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POLITIQUE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES RÈGLES DE GOUVERNANCE EN MATIÈRE
DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE LA MUNICIPALITÉ
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Saint-Marc-de-Figuery a adopté la Politique administrative
concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
par la résolution numéro 2023-12-210 de la séance du 4 décembre 2023;
CONSIDÉRANT qu'en 2022, la Municipalité employait, en moyenne, 50 salariés ou moins, et qu'elle n'est donc
pas assujettie à l'obligation de constituer un comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels conformément au Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation
de former un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (ci-après le
« Règlement »);
CONSIDÉRANT QUE le Règlement prévoit que lorsqu'un organisme est exonéré de l'obligation de constituer un
comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (ci-après le « Comité »), les
fonctions qui lui sont attribuées par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ c. A-2.1, sont exercées par le responsable de la protection des
renseignements personnels (RPRP) ou, dans le cas d'une municipalité, d'un ordre professionnel ou d'un centre
de services scolaire, par le directeur général;
CONSIDÉRANT QUE la Politique adoptée par la Municipalité prévoit que c'est le responsable de la protection
des renseignements personnels qui exerce les fonctions du Comité.
CONSIDÉRANT qu'il y a lieu de modifier la Politique.
IL EST PROPOSÉ PAR MONSIEUR LE CONSEILLER MARTIN THIBEAULT
APPUYÉ PAR MONSIEUR LE CONSEILLER JOCELYN LANTAGNE
ET RÉSOLU :
De modifier la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la manière suivante :
1°. Que l'article 9 « Direction générale » soit modifié par l'ajout, après le premier alinéa, du paragraphe
suivant :
« Conformément au Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de former un comité
sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (Décret 744-2023, 3 mai 2023), la
direction générale assume les tâches qui sont dévolues au Comité sur l'accès à l'information et la protection
des renseignements personnels :
a) Définir et approuver les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels (PRP) au sein de la Municipalité;
b) Définir et approuver les orientations en matière de PRP au sein de la Municipalité;
c) Formuler des avis sur les initiatives d'acquisition, de déploiement et de refonte de systèmes
d'information ou de toute nouvelle prestation électronique de services de la Municipalité
nécessitant la collecte, l'utilisation, la conservation, la communication à des tiers ou la destruction
des RP, et ce, tant au moment de la mise en place de ces initiatives que lors de toute modification
à celles-ci. »
2°. Que l'article 10 « Responsable de la protection des renseignements personnels » soit remplacé par le
suivant :
« 10. Responsable la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), en collaboration avec le
RAD, contribue à assurer une saine gestion de la PRP au sein de la Municipalité. Il soutient le
conseil, la direction générale et l'ensemble du personnel de la Municipalité dans la mise en œuvre
de la présente Politique.
Notamment, le RPRP s'assure de :
a) Définir, en collaboration avec la direction générale, les orientations en matière de
PRP au sein de la Municipalité;
b) Déterminer la nature des renseignements personnels (RP) devant être collectés par
les différents services de la Municipalité, leur conservation, leur communication à
des tiers et leur destruction;
c) Suggérer les adaptations nécessaires en cas de modifications à la Loi sur l'accès, à ses
règlements afférents ou l'interprétation des tribunaux, le cas échéant;
d) Planifier et assurer, en collaboration avec la direction générale, la réalisation des
activités de formation des employés de la Municipalité en matière de PRP;
e) Formuler à la direction générale des avis sur les initiatives d'acquisition, de
déploiement et de refonte de systèmes d'information ou de toute nouvelle
prestation électronique de services de la Municipalité nécessitant la collecte,
l'utilisation, la conservation, la communication à des tiers ou la destruction des RP,
et ce, tant au moment de la mise en place de ces initiatives que lors de toute
modification à celles-ci;
f) Formuler des avis sur les mesures particulières à respecter quant aux sondages qui
collectent ou utilisent des RP, ou encore en matière de vidéosurveillance;
g) Veiller à ce que la Municipalité connaisse les orientations, les directives et les
décisions formulées par la Commission d'accès à l'information (CAI) en matière de
PRP;
h) Évaluer, en collaboration avec la direction générale, le niveau de PRP au sein de la
Municipalité;
i)
Recommander au greffier-trésorier de procéder à l'anonymisation de RP en lieu et
place de la destruction de RP qui n'est plus utile à la Municipalité;
j)
Faire rapport au conseil et à la direction générale, sur une base annuelle, quant à
l'application de la présente politique. »
3°. Que l'article 17 « Acquisition, développement ou refonte d'un système d'information ou de prestation
électronique » soit modifié de manière que l'expression « le RPRP » soit remplacée par l'expression « la
direction générale ».
Adoptée