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19 avenue Chanoine-Audet,
Saint-Raphaël, 418-243-2853
MUNICIPALITÉ DE
SAINT-RAPHAËL
Politique adoptée le___
01
Politique d location des plateaux et des équipements
Objectifs généraux
Objectifs spécifiques
Application de la politique
TABLE DES MATIÈRES
Définition des termes
Priorité de location et type de locataire
02
03
04
05
06
07-10
11
12
13-14
Locations et prêts des plateaux
Évaluation des risques
Dépôt de location
Contrat de location
Clauses au contrat de location
Clés
Responsabilités et dommages
Entrée en vigueur
Annexe 1 : Contrat de location des plateaux
Annexe 2 : Tarification des plateaux et des services
Annexe 3 : Visuel des plateaux de location
Clauses au contrat de location
Annexe 4 : Formulaire de demande des réservation des plateaux et des services
POLITIQUE DE LOCATION DES PLATEAUX & DES ÉQUIPEMENTS
La présente politique a pour but d'édicter les règles et les procédures pour le prêt ou la
location des équipements des infrastructures appartenant à la municipalité de Saint-
Raphaël. Elle n'a pas pour but de restreindre les ressources disponibles, mais bien de
s'assurer que les prêts soient effectués dans des conditions favorables à la conservation des
équipements.
OBJECTIFS GÉNÉRAUX
1.
La politique de location et de prêt des équipements a pour objectifs :
✓ Définir les paramètres de location et de prêt;
✓ Identifier les modes de fonctionnement clairs et connus de tous;
✓ S'assurer que la location des équipements et de la salle soit effectuée en toute
conformité;
✓ Assurer la pérennité et l'utilisation optimale des bâtiments et équipements de la
municipalité de Saint-Raphaël ;
✓ Offrir à nos citoyens l'accès à ces équipements ;
2. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
✓ Établir clairement l'obligation des locataires;
✓ S'assurer que les obligations sont respectées;
✓ Assurer une allocation équitable des ressources mises à la disposition des
organismes, regroupements et individus;
✓ Fixer les coûts de location ;
3. APPLICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique s'applique dès qu'un prêt ou une location de la salle, des
équipements et des plateaux sportifs sont effectués auprès d'un organisme reconnu par
la municipalité de Saint-Raphaël, d'un résident ou d'un non-résident. De façon non
limitative, voici les équipements visés par cette politique :
✓ Centre communautaire;
✓ Chalet des loisirs;
✓ Édifice communautaire;
✓ Deuxième étage du bureau municipal;
✓ Patinoire:
✓ Terrain de balle;
✓ Gymnase
✓ Équipements divers;
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4. DÉFINITION DES TERMES
Pour l'application de la présente politique, on entend par :
Organisme à but non lucratif (O.B.N.L.) :
Un organisme de Saint-Raphaël qui est reconnu auprès de la municipalité.
Résidents (es) :
Tout citoyen et/ou commerce résident de la municipalité ou tout contribuable enregistré
au rôle d'évaluation de la municipalité. Pour l'application de ce terme, une preuve de
résidence pourrait être exigée au besoin lors de la réservation.
Non-résident (es) :
Toute personne, commerce ou organisme provenant de l'extérieur du territoire de la
municipalité de Saint-Raphaël.
École (s) :
Tout établissement scolaire faisant partie de la Commission scolaire Côte-du-Sud.
5. PRIORITÉ DE LOCATION ET TYPE DE LOCATAIRES
La municipalité de Saint-Raphaël donne priorité à l'utilisation des locaux se trouvant
dans ses bâtiments pour les besoins de ses divers services ainsi que pour les activités et
événements qui sont priorisés dans sa programmation annuelle. Le cas échéant, la
municipalité se réserve le droit de réaménager le calendrier de locations, après discussion
avec les locataires, dans des cas de force majeure ou en cas d'imprévus.
Les priorités de location sont établies comme suit :
- L'organisation municipale;
- Les organisations à but non lucratif (OBNL) et les regroupements, comités ou
groupes communautaires locaux et régionaux (offrant des services directement
aux citoyens de Saint-Raphaël);
- Les résidents (citoyens et personnes morales et organismes à but lucratif locaux);
- Les non-résidents (citoyens, personnes morales et organismes à but lucratif dont
la résidence où le siège social sont situés hors des limites du territoire de Saint-Raphaël et
OBNL ne desservant pas directement les citoyens de Saint-Raphaël)
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6. LOCATION ET PRÊT DES PLATEAUX
La vocation première des installations est d'offrir un espace communautaire à la
population. Cependant, compte tenu de la disponibilité, elle pourra être louée et servir
aux citoyens comme lieu de rencontres familiales, de réunions, de cours, etc.
6.2 CONDITIONS DE LOCATION ET PRÊT DES PLATEAUX
Lors d'une location, La municipalité de Saint-Raphaël veille à ce que cette dernière soit
conforme à la vocation première des salles et des plateaux et évalueront les risques
engendrés par une location.
