Politique confidentialite administrative (2024-001-P) — full text

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (2024-001-P) Municipalité de Saint-Raphaël 19, avenue Chanoine-Audet, Saint-Raphaël (Québec) G0R 4C0 Téléphone : 418-243-2853 Courriel : [email protected] Site internet : www.saint-raphael.ca ii Pages Table des matières Municipalité de Saint-Raphaël - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ................................................. 3 Principales orientations ...................................................................................................................... 3 1. APPLICATION ET INTERPRÉTATION ........................................................................................... 4 Objectifs ............................................................................................................................................. 4 Définitions .......................................................................................................................................... 4 2. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT ....................................... 5 Confidentialité.................................................................................................................................... 5 Types de renseignements personnels recueillis par les services....................................................... 5 Consentement à la collecte de renseignements personnels ............................................................. 5 3. DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION ..................................................................................... 6 Droits d'accès ..................................................................................................................................... 6 Droit de rectification .......................................................................................................................... 6 Procédure d'accès ou de rectification ............................................................................................... 7 Conservation et protection des renseignements personnels ........................................................... 7 Transfère des renseignements personnels à l'externe de la Municipalité de Saint-Raphaël ........... 7 Droit d'accès à un document de la Municipalité de Saint-Raphaël ................................................... 8 Responsable de la protection des renseignements personnels ........................................................ 8 4. MESURES ADMINISTRATIVES ............................................................................................ 9 Plaintes ............................................................................................................................................... 9 Dispositions finales ............................................................................................................................ 9 ANNEXE 1 - Politique de confidentialité - engagement.................................................................. 10 ANNEXE 2 - Politique de confidentialité - Demande d'information ............................................... 10 Municipalité de Saint-Raphaël - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Principales orientations CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Saint-Raphaël est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès ») ; CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Saint-Raphaël s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables ; CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public incluant un organisme municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements personnels par un moyen technologique ; CONSIDÉRANT qu'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité de Saint- Raphaël et diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ; CONSIDÉRANT QU'UNE telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Raphaël ; CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée la présente Politique de confidentialité de la Municipalité de Saint-Raphaël. EN CONSÉQUENCE, que le Conseil décrète ce qui suit ; 1. APPLICATION ET INTERPRÉTATION Objectifs La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants : - Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ; - Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité de Saint-Raphaël tout au long de son cycle de vie ; - Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité de Saint-Raphaël ; - Assurer la confiance du public en la Municipalité de Saint-Raphaël, faire preuve de transparence concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité de Saint- Raphaël et leur donner accès lorsque requis. Définitions Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous énoncée : CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès ; Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Saint-Raphaël ; Employé : Désigne un(e) élu(e), un(e) cadre ou un(e) employé(e), à temps plein ou temps partiel, permanent, saisonnier ou contractuel ; Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la Municipalité de Saint-Raphaël et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ; Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité de Saint-Raphaël collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ; Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité de Saint-Raphaël dans le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ; Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Raphaël ; PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ; Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ; Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle ; Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité de Saint- Raphaël ; Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité de Saint-Raphaël. 2. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT Confidentialité a) La Municipalité de Saint-Raphaël conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. b) La Municipalité de Saint-Raphaël précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP. c) La Municipalité de Saint-Raphaël applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès. Types de renseignements personnels recueillis par les services La Municipalité de Saint-Raphaël détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Municipalité de Saint- Raphaël ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe 2 de la présente Politique. Consentement à la collecte de renseignements personnels a) La Municipalité de Saint-Raphaël ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès. b) Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être : I. Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ; II. Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ; III. Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause. c) Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité de Saint-Raphaël ne transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique de cette personne à tel transfert. d) Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même des services de la part de la Municipalité de Saint-Raphaël. e) Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la concernant, la personne concernée doit : I. À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant l'enregistrement de sa conversation, en s'adressant à l'employé de la Municipalité de Saint-Raphaël répondant à l'appel, en lui signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la détention de renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation ; II. À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité de Saint-Raphaël ou tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant l'employé de la Municipalité de Saint-Raphaël lui ayant fait parvenir ledit formulaire ; III. Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Municipalité de Saint- Raphaël, afin de bénéficier de tout service prodigué par la Municipalité de Saint-Raphaël, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins de signifier son refus ; f) Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de Saint-Raphaël de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements personnels. 3. DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION Droits d'accès a) Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès ; b) Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité de Saint-Raphaël la concernant ; c) La Municipalité de Saint-Raphaël donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité de Saint-Raphaël pendant les heures d'ouverture habituelles, soit de 8h30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30 du lundi au vendredi, et d'en obtenir une copie ; d) Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité de Saint-Raphaël prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 6. À cette fin, la Municipalité de Saint-Raphaël tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E- 20.1) ; e) L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité de Saint-Raphaël établit le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ; f) Lorsque la Municipalité de Saint-Raphaël entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. Droit de rectification a) Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès ; b) Lorsque la Municipalité de Saint-Raphaël refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ; c) La Municipalité de Saint-Raphaël, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci. Procédure d'accès ou de rectification a) Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé. b) Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité de Saint-Raphaël. c) Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande. d) Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès. e) Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception. f) Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité de Saint-Raphaël, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la personne concernée. g) Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie. h) Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé. i) Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur l'accès. Conservation et protection des renseignements personnels a) La Municipalité de Saint-Raphaël héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté. b) Lorsque la Municipalité de Saint-Raphaël, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes concernées. Transfère des renseignements personnels à l'externe de la Municipalité de Saint-Raphaël a) Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée, la Municipalité de Saint-Raphaël ne procède à aucun transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la Municipalité de Saint-Raphaël. b) Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces RP désormais. Droit d'accès à un document de la Municipalité de Saint-Raphaël a) La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité de Saint-Raphaël que ce soit la Municipalité de Saint-Raphaël qui assure leur conservation ou encore un tiers. b) La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. c) Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents de la Municipalité de Saint-Raphaël, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calculs ni comparaison de renseignements ou de confection particulière ; d) La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour permettre de le trouver. e) Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité de Saint-Raphaël, le responsable de l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des 20 premiers jours suivant la réception de la demande d'accès. f) La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail de la Municipalité de Saint-Raphaël ou à distance. g) Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3). h) Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité de Saint-Raphaël prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 8. À cette fin, la Municipalité de Saint-Raphaël tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ; i) Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie. Responsable de la protection des renseignements personnels a) Toute demande d'accès à un document de la Municipalité de Saint-Raphaël à un document ou fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Directeur général et greffier-trésorier 19, rue Chanoine-Audet, Saint-Raphaël, Québec, G0R 4C0 Courriel : [email protected] b) Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de confidentialité de la Municipalité de Saint-Raphaël. 4. MESURES ADMINISTRATIVES Plaintes a) Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité de Saint-Raphaël gère la protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Raphaël publiée sur le site Internet de la Municipalité de Saint-Raphaël. b) Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité de Saint-Raphaël a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée. Dispositions finales a) La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité de Saint-Raphaël dans une section dédiée à celle-ci. b) La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal de la Municipalité de Saint-Raphaël. c) Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de la Municipalité de Saint-Raphaël. Politique adoptée le 9 janvier 2024 portant le numéro de résolution 2024-001-P. ANNEXE 1 - Politique de confidentialité - engagement Par la présente, je reconnais avoir lu et comprendre la politique de confidentialité de la Municipalité de Saint-Raphaël. Nom de l'employé : _________________________________________ Titre : _________________________________________ Date : _________________________________________ Signature : _________________________________________ Signature de l'employeur : _________________________________________ ANNEXE 2 - Politique de confidentialité - Demande d'information Service : ______________________________ Description des RP recueillis : ______________________________ Fins pour lesquels les RP sont recueillis : ______________________________ Personnes ayant accès aux RP : ______________________________ Moyens de collectes des RP : ______________________________ Nom de l'employé / demandeur : ______________________________ Titre : ______________________________ Date : ______________________________ Signature : ______________________________