Politique de gouvernance sur la protection des renseignements personnels et sur l'acces a l'information
Saint-Sauveur, Quebec
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Adoption :
21 octobre 2024 (N°2024-10-517)
Entrée en vigueur :
21 octobre 2024
Mise à jour :
-
POLTIQUE DE GOUVERNANCE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS ET SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION
GRE001-2024.01
TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES .......................................................................................................... 2
1.
PRÉAMBULE ............................................................................................................. 4
2.
OBJET........................................................................................................................ 5
3.
CADRE NORMATIF .................................................................................................... 6
4.
DÉFINITIONS ............................................................................................................. 7
5.
CHAMP D'APPLICATION ........................................................................................... 9
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .............................................. 10
6.1
Collecte ...................................................................................................... 10
6.2
Utilisation ................................................................................................... 10
6.3
Communication .......................................................................................... 12
6.4
Conservation .............................................................................................. 12
6.5
Destruction et anonymisation ................................................................... 12
7.
REGISTRES .............................................................................................................. 13
7.1
Registre des communications de renseignements personnels ................. 13
7.2
Registre des ententes de collecte conclues ............................................... 14
7.3
Registre des utilisations de renseignements personnels .......................... 14
7.4
Registre des communications d'information concernant un incident de
confidentialité ......................................................................................................... 15
7.5
Registre des incidents de confidentialité ................................................... 15
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ....................................... 16
8.1
Réalisation d'une EVFP .............................................................................. 16
8.2
Sensibilité des renseignements personnels ............................................... 16
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ............... 17
10.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ................................................................. 18
11.
TRAITEMENT DES PLAINTES ................................................................................... 20
12.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENT PERSONNELS ..................................................... 21
13. INCIDENTS DE CONFIDENTALITÉ ................................................................................. 22
14. RÔLES ET RESPONSABILITÉS........................................................................................ 23
14.1
Responsable de la protection des renseignements personnels ................ 23
14.2
Le comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements
personnels ............................................................................................................... 24
14.3
Personne traitant des renseignements personnels ................................... 25
14.
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ............................................................................. 27
15.
SANCTIONS ............................................................................................................. 28
16.
MISE À JOUR........................................................................................................... 29
17.
ENTRÉE EN VIGUEUR .............................................................................................. 30
1.
PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Saint-Sauveur (la
«Ville») traite des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de
son site internet, de citoyens et de ses employés. À ce titre, elle reconnait
l'importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements
personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la
présente politique. Celle-ci énonce les principes directeurs applicables à la
protection des renseignements personnels que la Ville détient, tout au long du cycle
de vie de ceux-ci, en plus d'énoncer les droits des personnes concernées.
La protection des renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute
personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les
principes de protection des renseignements personnels inhérents à l'exercice de
ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Ville.
2.
OBJET
La présente politique :
- énonce les principes qui encadrent la gouvernance de la Ville à l'égard des
renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, ainsi que les
principes à l'égard de l'exercice des droits des personnes concernées ;
- prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels;
- définit les rôles et les responsabilités en matière de protection des
renseignements personnels à la Ville ;
- décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son
personnel.
3.
CADRE NORMATIF
La présente politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur
l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). Conformément à cette Loi, la
présente politique est accessible via le site internet de la Ville.
4.
DÉFINITIONS
Aux fins d'application des dispositions de la présente politique, les mots et les termes
suivants signifient :
CAI : désigne la Commission d'accès à l'information du Québec;
Comité : désigne le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements
personnels de la Ville;
Cycle de vie : désigne l'ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement
personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction
de celui-ci;
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou « ÉFVP » : désigne la démarche
préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie
privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient
des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des personnes
concernées;
Incident de confidentialité : désigne toute consultation, utilisation ou communication non
autorisées par la Loi d'un renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la
protection de ce renseignement;
Loi : désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1);
Personne concernée : désigne une personne physique à qui se rapportent les
renseignements personnels;
Renseignement personnel : désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l'identifier directement, soit par le recours à cette seule
information, ou indirectement, soit par combinaison avec d'autres informations, peu
importe le support ou la forme du document;
Responsable de l'accès aux documents ou « RAD » : désigne la personne qui, au sein
de la Ville, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès aux
documents selon la Loi;
Renseignement personnel sensible : désigne tout renseignement personnel qui, par sa
nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière
dont il est utilisé ou communiqué, suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière
de vie privée;
Responsable de la protection des renseignements personnels ou « RPRP » : désigne
la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect et
la mise en œuvre de section de la Loi qui concerne la protection des renseignements
personnels.