Si des conditions supplémentaires sont exigées par la municipalité, le locataire devra assumer
tous les frais reliés afin de remplir adéquatement les conditions stipulées au contrat. Si le
client éventuel n'est pas en accord avec la décision de l'instance municipale, la
demande de location sera soumise aux membres du conseil d'administration de la municipalité de
Saint-Raphaël qui aura l'obligation de statuer, soit en refusant la location, soit en
l'autorisant ou soit en l'autorisant selon des conditions spécifiques.
La municipalité de Saint-Raphaël se réserve le droit de refuser certaines demandes de
location si elle juge, suivant une analyse neutre et non discriminatoire, que le statut du
demandeur et/ou le caractère de l'événement et/ou la nature des activités associés à la
location ou au prêt d'une salle vont à l'encontre des valeurs préconisées par l'instance municipale.
et/ou des objectifs de la présente politique et/ou présentent des
risques liés à la sécurité publique. Dans certains cas, la municipalité de Saint-Raphaël pourra
exiger des conditions particulières qu'elle juge nécessaires à la location sécuritaire d'une salle, à la
préservation des lieux et à l'ordre public (ex : présence d'agents de sécurité, etc.). De
plus, lorsque cela est exigé, tout locataire d'une salle devra fournir une preuve
d'assurance responsabilité pour la tenue de l'activité.
6.1 VOCATION DES SALLES ET PLATEAUX SPORTIFS
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7. ÉVALUATION DES RISQUES
Un dépôt de 100 $ est exigé pour toutes les locations. Celui-ci est exigé au moment de la
signature du contrat de location. Le dépôt permet de sécuriser la location de la salle auprès
du locateur. Toutefois, si ce dernier annule sa location, le dépôt sera conservé auprès de la
municipalité de Saint-Raphaël.
ou
Ce dépôt sera déduit suivant la location si aucun bris n'est constaté au bien ou salle et que
la propreté des lieux utilisés est adéquate.
9. CONTRAT DE LOCATION
Tout locataire et emprunteur doit signer un contrat de location.
8. DÉPÔT DE LOCATION
Il appartient au personnel administratif d'évaluer les risques lors de la location.
10. CLAUSES AU CONTRAT DE LOCATION
Des équipements supplémentaires peuvent être mis à la disposition du locataire comme
indiqué dans le tableau de tarification des salles et des équipements en annexe. Le
locataire sera tenu responsable de tout dommage causé à ses équipements, le cas échéant,
suivant sa location. Des frais supplémentaires pourront lui être chargés par l'instance municipale en
cas de perte, bris ou de vol.
L'entretien ménager de la salle est effectué par le concierge de la municipalité de Saint-Raphaël. Les coûts relatifs à
l'entretien ménager régulier sont inclus. Toutefois, le locataire doit remettre les lieux dans le même état auquel ils se
trouvaient au moment de sa prise de possession. Tout contrat nécessitant un entretien
ménager supplémentaire pour le locataire sera chargé selon le tarif horaire régulier du
concierge.
Entre autres, le locataire doit au terme de la location :
✓ Vider et nettoyer la salle, les armoires et les réfrigérateurs de tout objet,
décoration, matériel et nourriture n'appartenant pas à l'instance municipale (ceci inclut le
matériel et les accessoires liés à un service de traiteur, la location d'une discomobile et de matériel de sonorisation,
etc., et ce, à moins d'entente préalable avec la municipalité au moment de signer le contrat de location)
✓ S'assurer que les déchets, les matières recyclables et les matières organiques
soient disposées dans leurs bacs respectifs pendant la soirée et doit sortir les sacs
des différents bacs à la fin de la soirée et les jeter dans les bacs prévus à cet effet à
l'extérieur;
✓ Au moment de quitter les lieux, les utilisateurs doivent s'assurer que toutes les
portes sont fermées et barrées adéquatement et que les fenêtres, les robinets, les
ventilateurs, les thermostats, les projecteurs, le système de son et les lumières sont
également fermés.
✓ Les décorations de murs ou autres doivent être fixées à l'aide d'adhérent qui
n'endommage pas la peinture (gomme bleue). Celles-ci doivent être enlevées dès
la fin de l'évènement. Aucune matière inflammable n'est tolérée sur les lieux;
✓ Le locataire doit stipuler clairement l'activité qu'il compte réaliser lors de la
location;
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10. CLAUSES AU CONTRAT DE LOCATION (SUITE)
✓ L'utilisateur devra payer le coût du dépôt lors de la signature du contrat;
✓ Le locataire devra se procurer un permis de boisson ou de MAPAQ et déposer une copie
avant la date de la réservation au bureau municipal de Saint-Raphaël, s'il y a
lieu;
✓ L'utilisateur devra assumer les coûts en entier d'un surveillant si le cas l'exige;
✓ L'utilisateur doit remplir toutes les conditions spécifiques demandées.
