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Politique de confidentialité Municipalité de Saint-Prime
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TABLE DES MATIÈRES
1.
INTRODUCTION..................................................................................................................................... 2
2.
OBJECTIFS ............................................................................................................................................. 2
3.
CONSENTEMENT ................................................................................................................................... 2
4.
QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS ET POURQUOI? ...................................... 2
4.1.
Nous collectons les renseignements suivants : ............................................................................................. 2
4.2.
Dans quels buts? ........................................................................................................................................... 2
5.
COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS RECUEILLIS? .................................................................... 2
6.
ACCÈS ET PARTAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................................................. 2
6.1.
Accès ............................................................................................................................................................. 2
6.2.
Partage .......................................................................................................................................................... 2
7.
SÉCURITÉ ET PROTECTION ..................................................................................................................... 2
7.1.
Accès limité ................................................................................................................................................... 2
7.2.
Les mesures .................................................................................................................................................. 2
7.3.
Avertissement ............................................................................................................................................... 3
8.
QUELS SONT VOS DROITS? .................................................................................................................... 3
8.1.
Accès, suppression et rectification ................................................................................................................ 3
8.2.
Retrait de votre consentement ..................................................................................................................... 3
9.
CONTACT .............................................................................................................................................. 4
Politique de confidentialité Municipalité de Saint-Prime
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1. INTRODUCTION
Avec le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à
la protection de la vie privée. C'est pourquoi la Municipalité de Saint-Prime s'engage à respecter la confidentialité de vos
renseignements personnels qu'elle collecte. Les renseignements personnels sont des informations qui, seuls ou
combinés, permettent de vous identifier directement ou indirectement. Nous gérons l'utilisation de vos renseignements
personnels conformément aux normes édictées par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
2. OBJECTIFS
Faire preuve de transparence concernant le traitement de vos renseignements personnels et les mesures que
nous prenons afin de protéger ceux-ci.
Identifier les données personnelles que nous recueillons et dans quels buts.
Énoncer les façons dont nous protégeons la confidentialité de vos renseignements personnels.
3. CONSENTEMENT
Après avoir pris connaissance de cette politique, lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels soit par
notre site Internet ou en communiquant avec nous, vous consentez à ce que nous les utilisions de la manière décrite
ci-dessous.
Si nous devons recueillir des renseignements personnels concernant une personne âgée de moins de 14 ans,
le consentement requis doit provenir du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur de cette personne.
À tout moment, vous pouvez refuser de consentir à la collecte de vos renseignements personnels, toutefois il se peut
que l'accès à certains services de la Municipalité vous soit refusé selon certaines circonstances.
4. QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS ET POURQUOI?
4.1. Nous collectons les renseignements suivants :
Nom
Prénom
Adresse
Adresse électronique
No de téléphone
Date de naissance
No carte de crédit
No d'assurance maladie
No d'assurance sociale
No de permis de conduire
Dossier santé
Adresse IP
Informations bancaires
4.2. Dans quels buts?
Améliorer les services
Répondre correctement à vos questions, commentaires et suggestions
Effectuer un suivi auprès du client
Statistiques
Fichiers témoins (données analytiques anonymes)
* Nous recueillons uniquement les renseignements dont nous avons besoin en lien avec votre requête.
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5. COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS RECUEILLIS?
Formulaire de contact
Formulaire d'inscription à des activités
Contrat de location de salle
Demande d'information
Demande de permis
Candidature à une offre d'emploi
Formulaire d'embauche
* Nous ne conservons pas vos données au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles
sont recueillies.
6. ACCÈS ET PARTAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
6.1. Accès
Seuls les employés municipaux auront accès aux renseignements dont ils ont raisonnablement besoin pour
effectuer les suivis des différentes demandes et/ou dossiers.
6.2. Partage
Nous devons parfois partager vos renseignements personnels pour :
respecter nos obligations légales;
prévenir les cybermenaces et les fraudes;
répondre aux demandes, mandat et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires et d'enquêtes.
* En aucun cas, vos informations personnelles ne sont vendues ou louées.
Lorsque nous retenons les services d'un fournisseur externe, nous employons les moyens raisonnables pour que
vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable.
7. SÉCURITÉ ET PROTECTION
7.1. Accès limité
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Seuls les
membres du personnel autorisés et qualifiés ont accès à vos renseignements personnels.
7.2. Les mesures
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec, ceux-ci sont collectés, utilisés, conservés
et détruits de manière à respecter le cadre réglementaire auquel la Municipalité est assujettie.
La Municipalité applique des normes élevées et utilise des systèmes de sécurité performants en matière de
conception, de mise en œuvre et de fonctionnement quotidien de son site web et de ses serveurs et réseaux
sous-jacents. En outre, nous poursuivons nos efforts pour déceler et bloquer les intrusions.
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Ces moyens comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques qu'elle juge
raisonnables compte tenu du degré de sensibilité, de la quantité et du format des renseignements personnels
collectés ainsi que des méthodes de conservation.
Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
Gestion des accès - personne autorisée
Gestion des accès - personne concernée
Sauvegarde informatique
Identifiant / mot de passe
Double authentification (Fortitoken)
Antivirus avec EDR et MDR
Pare-feu (Fortigate)
* En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous aviserons la Commission d'accès à
l'information du Québec ainsi que les personnes concernées. Nous suivrons les recommandations des
autorités en fonction du risque de préjudices reliés à cet incident afin de limiter les inconvénients.
7.3. Avertissement
Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale et que parfois la Municipalité utilise les
services d'un fournisseur hors Québec soumis à toute autre loi; une part de risque est toujours présente lorsque
l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels et pourrait affecter les droits des personnes
concernées.
8. QUELS SONT VOS DROITS?
8.1. Accès, suppression et rectification
Vous avez le droit d'accéder à toutes vos données personnelles que nous détenons et, s'il y a lieu, de demander
des rectifications selon ce que la Loi permet ou exige. Vous avez également le droit de demander la suppression
d'un renseignement périmé ou non justifié.
Veuillez nous informer sans tarder de tout changement concernant vos renseignements personnels que nous
détenons afin que ceux-ci soient exacts et à jour.
À votre demande, nous pouvons vous transmettre vos renseignements personnels informatisés dans un format
couramment utilisé.
Nous pouvons également communiquer certains renseignements à toute personne ou à tout organisme autorisé
par la Loi à recueillir un tel renseignement si vous le souhaitez.
8.2. Retrait de votre consentement
Vous pouvez choisir de refuser, supprimer ou modifier votre consentement à la collecte et à l'utilisation des
données en tout temps, pourvu qu'il soit légalement acceptable de le faire.
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9. CONTACT
Pour toute demande d'informations concernant cette politique ou pour une demande d'accès, de modification ou
retrait de vos renseignements personnels, veuillez communiquer par écrit à notre responsable de l'accès aux documents
et protection des renseignements personnels :
Madame Claudia Gagnon
Directrice générale / greffière-trésorière par intérim
[email protected]
Cette politique de confidentialité est en vigueur à partir du 2 octobre 2023. Elle a également été déposée au conseil
municipal le 2 octobre 2023.
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Claudia Gagnon
Date
Directrice générale / greffière-trésorière par intérim
2 octobre 2023