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PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DE
SAINT-PRIME
RÈGLEMENT NO 2020-03
GESTION CONTRACTUELLE
ATTENDU QU'un règlement décrétant l'adoption d'une politique de gestion
contractuelle a été adopté par la Municipalité le 2 mai 2011, conformément à
l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec (ci-après appelé « C.M. »);
ATTENDU QUE l'article 938.1.2 C.M. a été remplacé, le 1er janvier 2018, obligeant
les municipalités, à compter de cette dernière date, à adopter un règlement sur la
gestion contractuelle, le règlement actuel de la Municipalité pouvant ainsi être
conservé tel quel ou modifié selon les nouvelles règles;
ATTENDU QUE la Municipalité souhaite, comme le lui permet le 4e alinéa de
l'article 938.1.2 C.M., prévoir des règles de passation des contrats qui comportent
une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un
contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en
vertu de l'article 935 C.M.;
ATTENDU QU'en conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur invitation) ne
s'applique plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur du présent
règlement;
ATTENDU QUE le présent règlement répond à un objectif de transparence et de
saine gestion des fonds publics;
ATTENDU QU'un avis de motion a été donné et qu'un projet de règlement a été
déposé à la séance du 3 février 2020;
ATTENDU QUE le directeur général et secrétaire-trésorier mentionne que le présent
règlement a pour objet de prévoir des mesures relatives à la gestion contractuelle
pour tout contrat qui sera conclu par la Municipalité, incluant certaines règles de
passation des contrats pour les contrats qui comportent une dépense d'au moins
25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé
qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M., ce
seuil étant, depuis le 19 avril 2018, de 101 100 $, et pourra être modifié suite à
l'adoption, par le ministre, d'un règlement en ce sens ;
EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ PAR madame la conseillère Brigitte
Gagné, APPUYÉ madame la conseillère Isabelle Lapierre ET RÉSOLU
UNANIMEMENT QUE LE PRÉSENT RÈGLEMENT SOIT ADOPTÉ ET QU'IL SOIT
ORDONNÉ ET STATUÉ COMME SUIT :
CHAPITRE I
DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES
SECTION I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES
1.
Objet du règlement
Le présent règlement a pour objet :
a)
de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des contrats accordés par la
Municipalité, conformément à l'article 938.1.2 C.M;
b)
de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense
d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui
ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu
de l'article 935 C.M.
2.
Champ d'application
Le présent règlement s'applique à tout contrat conclu par la Municipalité, y compris
un contrat qui n'est pas visé à l'un des paragraphes du premier alinéa du
paragraphe 1 de l'article 935 ou aux articles 938.0.1 et 938.0.2 C.M.
Le présent règlement s'applique, peu importe, l'autorité qui accorde le contrat, que
ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil a délégué le pouvoir de
dépenser et de passer des contrats au nom de la Municipalité.
SECTION II DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES
3.
Interprétation du texte
Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d'interprétation
(RLRQ,c. I-16).
Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions
impératives des lois régissant les contrats des municipalités, à moins que ces lois
ne permettent expressément d'y déroger par le présent règlement dont, par
exemple, certaines des mesures prévues au Chapitre II du présent règlement.
4.
Autres instances ou organismes
La Municipalité reconnaît l'importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres
instances qui peuvent enquêter et agir à l'égard des objets visés par certaines
mesures prévues au présent règlement. Cela comprend notamment les mesures
visant à prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption,
de truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur
la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des
lobbyistes adopté en vertu de cette loi.
5.
Règles particulières d'interprétation
Le présent règlement ne doit pas être interprété :
a)
de façon restrictive ou littérale;
b)
comme restreignant la possibilité pour la Municipalité de contracter de gré à
gré, dans les cas où la loi lui permet de le faire.
Les mesures prévues au présent règlement doivent s'interpréter :
a)
selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à
reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à
augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de
loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des
gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour
gouverner selon leurs attributions;
b)
de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les
démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au
montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps
exigé et à la taille de la Municipalité.
6.
Terminologie
À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le
présent règlement ont le sens suivant :
« Appel d'offres » :
Appel d'offres public ou sur invitation exigé par les
articles 935 et suivant C.M. ou un règlement adopté
en vertu de cette loi. Sont exclues de l'expression
« appel d'offres », les demandes de prix qui sont
formulées lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis
par la loi ou par le présent règlement.
