This is the exact embedded text of the captured official document.
Snapshot d2c617523554 · verified 2026-06-14 ·
original document ·
archived snapshot ·
unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.
PROJET POUR DISC USSION
1
PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ RÉGIONALE DE COMTÉ DE BÉCANCOUR
MUNICIPALITÉ DE SAINT-PIERRE-LES-BECQUETS
POLITIQUE POUR UN
CONSEIL MUNICIPAL SANS PAPIER
02-2024
PROJET POUR DISC USSION
2
ATTENDU que depuis 2019 le conseil municipal a éliminé, autant que possible, l'utilisation de
documents papier lors des réunions du Conseil municipal afin de diminuer le volume d'impression de
papier;
ATTENDU qu'il y a lieu d'adopter une politique afin de prévoir les règles encadrant le conseil sans papier
et l'utilisation du matériel informatique à cette fin;
ATTENDU qu'une plateforme a été mis en place pour la gestion des documents numériques pertinents
au déroulement des séances du conseil;
ATTENDU que les informations et fichiers pertinents aux séances du conseil seront enregistrés
électroniquement sur la plateforme de sorte qu'ils puissent être consultés par tout utilisateur désigné,
à tout moment;
ATTENDU que la municipalité peut mettre à la disposition des membres du conseil et certains
fonctionnaires le matériel informatique nécessaire pour leur permettre d'avoir accès aux documents
en mode numérique lors des séances du conseil et ainsi éviter l'impression de papier;
ATTENDU que chaque utilisateur de la plateforme devra protéger son accès par un mot de passe et
s'engager à en préserver la confidentialité;
ARTICLE 1 - PRÉAMBULE
Le préambule fait partie intégrante de la présente politique.
ARTICLE 2 - OBJET
La présente politique a pour but de prévoir les règles de fonctionnement et de confidentialité entourant
l'instauration d'un conseil municipal sans papier et l'utilisation du matériel informatique qui peut être
mis à la disposition des membres du conseil et de certains fonctionnaires municipaux.
ARTICLE 3 - DÉFINITION
3.1. UTILISATEUR : Tout membre du conseil ou fonctionnaire autorisé à accéder à la plateforme.
3.2. MATÉRIEL INFORMATIQUE : Tout l'équipement et outil informatique (tablette, ordinateur
portable, accessoire périphérique, logiciel, etc.) pouvant être mis à la disposition d'un
utilisateur qui est nécessaire pour permettre l'accès aux documents en mode numérique lors
des séances du conseil.
ARTICLE 4 - ACCÈS AUX DOCUMENTS
PROJET POUR DISC USSION
3
4.1. Les informations et fichiers pertinents aux séances du conseil sont accessibles sur la
plateforme de sorte qu'ils puissent être consultés par tout utilisateur désigné, à tout
moment.
4.2. Un accès à la plateforme est accordé à un utilisateur par l'entremise de la directrice générale.
4.3. Toute la documentation pertinente aux séances du conseil est déposée sur la plateforme, par
la directrice générale au plus tard 72 heures avant la séance pour consultation au préalable
par les membres du conseil, à moins d'une situation exceptionnelle.
4.4. Le Conseil tient les séances sans utilisation de papier; chaque utilisateur est donc responsable
d'apporter le matériel informatique nécessaire pour avoir accès aux fichiers numériques
pendant la réunion.
4.5. Seules les personnes autorisées par la municipalité peuvent modifier, supprimer ou partager
les fichiers sur la plateforme.
ARTICLE 5 - UTILISATION ET GESTION DU MATÉRIEL INFORMATIQUE
5.1. La municipalité met à la disposition de chaque catégorie d'utilisateur le matériel informatique
approprié pour répondre à leur besoin d'utilisation dans l'exercice de leur fonction, soit :
-
Le maire : portable
-
Les membres du conseil : tablette ou portable
-
Le greffier : portable
5.2. La municipalité tient un registre du matériel informatique ainsi mis à la disposition des
utilisateurs (voir l'Annexe 1 à cet effet);
5.3. Le matériel informatique mis à la disposition des utilisateurs l'est sous forme de prêt et
demeure la propriété de la municipalité.
