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municipfltiTÉ
l
POLITIQUE D'UTILISATION DES l.
EUBLES
UNICIPAUX
Mise à jour le 9 DÉCEMBRE 2019
RÉSOLUTION 2019-12-276
TABLE DES MATIERES
POLITIQUE D'UTILISATION DES IMMEUBLES MUNICIPAUX......................... 3
1.
PRÉAMBULE...,......................................................................................................^
2.
CHAMPS D'APPLICATION.....................................................................................3
3.
OBJECTIFS...........................................................................................................^
4.
DISPOSITIONS GÉNÉRALES................................................................................3
CONDITIONS DE LOCATION.............................................................................^
5.
PRIORITÉ D'UTILISATION DES IMMEUBLES..................................................^
6.
AUTORISATION/ANNULATION............................................................................4
7.
SALLES DISPONIBLES ET CAPACITÉS............................................................5
8.
UTILISATIONS PERMISES.....................................................................................5
9.
UTILISATIONS PROHIBÉES..................................................................................5
10. RÉSERVATION.........................................................................................................5
11. COÛT...........................................................................................................................6
12. RESPONSABILITÉS DE LA MUNICIPALITÉ......................................................6
13. RESPONSABILITÉS DU LOCATAIRE .................................................................6
ORGANISMES.....................................................................................................9
14. UTILISATION DES IMMEUBLES...........................................................................9
15. RÉSERVATION POUR LES ORGANISMES .......................................................9
16. RESPONSABILITÉS DE L'ORGANISME ..........................................................
10
ANNEXE.............................................................................................................
11
CONTRAT............................................................................................................ ^^
FORMULAIRE DE VÉRIFICATION...............................................................................
13
FORMULAIRE DE PRÊT DE CLEF...............................................................................15
FORMULAIRE DE REGISTRE DES CLEFS ...............................................................
16
municipnuiE
SAINT-LUCIEN
POLITIQUE D'UTILISATION DES IMMEUBLES
MUNICIPAUX
1.
PRÉAMBULE
Les immeubles
municipaux servent à satisfaire les besoins municipaux,
pédagogiques, récréatifs et familiaux des organismes locaux ainsi que ceux de nos
citoyens.
Sont considérés comme immeubles municipaux
.
Les bâtiments appartenant à la Municipalité:
o Centre communautaire, les salles et locaux s'y rattachant (cuisine,
salle Desjardins, locaux utilisés par les organismes, les locaux
utilisés par l'école, etc);
.
Les terrains appartenant à la Municipalité :
o Terrain de soccer, terrain de pétanque, patinoire, les parcs, les aires
de jeux, etc.
Tous les utilisateurs devront se conformer à cette politique.
2.
CHAMPS D'APPLICATION
La présente politique concerne tous les éléments énumérés au point 1 qui sont
prêtés ou loués afin d'offrir des services à la population ou encore servent à
organiser une ou des activités éducatives, sportives, culturelles, sociales, familiales
ou communautaires.
3.
OBJECTIFS
.
Simplifier la gestion des immeubles municipaux identifiés au point 1 ;
.
Maintenir en bon état les espaces municipaux;
.
Soutenir les besoins des organismes, ainsi que ceux de la population.
4.
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
La procédure de location respectera les priorités ci-après décrites au point 5 «Priorité
d'utilisation des immeubles».
La présente politique est applicable à compter du 14 août 2018.
muniCIPRLITE
SAINT. LUCIEN
La Municipalité se réserve le droit de modifier tout élément de cette politique ou d'en
ajouter de nouveaux, lorsqu'elle le jugera nécessaire.
Hormis les organismes reconnus par la Municipalité, aucun matériel appartenant à la
Municipalité ou lié aux immeubles municipaux ne pourra être emporté en dehors de
ceux-ci.
Le mot «immeuble» dans la présente politique est défini de la façon suivante :
Bien non susceptible d'être déplacé. Il peut s'agir d'un bâtiment ou d'un terrain.
CONDITIONS DE LOCATION
5.