« Soumissionnaire » :
Toute personne qui soumet une offre au cours d'un
processus d'appel d'offres.
CHAPITRE II
RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION
7.
Généralités
La Municipalité respecte les règles de passation des contrats prévues dans les lois
qui la régissent, dont le C.M. De façon plus particulière :
a)
elle procède par appel d'offres sur invitation lorsque la loi ou un règlement
adopté en vertu d'une loi impose un tel appel d'offres, à moins d'une
disposition particulière à l'effet contraire prévue au présent règlement;
b)
elle procède par appel d'offres public dans tous les cas où un appel d'offres
public est imposé par la loi ou par un règlement adopté en vertu de la loi;
c)
elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement
lui permet de le faire.
Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour
la Municipalité d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution d'un
contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation ou par une demande de
prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré.
8.
Contrats pouvant être conclus de gré à gré
Tout contrat visé à l'un des paragraphes du premier alinéa de l'article 935 C.M.
comportant une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la
dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de
soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M. peut être conclu de gré à gré par
la Municipalité.
(mod. rég. 2023-07, ad. 02/10/2023, en vigueur 03/10/2023)
9.
Contrats pouvant être conclus avec un membre du conseil municipal, un
fonctionnaire ou un employé municipal pour des commerces de
proximité
Malgré les articles 304 L.E.R.M. et 269 C.M., la Municipalité de Saint-Prime
peut conclure un contrat d'acquisition ou de location de biens dans un
commerce dans lequel un élu, un fonctionnaire ou un employé de la
Municipalité détient un intérêt, tel que le permet l'article 305.0.1 L.E.R.M. et
269.1 Code municipal. Le commerce visé par ce contrat doit faire partie des
types de commerces déterminés par le « Règlement déterminant, pour
l'application des articles 116.0.1 de la Loi sur les cités et villes, 269.1 du Code
municipal et 305.0.1 de la Loi sur les élections et les référendums dans les
municipalités, les types de commerces dans lesquels des biens peuvent être
acquis ou loués », soit :
- Alimentation;
- Restauration;
- Station-service;
- Pharmacie;
- Quincaillerie;
- Vente de pièces mécaniques;
- Location de machinerie ou d'outils.
Des achats et des locations pourraient ainsi être faits dans un tel commerce si
celui-ci est le seul de ce type sur le territoire de la Municipalité et s'il est le
plus près du lieu où siège le conseil que tout autre commerce du même type
situé dans une autre municipalité.
Si le type de commerce visé n'est pas présent sur le territoire de la
Municipalité, celle-ci pourrait s'approvisionner dans un commerce lié à un élu,
un fonctionnaire ou un employé situé hors de son territoire, dans la mesure
où il s'agit du commerce de ce type le plus près du lieu où siège le conseil.
Dans le cas des matériaux de construction, ils ne peuvent être acquis pour
l'exécution de projets de construction ou de rénovation. L'exception autorise
seulement l'acquisition de matériaux pour un montant maximum de 5 000 $
par projet, pour des travaux d'entretien ou de réparation (ex. : remplacement
d'une porte ou d'une fenêtre ou encore la réparation d'une rampe d'accès.
Si un tel contrat est accordé, une liste de ces achats devra être déposée sur
une base bisannuelle au conseil municipal ainsi que sur le site Internet de la
Municipalité où doit apparaître :
- Le nom du fonctionnaire, de l'employé ou de l'élu ;
- Le nom de l'entreprise avec qui le contrat est conclu, le cas
échéant ;
- La liste de chacun des achats et des locations effectués et des
montants de ceux-ci.
(ajout. règ. 2024-06, ad. 2024/12/02, en vigueur 2024/12/04)
10.
Rotation - Principes
La Municipalité favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels,
à l'égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 8.
La Municipalité, dans la prise de décision à cet égard, considère notamment les
principes suivants :
a)
le degré d'expertise nécessaire;
b)
la qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la
Municipalité;
c)
les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou
des matériaux ou à la dispense de services;
d)
la qualité des biens, services ou travaux recherchés;
e)
les modalités de livraison;
f)
les services d'entretien;
g)
l'expérience et la capacité financière requises;
h)
la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du
marché;
i)
le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire de la
Municipalité;
j)
tout autre critère directement relié au marché.
11.