Une autorisation spéciale doit être demandée à l'instance municipale, au moment de la signature du
contrat, pour toute utilisation d'appareil ou de matériel nécessitant des précautions
particulières (ex. : machine à popcorn, machine à fumée, etc.) N.B. L'utilisation de ce
type de matériel étant susceptible d'interagir avec le système de détection et de protection
incendie, des frais supplémentaires liés à une intervention non prévue d'un employé des
Loisirs, de la Municipalité de Saint-Raphaël ou des services d'urgence seront entièrement
à la charge du locataire, le cas échéant.
En tout temps, il est INTERDIT de :
✓ Sous-louer ou prêter en tout ou en partie, les locaux loués, ni les utiliser en dehors
des heures stipulées au contrat. De plus, il est rigoureusement interdit de pénétrer
dans les pièces autres que celles louées et stipulées au contrat;
✓ D'outrepasser la capacité des salles indiquées sur le contrat de location et dans le
tableau de tarification des salles et équipements en annexe;
✓ Fumer dans les bâtiments où se trouvent les salles louées ou prêtées, dans les
parcs, terrains sportifs et récréatifs. Le locataire doit s'assurer que la loi sur le
tabac et toutes autres lois applicables soient respectées;
✓ Coucher dans les bâtiments où se situent les salles louées ou prêtées, les parcs,
terrains sportifs et récréatifs, à moins d'une entente préalable spécifique avec Les
Loisirs au moment de la signature du contrat de location;
✓ Laisser de la nourriture, que ce soit à l'intérieur des réfrigérateurs, cuisinières et
autres endroits dans les établissements;
✓ D'apporter dans les lieux loués ou prêtés des matières hautement inflammables ou
dégageant une flamme nue telles que chandelles, sapins de Noël naturel, balle de
foins, etc.
En cas de demande spécifique pendant la location nécessitant une intervention d'un
employé des Loisirs ou de la Municipalité de Saint-Raphaël (ex. Oubli de clé, perte de
clé) ou encore en cas de dommages causés aux lieux et équipement nécessitant
réparation, achat ou travaux de la par de l'instance municipale, le tout sera chargé en totalité au
locataire selon le taux horaire et les coûts réels applicables.
La municipalité de Saint-Raphaël se réserve le droit de résilier tout contrat ou
d'interrompre, sans indemniser le locataire, toute activité ne respectant pas les clauses qui
précèdent.
La municipalité de Saint-Raphaël se réserve le droit de refuser toute demande ultérieure
de location par un locataire n'ayant pas respecté les clauses énumérées dans le présent
contrat.
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11. CLÉS
Le locataire est responsable de venir voir le fonctionnement de la clé au plus tard une
journée ouvrable avant la date de la location (ou encore selon les heures d'ouverture du bureau
municipal), à l'accueil du bureau municipal de Saint-Raphaël. Le code pour avoir accès à la clé est
remis conditionnellement à ce que le contrat de location ait été signé et que le dépôt de 100 $ ait été
acquitté.
Après la location, la clé doit être remise dans la chute postale près de la porte principale du bureau
municipal dès la fin de la location.
En cas de perte ou non-retour de la clé, des frais de 50 $ seront facturés au locataire.
12. RESPONSABILITÉS ET DOMMAGES
✓ L'instance municipale se dégage de toute responsabilité lors de la
location ou le prêt de ses salles et installations sportives et récréatives. Le vol
ainsi que les accidents sont l'entière responsabilité du locataire;
✓ Le locataire est responsable de la trousse de premiers soins, du défibrillateur et de
tout matériel prêté ou loué par la municipalité pendant la location. En aucun temps,
l'équipement de premiers secours (trousse de premiers soins et défibrillateur) ne
doit être déplacé, à l'exception d'une intervention nécessitant le recours à ce
matériel;
✓ Tout dommage ou bris aux bâtiments, matériels et équipements appartenant à l'instance municipale
, pendant la période de location seront sous l'entière responsabilité du locataire, qui devra assumer la
totalité des coûts de réparation ou de
remplacement, le cas échéant
13. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique est applicable à compter du jour de son adoption par le conseil
d'administration de la municipalité de Saint-Raphaël et remplace toute politique
antérieure portant sur le sujet.
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ANNEXE 1 - CONTRAT DE LOCATION DES PLATEAUX
(EXEMPLE)
7
ANNEXE 1 - CONTRAT DE LOCATION DES PLATEAUX
(EXEMPLE)
8
ANNEXE 1 - CONTRAT DE LOCATION DES PLATEAUX
(EXEMPLE)
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ANNEXE 1 - CONTRAT DE LOCATION DES PLATEAUX
(EXEMPLE)
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ANNEXE 2 - TARIFICATION DES PLATEAUX ET SERVICES
11
ANNEXE 3 - VISUEL DES PLATEAUX DE LOCATION
12
ANNEXE 4 : FORMULAIRE DE DEMANDE DES RÉSERVATION
DES PLATEAUX ET DES SERVICES
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ANNEXE 4 : FORMULAIRE DE DEMANDE DES RÉSERVATION
DES PLATEAUX ET DES SERVICES
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