PRIORITÉ D'UTILISATION DES IMMEUBLES
Les utilisateurs reconnaissent que les immeubles de la Municipalité peuvent être mis
à leur disposition, mais que la Municipalité donne priorité à l'utilisation de ceux-ci
pour l'éducation, les besoins et les activités municipales.
Les priorités seront comme suit :
1. La Municipalité et les services municipaux
2. Les besoins des enfants au niveau pédagogique
3. Les organismes locaux
4. Contribuables
5. Les funérailles
6. Autres
6. AUTORISATION/ANNULATION
La direction générale se réserve le droit d'accepter ou de refuser une location.
Lorsqu'une situation de force majeure survient (ex. : Sinistre, élection, référendum,
etc.), la direction générale peut annuler toute réservation entrant en conflit avec ladite
situation. Dans ce cas, la réservation pourra être reportée à une date ultérieure ou
les sommes versées seront remboursées.
Si le locataire désire annuler sa réservation, il devra en avoir avisé la Municipalité au
moins cinq (5) jours avant la date pour laquelle la réservation aura été faite, la
somme déjà reçue sera remboursée.
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SAINT-LUCIEN
7.
SALLES DISPONIBLES ET CAPACITÉS
Les utilisateurs doivent en tout temps respecter la capacité maximale des salles
louées ou prêtées soit :
. Salle Desjardins :
21 5 personnes
. Cuisine du centre communautaire : 10 personnes et moins
8.
UTILISATIONS PERMISES
Les activités suivantes sont permises :
. Activités sportives
. Activités éducatives et culturelles
. Activités sociales
. Activités familiales
. Activités communautaires
. Activités artisanales
9.
UTILISATIONS PROHIBÉES
Les activités jugées inappropriées par la direction générale sont prohibées.
Tel qu'indiqué au point 1 «PRÉAMBULE», les immeubles municipaux ne sont pas
normalement destinés à des activités commerciales ou à but lucratif privé.
Cependant, le Conseil municipal pourra dans certains cas particuliers, autoriser ces
activités.
10. RÉSERVATION
Pour réserver les immeubles vous adresser au bureau municipal. Les demandes
seront analysées en fonction des priorités mentionnées au point 5. Les utilisateurs
devront tous, sans exception, signer un contrat avant le début de leur(s) activité(s).
Une réservation n'est confirmée que par la signature d'un contrat de location, du
paiement de celui-ci et du dépôt.
Un dépôt de 200, 00$, défrayé uni uement ar débit ou ar ent corn tant exigé à la
signature du contrat de location de salle à titre de garantie afin de réparer tout
dommage qui pourrait être causé aux immeubles, aux équipements ou à
l'ameublement de la Municipalité. Ce montant sera remis à l'utilisateur sur
présentation au bureau municipal après l'activité, si l'immeuble, les équipements et
l'ameublement sont intacts.
La clef est remise au responsable le jour et à l'heure de la location, au lieu loué.
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11. COÛT
Le coût de location des immeubles est établi annuellement au règlement de
taxation.
12. RESPONSABILITÉS DE LA MUNICIPALITÉ
La
responsabilité de
la
municipalité se
limite
à
l'attribution
locations/réservations selon la priorité d'utilisation des immeubles au point 5.
des
La municipalité remet une salle propre et en ordre. Elle vérifie que la salle soit
remise dans l'état où elle a été prêtée ou louée.