Rotation - Mesures
Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l'article 10, la
Municipalité applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances
particulières, les mesures suivantes :
(mod. règ. 2024-06, ad. 2024/12/02, en vigueur 2024/12/04)
a)
les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le
territoire de la Municipalité compte plus d'un fournisseur, cette identification
peut se limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, le territoire de la MRC
ou de toute autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu
de la nature du contrat à intervenir;
b)
une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à
l'article 9, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la
saine administration;
c)
la Municipalité peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les
fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins;
d)
pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les
fournisseurs potentiels, la Municipalité peut également constituer une liste de
fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste,
le cas échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au
paragraphe b) du présent article.
11.1 Lorsque cela est possible et dans l'intérêt de la Municipalité, les biens et
les services québécois ou autrement canadiens, de même que les
entreprises ayant un établissement au Québec ou ailleurs au Canada
sont préférées à tout autre concurrent lors de l'attribution d'un contrat
de gré à gré ou lors d'envoi d'une invitation écrite à soumissionner
lorsque le montant de la dépense est sous le seuil déterminé par le
Ministre obligeant de procéder par appel d'offres public.
Pour les contrats de gré à gré, la Municipalité favorise l'envoi de
demandes de prix auprès de ces entreprises en priorité à tout autre
concurrent, lorsque de telles demandes sont justifiées. En cas d'égalité
des prix, de la qualité des services ou, plus largement, de toute offre
comparable sur ses éléments essentiels entre une entreprise
québécoise et une entreprise canadienne, la Municipalité favorise
l'attribution du contrat à l'entreprise québécoise.
Pour les contrats adjugés à la suite d'une invitation écrite à
soumissionner, s'il ne lui est pas possible ou s'il n'est pas dans son
intérêt de se limiter à ces personnes, la Municipalité révise son besoin
afin de déterminer si une nouvelle formulation peut permettre de les
favoriser préalablement à l'envoi des invitations à soumissionner. Si,
malgré cette révision du besoin, il demeure nécessaire ou dans l'intérêt
de la Municipalité d'inclure des personnes ne répondant pas à l'objectif
du premier alinéa, la Municipalité peut réviser sa stratégie contractuelle
pour considérer l'attribution du contrat de gré à gré, lorsque cela lui est
permis.
Lorsque les circonstances ne permettent pas ou ne justifient pas de
favoriser de telles entreprises, la Municipalité peut conclure un contrat
avec un autre concurrent.
(ajout règ. 2024-06, ad. 02/12/2024, en vigueur 04/12/2024)
11.2 Lorsque la Municipalité utilise la mesure de l'article 11.1 du présent
règlement, elle procède à une rotation des cocontractants lors de
l'attribution des contrats de gré à gré ou de l'invitation des personnes à
soumissionner, si cela est possible et dans son intérêt. Cette rotation
doit être faite selon les mêmes critères que ceux déjà élaborés pour la
rotation des fournisseurs qui se voient attribuer des contrats de gré à
gré au-delà du seuil monétaire de 25 000$ en vertu des dispositions du
présent règlement de gestion contractuelle, avec les adaptations
nécessaires. »
(ajout règ. 2024-06, ad. 02/12/2024, en vigueur 04/12/2024)
CHAPITRE III
MESURES
SECTION I CONTRATS DE GRÉ À GRÉ
12.
Généralités
Pour certains contrats, la Municipalité n'est assujettie à aucune procédure
particulière de mise en concurrence (appel d'offres public ou sur invitation).
Le présent règlement ne peut avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la
Municipalité, de procéder de gré à gré pour ces contrats. Il s'agit, notamment,
de contrats :
−
qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d'appel d'offres
(contrats autres que des contrats d'assurance pour l'exécution de travaux,
d'approvisionnement et de services);
−
expressément exemptés du processus d'appel d'offres (notamment ceux
énumérés à l'article 938 C.M. et les contrats de service professionnel
nécessaires dans le cadre d'un recours devant un tribunal, un organisme ou
une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles;
−
d'assurance, pour l'exécution de travaux, d'approvisionnement ou de services
(incluant les services professionnels) qui comportent une dépense inférieure
à 25 000 $.
13.
Mesures
Lorsque la Municipalité choisit d'accorder un contrat de gré à gré, les mesures
suivantes s'appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la
nature du contrat :
a)
Lobbyisme
− Mesures prévues aux articles 17 (Devoir d'information des élus et
employés) et 18 (Formation);
b)
Intimidation, trafic d'influence ou corruption
− Mesure prévue à l'article 20 (Dénonciation);
c)
Conflit d'intérêts
− Mesure prévue à l'article 22 (Dénonciation);
d)
Modification d'un contrat
− Mesure prévue à l'article 28 (Modification d'un contrat).
