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POLITIQUE DE DONS ET COMMANDITES
1.
OBJET
La présente politique a pour but de définir clairement et d'encadrer tout le processus d'évaluation
des demandes de soutien adressées au conseil municipal en tenant compte des orientations
prises au fil des ans.
2.
PRINCIPES
Pour recevoir quelque soutien que ce soit, tout organisme doit faire une demande écrite au
conseil municipal.
Le conseil municipal n'accordera aucun don ou commandite à des individus, des commerces,
des entreprises ou des institutions privées.
Le conseil municipal a la responsabilité d'appliquer cette politique d'une manière juste et
équitable pour chaque demande en fonction de ses orientations toujours en gardant à l'esprit que
la municipalité n'est pas un organisme subventionnaire.
Les demandes de dons et commandites consenties doivent avoir comme objectif de servir la
collectivité Saint-Rémoise.
3.
DÉFINITIONS
3.1 Don: Un don est une contribution financière ou un soutien technique qu'accorde la Ville, sans
autre visée publicitaire que celle de voir la Ville de Saint-Rémi reconnue comme «donateur».
3.2 Commandite : Une commandite est un soutien financier ou technique qu'effectue la Ville en
échange d'une contrepartie d'affaires ou dans un effort de promotion. La contrepartie peut
prendre la forme de publicité ou d'une visibilité pour la tenue d'évènement.
3.3 Conseil municipal : Désigne les membres du conseil municipal de la Ville de Saint-Rémi.
3.4 Local : Désigne le territoire couvert par la Ville de Saint-Rémi exclusivement.
3.5 Régional : Désigne le territoire de la MRC des Jardins-de-Napierville ou une partie de ce
dernier.
Adoptée le :
9 février 2015
(résolution # 15-02-0037)
Politiques de dons et commandites
Ville de Saint-Rémi
2
4.
OBJECTIFS
La présente politique vise l'atteinte des principaux objectifs suivants :
-
Soutenir
les
évènements
(loisir
et
sport),
culturel,
social,
les
programmes
communautaires et se déroulant sur son territoire;
-
Assurer un traitement juste des différentes demandes adressées à la Ville ainsi qu'une
répartition équitable des ressources budgétaires de la Ville par l'établissement de règles
et critères d'attribution des dons et commandites;
-
Assurer une saine gestion des fonds publics administrés par la Ville;
-
Soutenir les évènements offerts dans des lieux accessibles à tous ainsi que les
évènements non récurrents dans la même année civile.
-
Favoriser une meilleure évaluation des demandes.
5.
MODALITÉS D'APPLICATION
5.1 Annuellement, lors de la préparation du budget, le conseil municipal détermine les
sommes à prévoir selon ses grandes orientations dans le but de :
-
Maximiser le développement culturel, sportif, social et économique de la
municipalité;
-
Maintenir les services déjà en place; et
-
Établir sa contribution en respectant sa capacité financière.
Pour ce faire, une liste potentielle des organismes qui pourraient faire l'objet d'une demande
de soutien sera soumise au conseil par la direction générale lors de la préparation du budget.
5.2 Selon les orientations retenues par les membres du conseil municipal, ce dernier fixe le
budget annuel maximum à consacrer à ces demandes potentielles en respectant la
capacité de payer des citoyens.
5.3 Advenant une demande de soutien non prévue au budget, le conseil municipal fait une
analyse pour déterminer son admissibilité en fonction de la présente politique. Après
analyse, si la demande ne correspond pas aux critères retenus, la municipalité ou la
direction générale fera part au demandeur de l'irrecevabilité de sa demande. Dans le cas
où la demande est jugée recevable, elle sera traitée par le conseil municipal.
6.
DEMANDES DE DONS ET COMMANDITES
6.1 L'aide financière demandée ne peut couvrir plus de 80 % des coûts admissibles d'un
projet. Les dépenses courantes liées au fonctionnement de l'organisme ne sont pas
admissibles.
6.2 Toute demande de don et commandite, pour être soumise à l'étude, doit être lisiblement
complétée sur le formulaire apparaissant à l'Annexe 1, disponible à la réception de la
Mairie et sur le site Internet de la municipalité.
6.3 L'organisme doit regrouper ses activités dans une seule demande annuelle (Annexe 1).
6.4 Dates de dépôt des demandes : avant le dernier lundi de chaque mois pour être traitée le
mois suivant.
Politiques de dons et commandites
Ville de Saint-Rémi
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6.5 Lorsque le don ou commandite excède 10 000$, l'organisme doit joindre à sa demande
une copie de son dernier rapport financier.
