Politique de confidentialite — full text

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## POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE SAINT-MICHEL-DES-SAINTS Mars 2025  ## Politique de confidentialité ## Municipalité de Saint-Michel-des-Saints Cette politique de confidentialité est produite par la Municipalité de Saint-Michel-desSaints (aussi appelé la « Municipalité ») en respect des exigences de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) et conformément au Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique (chapitre A-2.1, r. 4.1). Ayant le souci d'agir avec transparence, la présente politique de confidentialité présente les pratiques mises en place par la Municipalité afin de protéger les renseignements personnels qui sont collectés par un moyen technologique. ## Confidentialité et non-divulgation La Municipalité veille à conserver la confidentialité des renseignements personnels qu'elle détient et prend les moyens raisonnables et appropriés pour les protéger tout au long du cycle de vie. La Municipalité applique les mesures de sécurité appropriées, notamment compte tenu du degré de sensibilité des renseignements personnels qu'elle détient afin de prévenir toute atteinte à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès, notamment lorsqu'il s'agit d'un renseignement public. En aucun cas la Municipalité ne loue, ne vend ou n'échange des renseignements personnels. Il peut arriver que la Municipalité ait à communiquer des renseignements personnels à des tiers. Dans ce cas, elle veille à obtenir le consentement de la personne concernée. Elle peut procéder à une communication sans consentement que dans les limites prévues à la Loi sur l'accès et, le cas échéant, s'assure de respecter les conditions requises pour ce faire. ## Personnes concernées Une personne concernée est une personne physique dont les renseignements personnels sont détenus par la Municipalité. Il est de la responsabilité de chaque personne de lire, de comprendre et d'adhérer à la présente politique de confidentialité avant de naviguer sur le site Web ou de confier ses renseignements personnels à la Municipalité.  ## Renseignements personnels Un renseignement personnel, c'est un renseignement qui permettant d'identifier ou de confirmer l'identité d'une personne physique, directement ou indirectement, quel que soit le support sur lequel cette information est contenue ou la forme. On considère qu'un renseignement personnel est sensible lorsqu'il suscite, chez une personne raisonnable, un haut degré d'attente en matière de vie privée (soit de par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication). La Municipalité limite l'accès aux renseignements personnels aux seules personnes pour qui il est nécessaire d'y accéder dans l'exercice de leurs fonctions. Cependant, certains renseignements, qui seraient autrement personnels, sont dotés d'un caractère public en vertu de la Loi sur l'accès (ex. les renseignements publiés au rôle d'évaluation). ## Cycle de vie Le cycle de vie d'un renseignement personnel fait référence aux stades d'existence d'un tel renseignement au sein de la Municipalité, laquelle débute par la collecte et se termine par la destruction, en passant par la conservation, l'utilisation et la communication, selon les cas. ## Renseignements personnels collectés La Municipalité collecte des renseignements concernant différentes personnes et il peut arriver que ces renseignements soient recueillis par des moyens technologiques. La Municipalité collecte généralement elle-même les renseignements, mais il peut arriver qu'elle mandate un tiers afin qu'il procède à la collecte en son nom. Le cas échéant, la Municipalité en informe la personne concernée. La Municipalité collecte des citoyens les renseignements personnels suivants, lesquels sont nécessaires pour obtenir une copie du rôle de taxation, s'abonner à la bibliothèque ou pour réserver une salle : - Pièce d'identité; - Nom; - Adresse.  La Municipalité collecte des employés les renseignements personnels suivants, lesquels sont nécessaires pour l'embauche et le maintien de l'emploi : - Nom; - Adresse et code postal; - Numéro de téléphone; - Courriel personnel; - Numéro d'assurance sociale; - Spécimen de chèque; - Permis de conduire; - CV. La Municipalité collecte des candidats à l'emploi les renseignements personnels suivants, lesquels sont nécessaires pour le traitement de la candidature : - Nom; - Numéro de téléphone; - Adresse courriel; - CV. ## Mesures de sécurité Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. Plusieurs mesures de sécurité sont utilisées pour protéger les renseignements collectés par des moyens technologiques, notamment : - Mesures techniques (prévention avec les employés, gestion des accès, etc.); - Mesures informatiques (système d'encryptage, etc.); - Pare-feu; - Sauvegarde informatique. La Municipalité traite et héberge elle-même, au Québec, tout renseignement personnel collecté. Lorsque la Municipalité, confie la collecte, la détention ou le traitement de tout renseignement personnel, à un fournisseur de service, elle s'assure de respecter les règles applicables dans un tel contexte et prend les mesures afin de veiller à ce que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur.  Cette personne est également disponible pour répondre à toute question au sujet du traitement des renseignements personnels par la Municipalité. ## Entrée en vigueur et mises à jour La présente politique entre en vigueur le 17 mars 2025. Toute modification à la présente politique doit être approuvée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels et doit être précédée d'un avis de modification de quinze (15) jours, lequel est publié sur le site Internet de la Municipalité.   Réjean Godin, Maite Sébastien Gariépy, Directeur général et greffier-trésorier Le cas échéant, les mises à jour sont identifiées à l'aide du tableau qui suit. | Mises à jour | Mises à jour | |----------------|----------------| | | Date |  Il est toutefois important de comprendre que l'usage de la technologie implique des risques de sécurité intrinsèques et qu'aucune mesure de sécurité n'est infaillible ou entièrement garantie. Ainsi, toute personne est invitée à contacter sans délai la Municipalité advenant une crainte à l'égard de la sécurité des données. ## Avis en cas d'incident de confidentialité La Municipalité s'engage à aviser les personnes concernées dont les renseignements personnels pourraient être touchés par un incident de confidentialité qui représente un risque de préjudice sérieux, conformément à la Loi sur l'accès. ## Demander l'accès ou la rectification Toute personne concernée par des renseignements personnels collectés, conservés ou utilisés par la Municipalité peut formuler une demande d'accès ou de rectification. Toute demande d'accès doit être faite par écrit et adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à la Municipalité, en complétant le Formulaire de demande d'accès ou le Formulaire de demande de rectification, selon le cas. La personne responsable demandera à la personne requérante de prouver son identité. ## Porter plainte Toute personne est invitée à porter plainte auprès de la Municipalité, en complétant le Formulaire de plainte prévu à cet effet, si elle considère que celle-ci ne respecte pas la Loi sur l'accès, ne remplit pas ses obligations ou ne respecte pas les droits des personnes concernées à l'égard des renseignements personnels. ## Personne responsable Toute demande ou plainte doit être adressée par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels : Sébastien Gariépy, directeur général [email protected] 450 886-4502 La personne responsable prête assistance à toute personne qui entend déposer une demande ou porter plainte, sur demande ou de son propre chef, selon les circonstances.