(mod. règ. 2024-06, ad. 02/12/2024, en vigueur 04/12/2024)
14.
Document d'information
La Municipalité doit publier, sur son site Internet, le document d'information relatif à
la gestion contractuelle jointe à l'Annexe 1, de façon à informer la population et
d'éventuels contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent
règlement.
SECTION II TRUQUAGE DES OFFRES
15.
Sanction si collusion
Dois être insérée dans les documents d'appel d'offres, une disposition prévoyant la
possibilité pour la Municipalité de rejeter une soumission s'il est clairement établi
qu'il y a eu collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter
contre le truquage des offres.
16.
Déclaration
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du
contrat, une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée
et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement
avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage
des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2.
SECTION III LOBBYISME
17.
Devoir d'information des élus et employés
Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire ou employé doit rappeler, à toute
personne qui prend l'initiative de communiquer avec lui afin d'obtenir un contrat,
l'existence de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme,
lorsqu'il estime qu'il y a contravention à cette loi.
18.
Formation
La Municipalité privilégie la participation des membres du conseil et des
fonctionnaires et employés à une formation destinée à les renseigner sur les
dispositions législatives et réglementaires applicables en matière de lobbyisme.
19.
Déclaration
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission ou, au plus tard avant l'octroi du
contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses
collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré à une communication
d'influence aux fins de l'obtention du contrat en contravention à la Loi sur la
transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ou, si telle communication
d'influence a eu lieu, qu'elle a fait l'objet d'une inscription au registre des lobbyistes
lorsqu'une telle inscription est exigée en vertu de la loi. Cette déclaration doit être
faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2.
SECTION IV INTIMIDATION, TRAFIC D'INFLUENCE OU CORRUPTION
20.
Dénonciation
Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité doit dénoncer, le plus tôt possible,
toute tentative d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption dont il a été
témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée
comme limitant le droit de la personne concernée à porter plainte auprès d'un
service de police ou d'une autre autorité publique.
Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur
général au maire; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne
œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique
directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est
faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués,
la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil
municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec
diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation
dénoncée.
21.
Déclaration
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du
contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses
collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré, dans le cadre de l'appel
d'offres, à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit
d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne
œuvrant pour la Municipalité. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à
l'Annexe 2.
SECTION V CONFLITS D'INTÉRÊTS
22.
Dénonciation
Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité, impliqué dans la préparation de documents
contractuels ou dans l'attribution de contrats, doivent dénoncer, le plus tôt possible,
l'existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou
entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Municipalité.
Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur
général au maire; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la
dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général,
la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué.
S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à
un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la
dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en
fonction de la nature de la situation dénoncée.
23.
Déclaration
Lorsque la Municipalité utilise un système de pondération et d'évaluation des offres,
tout membre du comité de sélection doit déclarer solennellement par écrit, avant de
débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire particulier,
direct ou indirect, à l'égard du contrat faisant l'objet de l'évaluation. Il doit également
s'engager à ne pas divulguer le mandat qui lui a été confié par la Municipalité,
de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer,
tant pendant son mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans
l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions de membre du comité de
sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3.
24.
Intérêt pécuniaire minime
L'intérêt pécuniaire minime n'est pas visé par les mesures décrites aux articles 22 et
23.
(mod. règ. 2024-06, ad. 02/12/2024, en vigueur 04/12/2024)
SECTION VI IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D'APPEL
D'OFFRES
25.
Responsable de l'appel d'offres
Tout appel d'offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire
potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir
toute information ou précision relativement à l'appel d'offres.
26.
Questions des soumissionnaires
Le responsable de l'appel d'offres compile les questions posées par chacun des
soumissionnaires au cours du processus d'appel d'offres et émet, s'il le juge
nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les
réponses aux questions posées par les autres.
Le responsable de l'appel d'offres a l'entière discrétion pour juger de la pertinence
des questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper
et reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux
soumissionnaires.
27.