7. CRITÈRES D'ÉVALUATION DES DEMANDES
Toute demande de soutien est analysée selon les critères et systèmes de pointage suivants sur
le formulaire d'analyse :
Pointage
7.1 Organisme admissible :
OBNL local
10
OBNL régional
8
Fondation locale, régionale ou suprarégionale
6
Fondation provinciale ou nationale
4
MRC ou municipalité de la MRC
2
Autre
0
7.2 Exemption de taxes :
Profite d'une aide sous forme de crédit de taxes
foncières
-5
7.3 Activité ou projet :
Culture, sport, environnement ou autre
Activité locale
5
Activité régionale
3
Activité provinciale ou nationale
1
7.4 Clientèle visée :
18 ans et moins
10
Famille et/ou ainés
7
18 ans et plus
3
7.5 Impact sur le milieu Saint-Rémois:
Vise plus de 10 % de la population
10
Vise de 5 à 10 % de la population
5
Vise moins de 5 % de la population
3
Vise la population régionale
2
7.6 Contribution financière demandée :
Moins de 25 % du budget de l'activité
5
25 % et plus du budget
3
50 % et plus du budget
2
Plus de 80 % du budget
0
Activité avec droit d'entrée
-3
Politiques de dons et commandites
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7.7 L'organisme bénéficie pour cette demande d'une aide financière octroyée par le CLD ou la
MRC des Jardins-de-Napierville:
Non
0
Oui
-3
7.8 Communication et publicité (retombées et visibilité pour la municipalité) :
Très fort
5
Fort
3
Moyen
2
Faible
1
Nulle
0
7.9 Cadre dans les orientations stratégiques de la municipalité :
Beaucoup
5
Moyen
3
Un peu
1
8. CRITÈRES DE RECEVABILITÉ OU D'IRRECEVABILITÉ DES DEMANDES
8.1 Toute demande ayant obtenu un total de 30 points est admissible pour approbation et
décision par le conseil.
8.2 Toute nouvelle demande présentée à l'intérieur de la même année financière de la
municipalité (1er janvier au 31 décembre) sera évaluée selon les critères mentionnés à
l'article 7 et le total des points sera réduit de 20 % pour tenir compte du don ou
commandite dont a déjà bénéficié l'organisme.
8.3 Dans tous les cas, la direction générale assure le suivi des demandes.
8.4 Un accusé réception sera envoyé sur réception d'une demande.
8.5 Une lettre sera transmise au demandeur suite à l''acceptation ou le refus d'une demande.
9. BILAN
Dans le cas d'un don ou commandite de 1 000$ ou plus, l'organisme devra remettre un bilan à la
municipalité, dans un délai de trois (3) mois suivant la réalisation de l'action financée (Annexe 2).
Ce dernier se veut un résumé de la réalisation de l'objet, des retombées et des résultats obtenus.
À défaut du respect de cette exigence, l'organisme pourra voir ses demandes subséquentes
rejetées.
10. REDDITION DE COMPTES
La direction générale rédige annuellement et remet au conseil, un rapport des dons et
commandites accordés au cours de l'année civile.
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11. EXCEPTIONS
-
La présente politique ne s'applique pas aux rabais attribués sur des inscriptions aux
activités offertes par la Ville.
-
Un citoyen de moins de 18 ans participant à un voyage humanitaire cautionné par une
institution scolaire est admissible à recevoir une seule fois un montant de 100$ sur
réception d'une preuve de participation et d'une copie du billet d'avion.
-
La Fabrique de la Paroisse de Saint-Rémi est admissible à recevoir une location de salle
gratuite au Centre communautaire pour la tenue de son souper annuel sur réception
d'une demande transmise à la direction générale mentionnant la date prévue de
l'évènement.
12. DISPOSITIONS FINALES
La présente politique entre en vigueur le 9 février 2015.
Cette politique remplace toutes directives, politiques ou résolutions adoptées antérieurement.
Politiques de dons et commandites
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ANNEXE 1 - Demande de dons et commandites
En vertu de la politique de dons et commandites, tout demandeur doit remplir le présent
formulaire. La Ville de Saint-Rémi a besoin de ces informations pour être en mesure de bien
évaluer votre demande. Toute information manquante pourrait entraîner le rejet de la demande.
Toute demande doit être envoyée à l'attention du Conseil municipal à l'adresse suivante :
Ville de Saint-Rémi
Demande de dons et commandites
105, rue de la Mairie
Saint-Rémi (Québec) J0L 1H0
Ou à l'adresse électronique suivante : [email protected]
La demande sera étudiée le mois suivant sa réception. L'organisme demandeur sera avisé par
écrit de la décision.
Pour toute information, communiquez avec la direction générale au 450 454-3993 poste 0.
.
1. Identification de l'organisme demandeur (fournir sur demande une copie des lettres
patentes)
Nom de l'organisme :
Adresse :
Municipalité :
Code postal :
Téléphone :
Télécopieur :
Adresse électronique :
Responsable :
Fonction :
S'agit-il d'une première demande d'aide financière à la municipalité pour ce projet ?