5.4. L'utilisateur s'engage à faire un usage normal, raisonnable et non abusif du matériel
informatique. L'utilisateur doit être prudent et consciencieux lors de l'utilisation du matériel
qui est laissé à ses soins et sous sa responsabilité et s'engage à ne pas le prêter à d'autres
personnes.
5.5. Le matériel informatique mis à la disposition de l'utilisateur est prévu pour l'exercice de ses
fonctions et ne peut être utilisé pour des fins autres que ceux auxquels il est destiné.
5.6. L'utilisateur s'engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour prévenir tout
dommage, disparition ou vol du matériel informatique mis à sa disposition dans l'exercice de
ses fonctions;
PROJET POUR DISC USSION
4
5.7. La municipalité s'engage à mettre à la disposition de chaque utilisateur le matériel
informatique en bon état de fonctionnement et adapté à leur besoin d'utilisation dans
l'exercice de leur fonction.
5.8. La municipalité assume les coûts nécessaires pour l'entretien et la mise à jour du matériel
informatique.
5.9. L'utilisateur dont le mandat ou l'emploi prend fin remet dans les huit (8) jours le matériel
informatique mis à sa disposition à la Municipalité.
5.10. Malgré le paragraphe 5.1, un utilisateur peut décider d'utiliser son matériel informatique
personnel pour l'accès aux documents sur la plateforme, le cas échéant l'ensemble de la
présente politique s'applique avec les adaptations nécessaires, sauf les paragraphes 5.2 à 5.9;
5.11. Un utilisateur autorisé à accéder aux documents sur la plateforme ne doit pas compromettre,
de quelque façon que ce soit, la sécurité du système mis en place.
ARTICLE 6 - CONFIDENTIALITÉ
6.1. Un utilisateur ne doit pas permettre à une tierce personne non autorisée d'accéder à la
plateforme ou d'utiliser les documents et informations s'y trouvant et ce, qu'il utilise son
propre matériel informatique ou celui de la municipalité;
6.2. Chaque utilisateur est tenu de préserver la confidentialité de son mot de passe et d'en
protéger l'accès et l'utilisation. Il doit donc s'assurer de ne pas le divulguer,
intentionnellement ou non, à qui que ce soit. Il est recommandé de ne pas conserver ces
renseignements par écrit et de contacter le service de soutien informatique en cas d'oubli.
6.3. Bien que certains documents déposés sur la plateforme puissent être accessibles en vertu de
la loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (L.R.Q. c. A-2.1), l'utilisateur reconnait que seule la personne
responsable de l'accès aux documents de la Municipalité peut en autoriser la transmission et
s'engage donc à respecter ces modalités et à ne pas diffuser les documents mis à sa
disposition pour les fins de l'exercice de ses fonctions.
6.4. Un utilisateur qui a des motifs de croire que s'est produit un incident de confidentialité
impliquant un renseignement personnel que la Municipalité détient doit immédiatement en
aviser le responsable de l'accès aux documents de la Municipalité pour que cette dernière
puisse prendre les mesures appropriées en vertu de la loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q. c. A-2.1),
ARTICLE 7 - ENTRÉE EN VIGUEUR
PROJET POUR DISC USSION
5
7.1. La présente politique a été adoptée le 6 février 2024 par résolution N° 2024-02-38 et abroge
toutes les politiques antérieures traitant du même sujet.
PROJET POUR DISC USSION
6
ENTENTE ET CONSENTEMENT DE L'UTILISATEUR
Je, ___________________________________(indiquer le nom et sa fonction), confirme avoir lu et
compris la politique pour un conseil municipal sans papier et je m'engage à m'y conformer et à
respecter l'ensemble de ses dispositions.
J'accepte les conditions de la politique librement.
____________________________
____________________________
Signature de l'utilisateur
Date