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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA MUNICIPALITÉ DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINT-SIMÉON
La politique de confidentialité de la Municipalité de Saint-Siméon (respectivement la « Politique » et
la « Municipalité ») vise à définir la manière dont la Municipalité gère les informations personnelles
collectées par l'entremise du site web officiel de la Municipalité et de sites web dans le cadre de ses
activités.
Il est demandé de lire attentivement la Politique avant d'utiliser le site web de la Municipalité. En
soumettant vos informations personnelles en utilisant ce site, vous consentez à la collecte, à
l'utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles en conformité avec la Politique.
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous
énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Saint-Siméon;
Employé : Désigne un élu, élue, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent,
saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la
Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa
transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte,
détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre de ses
activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique
et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de
téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou
professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un
haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du
préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information financière,
les informations médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de
permis de conduire ou l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi
sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements
personnels détenus par la Municipalité.
2.
OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
-
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle de
vie ;
-
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles
celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
-
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le
traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et leur donner accès
lorsque requis.
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3.
CONFIDENTIALITÉ
3.1. La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible
uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
3.2. La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout
consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3. La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité
des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le
tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès.
4.
TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP
recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Municipalité ayant
accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent
conformément au tableau présent en Annexe I de la présente Politique.
5.
CONSENTEMENTÀ LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1. La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le
consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur
l'accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée
nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité ne transmet pas
à un tiers un RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique de
cette personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut
refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même
des services de la part de la Municipalité.
5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la concernant,
la personne concernée doit s'adresser à la personne responsable de l'accès à l'information
et de la protection des renseignements personnels de la Municipalité.
5.6. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la Municipalité
lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP.
5.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout service de
la Municipalité dans les circonstances suivantes :
-
Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d'évaluer sa
candidature pour tout emploi offert par la Municipalité ;
-
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet de tout RP par le
service de taxation de la Municipalité;
-
Le refus de tout citoyen devant faire l'objet de tout RP dans le cadre de l'inscription
à une activité de la Municipalité faisant objet d'émission de feuillets fiscaux.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6.
DROITS D'ACCÈS
6.1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et
conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès ;
6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de recevoir
l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité la concernant ;
6.3. La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne
concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les
bureaux de la Municipalité pendant les heures d'ouverture habituelles, soit de 8 h 30 à 12 h
00 et de 13 h 00 à 16 h 00 du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés, et d'en
obtenir une copie ;
6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 6. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie en vertu
de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue
de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5. L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais
n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP
peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité établit le montant et les modalités
de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles
pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements
personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
6.6. Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée
du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la
reproduction ou la transmission du document.
7.
DROIT DE RECTIFICATION
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout
RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit
rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas
autorisée par la Loi sur l'accès ;
7.2. Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de
rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit
enregistrée ;
7.3. La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant
tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP
modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci.
8.
PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement
que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de
personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de
liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire d'assurance-vie ou d'indemnité de décès
de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est
décédé.
8.2. Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que la Loi
sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe
également le requérant du recours en révision prévu par la section III du chapitre IV de la
Loi sur l'accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec
diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible
à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, le RPRP
peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et
en donner avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la
personne concernée.
8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la
Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s'accompagne
du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis
l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du chapitre IV de la Loi
sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé.
8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé, le
temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur l'accès.
9.
CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
9.1. La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
9.2. Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le
traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l'extérieur du Québec,
elle prend les meilleures mesures possibles afin de s'assurer que les droits des personnes
concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des
juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes concernées.
10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA MUNICIPALITÉ
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu à
cet effet de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de tout
RP en faveur d'un tiers à l'externe de la Municipalité.
10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la
politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces RP
désormais.
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ
11.1. La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité que ce soit la
Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2. La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite, graphique,
sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents de la
Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l'accès. Le droit
d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calculs ni
comparaison de renseignements ou de confection particulière ;
11.4. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise
pour permettre de le trouver.
11.5. Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui
suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui paraît
impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, le
responsable de l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de 10 jours.
Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre
la personne concernée, à l'intérieur des 20 premiers jours suivant la réception de la
demande d'accès.
11.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa
conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. Le
droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant les
heures habituelles de travail de la Municipalité ou à distance.
11.7. Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription,
de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la personne requérante
conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et
la transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité prend des
mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès
prévu au présent article 8. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie
en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées
en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
11.9. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition
de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1. Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document ou fichier
contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à
l'information et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées
suivantes :
Madame Sylvie Foster
Directrice générale
[email protected]
Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de
confidentialité de la Municipalité.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
13.1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection
d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative
concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels de la municipalité de Saint-Irénée publiée sur le site Internet de la Municipalité.
13.2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été refusée en tout
ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai prévu
pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission
d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par
écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au
responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les raisons pour
lesquelles la décision devrait être révisée.
14. DISPOSITIONS FINALES
14.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la
Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
14.2. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP et
doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de la
Municipalité.
15. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le 1er janvier 2024.