Oui Non
2. Description de l'organisme : Mission, objectifs et clientèles rejointes :
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3. Informations générales relatives à la demande
Titre du projet :
Explication du projet (à quoi servira le don ou commandite demandé) :
4. Impact sur le milieu : Clientèle visée, nombre de personnes qui profiteront de l'activité offerte et de quelle
façon :
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5. Retombées et visibilité offertes pour la Ville et ses citoyens : Décrivez les retombées (culturelles,
économiques, sociales, etc.). S'il y a lieu, joindre le plan de visibilité.
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6. Budget de l'activité (revenus et dépenses, partenaires et montants détaillés
des soutiens financiers)
REVENUS
IDENTIFIER LA LISTE DES PARTENAIRES FINANCIERS AU PROJET (CONTRIBUTIONS DU MILIEU, COÛTS DE
PARTICIPATION AU PROJET, PALIERS GOUVERNEMENTAUX, DONS, ETC.)
MONTANT ($)
Don ou commandite demandé à la Ville
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Financement total du projet
$
DÉPENSES
PRÉCISER LES DÉPENSES RELIÉES AU PROJET (SALAIRES, LOGISTIQUE, PROMOTION, LOCATIONS DIVERSES,
ETC.)
MONTANT ($)
COÛT TOTAL DU PROJET
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Total des dépenses
$
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7. Si la contribution demandée est autre que financière, indiquez le soutien souhaité :
8. Date et lieu de réalisation du projet :
9. Informations complémentaires :
10. Joindre les états financiers du dernier exercice de l'organisme demandeur (demande de 10 000$ et plus)
Indiquer l'année visée par le rapport financier :
Je, soussigné, certifie qu'à ma connaissance, les renseignements donnés dans le présent formulaire, ainsi
que dans les documents annexés, sont vrais, exacts et complets.
____________________________________
_________________________________
Signature
Date
Politiques de dons et commandites
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ANNEXE 2 - Bilan d'activité
En vertu de la politique de dons et commandites, tout organisme ayant reçu un don ou une
commandite de 1 000$ et plus doit remplir le présent formulaire et le transmettre à l'attention du
Conseil municipal à l'adresse suivante :
Ville de Saint-Rémi
Demande de dons et commandites
105, rue de la Mairie
Saint-Rémi (Québec) J0L 1H0
Ou à l'adresse électronique suivante : [email protected]
Pour toute information, communiquez avec la direction générale au 450 454-3993 poste 0.
Nom de l'organisme :
Adresse :
Municipalité :
Code postal :
Téléphone :
Télécopieur :
Adresse électronique :
Responsable :
Fonction :
Titre du projet :
Résumé de l'activité :
Impact sur le milieu : Clientèle visée, nombre de personnes qui profiteront de l'activité offerte et de quelle façon :
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Retombées et visibilité offertes pour la Ville et ses citoyens : Décrivez les retombées (culturelles,
économiques, sociales, etc.).
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Budget de l'activité (revenus et dépenses, partenaires et montants détaillés des
soutiens financiers)
REVENUS
IDENTIFIER LA LISTE DES PARTENAIRES FINANCIERS AU PROJET (CONTRIBUTIONS DU MILIEU, COÛTS DE
PARTICIPATION AU PROJET, PALIERS GOUVERNEMENTAUX, DONS, ETC.)
MONTANT ($)
$
$
$
$
$
$
$
Financement total du projet
$
DÉPENSES
PRÉCISER LES DÉPENSES RELIÉES AU PROJET (SALAIRES, LOGISTIQUE, PROMOTION, LOCATIONS DIVERSES,
ETC.)
MONTANT ($)
COÛT TOTAL DU PROJET
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Total des dépenses
$
Je, soussigné, certifie qu'à ma connaissance, les renseignements donnés dans le présent formulaire, ainsi
que dans les documents annexés, sont vrais, exacts et complets.
____________________________________
_________________________________
Signature
Date
Politiques de dons et commandites
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ANNEXE 3 - Grille d'analyse de la demande
Commentaires
Pointage
1. Organisme admissible
/ 10
2. Exemption de taxes
/ -5
3. Activité ou projet
/ 5
4. Clientèle visée
/ 10
5. Impact sur le milieu
Saint-Rémois
/ 10
6. Contribution financière
demandée
/ 5
7. Bénéficie d'une aide
financière du CLD / MRC des
Jardins-de-Napierville
/ -3
8. Communication et publicité
/ 5
9. Cadre dans les orientations
stratégiques de la
municipalité
/ 5
TOTAL
Autre : 2e demande dans l'année (moins 20% du pointage final)
Transmis au conseil municipal en date du : _______________
Montant accordé : ___________ $
En date du : __________________
Demande rejetée le : ________________