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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
MUNICIPALITÉ DE SAINT-MATHIAS-SUR-RICHELIEU
VERSION 11 OCTOBRE 2023 - DÉPOSÉE LE 16 OCTOBRE 2023
RÉSOLUTION N° 23-10-333 (9.11)
Politique de confidentialité
Déposée le 16 octobre 2023
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CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous
énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès ;
Conseil : Désigne le Conseil municipal de la Municipalité de Saint-Mathias-sur-Richelieu ;
Employé : Désigne un élu·e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent,
saisonnier ou contractuel ;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la
Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa
transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte, détient,
communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre de ses
activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique
et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de
téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soient les données personnelles ou
professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut
degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du
préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information financière,
les informations médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de
permis de conduire ou l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur
l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements
personnels détenus par la Municipalité.
Politique de confidentialité
Déposée le 16 octobre 2023
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2.
OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
-
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle de
vie ;
-
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles
celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
-
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le
traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et leur donner accès
lorsque requis.
Cette politique de confidentialité fonctionne également parallèlement aux conditions
générales du site www.saint-mathias-sur-richelieu.org.
CHAPITRE II - COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3.
CONFIDENTIALITÉ
3.1. La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible
uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
3.2. La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout
consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3. La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité
des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout
sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès.
4.
TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP recueilli,
les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Municipalité ayant accès à ces
RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau
présent en Annexe I de la présente Politique.
Politique de confidentialité
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5.
CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Lors de la navigation sur le site www.saint-mathias-sur-richelieu.org, différentes données personnelles
au sujet des utilisateurs sont collectées.
Les données suivantes sont collectées de manière automatique :
Adresse IP, lieu, détails matériels et logiciels, liens cliqués et le contenu que l'utilisateur a consulté.
Certaines données sont recueillies de manière non automatique via nos formulaires en lignes puis
transmis au responsable du service concerné. Se référer à l'Annexe I de la présente Politique.
Aucune donnée supplémentaire n'est collectée sans vous en informer au préalable.
5.1. La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le
consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur
l'accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire
à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a. Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b. Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c. Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité ne transmet pas à
un tiers un RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique de cette
personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut refuser
de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même des
services de la part de la Municipalité.
5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la concernant, la
personne concernée doit :
-
À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant l'enregistrement de sa
conversation, en s'adressant à l'employé de la Municipalité répondant à l'appel, en lui
signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la détention de
renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation ;
-
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité ou tout autre
document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la collecte de
renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et
en avisant l'employé de la Municipalité lui ayant fait parvenir ledit formulaire ;
-
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Municipalité, afin
de bénéficier de tout service prodigué par la Municipalité, vous pouvez communiquer
avec
nous
via
notre
formulaire
de
contact
au
www.saint-mathias-sur-
richelieu.org/nous-joindre.
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5.6. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la Municipalité
lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP.
5.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout service de la
Municipalité dans les circonstances suivantes :
-
Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d'évaluer sa
candidature pour tout emploi offert par la Municipalité ;
-
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une évaluation foncière
à la collecte de tout RP par l'évaluateur nommé par la MRC de Rouville étant
responsable de la Municipalité.
5.8. Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel,
comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tel
enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquelles il a été recueilli. Chaque
reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements
personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6.
DROIT D'ACCÈS
6.1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et conservé
dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès ;
6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de recevoir
l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité la concernant ;
6.3. La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne concernée,
à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la
Municipalité pendant les heures d'ouverture habituelles, soit de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 00 à
16 h 45 du lundi au jeudi, de 8 h 30 à 12h le vendredi (les horaires peuvent varier selon les
saisons et les jours fériés), et d'en obtenir une copie ;
6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 6 ;
6.5. L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais
n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP
peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de
paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement numéro 1004 de la
Municipalité, Règlement décrétant un mode de tarification pour l'utilisation de certains biens,
services ou activités de la Municipalité ;
6.6. Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du
montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la
reproduction ou la transmission du document.
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7.
DROIT DE RECTIFICATION
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout RP
la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié.
Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par
la Loi sur l'accès ;
7.2. Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification
d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ;
7.3. La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant tout
RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP modifié ou
ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci.
8.
PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement que
si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne
concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de
la succession, ou de bénéficiaire d'assurance vie ou d'indemnité de décès de cette dernière,
ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé.
8.2. Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que la Loi
sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe
également le requérant du recours en révision prévu par la section III du chapitre IV de la Loi
sur l'accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec
diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à
respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, le RPRP peut,
avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et en
donner avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la
personne concernée.