5.
CHAMP D'APPLICATION
La présente politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la
Ville et à toute personne qui traite des renseignements personnels que la Ville
détient.
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur
cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la
Loi.
6.1
Collecte
6.1.1
La Ville ne recueille que les renseignements personnels nécessaires
à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir
des renseignements personnels, la Ville détermine les fins de leur
traitement. La Ville ne recueille que les renseignements personnels
strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2
La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la
personne concernée.
6.1.3
Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe
les personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de
traitement de leurs renseignements personnels et de leurs droits
quant à ces renseignements, par exemple, au moyen d'une Politique
de confidentialité.
6.1.4
Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être
manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est
demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce
consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation
des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2
Utilisation
6.2.1
La Ville n'utilise les renseignements personnels qu'aux fins pour
lesquelles ils ont été recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces
fins si la personne concernée y consent préalablement.
6.2.2
La Ville peut également les utiliser à des fins secondaires sans le
consentement de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas
suivants, soit :
-
lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour
lesquelles les renseignements ont été recueillis;
-
lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la
personne concernée;
- lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi
au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue
expressément par la Loi;
- lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de
recherche ou de production de statistiques et que les
renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3
Lorsqu'elle utilise les renseignements personnels à des fins
secondaires dans l'un des trois premiers cas de figure
énumérés à l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle
utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article
7.3 ci-dessous;
6.2.4
Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement
de renseignements personnels est jugé plus à risque pour les
personnes concernées, la Ville entreprend une ÉFVP en vertu
de l'article 8 des présentes afin de mitiger les risques identifiés.
6.2.5
La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de
renseignements
personnels
qu'elle
recueille,
utilise
et
communique. Cet inventaire contient minimalement :
-
les catégories de renseignements qu'il contient, les fins
pour lesquelles les renseignements sont conservés et le
mode de gestion de chaque fichier;
-
la provenance des renseignements versés à chaque
fichier;
-
les catégories de personnes concernées par les
renseignements versés à chaque fichier;
-
les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier
dans l'exercice de leurs fonctions;
-
les mesures de sécurité prises pour assurer la protection
des renseignements personnels.
6.2.6
Toute personne qui en fait la demande a un droit d'accès à cet
inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la
confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des
dispositions de la Loi.
6.3
Communication
6.3.1
Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut
communiquer
des
renseignements personnels sans
le
consentement de la personne concernée. Le consentement doit
être donné expressément lorsque des renseignements
personnels sensibles sont en cause.
6.3.2
Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à
un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un
mandat ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un
mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur de
services ou le mandataire qui comprend les dispositions
contractuelles types de la Ville.
6.3.3
Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à
des tiers hors Québec, la Ville procède à une ÉFVP
conformément à l'article 8 des présentes. Une communication à
des tiers est consignée au registre prévu à cet effet.
6.4
Conservation
6.4.1
La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les
renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts
et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis
ou utilisés.
6.4.2
La Ville conserve les renseignements personnels aussi
longtemps que nécessaire pour mener ses activités, sous
réserve de délais prévus à son calendrier de conservation.
6.5
Destruction et anonymisation
6.5.1
Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les
renseignements
personnels
ont
été
collectés,
ces
renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de
la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1), et suivant les délais
prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion
des documents de la Ville.
7.