La personne à contacter en cas d'urgence SEULEMENT lors de votre location est
Steve Lussier
Cellulaire :819-817-7012
13. RESPONSABILITÉS DU LOCATAIRE
13. 1
Le locataire s'engage à respecter toutes les lois et règlements en
vigueur et à assurer le maintien de l'ordre dans les lieux loués pour la
durée de la location. Il est de même responsable de la bonne conduite
de toutes les personnes présentes à l'intérieur et à l'extérieur des lieux
et il dégage la Municipalité de toute responsabilité en cas de vol, de
pertes de biens et de blessures ou tout autre accident ou blessure
qu'aurait pu subir l'utilisateur ou une personne participant à l'activité;
13.2
Lorsqu'il y a consommation ou vente d'alcool dans les salles ou sur les
terrains municipaux, le locataire doit obtenir, auprès de la Régie des
alcools, des courses et des jeux du Québec, le permis obligatoire et
adéquat selon le type d'activité dispensée : www.rac'. ouv. c.ca ou 1-
800-363-0320. Une copie du permis de boisson doit être déposée 48
heures avant l'activité au bureau municipal et ledit permis devra être
affiché dans le local lors de l'évènement, sans quoi la consommation
d'alcool sur les lieux sera interdite. La Municipalité ne pourra nullement
être tenue responsable des amendes émises pour le non-respect de
l'obtention des permis requis pour les événements. Les amendes
seront sous l'entière responsabilité du locataire;
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SAINT-LUCIEN
13.3
II est strictement interdit de fumer et de vapoter à l'intérieur des
bâtiments et à l'extérieur sur les terrains de la municipalité, à l'exception
de celui du bureau municipal où cette interdiction ne d'applique qu'à
moins de 9 mètres du bâtiment. Toute drogue est également interdite à
l'intérieur et à l'extérieur du bâtiment. Toute dérogation à la loi ainsi que
les amendes seront sous la responsabilité du locataire;
13.4
Le locataire s'engage à respecter une norme raisonnable concernant le
niveau de bruit pendant la durée de l'activité, selon l'article 22 du
règlement no 2018-091 sur les nuisances «Constitue une nuisance et
est prohibé, le fait par toute personne d'émettre du bruit excessif, de
permettre qu'un tel bruit soit émis ou de ne pas empêcher rémission
d'un tel bruit.'»;
13.5
Le locataire s'engage à ne pas occuper la salle, ou venir y déposer des
biens ou encore décorer la salle avant le jour de la location de la salle.
En aucun cas, le locataire ne oeut occuDer les lieux le jour précédant la
date de la location à moins d'une autorisation préalable de la
Municipalité au tarif établi au règlement de taxation;
13.6
Le locataire s'engage à ne pas sous-louer les lieux en tout ou en partie
ni céder ou transférer ce contrat ou tous droits s'y rapportant sans
l'autorisation écrite de la Municipalité;
13.7
Le locataire reconnaît avoir pris connaissance de la personne à
contacter lors d'une urgence durant la location. Le locataire s'engage à
la contacter SEULEMENT EN CAS D'URGENCE, sinon le locataire
devra débourser des frais supplémentaires de 100 $ pour un
déplacement inutile;
13. 8
Le locataire de la salle doit, après son utilisation, ramasser les déchets,
verres, bouteilles, nappes, décorations ou tout autre objet qu'il a utilisé
pour son activité et les déposer dans les bacs à ordures ou à recyclage,
à l'extérieur. avant son déoart. Les tables et les chaises devront rester
en place. Il devra remettre la cuisine dans l'état où il en a pris
possession. Le locataire doit éteindre toutes les lumières et barrer la
porte avant de quitter;
13.9
Dans le cas de bris de matériel, le coût de remplacement ou de
réparation du matériel est entièrement à la charge du locataire de la
salle et sera déduit du montant du dépôt de garantie. Si ledit dépôt
s'avère insuffisant, le locataire est tenu de payer toute somme
additionnelle au dépôt qui est requise pour effectuer lesdites
réparations;
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13. 10 Afin de maintenir la durée de vie du couvre-plancher de la salle, il est
demandé aux usagers de porter des chaussures d'intérieur autant que
possible;
13. 11 Si une ou des fenêtres sont ouvertes pendant le prêt ou la location, le
responsable de la location devra s'assurer que celles-ci soient toutes
fermées avant de quitter, afin d'éviter de causer un bris du système de
chauffage-climatisation.