8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi
sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s'accompagne du
texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant
du recours en révision à la CAI prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le
délai dans lequel il peut être exercé.
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8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé, le temps
requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur l'accès.
9.
CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
9.1. La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
9.2. Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le
traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l'extérieur du Québec,
elle prend les meilleures mesures possibles afin de s'assurer que les droits des personnes
concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des
juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes concernées.
10.
TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA MUNICIPALITÉ
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu à cet
effet de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de tout RP en
faveur d'un tiers à l'externe de la Municipalité.
10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la
politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera désormais à ces
RP.
11. POLITIQUE AU SUJET DES COOKIES
11.1.
Un cookie est un fichier stocké sur le disque dur d'un utilisateur lorsqu'il navigue sur
un site web. Ce cookie permet de mieux connaître les données relatives aux habitudes
de navigation de l'utilisateur afin de lui proposer une meilleure expérience d'utilisation.
11.2.
Le site www.saint-mathias-sur-richelieu.org utilise les cookies suivants :
-
Cookies strictement nécessaires
-
Cookies de performance
-
Cookies de fonctionnalité
-
Cookies de ciblage marketing
11.3.
Conformément aux lois et règlements en vigueur, vous pouvez choisir d'être prévenu
à chaque fois qu'un cookie est créé, ou bien désactiver entièrement la transmission de
cookies par le site.
12.
DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ
12.1. La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité que ce soit la
Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers.
Politique de confidentialité
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12.2. La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite, graphique,
sonore, visuelle, informatisée ou autre.
12.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents de la
Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l'accès. Le droit d'accès
ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calculs ni comparaison
de renseignements ou de confection particulière ;
12.4. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour
permettre de le trouver.
12.5. Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui suivent
la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui paraît impossible
sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, le responsable de l'accès
à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le
requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la personne concernée,
à l'intérieur des 20 premiers jours suivant la réception de la demande d'accès.
12.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de communication
permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne
soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. Le droit d'accès à un
document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant les heures habituelles de
travail de la Municipalité ou à distance.
12.7. Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de
sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la personne requérante
conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
12.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 8.
12.9. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de
la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
13.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1. Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document ou fichier contenant
tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à l'information et de
la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des
renseignements personnels
Direction générale et service du greffe
300, chemin des Patriotes
Saint-Mathias-sur-Richelieu (Qc) J3L 6Z5
(450) 658-2841
[email protected]
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13.2. La Municipalité veillera à traiter et à répondre avec diligence aux demandes d'information,
d'accès, de suppression ou de rectification, ainsi qu'à toute plainte reçue relativement aux
pratiques à l'égard des renseignements personnels.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
14.
PLAINTES
14.1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection d'un
RP peut porter plainte auprès de la personne responsable de l'accès à l'information et de la
protection des renseignements personnels.
14.2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été refusée en tout
ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai prévu pour
répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission d'accès à
l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans
les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable
de l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision
devrait être révisée.
15.
DISPOSITIONS FINALES
15.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité
dans une section dédiée à celle-ci.
15.2. Afin de rester en accord avec la Loi ou de refléter tout changement dans le processus de
gestion des données personnelles, la présente politique de confidentialité peut être amenée
à changer et à être modifiée régulièrement. Il est recommandé aux utilisateurs de vérifier
régulièrement cette politique afin de se tenir informés.
ANNEXE I - Politique de confidentialité (article 4)
Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels les RP sont
recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des RP
Communication
Nom, prénom, courriel
Infolettre
Responsable des
communications
Formulaire d'inscription à
l'infolettre via le site de la
Municipalité
Communication
Nom, prénom, courriel,
téléphone
Photos citoyennes
Responsable des
communications
Formulaire numérique sur le
site de la Municipalité
Accueil
Nom, prénom, courriel,
téléphone, adresse où se situe la
problématique (en cas de plainte)
Requête / Contact / Plainte
Secrétaire à la réception et la
perception. Transféré
ensuite au responsable du
service concerné
Formulaire numérique sur le
site de la Municipalité
Loisirs
Nom, prénom, courriel,
téléphone, nom de l'organisme si
s'applique, adresse
Réservation de la salle Pauline-
Casavant, du gymnase de l'école
Pointe-Olivier, de la salle du Chalet
Wilson, des terrains sportifs et
espaces parc
Responsable du Service des
loisirs
Formulaire numérique sur le
site de la Municipalité
Travaux publics
Nom, prénom, courriel, adresse
où se situe le compteur d'eau
Collecte des données de
consommation d'eau pour la
facturation
Secrétaire des travaux
publics et Responsable de la
taxation, perception et paye
Formulaire remplissable sur
le site de la Municipalité