REGISTRES
Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres énoncés à la présente
section :
7.1
Registre des communications de renseignements personnels
La Ville tient un registre des communications de renseignements personnels sans
le consentement d'une personne concernée dans les cas suivants :
a)
lorsque la Ville communique l'identité d'une personne concernée à une
personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements
déjà colligés par ces derniers;
b)
lorsque la Ville communique des renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette
communication soit ou non expressément prévue par la loi;
c)
lorsque la Ville communique des renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret,
d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les
conditions de travail;
d)
lorsque la Ville communique des renseignements personnels à un
mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat
ou d'un contrat de services;
e)
lorsque la Ville communique des renseignements personnels à des fins
d'étude, de recherche ou de statistique;
f)
après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des
renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68 de la Loi.
Ce registre comprend :
-
la nature ou le type de renseignement communiqué;
-
la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
-
la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et
l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de
renseignements personnels à l'extérieur du Québec;
-
la raison justifiant cette communication.
7.2
Registre des ententes de collecte conclues
La Ville tient un registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice
des fonctions ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec
lequel la Ville collabore, pour la prestation de services ou la réalisation d'une
mission commune (article 64 alinéa 3 et article 67.3 alinéa 2 de la Loi).
Ce registre comprend :
-
le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont
recueillis;
-
l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les
renseignements sont nécessaires;
-
la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
-
la nature ou le type de renseignements recueillis;
-
la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
-
la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès
aux renseignements.
7.3
Registre des utilisations de renseignements personnels
La Ville tient un registre des utilisations de renseignements personnels au sein de
la Ville à d'autres fins et sans le consentement de la personne concernée lorsque
cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis,
qu'elle est clairement à l'avantage de la personne concernée ou qu'elle est
nécessaire à l'application d'une loi au Québec (article 65.1 et article 67.3 alinéa 2
de la Loi).
Ce registre comprend :
-
la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de
la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique
applicable;
-
dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article
65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire
l'utilisation du renseignement;
-
la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins
de l'utilisation indiquée.
7.4
Registre des communications d'information concernant un incident de
confidentialité
La Ville tient un registre des communications d'information concernant un incident
de confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire le
risque de préjudice grave associé à un Incident de confidentialité ;
7.5
Registre des incidents de confidentialité
La Ville tient un registre des incidents de confidentialité (article 63.11 de la Loi).
Ce registre comprend :
-
une description des renseignements personnels visés par
l'incident ou, si cette information n'est pas connue, la raison
justifiant l'impossibilité de fournir une telle description;
-
une brève description des circonstances de l'incident;
-
la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière
n'est pas connue, une approximation de cette période;
-
la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris
connaissance de l'incident;
-
le nombre de personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas
connu, une approximation de ce nombre;
-
une description des éléments qui amènent l'organisation à
conclure qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit
causé aux personnes concernées, telles que la sensibilité des
renseignements
personnels
concernés,
les
utilisations
malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences
appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu'ils soient
utilisés à des fins préjudiciables;
-
si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé,
les dates de transmission des avis à la CAI et aux personnes
concernées, en application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de
la Loi, de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont
été donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été,
le cas échéant;
-
une brève description des mesures prises par l'organisation, à la
suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques
qu'un préjudice soit causé.
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1
Réalisation d'une EVFP
La Ville réalise une EVFP notamment dans le contexte des traitements suivants de
renseignements personnels :
a)
Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de
refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de
services qui implique des renseignements personnels;
b)
Avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à
l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un
organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de
services ou pour la réalisation d'une mission commune;
c)
Avant de communiquer des renseignements personnels sans le
consentement des personnes concernées à une personne ou à un
organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude,
de recherche ou de production de statistiques;
d)
Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans
consentement des personnes concernées, conformément à l'article 68
de la Loi;
e)
Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à
l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou
de conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2
Sensibilité des renseignements personnels
En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des renseignements
personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur
distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures
proposées pour protéger les renseignements personnels.
9.