Dénonciation
Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité, doit, dès qu'il en est informé, dénoncer
l'existence de toute situation, autre qu'un conflit d'intérêts, susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus d'appel d'offres et de la
gestion du contrat qui en résulte.
Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur
général au maire; les autres fonctionnaires et employés, ainsi que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la
dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général,
la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux
impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du
conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter
avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la
situation dénoncée.
SECTION VII MODIFICATION D'UN CONTRAT
28.
Modification d'un contrat
Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d'en augmenter le prix
doit être justifiée par la personne responsable de la gestion de ce contrat,
en considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification.
La Municipalité ne peut modifier un contrat accordé à la suite d'un appel d'offres,
sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n'en change
pas la nature.
29.
Réunions de chantier
Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la Municipalité favorise la tenue
de réunions de chantier régulières afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
CHAPITRE IV DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES
30.
Application du règlement
L'application du présent règlement est sous la responsabilité du directeur général de
la Municipalité. Ce dernier est responsable de la confection du rapport qui doit être
déposé annuellement au conseil concernant l'application du présent règlement,
conformément à l'article 938.1.2 C.M.
31.
Abrogation de la Politique de gestion contractuelle
Le présent règlement remplace et abroge le règlement No 2011-07 décrétant
l'adoption d'une Politique de gestion contractuelle adopté par le conseil le
2 mai 2011 et réputé, depuis le 1er janvier 2018, un règlement sur la gestion
contractuelle en vertu de l'article 278 de la Loi visant principalement à reconnaître
que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre
leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c.13).
32.
Entrée en vigueur et publication
Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi et est publié sur le site
Internet de la Municipalité. De plus, une copie de ce règlement est transmise au
MAMH.
____________________
____________________
Régis Girard,
Lucien Boivin,
Secrétaire-trésorier
Maire
& directeur général
Avis de motion donné le 3 février 2020
Projet de règlement déposé le 3 février 2020
Règlement adopté le 9 mars 2020
Publié et en vigueur le 10 mars 2020
Transmission au MAMH le 11 mars 2020
Amendement
Adopté le
En vigueur le
2021-10
21/06/2021
25/06/2021
Amendement
Adopté le
En vigueur le
2023-07
02/10/2023
03/10/2023
2021-10
21/06/2021
En vigueur le 25 juin 2021
jusqu'au 25 juin 2024
Point 10.1 supprimé
2024-06
02/12/2024
04/12/2024
ANNEXE 1
DOCUMENT D'INFORMATION
(Gestion contractuelle)
(Article 13 du règlement numéro 2020-03 sur la gestion contractuelle)
La Municipalité a adopté un Règlement sur la gestion contractuelle prévoyant des
mesures visant à :
−
favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage
des offres;
−
assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette
loi;
−
prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
−
prévenir les situations de conflit d'intérêts;
−
prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et
l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du
contrat qui en résulte;
−
encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification
d'un contrat;
−
favoriser, dans la mesure du possible et selon les critères et principes prévus
au règlement, la rotation des éventuels cocontractants à l'égard des contrats
qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil de
la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de
soumissions sur invitation en vertu de l'article 935 C.M.
−
Ce règlement peut être consulté directement sur le site Internet de la
Municipalité de Saint-Prime, dans la section Citoyen/Règlements
(www.saint-prime.ca/Citoyen/Règlements)
(mod. règ. 2024-06, ad. 02/12/2024, en vigueur 04/12/2024)
Toute personne qui entend contracter avec la Municipalité est invitée à prendre
connaissance du Règlement sur la gestion contractuelle et à s'informer auprès du
directeur général si elle a des questions à cet égard.
Par ailleurs, toute personne qui aurait de l'information relativement au non-respect
de l'une ou l'autre des mesures y étant contenues est invitée à en faire part au
directeur général ou au maire. Ces derniers verront, si cela s'avère nécessaire, à
prendre les mesures utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités
compétentes.
ANNEXE 2
DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE
(Gestion contractuelle)
Je, soussigné(e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire
________________________, déclare solennellement qu'au meilleur de ma
connaissance :
a)
ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du
soumissionnaire n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans
le but d'exercer une influence avec un des membres du comité de
sélection;
b)
la présente soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu
collusion, communication, entente ou arrangement avec toute autre
personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le
truquage des offres;
Cette disposition est la suivante :
« Le fournisseur, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir,
dans le contexte du présent appel d'offres, agi à l'encontre de la Loi fédérale sur
la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34), laquelle stipule notamment que constitue
un acte criminel le fait de participer à un truquage des soumissions, à savoir :
- l'accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l'une
d'elles consent ou s'engage à ne pas présenter de soumission en réponse à
un appel d'offres ;
- la présentation de soumissions qui sont le fruit d'un accord ou arrangement
entre plusieurs soumissionnaires.
