Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par
le directeur général de la municipalité en plus de l'ingénieur ou du
consultant responsable du contrat. Le directeur général pourra
autoriser des directives de changements pour un maximum de 10% du
coût du contrat. Tout dépassement du 10% devra être autorisé par une
résolution du conseil municipal.
Entrée en vigueur
Cette politique de gestion contractuelle entre en vigueur le jour de son adoption.