ACTIVITÉS
DE
RECHERCHE
ET
ACCÈS
AUX
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1 Des chercheurs peuvent demander l'accès à des renseignements personnels
à des fins de recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la
Ville.
9.2 Lorsque l'ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être
communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les
chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la Ville et
toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
10.1 Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne
concernée dont les renseignements personnels sont détenus par la Ville
dispose notamment des droits suivants :
a)
le droit d'accéder aux renseignements personnels détenus par la Ville
et d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non
électronique :
−
à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques
sérieuses, un renseignement personnel informatisé recueilli
auprès d'une personne concernée, et non pas créé ou inféré
à partir d'un renseignement personnel la concernant, lui est
communiqué dans un format technologique structuré et
couramment utilisé, à sa demande. Ce renseignement est
aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à
tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel
renseignement ;
b)
le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou
inexact détenu par la Ville ;
c)
le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements
personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un
traitement automatisé.
10.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux
documents contenant ces renseignements est assujetti à certaines
exceptions identifiées dans la Loi.
10.3. Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être
consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans
paiement de frais. Le cas échéant, la Ville informe la personne concernée de
l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
10.4. Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes
concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes
verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de
réponse écrite.
10.5. Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent
être faites par écrit et recevront une réponse écrite.
10.6. Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être
suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser les
renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux
renseignements personnels existants
11. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels
de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les
renseignements personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre
dans un délai de 20 jours.
12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENT PERSONNELS
12.1 La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements personnels
recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures
tiennent notamment en compte du degré de sensibilité des renseignements
personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation
et de leur support.
12.2 La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel. Elle s'assure,
de la manière la plus optimale, que chacun des membres de son personnel,
dans le cadre de leurs fonctions, aient accès aux renseignements personnels
qu'ils ont réellement besoin.
13. INCIDENTS DE CONFIDENTALITÉ
13.1 Tout incident de confidentialité est traité conformément à la procédure
d'intervention lors d'un incident de confidentialité. La Ville prend alors les
mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et
éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met
à jour son programme de protection des renseignements personnels, le cas
échéant.
13.2 Tout incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au
registre des incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.5 de la
présente politique.
13.3 Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour
les personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la
CAI.
14. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
La protection des renseignements personnels que la Ville détient repose sur
l'engagement de toutes les personnes qui traitent ces renseignements et plus
particulièrement des suivants :
14.1 Responsable de la protection des renseignements personnels
a) S'assure de la protection des renseignements personnels tout au long de
leur cycle de vie, de la collecte à la destruction;
b) Siège au comité;
c) Se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification,
sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
−
donner au requérant un avis de la date de réception de sa
demande;
−
aviser le requérant des délais et de son droit à la révision;
−
répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le
traitement de la demande ne paraît pas possible sans nuire
au déroulement normal des activités de la Ville, dans un délai
de dix (10) jours supplémentaires, après avoir avisé le
requérant par écrit;
−
prêter assistance au requérant pour identifier le document
susceptible de contenir les renseignements recherchés
lorsque sa demande est imprécise;
−
motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès;
−
à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider
à comprendre la décision le concernant;
−
rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au
requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la
disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et
d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant
notamment le délai dans lequel il peut être exercé;
−
veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la
demande soit conservé le temps requis pour permettre au
requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi;
d) Supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente
politique;
e) Participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements
visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que
ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes;
f) Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité
en lien avec la communication de renseignements personnels dans le cadre
de mandats ou de contrats de services confiés à des tiers conformément à
l'article 6.3 de la présente politique.
14.2 Le comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels
Le comité est composé du directeur général, du greffier et directeur du Service
juridique, greffe et vie démocratique, du coordonnateur en technologies de
l'informations et de la technicienne en documentation.