Une amende de 50 $ par fenêtre laissée
ouverte après son départ sera exigée au responsable de la location de
l'immeuble municipal;
13. 12 II est interdit de clouer, brocher, mettre des crochets ou tout autre objet
qui peut endommager les murs, le plafond et le sol des immeubles
municipaux, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur (exemple : fixation d'un
chapiteau dans l'asphalte est interdit). Toute annonce ou décoration
doit être enlevée à ia fin de l'activité;
13. 13 La présence d'animaux est interdite, sauf pour les chiens d'assistance
(sur présentation de l'attestation), sous peine d'une amende de 50 $
aux frais du locataire;
13. 14 II est strictement interdit de circuler avec un véhicule motorisé sur le
gazon, sous peine d'amende de 50 $ aux frais du locataire, à moins
d'une autorisation de la Municipalité;
13. 15 II est strictement défendu de sortir les tables, les chaises et le système
de son ainsi que ses composantes à l'extérieur;
13. 16 II est strictement interdit d'apporter des transformations, modifications
ou même des installations aux immeubles ou aux équipements sans au
préalable l'autorisation de la Municipalité;
13. 17 Les activités s'adressant à une clientèle de moins de 18 ans doivent
être supervisées par des adultes.
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ORGANISMES
14. UTILISATION DES IMMEUBLES
Local attitré
Les organismes utilisent des locaux de façon permanente afin d'y tenir leurs
activités, d'entreposer leurs équipements, etc. Ces locaux sont prêtés gratuitement
et déterminés par la Municipalité.
Salles
Les organismes devront respecter l'ordre de priorité d'utilisation des immeubles au
point 5.
Matériel
Aucun matériel appartenant à la Municipalité ou lié aux bâtiments municipaux ne
sera prêté ou loué, à moins d'obtenir une autorisation écrite de la Municipalité.
15. RÉSERVATION POUR LES ORGANISMES
Procédure
Toute demande de réservation et d'utilisation des immeubles municipaux doit être
faite par écrit au bureau municipal en respectant, dans la mesure du possible, les
délais s'y rattachant soit au minimum deux (2) mois à l'avance pour les activités
régulières et un (1) mois pour les activités spéciales. Seule une et même personne
mandatée par l'organisme peut effectuer les réservations.
Les activités spéciales ne peuvent se tenir à la période des activités régulières, à
moins que l'organisme qui s'occupe de ces dernières ne donne son autorisation.
Les organismes devront se partager les plages horaires disponibles dans le respect
de chacun.
Clef
Une seule et même personne par organisme sera responsable des clefs. Un
maximum de 3 clefs identiques du bâtiment abritant la salle et les locaux (Centre)
pourront être fournies pour chacun des organismes. Cette personne sera inscrite au
registre des clefs et en aura l'entière responsabilité. En cas de perte, ['organisme
devra défrayer les coûts pour l'obtention d'une clef de remplacement.
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SAINT-LUCIEN
Il est strictement interdit de reproduire les clefs. Si pour une raison particulière un
organisme demande plus que 3 clefs, la municipalité pourra lui en accorder plus,
après avoir considéré cette raison.
Utilisation du panneau numérique
Les organismes peuvent faire une demande pour utiliser le panneau numérique à
l'extérieur du centre communautaire afin de promouvoir leurs activités. Ce service
est accessible gratuitement. Les organismes doivent faire parvenir par écrit leur
message au bureau municipal 1 mois avant l'évènement. La Municipalité se garde
un droit sur la date du début de la diffusion soit un maximum de deux semaines
avant l'évènement. La Municipalité est responsable de l'affichage et peut refuser la
diffusion si le délai d'affichage est jugé trop court ou le message inapproprié.
16. RESPONSABILITÉS DE L'ORGANISME
Les organismes devront respecter les mêmes responsabilités que celles
mentionnées au point 13, sauf les points 13.9 et 13.17;
16. 1
Lors d'une réservation, l'organisme doit désigner un/ou des adultes
responsables ou une personne de moins de 18 ans spécifiquement
mandatée par l'organisme pour l'activité. Celui-ci doit être présent lors
de l'activité sinon l'accès au local sera refusé;
16.2
L'organisme ne peut exécuter ou faire exécuter des transformations,
modifications ou même des installations sans la permission de la
Municipalité. Un organisme ne peut opérer un commerce sur un
immeuble municipal sans l'autorisation de celle-ci;
16.3
Les tables et les chaises identifiées «extérieur» pourront être sorties à
l'extérieur.
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