Politique de confidentialité des renseignements personnels — full text

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V1/2023-11-02 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 2 TABLE DES MATIÈRES OBJECTIF DE LA POLITIQUE 3 CONSENTEMENT, COLLECTE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS 3 TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES) 3 PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 3 RESPONSABILITÉ DE L'UTILISATEUR 4 ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DROIT DE RECTIFICATION 4 SÉCURITÉ DE L'INFORMATION 4 LIENS VERS D'AUTRES SITES 4 INFOLETTRE 5 ENTRÉE EN VIGUEUR 5 V1/2023-11-02 OBJECTIF DE LA POLITIQUE La municipalité de Saint-Patrice-de-Sherrington est un organisme public assujetti, notamment, à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, Chapitre A.-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, Chapitre C.-1.1). Avec le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. Cette politique définit la protection des renseignements personnels ou confidentiels et en précise les normes de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation, de droit d'accès et de rectification. CONSENTEMENT, COLLECTE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS En respect des lois applicables, lorsqu'elle recueille des renseignements personnels et confidentiels, la Municipalité indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement des utilisateurs pour en faire usage. La Municipalité devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d'autres fins, des renseignements déjà recueillis. Les renseignements personnels sont stockés uniquement à des fins de référence, de communication et d'identification. Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre calendrier de conservations. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu'aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction. Nous certifions que les renseignements personnels ne seront pas donnés, prêtés, ni vendus à qui que ce soit et qu'aucune sollicitation abusive ne sera envoyée. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES) La Municipalité a recours à des outils d'analyse (tel que Google Analytics) sur son site Internet. Ces outils permettent la collecte, l'analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d'optimiser l'utilisation du site Internet. Les témoins utilisés par la Municipalité ne permettent pas de collecter des renseignements personnels au sujet des utilisateurs. Les utilisateurs peuvent, en tout temps, modifier les paramètres de confidentialité du navigateur afin de bloquer les témoins. La Municipalité utilise ces témoins de connexion afin de comptabiliser, entre autres : - le nombre de visiteurs - les pages les plus consultées - les sites référents - le pays d'origine des utilisateurs PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Nous nous engageons à ne pas commercialiser les renseignements personnels collectés. La Municipalité ne loue, ni ne vend, ni n'échange des informations personnelles nominatives (par exemple le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, etc.) ou encore des informations financières (numéros de cartes de crédit) qui pourraient permettre de vous identifier. 4 La Municipalité s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à moins que cela ne soit demandé en vertu d'une obligation juridique ou d'une ordonnance d'un tribunal ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat confié à un tiers. Lorsque la Municipalité retient les services d'une société externe, elle emploie tous les moyens appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable à la Municipalité et collectés, utilisés, conservés et détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la Municipalité est assujettie. RESPONSABILITÉ DE L'UTILISATEUR En utilisant le site Internet de la Municipalité de Saint-Patrice-de-Sherrington, les utilisateurs confirment avoir lu et compris les présentes conditions d'utilisation et, par conséquent, qu'ils acceptent de s'y conformer ainsi qu'à toute modification qui pourrait y être apportée. Les utilisateurs s'engagent à tenir à jour les renseignements personnels et sont responsables de l'information qu'ils acheminent ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements. Les utilisateurs doivent également s'assurer que le système ou l'équipement avec lequel ils transmettent ou reçoivent l'information de la Municipalité est suffisamment sécuritaire et ceux-ci doivent faire preuve de vigilance. La Municipalité ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements découlant d'une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l'équipement ou le système de l'abonné. La Municipalité suggère aux utilisateurs de ne pas utiliser des sites Internet ou applications collectant des renseignements personnels lorsqu'ils utilisent le Wifi public (ex. : site bancaire). ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DROIT DE RECTIFICATION En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels, une personne peut demander d'avoir accès aux renseignements qui la concernent et de les faire rectifier. Les demandes d'accès et de rectification doivent être adressées, par écrit, au responsable de l'accès à l'information soit, Monsieur Clément Costanza, directeur général et greffier-trésorier aux coordonnées suivantes : par courriel à l'adresse [email protected] ou par voie postale au 300, rue Saint-Patrice, Saint-Patrice-de-Sherrington (Québec) J0L 2N0. SÉCURITÉ DE L'INFORMATION La Municipalité a mis en place différents moyens pour s'assurer que les renseignements personnels et confidentiels soient protégés contre les risques. Ces moyens comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques qu'elle juge raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements personnels et confidentiels collectés ainsi que des méthodes de conservation. LIENS VERS D'AUTRES SITES Le site Internet de la Municipalité peut contenir des liens hypertextes vers des sites gérés par des tiers. En activant l'un de ces liens, il est possible que l'utilisateur quitte le site Internet de la Municipalité. Dans ce cas, la Municipalité n'est pas responsable du contenu de ces sites et n'endosse pas leur contenu. Le fait que les sites de ces tierces parties soient présentés sur le site Internet de la Municipalité ne doit en aucun cas être interprété comme étant une validation de la part de la Municipalité et n'engage d'aucune façon sa responsabilité. La Municipalité ne peut être tenue responsable des dommages, de quelques natures que ce soit, découlant de la navigation et de l'utilisation de ces sites. Toute plainte au sujet des sites de tierces parties doit être adressée aux administrateurs de ces sites. 5 INFOLETTRE La Municipalité a créé une infolettre comme outils de communication permettant d'informer la population sur des sujets pertinents. L'inscription à l'infolettre se fait sur une base volontaire. Les utilisateurs inscrits sur la liste d'expédition acceptent que la Municipalité se serve de leurs coordonnées courriel pour leur transmettre l'infolettre sur différents sujets municipaux. Les renseignements personnels des utilisateurs sont protégés en vertu de la Politique de confidentialité en vigueur. Les utilisateurs peuvent, à tout moment, se désabonner de l'infolettre. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal. ADOPTÉ à Saint-Patrice-de-Sherrington ce 12e jour du mois de décembre 2023. Yves Boyer, Clément Costanza, Maire Directeur général et greffier-trésorier Avis de motion : s.o. ; Présentation du projet : 14 novembre 2023 ; Adoption de la Politique : 12 décembre 2023 ; Entrée en vigueur : 12 décembre 2023