Le fournisseur déclare, en conséquence, qu'il n'y a pas eu, en contravention de
la Loi précitée, de communication, d'entente ou d'arrangement avec un
concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules
pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une
soumission ainsi qu'à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux
spécifications de l'appel d'offres.
Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi
fédérale sur la concurrence (L.R.,1985, ch. C-34). Il s'agit en soi d'une forme de
fixation des prix. Quiconque participe à un truquage de soumissions commet un
acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l'amende que le tribunal
estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l'une de
ces peines. ».
c)
ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du
soumissionnaire ne nous sommes livrés à une communication
d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle
communication d'influence a eu lieu, je déclare que cette
communication a fait l'objet d'une inscription au registre des
Lobbyistes, telle qu'exigée en vertu de la loi le cas échéant;
d)
ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du
soumissionnaire
ne
nous
sommes
livrés à
des
gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit
d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute
autre personne œuvrant pour la Municipalité dans la cadre de la
présente demande de soumissions;
e)
il n'existe aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit
d'intérêts en raison des liens entre le soumissionnaire,
collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire et
un membre du conseil municipal ou un fonctionnaire;
Je, soussigné(e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire
________________________, déclare :
a)
que je ne communiquerai qu'avec le responsable de cet appel
d'offres pour toute question ou précision et qu'en aucun cas, je
tenterai de communiquer au sujet de cet appel d'offres avec tout
membre du conseil municipal ou employés de la Municipalité de
Saint-Prime;
b)
avoir pris connaissance des exigences d'intégrité auxquels le
public est en droit de s'attendre d'une partie à un contrat public, et
dont le respect est évalué au regard notamment des éléments
prévus aux articles 21.26, 21.26.1 et 21.28 de la Loi sur les contrats
des organismes publics (chapitre C-65.1) et je m'engage à prendre
toutes les mesures nécessaires pour y satisfaire pendant toute la
durée du contrat à être conclu.
c)
que ni moi ni les sous-traitants ne sont inscrits au Registre des
personnes non admissible au contrats publics (RENA). Le RENA
fait partie des mesures adoptées par le gouvernement du Québec
pour s'assurer de la probité des entreprises faisant ou voulant faire
affaire avec l'État. Si moi ou l'un des sous-traitant est inscrit au
RENA, la soumission sera automatiquement rejetée;
d)
l'attestation de Revenu Québec fournie avec ma soumission n'a pas
été délivrée depuis plus de 90 jours avant la date et l'heure limites
fixées pour la réception des soumissions ni après ces heures et
date;
e)
si le contrat m'est octroyé, une liste indiquant les informations ci-
dessous, pour chaque sous-contrat d'une valeur égale ou
supérieure à 25 000 $, devra être transmise à la Municipalité de
Saint-Prime, et ce, avant le début des travaux :
- Nom et adresse du sous-entrepreneur;
- Montant et la date du sous-contrat;
- Le numéro et la date de délivrance de l'attestation de Revenu
Québec détenue par le sous-entrepreneur.
Si un changement survient à cette liste au cours de l'exécution des
travaux, une liste révisée devra être produite à la Municipalité.
ET J'AI SIGNÉ
_____________________________
Date ____________________
(Nom et fonction du soumissionnaire ou de son représentant)
(mod. règ. 2024-06, ad. 02/12/2024, en vigueur 04/12/2026)
ANNEXE 3
DÉCLARATION DU MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION
Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à (identifier le
contrat), déclare solennellement n'avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou
indirect, à l'égard de ce contrat.
Je m'engage à ne pas divulguer le mandat qui m'a été confié par la Municipalité, de
même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant
pendant mon mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice
ou à l'occasion de l'exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection.
ET J'AI SIGNÉ :
_____________________________
Date : ___________________
(Nom du membre du comité de sélection)
REÇU PAR :
_____________________________
Date ____________________
(Nom et fonction du responsable de l'appel d'offres)
(mod. règ. 2024-06, ad. 02/12/2024, en vigueur 04/12/2024)