Le comité détient les rôles et responsabilités suivants :
a)
Veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la
formation des membres du personnel et des membres de la direction de
la Ville sur les obligations et les pratiques en matière d'accès à
l'information et de protection des renseignements personnels;
b)
Élabore les principes de diffusion de l'information;
c)
Approuve la présente politique sur la gouvernance en matière de
protection des renseignements personnels;
d)
Émets des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing
impliquant la communication de données ou le profilage;
e)
Identifie les principaux risques en matière de protection de
renseignements personnels et en avise la direction afin que des
mesures correctives soient proposées;
f)
Approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis;
g)
Émets des directives pour la protection des renseignements personnels,
notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur
du Québec;
h)
Est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'EFVP, pour tous
les projets d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes
d'information ou de prestation électronique de services impliquant des
renseignements personnels :
−
Veille à ce que la réalisation de l'EFVP soit proportionnée
à la sensibilité des renseignements concernés, aux fins
auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution
des renseignements et au support sur lequel ils seront
hébergés;
−
Le cas échéant, s'assure que le projet permet de
communiquer
à
la
personne
concernée
les
renseignements personnels informatisés recueillis auprès
d'elle dans un format technologique structuré et
couramment utilisé;
i)
Escalade les recommandations qui ne sont pas suivies vers le
responsable de la protection des renseignements personnels;
j)
Doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les
renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y
donner;
k)
Revoit le plan de réponse aux incidents de confidentialité dans
l'éventualité d'un Incident de confidentialité;
l)
Revoit les règles pour la collecte et la conservation des renseignements
personnels provenant de sondages;
m)
Revoit
toute
question
d'intérêt
touchant
la
protection
des
renseignements personnels;
n)
Révision annuelle des pratiques en matière de gestion des RP;
o)
Revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du
respect de la vie privée dans le cadre de son utilisation.
14.3 Personne traitant des renseignements personnels
a)
Agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente
politique à ses activités;
b)
N'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses
fonctions;
c)
N'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers
destinés à l'accomplissement de ses fonctions;
d)
Conserve ces dossiers de manière que seules les personnes autorisées
y aient accès;
e)
Protège l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou
auxquels elle a accès par un mot de passe;
f)
S'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle
prend connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être
dûment autorisée à le faire;
g)
S'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les
renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses
fonctions et maintient ses obligations de confidentialité;
h)
Détruit tout renseignement personnel conformément à la procédure
établie par la Ville ;
i)
Participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de
protection des Renseignements personnels qui lui sont destinées;
j)
Signale tout manquement, incident de confidentialité ou toute autre
situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que
ce soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de renseignements
personnels conformément à la procédure établie par la Ville.
14. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Ville offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en
matière de protection des renseignements personnels. Les activités de formation
ou de sensibilisation incluent :
-
De la formation dispensée à tous les employés sur la mise en
œuvre de la présente politique ;
-
De la formation portant sur l'importance de la protection des
renseignements personnels et les actions à prendre dans le
cadre spécifique de son travail;
Notamment, elle offrira, à compter de janvier 2025, diverses formations aux
services afin que tous les membres de son personnel soient en mesure de
connaître le rôle qu'ils ont à jouer dans ce domaine, de comprendre les principes
de la protection des renseignements personnels, d'enrichir leurs connaissances et
leurs compétences en cette matière et de maîtriser les nouvelles obligations
découlant de l'entrée en vigueur de la Loi modernisant des dispositions législatives
en matière de protection des renseignements personnels.
15. SANCTIONS
Tout employé de la Ville qui contrevient à la présente politique ou aux lois et à la
règlementation en vigueur applicable en matière de protection des renseignements
personnels s'expose, en plus des pénalités prévues aux Lois, à une mesure
disciplinaire pouvant aller jusqu'au congédiement.
16. MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de
protection des renseignements personnels et à améliorer le programme de
protection des renseignements personnels de la Ville, la présente politique pourra
être mise à jour au besoin.
17. ENTRÉE EN VIGUEUR
Cette politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil de la Ville.
Le Service juridique, du greffe et de la vie démocratique est responsable de sa
diffusion et de sa révision, le cas échéant.